Lean vad är det? Hur gör vi i Vara Kommun? Exempel från verkligheten Katarina Olsson-Fernandinho

Transkript

1 Lean vad är det? Hur gör vi i Vara Kommun? Exempel från verkligheten Katarina Olsson-Fernandinho

2 Vad är Lean? Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av ständiga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd

3 Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare Handlar inte om ett snabbt sätt att tjäna pengar!!!

4 Historien bakom Lean Startade från allra första början inom textiloch byggbranschen På 1910-talet startade Henry Ford masstillverkning inom bilindustrin Efter 2:a världskriget startade Toyota biltillverkning med väldigt små resurser 1950-talet börjar TPS ta form, Toyota Production System 1980-talet börjar TPS som fenomen att studeras av västvärlden 1990-talet införs begreppet Lean Produktion

5 Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla metoder

6 7 + 1 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

7 Varför uppstår slöseri? Exempel på orsaker Avsaknad av en gemensam standard Onödiga kontroller Ojämn arbetsbelastning Otydlig ansvarsfördelning Bristande kunskap om varandras arbetsuppgifter, bristande kommunikation För mycket/för lite information Dålig ordning

8 Värdeskapande tid Den totala ledtiden för en process kan delas in i två delar, en värdeskapande och en icke värdeskapande del. Leta, onödiga steg, vänta, göra om Nuvarande tillstånd Leta, onödiga steg, vänta, göra om Traditionell förbättring Leta, onödiga steg, vänta, göra om Lean Värdeskapande tid Icke värdeskapande tid

9 Några av verktygen Värdeflödeskartläggning 5 S Sortera Strukturera Städa Standardisera Skapa vana Visualisering Felsäkring: enkla kontroller, signal om fel uppstår Enstycksflöde

10 Vara invånare medarbetare

11 Tre hörnstenar Kompetens Kontinuerlig kompetensutveckling Delaktighet Alla ska vara med! Ledarskap Synligt och stödjande

12 Utvecklingsinsatser Kommunövergripande Arbetslagsutveckling Verksamhetsutveckling Ledarutveckling Politiker utveckling Specifika insatser Individuella utvecklingsinsatser Insatser mot särskilda yrkesgrupper Organisation Grupp Individ

13 Vara Lean

14 Värdeflödeskarta Avgränsning Förbättra Planera Analysera Genomför NULÄGE Framtida läge slöseri

15 Såhär kan det se ut Hälso- & sjukvårdsenheten: Inskrivning i HSL

16 Hur skapas delaktighet & engagemang? Arbetsgruppen bör själv identifiera förbättringsområde Alla förbättringsförslag kommer från gruppen Ökad kunskap och bra verktyg frigör kraft och ökar tron på den egna förmågan att förändra Delaktighet-alla på enheten deltar i förbättringsarbetet Uppföljning är A & O Ett systematiskt arbete att ta till vara på goda idéer Ett stödjande ledarskap

17 Fallgropar Lean är inte ett snabbt sätt att spara pengar! Går ej att kopiera! Måste anpassas efter den egna verksamheten. Att införa Lean kräver utbildning, tid och träning. Viktigt att inte ge upp! Allt kan inte förbättras på en gång.

18 Exempel på värdeflöden som kartlagts i Vara Socialförvaltningen: Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Tekniska förvaltn. Felanmälansrutiner Ledning & Adm. Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Bildningsförvaltn. Lokalvård Kommunikation i arbetslaget

19 Rätt Från Början % % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Nuläge Verkligt resultat

20 Diplom efter varje genomförd kartläggning

21 Metodutveckling Leanhandledare utbildas Karta på egen hand 5 S i grupp 5 S rond Uppföljning av processer Kontinuerlig förbättring i vardagen Lärande organisation

22 Metodutvecklingsgäng 1 Metodutvecklingsgäng 2

23 Exempel från verkligheten Fastighetsenheten Felanmälansrutiner Katarina Olsson-Fernandinho

24 Tankar inför kartläggningen

25 Utgångsläge I utgångsläget var rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar gjordes muntligt. Rätt från början var lågt vilket resulterade i att mycket tid gick åt till omarbete och väntan. Tidskrävande process. Skapade mycket irritation.

