Tornumsgårdens hemtjänst 1-3 april 2008

Transkript

1 Tornumsgårdens hemtjänst 1-3 april 2008 Kartlagd process: Uppstart av nytt hemtjänstbeslut

2

3 Nulägeskarta Lättast är att ha ett fotografi. Tänk på att ta många bilder så att det finns några riktigt tydliga att ta med i rapporten! Totalt per beslut L/T 5 mån 11 dygn 5 tim 43 min - 5 mån 20 dygn 15 tim 54 min P/T 1 tim 33 min - 4 tim 3 min V/T 5 mån 11 dygn 4 tim 10 min - 5 mån 20 dygn 11 tim 51 min RFB 0%

4 Orsaksanalys I d e n t i f i e r a t s l ö s e r i / s p i l l 1. V ä n t a n, R ö r e l s e, O m a r b e t e ( v e t e j a t t d e t f i n n s n y t t b e s l u t ) 1. V ä n t a n, R ö r e l s e, L a g e r ( N ä r i n i b e s l u t s p ä r m ) 2. V ä n t a n, O m a r b e t e, R ö r e l s e, Ö v e r a r b e t e ( V e m l ä g g e r i n i t u r b o k ) O r s a k F ö r b ä t t r i n g, i d é / l ö s n i n g S a k n a r r ä t t b e s t ä m d p l a t s F i n n a r ä t t p l a t s S a k n a r g e m e n s a m r u t i n S k a p a g e m e n s a m r u t i n S a k n a r t y d l i g a r b e t s f ö r d e l n i n g S k a p a t y d l i g a r b e t s f ö r d e l n i n g 2. O m a r b e t e, V ä n t a n, Ö v e r a r b e t e ( v e m h a r r i n g t b r u k a r e n ) 2. R ö r e l s e, V ä n t a n ( v a r f i n n s m a t e r i a l t u r b o k ) 2. O m a r b e t e, V ä n t a n ( v e t i n t e n ä r p l a n e r i n g s a r b e t e t ä r g j o r t ) 2. V ä n t a n, R ö r e l s e ( å t e r k o p p l i n g c h e f v i d f u l l t s t ä d s c h e m a ) 3. O m a r b e t e, R ö r e l s e ( e j s v a r s f a x ) 3. R ö r e l s e, V ä n t a n ( v a r l ä g g s s v a r s f a x ) 4. Ö v e r p r o d u k t i o n ( m a t l i s t o r, m a t s e d l a r ) 4. R ö r e l s e, V ä n t a n ( k ö k s l i s t a e j k ä n d a v a l l a, v a r f i n n s d e n 4. R ö r e l s e, o m a r b e t e, v ä n t a n ( h a r n å g o n p r a t a t m e d k ö k e t ) 5. Ö v e r a r b e t e ( d u b b l a b l a n k e t t e r ) 5. V ä n t a n, O m a r b e t e ( ä r d e t g j o r t o c h a v v e m ) S a k n a r t y d l i g a n s v a r s f ö r d e l n i n g S a k n a r r ä t t b e s t ä m d p l a t s S a k n a r g e m e n s a m r u t i n R u t i n e n e j k ä n d a v a l l a O k l a r a n s v a r s f ö r d e l n i n g P h o n i r o S a k n a r r ä t t b e s t ä m d p l a t s. N u v a r a n d e p l a t s e j k ä n d a v a l l a. B e h o v e t e j k ä n t m a t s e d l a r. R ä t t m ä n g d e j k ä n t m a t l i s t o r O k l a r f u n k t i o n s a m t e j k ä n d a v a l l a. S a k n a r b e s t ä m d p l a t s. S k a p a t y d l i g a r b e t s f ö r d e l n i n g F i n n a r ä t t p l a t s S k a p a e n g e m e n s a m r u t i n T y d l i g g ö r a r u t i n e n R e v i d e r a a n s v a r s f ö r d e l n i n g S k a p a r ä t t p l a t s. T a u p p t i l l d i s k u s s i o n m e d k ö k e t K ä n d f u n k t i o n k ä n d a v a l l a p å b e s t ä m d p l a t s S a k n a r g e m e n s a m r u t i n S k a p a g e m e n s a m r u t i n. T a u p p f r å g a n m e d b i s t. b e d. S a k n a r g e m e n s a m r u t i n S a k n a r g e m e n s a m r u t i n S k a p a g e m e n s a m r u t i n S k a p a g e m e n s a m r u t i n 6. V ä n t a n I n f o r m a t i o n s b r i s t. V a r f ö r o c h t i l l R ä t t i n f o r m a t i o n. I n i g e m e n s a m r u t i n. v i l k e n n y t t a 7. V ä n t a n I n f o r m a t i o n s b r i s t. S a k n a r r u t i n. R ä t t i n f o r m a t i o n. I n i g e m e n s a m r u t i n. ( a r b. m i l j ö b l a n k e t t ) 7. R ö r e l s e, O m a r b e t e, V ä n t a n ( k o n t o r ) I n g e n g e m e n s a m s t r u k t u r. E j f u n k t i o n e l l t o r g a n i s e r a t. S t ö r. O r g a n i s e r a u p p k o n t o r e t.

