IFO Barn & Ungdom november 2008

Transkript

1 IFO Barn & Ungdom november 2008 Kartlagd process: Utredningsprocessen

2

3 Nulägeskarta Totalt per utredningsärende. Transporttid ej inräknad. L/T 1 mån 3v 3d 1t 7m- 19 mån 4v 5d 55m P/T 2v 1d 7m- 2 mån 1v 4d 4t 55m V/T 1 mån 1v 2d 1t- 17 mån 2v 6d 20t RFB 0,09%

4 Identifierat slöseri/spill Orsaksanalys Orsak Förbättring, idé/lösning Överarbete, väntan (synka kalender) Vi är för flexibla, bristande Boka i Groupwise framförhållning Väntan (utdelning av ärenden) Rutinen styr (möte 1 gång per vecka) Överarbete (informell fördelning) Den aktuella arbetsbelastningen är Planeringstavla inte känd för den som fördelar. Överarbete (formulera kallelse) Använder ej mall, bef. mallar ej uppdaterade. Rörelse, omarbete (boka lokal) Lokalbokning vid resp rum, ingen Boka digitalt. överskådlighet. Omarbete (första möte) Bristande rutin. Checklista. Omarbete, överarbete (förberedelse) Brister i tidsbokning. Prioritering? Diskutera prioritering, lära känna varandra. Omarbete, rörelse (grovplanering) Brister i prioritering. Prioritera grovplanering. Rörelse, omarbete (boka bil). Bristande bokn.system, ingen Överskådligt bokningssystem. översikt. Omarbete, rörelse (eftersnack). Brister i tidsbokning. Prioritera och boka tid. Väntan (mobiler) Bristande rutin, möjlighet till Skapa rutin, kunskap vidarekoppling. laddning. Väntan (dokumentation) Bristande prioritering. Planera och prioritera. Omarbete, överarbete (dokumentation) Kunskapsbrist, dokumentation i för tidigt skede. Väntan (dokumentation) Bristande prioritering, oförutsedda Planera in och prioritera. händelser. Överarbete (konsultationsdok.) Ej digitalt, saknar utrustning. Scanna? Digitalt? Väntan (utredn.möten) Fastlagda möten var 6:e vecka. Tätare möten. Rörelse (oordning i akt). Gemensam struktur saknas. Skapa gemensam struktur. Omarbete (institution) Saknar kunskapsbank. Skapa kunskapsbank, ta fram rutin. Omarbete (samsyn AU?) Kommunikation ej tillr. Tydlig.

5 Framtidskartan Totalt per utredningsärende. Transporttid ej inräknad. L/T 1 mån 2v 2t 8m- 11 mån 3v 1d 12t 10m P/T 1v 53m- 1 mån 4v 1d 6t 50m V/T 1 mån 1v 1t 15m- 9 mån 3v 2d 5t 20m RFB 2%

6 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Rätt från början RFB% 1 mån 3v 3d 1t 7m- 19 mån 4v 5d 55m 1 mån 2v 2t 8m- 11 mån 3v 1d 12t 10m Effekt inte möjlig att avläsa i nuläget, ny uppföljning görs Processtid P/T Väntetid V/T Övriga mätetal 2v 1d 7m- 2 mån 1v 4d 4t 55m 1 mån 1v 2d 1t- 17 mån 2v 6d 20t 0,09% 2% 1v 53m- 1 mån 4v 1d 6t 50m 1 mån 1v 1t 15m- 9 mån 3v 2d 5t 20m

7 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Genom att arbeta mer förebyggande kan vi få bättre framförhållning och minska stressen. Förbättringsområden Anmälan Förhandsbedömning: Boka via Groupwise, planeringstavla där arbets- belastning framgår, mall för grunduppgifter. Utredning del I: lathund för innehåll i grovplanering. Utredning del II: boka in tätare möten för insyn i varandras ärenden samt kunskapsutbyte. Utredning del III: mall för akt-upplägg, pärm för information om institutioner man använt sig av tidigare. AU

8 Lärdomar Vad mycket vi gör! Svårt att standardisera ett ärende. Det går att minska arbetsbelastning genom planering. Viktigt att vi har fått den här tiden för att prata om vårt arbetssätt. Vi har lärt känna varandra bättre. Vad olika vi gör fast man tror att man gör på samma sätt. Tydligt att viljan till förbättring finns.

9 Återblick förbättringsplan IFO Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Genom att arbeta mer förebyggande kan vi få bättre framförhållning och minska stressen. Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Förhandsbedömning Utbilda och implementera bokning via groupwise hos alla medarbetare. Införa nytt arbetssätt (framförhållning, boka alla möten samtidigt, boka in tid för dokumentation). Överarbete, väntan x x Överarbete, väntan Planeringstavla där alla ärenden kan följas. Väntan Ta fram mall för grunduppgifter: tel nr arb. tider mm. Utredning del I Ta fram lathund för innehåll grov-planering. Omarbete Omarbete, rörelse x x Upplevs mycket positivt Utredning del II Boka regelbundna möten för samsyn, lärande. Omarbete x Mycket bra Utredning del III Skapa mall och göra iordning akter. Rörelse x Skapa pärm för pos och neg erfarenheter av olika institutioner. Omarbete x Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Upplevelse av tidspress. x Svårt att hitta gemensam tid. x Många olika deadlines som styr. x x Har tydlig förbättring skett? Ja Nej

10 Lärdomar efter Dag 90 Vi är engagerade i vårt förbättringsarbete Man måste vara realistisk i sin planering det är svårt Vad mycket kompetens vi har Det är lättare att jobba med förändringar som man valt själv Det är svårt att bryta gamla vanor Tavlan har synliggjort vår arbetsbörda Det är lättare när man kan prata om problem i form av slöserier Vi har olika behov och de behöver vi vara medvetna om Positivt att planeringstavlan visar även den känslomässiga delen av arbetet, det har visat sig vara ångestlättande Vi har lärt känna varandra bättre Vi har sett vårat arbete lite mer utifrån Vi behöver bli bättre på att uppmärksamma de positiva händelserna/förbättringarna vi gör Vi ska bokföra alla förbättringar vi gör och fira varje gång vi nått upp till 50