Laurentiusgatan 9-11 mars 2009

Transkript

1 Laurentiusgatan 9-11 mars 2009 Kartlagd process: Arbetsrutiner 7-12

2

3 Nulägeskarta Per vecka vardagar L/T 26 tim 38 min tim 21 min P/T 25 tim 48 min - 81 tim 43 min V/T 50 min tim 39 min RFB 0,003%

4 Identifierat slöseri/spill Orsaksanalys Orsak Förbättring, idé/lösning 1. Rörelse Oorganiserat? Små utrymmen Skapa mer ordning på kontoret (arbetskläder) 1. Lager (pärmen) Bristande rutin. Bristande kunskap Få kunskap om regler kring sparande av papper. Rörelse, Överarbete (whiteboard,almanacka) Många olika tider som alla ska minnas Rapport på kontoret 1.Överarbete (gula Oklara rutiner Se över rutin kommunikation lappar) 2. Överarbete (kolla signering) Signerar före arbetsuppgift utförd Signera efter utförd uppgift. En person sköter hela flödet 2. Omarbete(låsa in Kunskapsbrist. Saknar fungerande Skapa rutin med ssk medicin) rutin 2. Väntan (ssk i telefon) Ssk ständigt tillgänglig Telefon avstängd vissa stunder? 2. Omarbete (ta upp Saknar rutin för att samla frågor. Skapa rutin för ihopsamling. Ändra tid. saker med ssk) Svår tidpunkt 3. Väntan, rörelse ( omv.arbete) Måste påkalla hjälp muntligt. Planeringsbrist? Enhetligt sätt att få hjälp (komma/hämtas), Gemensam planering 3. Rörelse (glidlakan) Mängdbrist Inköp fler? 3. Rörelse, omarbete ( Saknar påfyllningsrutin Skapa rutin för påfyllning frukost slut i kyl) 3. Rörelse (stövlar) Stövlar har ej bestämd plats Bestämd plats för stövlar 3. Väntan, rörelse Saknar arbetsfördelning (transport DC) 4. Överarbete (vem ska Saknar planering och fördelning Skapa planering och fördelning ringa) 4. Överarbete (redan Otydlig rutin Tydligare rutin ringt) 4. Överarbete, Väntan (ringa vikarier) Ofullständig lista. Otydligt regelverk Rutin för listans uppdatering. Tydligt regelverk 4. Rörelse (fler går för att svara) Ej arbetsfördelat Arbetsfördela

5 Orsaksanalys Identifierat slöseri/spill 5. Omarbete, rörelse ( samla tvätt) 5. Rörelse,Väntan (kollar i tv.stugan) 5. Omarbete (omärkta kläder) 6.Överarbete (hur ofta städ) 6. Rörelse (hämta material) Orsak Saknar uppsamling på hjul Ej arbetsfördelat Allas ansvar Har inte ifrågasatt nuvarande schema Var sak har inte sin bestämda plats i varje rum Förbättring, idé/lösning Inköp uppsamling på hjul Arbetsfördela tvättstugearbetet Skapa rutin för amsvar för märkning Justera städschema. Arbetsfördela. Hur ofta städ? Vad? Hur? Visualisera. System för inköpsbehov 7. Överarbete (hur ofta städ allm. utrymmen) 7. Omarbete (strykbräda) 8. Rörelse ( dokumenterar flera ggr) Har inte ifrågasatt städschemat Ofunktionell förvaring i tv.stuga För att inte glömma Justera städschema. Hur ofta? Vad? Hur? När? Se över struktur i tv.stuga Stödord på block i fickan 9. Lager (förråd) Var sak har ej sin bestämda plats Röja och märka upp i förråd. Se över förrådsbeställningsrutin 9. Outnyttjad kreativitet Saknar systematiskt sätt att ta vara på idéer

6 Framtidskartan Per vecka vardagar L/T 19 tim 49 min tim 44 min P/T 19 tim 49 min - 75 tim 7 min V/T 0-99 tim 38 min RFB 2,40%