5 Framtidskartan Även här fungerar ett bra foto bäst. Annars är det bara till att börja rita Totalt per beslut L/T 9 dygn 5 tim 34 min 50 sek - 13 dygn 21 tim 59 min 50 sek P/T 1 tim 34 min 50 sek - 2 tim 59 min 50 sek V/T 9 dygn 4 tim - 13 dygn 19 tim RFB 53%

6 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T per beslut Rätt från början RFB% 5 mån 11 dygn 5 tim 43 min - 5 mån 20 dygn 15 tim 54 min 9 dygn 5 tim 34 min 50 sek - 13 dygn 21 tim 59 min 50 sek 9 dygn 5 tim 35 min 20 sek - 13 dygn 22 tim 20 sek Processtid P/T Väntetid V/T Övriga mätetal 1 tim 33 min 20 sek - 4 tim 3 min 20 sek 5 mån 11 dygn 4 tim 10 min - 5 mån 20 dygn 11 tim 51 min 0% 53% 53% 1 tim 34 min 50 sek - 2 tim 59 min 50 sek 9 dygn 4 tim - 13 dygn 19 tim 1 tim 35 min 20 sek - 3 tim 20 sek 9 dygn 4 tim - 13 dygn 19 tim

7 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Saknar en gemensam rutin för hur nya biståndsbeslut ska hanteras samt vem som gör vad. De blanketter som används är inte kända av alla. Mycket tid går åt för att ta reda på vad som är gjort och inte gjort. Förbättringsområden Nytt beslut Skapa gemensam rutin Planering Skapa tydlig arbetsfördelning. Skapa tydlig materialförvaring. Larm Mat Nyanmälan hemtjänstbeslut Skapa gemensam rutin.minska antalet blanketter. Genomförandeplan Information samt inlagt i rutin Övrigt Skapa ett strukturerat och funktionellt kontor efter sommaren

8 Lärdomar Vi är alla en Sivert Tunnelseendet har öppnats Arbetsprocessen blir tydlig vi ser allt vi gör och inte gör Vi ser hela processen, från början till slut

9 Återblick förbättringsplan "Uppstart av nytt hemtjänstbeslut" Tornumsgårdens hemtjänst Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Man vet inte vem som gjort vad Blanketterna som ska användas är inte kända av alla Mycket tid går åt till att ta reda på vad som är gjort samt inte gjort x x x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Nytt beslut Nya beslut läggs på en bestämd plats Väntan, Omarbete, Rörelse x Vi har en gemensam rutin för när Väntan, beslutet ska in i beslutspärmen Rörelse, Lager x x Planering Vi har en tydlig rutin med ansvarsfördelning så vi vet vem Väntan, Rörelse, som lägger in i turboken Omarbete x Vi har en tydlig rutin som gör att vi vet när vi ska ringa brukaren samt när brukaren är tillfrågad Omarbete x Materialet till turböckerna förvaras på en bestämd uppmärkt plats Rörelse, Väntan x x Vi har ett system som visar hur långt planeringsarbetet framskridit Omarbete, Väntan x Larm Vi har en tydlig ansvarsfördelning mellan Phoniro och våra larmansvariga Omarbete, Rörelse x Svarsfax från larm och Phoniro läggs på en bestämd och tydligt uppmärkt plats Rörelse x Mat Vi levererar matsedlar för 10 veckor till brukarna ute Överproduktion x x Vi lämnar matlistor till köket för ett bestämt antal dagar Överproduktion x Vi har endast en blankett som köket ska ha Rörelse x Rörelse, Vi har ett system som visar när Omarbete, köket är informerat Väntan x Nyanmälan hemtjänstbeslut Vi har endast en blankett för Nyanmälan hemtjänstbeslut Överarbete x Väntan, Vi har en rutin som gör att vi vet hur Omarbete, långt ett ärende är åtgärdat Rörelse x Genomförandeplan Vi har en rutin för hur genomförandeplanen ska skrivas Väntan x x Alla vet varför och vilken nytta en genomförandeplan har Väntan x Övrigt Provar med 10 pensionärer

10 Lärdomar efter Dag 90 Att skriva en tydlig rutin är inte lätt Vi har faktiskt gjort mer än vad vi trodde Vi tänker mer på detta med slöserier Vi har blivit riktigt bra på att förbättra våra förbättringar Vi har hittat fler förbättringsområden