26 Avgränsning Datum: 1/6-07 Enhet: Fastighetsenheten Gränsdragning, val av fokus: Felanmälansrutiner 3) Leverantör 4) Input 5) Processsteg (ej i följd) 1) Output 2) Kund/brukare Alla verksam- Fel uppstår Felanmälan via : * Telefon * Muntligt * Fax Felet åtgärdat Alla verksamheter som är * Whiteboard * Mail * Felanm.blankett via heter som är hyresgäster post hyresgäster Gallring av ärenden Prioritering av ärenden Undersöka vad som behövs Ev. godkännande av inköp Införskaffa material Åtgärda fel Återkoppling ( muntligt ), Fax sparas Problem/förbättringsområden som ligger Påverkan och fördelar vid förbättring Effektivare hantering av felanmälan Leanhandledare: Christina Salomonsson Katarina Olsson-F tillgrund för val av område Tidskrävande process Tydligare beskrivning / information om felet Resultatenhetschef: Peter Sandberg Skapar irritation Övriga intressenter: Värdeflödeskartläggning: Dag: 12/6-14/ Tid: kl 08:00-17:00 Plats: Gamla biblioteket Utanför fokus/gränsdragning Dag 30 4/10 Fel som uppdagas vid myndighetskontroller och besiktningar kl 08:00-12:00 Dag 60 25/10 kl 08:00-12:00 Dag 90 6/12 kl 08:00-12:00 Vad görs med eventuellt hittad tid Materialvård Löpande underhåll Energisparåtgärder Här öronmärks ev hittad tid

27 Fel upptäckt: x30 x1 x0,2 Telefon Arb.order via tel Arb.order via post P/T 30-15t 58min V/T 0-5t 49min x30 x0,5 x0,2 RFB 79% Fax Faxa vidare Arb.order via post P/T V/T 30min-14t 28min 0-52t 19min x20 x15 x0,5 RFB 56% Muntligt Skriva ner Ringa P/T min V/T 0-360min Sortera, Åter till verk- Ta reda på Kontroll av Material hämtas Tag fram x1 RFB 73% gallra & samhet, vakt- var felet är felet i bil eller verk- ritningar Tavla P/T 1min prioritera mästare samhet V/T 0-7dag x1 RFB 75% Ring ext. P/T 0-24min Post P/T 1-2min firma V/T 0-2t V/T 0-1dag x2 RFB 99% RFB 60% x0,1 x0,05 x0,05 Mail Arb.order via tel Arb.order via fax P/T 6s-48s Nulägeskarta V/T 0-1t 42min RFB 81% P/T x15 x0,5 x3 x18 x16 x0, min 6s- 41t 1min 18min- 48s P/T 30-90min P/T 0-30s P/T 6min- 6t P/T 36t P/T 0-160min P/T 0-24min V/T 0-257t 49min 48s V/T 0-30min V/T 0-1min V/T 0-6t V/T 0-9t V/T 0-320min V/T 0-3min RFB 12% RFB 90% RFB 100% RFB 95% RFB 95% RFB 98% RFB 90% Godkännande Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda Muntlig av chefen av material leverans återkoppling x0,1 x10 x1 x15 x P/T 0-1,5min P/T 0-200min P/T 0-10min P/T 15t-45t P/T 0-12min V/T 0 V/T 0-10t V/T 0-5min V/T 0-45t V/T 0-30min RFB 100% RFB 90% RFB 85% RFB 90% RFB 50% Totalt per dag L/T 18t 9min 6s-473t 48s P/T 18t 9min 6s-136t 42min 48s V/T 0-336t 18min 48s RFB 2,8%

28 Slöserier, allt utöver ett minimum Omarbete: samma fel anmäls fler gånger Omarbete, väntan: vaktmästararbeten kommer in till fastighet Omarbete, väntan: för många inkanaler Omarbete, väntan: faxa vidare Rörelse, väntan: leta upp rätt rum Omarbete, rörelse: återkoppling