7 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T per vecka vardagar Rätt från början RFB% 26 tim 38 min tim 21 min 19 tim 49 min tim 44 min 19 tim 49 min tim 44 min Processtid P/T Väntetid V/T Övriga mätetal 25 tim 48 min - 81 tim 43 min 50 min tim 39 min 0,003% 2,40% 3,16% 19 tim 49 min - 75 tim 7 min 0-99 tim 38 min 19 tim 49 min - 75 tim 7 min 0-99 tim 38 min

8 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Alla har ansvar för allting vilket gör att det blir ständiga brandkårsutryckningar Förbättringsområden Förberedelser Strukturera upp kontoret. Skapa rutin för kommunikation. Medicinhantering Skapa gemensam rutin för medicinhantering tillsammans med sjuksköterska. Skapa rutin för ihopsamling av medicinska frågor. Omvårdnadsarbete Skapa rutin för påfyllning av kyl. Arbetsfördelning göras. Rutin för förberedelser inför morgonarbetet. Telefon Arbetsfördela. Tvättstuga Arbetsfördela tvättstugearbetet. Ordna smutstvättsuppsamling på hjul. Städ lägenhet Justera nuvarande städschema. Strukturera upp i rum så var sak får sin plats. Städ allmänna utrymmen Justera städschema. Se över struktur i tvättstuga. Dokumentation Skapa system för minnesanteckningar. Övergripande Röja och märka upp i förråd.

9 Lärdomar Svårt att sätta mätetalen Dagen gick fort Vad mycket vi gör Kunskap i huvudet är ju faktiskt inte så bra Det är mycket som vi kan göra bättre Det känns som att vi har det rätt rörigt Vi har inte så bra planering det går på en höft Det kommer bli mycket lättare för vikarierna också

10 Återblick förbättringsplan Arbetsrutiner Gruppboendet Laurentiusgatan Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Alla har ansvar för allting vilket gör att det blir ständiga "brandkårsutryckningar" Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område Förberedelser Tydliga rutiner för hur länge papper ska sparas i pärm finns Lager Rapport sker på kontoret. Tydlig rutin för dokumentationen på tavla finns Omvårdnadsarbete Morgonarbetet är arbetsfördelat Rörelse, Överarbete Väntan, Rörelse Tydlig rutin finns för när kläder ska tas fram Rörelse Glidlakan finns i rätt mängd Rörelse Påfyllningsrutin för kylar finns Rörelse, Omarbete Stövlarna förvaras på bestämd plats Rörelse Arbetsfördelning för vem som hjälper vem ända fram till transport till DC Väntan, Rörelse Telefon Telefonansvarig utses varje dag Överarbete, Omarbete Vikarielistan är aktuell och det finns en tydlig Omarbete, rutin för inringning Väntan Tvättstugan Använder uppsamling på hjul för smutstvätt Rörelse Tvättstugearbetet är arbetsfördelat Rörelse, Väntan Tydlig rutin finns för ansvar för märkning av kläder Omarbete Städ i lägenhet Tydligt städschema finns Överarbete Städmaterial förvaras enhetligt uppmärkt Rörelse Städ i allmänna utrymmen Städschema för allmänna utrymmen är uppdaterat och justerat Överarbete Städ är arbetsfördelat Rörelse, Omarbete Dokumentation Stödord på block används för att minska fel i dokumentationen Rörelse Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Saknas material i boendes lägenhet Saknas varor i boendes kyl Mediciner glöms Brister i rutiner ibland Stressigt Har tydlig förbättring skett? Ja Nej

11 Lärdomar efter Dag 90 Vi har gjort mer än vad vi trodde Tydliga instruktioner är viktiga Struktur är bra Man har blivit mer medveten om hur man arbetar tänker till och funderar på om man kan göra på ett bättre sätt Man är mer uppmärksam på småförbättringar som kan göras Otroligt viktigt att alla faktiskt provar det nya arbetssättet så att vi kan göra en riktig utvärdering Vi behöver påminna varandra och stå på oss Man behöver träna sig i att tänka lean Det är bra när handledaren kommer och efterfrågar resultat Viktigt med viljan till nytänkande Viktigt att någon är ansvarig för att genomföra aktivteter Har man en bra struktur kan det faktiskt vara så att ett par etra händer kan röra till det det gäller att vara uppmärksam och fördela arbetet vidare då Vi är nöjda med det vi gjort!