29 5 X Varför Omarbete: samma fel anmäls fler gånger Gemensam standard saknas Omarbete, väntan: vaktmästararbeten kommer in till fastighet Otydlig information Omarbete, väntan: för många inkanaler Gemensam standard saknas Omarbete, väntan: faxa vidare Fel i blanketten Rörelse, väntan: leta upp rätt rum Gemensam rutin saknas, otydlig blankett Omarbete, rörelse: återkoppling Rutin saknas

30 x32 1:a Fax P/T 32min V/T 0-1dag RFB 90% Framtidskartan x1 x0,1 x0,1 Akuttelefon Akuttel. Tekniska Vidarebef.felan. P/T 1-1min 30s Sortera Prioritera Kontroll av fel Hämta material Ta fram V/T 0 Ringa ext. i bil eller ritningar RFB 81% firma verksamhet x7 x7 2:a telefon Notera P/T 14-28min V/T 0 RFB 100% P/T x1 x8 x18 x8 x0, min- 47min-1t 55t 1min 30s P/T 1min P/T 8-16min P/T 12min P/T 0-1t 20min P/T 0-24min V/T 0-1dag V/T 0 V/T 0 V/T 0-45t V/T 0-1t 20min V/T 0-3min RFB 73% RFB 100% RFB 100% RFB 98% RFB 90% RFB 90% Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda, av material, ev tid och leverans skriftlig återgodkännande koppling x6 x1 x P/T 0-5t P/T 0-5min P/T 15t-45t 0-22t V/T 0-12t V/T 0-5min V/T 30min RFB 95% RFB 95% RFB 95% Totalt per dag L/T 16t 50min-213t 17min 30s P/T 16t 50min-108t 19min 30s V/T RFB 0-104t 58min 50% RFB Verkligt resultat: 58%

31 Några förbättringar Skapa ny faxblankett Ta fram tydlig instruktion Ta fram tydlig, gemensam felanmälansrutin Aktuell information på intra-nätet Ta fram en lista över vilka fel som betraktas som akut Ta fram lista över vilka arbeten som faller under fastighet Skapa kommungemensam återkopplingsrutin Instruktionspärm ang felanmälan

32 Felanmälan via mail: Tydligt, lättillgängligt formulär Felanmälan fastighetsdrift I detta formulär kan ni anmäla ett fel som inte är akut. Vid akuta problem ringer ni: Respektive fastighetsskötare (söks via växeln) , Peter Sandberg Bengt Johansson Expedition Lars Henström VAR (fastighet, byggnad, våning, rumsnummer) * VAD (nogrann beskrivning gör att vi kan ta med rätt verktyg och material direkt) * Tvingande fält (var, vad, vem) Enkelt & tydligt: rätt information i rätt mängd VEM (ange telefonnummer och helst fler än en kontaktperson) * Anmäl Vi återkopplar till kontaktpersonen när arbetet är utfört och sätter in en undertecknad kopia av anmälan i er fastighetspärm.

33 Uppföljning 30, 60 & 90 Uppföljning aktiviteter Handlingsplan för: Felanmälansrutiner Leder till ny aktivitet Kommentar: Ja Nej Sätt X Aktiviteter slutdatum dag 30 Datum dag 30: ) Område 1 Felanmälan in Ansvarig: Kommunicera - re-träffar 6/9 + 8/11 Peter x x X Infon bra. Ändra från fax till mail? 0 Ej påbörjad Påbörjad 2) Område 2 Sortera/ Gallra/ Prioritera Ansvarig: Fax sorteras direkt till rätt fack Bengt x 0 x 3) Område 3 Förberedelser Ansvarig: 0 4) Område 4 Åtgärda / Återkoppla Ansvarig: Provpärm göras: innehåll m.m Peter x Datum flyttas till dag 90. Eventuellt ta upp i Genklang. Avslutad Mål sättning uppfylld

34 Återblick Har slöserierna minskat? Återblick förbättringsplan Fastighetsenheten: Felanmälansrutiner Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej I nuläget är rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar sker muntligt. x Rätt från början är lågt, vilket resulterar i att mycket tid går åt till omarbete och väntan. x Förbättringsområden/ genomförda aktiviteter Identifierat Har slöseriet minskat? Felanmälan slöseri Ja Nej Skapa ny, tydlig faxblankett. (Aktuell information med rätt faxnummer) Omarbete, väntan x Ta tillbaka gamla faxblanketter. Omarbete x Skapa skriftlig instruktion till brukare. Omarbete, väntan x Ersätta gammal information på intranätet med ny. Omarbete, väntan Skapa lista över vilka fel som är akuta. Omarbete x Sortera, gallra & prioritera Skapa lista över vad som hör till fastighetsarbeten. Omarbete, transport x Sortera fax direkt i rätt fack 1 gång per dag. Omarbete x Förberedelser Blankett som tydligt anger var felet uppstått (enhet, rumsnummer) Åtgärda/Återkoppla Skapa kommungemensam rutin för återkoppling. Pärm för alla verks.heter där återkoppling sker. Intern information Skapa tydlig rutin för intern information. Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Alla felaktiga felanm. är tidskrävande Skapar irritation Rörelse, väntan Omarbete, rörelse, transport Omarbete, rörelse x x x Transport, väntan x x Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x Framtida förb. område x

35 Lärdomar Många steg ingår i processen. Väldigt många sätt att lämna felanmälan. Positivt att kommunledningen visar intresse. Vilket lågt RFB. Bra sätt att hitta slöserier de fanns där vi inte trodde det också. Hade vi inte kartlagt, hade vi inte nått dit vi är idag.

36 Hur vi kan säkerställa att nya rutiner följs: Process-ägaren lyfter frågan vid behov. Redovisning av mätetal verkligt resultat. Regelbunden uppföljning av processen. Felanmälans-rutiner Hur ser det ut idag? Nedan ser du de slöserier som hittades när felanmälans-rutinerna kartlades. Hur mår processen idag? Kryssa i den gubbe som stämmer bäst med nuläget Identifierat slöseri/spill Omarbete samma fel anmäls flera ggr Gemensam standard saknas Omarbete / Väntan faxa Fel i blankett vidare Omarbete/ Väntan felanm. Gemensam standard saknas Via tel/fax/post/mail. till Peter Omarbete/ Väntan för Gemensam standard saknas många inkanaler Omarbete / Väntan för Gemensam standard saknas många som felanmäler Omarbete / Transport Otydlig information vaktmästararb. Kommer till fastighet Rörelse/ Väntan leta upp Ej gemensam rutin. Otydliga rätt rum blanketter Omarbete/ Väntan lång Brist på konkurrens. Inte tillräckligt leverans externa firmor hårda. Transporter / Väntan Ej VIP-kunder. Ej undersökt tillgång. inköp,stå i kö, varan finns ej Väntan / Rörelse / Transporter hämta ritningar Orsak Ritningar saknas. Ritningar på flera ställen. Transport / Omarbete- städa Otydlig ansvarsfördelning efter externa firma Omarbete/ Rörelse Rutin saknas återkoppling Transport/ Väntan brist i Bristande struktur intern information Har det uppstått ytterligare slöserier i processen? Hur ser processen ut idag? Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Alla felaktiga felanmälningar är tidskrävande. Skapar irritation.

37 Visualisering på vår arbetsplats Informations pärm delas ut i verksamheten. Tydlig felanmälansblankett. Information på intranätet. A6-rapport och process-kartor läggs ut på intranätet.

38 Hur mår processen idag? Det goda resultatet består. Ibland finns dock tendens att falla tillbaka i gamla hjulspår. Lärdom: Det krävs disciplin och tålamod, att hålla tänket levande.

39 Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas Projektledare Christina Salomonsson Katarina Olsson Fernandinho Föredrag & presentationer