Så här jobbar vi: Värdeflödeskartläggning: Främst enheter inom äldreomsorgen, i mån av tid även andra verksamheter.

Transkript

1 Vara Lean

2 Så här jobbar vi: Värdeflödeskartläggning: Främst enheter inom äldreomsorgen, i mån av tid även andra verksamheter. 5S: 5S på kontor (chefen-det goda exemplet). De flesta kartläggningar resulterar i strukturering och uppmärkning på enheten. Leanspel: Samtliga resultatenhetschefer har deltagit, alla övriga enheter efter önskemål. Lärande, information & övning: kartläggning på egen hand, 5S i grupp, ständig förbättring i vardagen, genomförda förbättringar samt process-kartor på intranätet.

3 Process-kartläggning Vem deltar? Förberedelser (Avgränsningsmöte ca 2 timmar) Chef och representanter från arbetsgruppen, leanhandledare samt ev. andra som påverkar processen Kartläggning (3 heldagar) Representanter från arbetsgruppen (max 8 personer) samt leanhandledarna. Kommundirektören med inledningsvis. Avrapportering sista dagen (ca 1 timma) Till resultatenhetschef och förvaltningschef Förbättringsarbetet (Kontinuerligt) Hela arbetsgruppen involveras Uppföljning (dag 30, dag 60, dag 90-halvdagar) De som genomfört kartläggningen samt leanhandledare.

4 Avgränsning Konsten att inte gapa över för mycket Datum: Enhet: Östergård Gränsdragning, val av fokus: Tvätt-hantering 3) Leverantör 4) Input 5) Processsteg (ej i följd) 1) Output 2) Kund/brukare Boende Processen startar då det finns Samla tvätt från varje boendes rum. Ren tvätt hos rätt Boende smutstvätt från brukare och/eller Ta smutstvätt till tvättstugan för sortering. boende. Anhöriga enheten själv. Kontrollera om maskinen är full med smutstvätt, Medarbetare full med ren tvätt eller tom. Tom maskin- lägger i tvätt, startar. Kontrollera om maskinen är färdig. Tömma maskinen, sortera våt tvätt. Hänga, tumla tvätt. Vika och sortera torr, ren tvätt. Stryka. Dela ut ren tvätt till de boende. Problem/förbättringsområden som Påverkan och fördelar vid förbättring Mindre spring/mindre stress. Leanhandledare: Katarina Olsson-F Eva Löfvendahl ligger tillgrund för val av område Mycket onödigt spring. Mindre irritation. Observatör: Maria Hemlin Mycket stress, ibland irritation. Ordning & reda i tvättstuga och i boendes garderob. Resultatenhetschef: Christina Malmberg Övriga intressenter: Tidsödande process. Ren tvätt hamnar ibland hos fel person. Minska risken för att boende får "fel" kläder. Värdeflödeskartläggning: Dag: 7-9 februari 2007 Tid: 08:00-17:00 Plats: Gamla biblioteket Utanför fokus/gränsdragning Dag 30 12/3 kl 8:00-12:00 Val av blöjor (för minskad tvätt). Eventuell handtvätt. Dag 60 11/4 kl 8:00-12:00 Dag 90 15/5 kl 8:00-12:00 Vad görs med eventuellt hittad tid Lugnare arbetstempo Tid ägnas till de boende. Här öronmärks den tid som ev kommer att frigöras

5 Nuläge Alla överens, ser sin verklighet i kartan Att bryta ner i delmoment Ärlighet-det är faktiskt så här vi gör!

6 Mätetal Processtid P/T-hur lång tid tar resp. moment utan störning. Väntetid V/T-hur lång tid kan vi tänkas bli störda i resp. moment. Rätt från början RFB-hur många gånger av 100 blir resp. moment rätt första försöket %. Ledtid L/T-total tidsåtgång för hela processen (P/T +V/T) Alla mätetal uppskattas Anges i intervall eftersom gruppdeltagarna kan ha olika uppfattning (ofta pga att man utför saker på olika sätt).

7 Slöserijakt Leta slöserier i processen Leta förutsättningslöst Inte lösa problem Gå ut i verksamheten, se med nya ögon Varje hittat slöseri skrivs på Post-it lapp, fästs på kartan

8 Att hitta grundorsaker 5X Varför Inte leta syndabockar!!! Viktigt att hitta grundproblemet Är man noggrann i detta moment blir det ofta tydligt vilken åtgärd som krävs för att lösa problemet.

9 Önskat framtida läge Genomförbart på 90 dagar. Utan extra resurser (vissa smärre inköp kan förekomma, även extra tid i vissa fall.) Kundens behov i fokus. Eliminera så många icke-värdeskapande processteg som i nuläget är möjligt. För att kunna ta bort processteg måste det alltid finnas en plan för hur. Mätetal för framtida läget uppskattas (målsättning). Framtida läge ritas baklänges, uppmanar till nytänkande och kundfokus.

10 Planering AKTIVITETSÖVERSIKT Handlingsplan för: Tvätt-hantering Dag 30 Dag 60 februari mars april Månad Vecka nr Ansvarig 1) Område 1 Samla och sortera smutstvätt Ta fram förslag på en bra vagn. Sig-Britt 22 Informera arbetskamrater om förslag på vagn. Sig-Britt 22 Ta fram informationslapp till dag/nattpersonal ang. vagn Sig-Britt 1 Vagn färdig för användning. Sig-Britt 11 Ann- Göra en översyn av tvättkorgar. Charlotte 22 Märka upp, eventuellt köpa tvättkorgar i olika färg till Annolika program. Charlotte 11 2) Område 2 Tvätt-maskin Se över infolappar som sitter uppe. Rose-Marie 16 Sätta upp enhetliga infolappar för hela tvättstugan, t ex hur mycket medel ska användas, inga halvfulla maskiner. Rose-Marie 15 Upprätta gemensamma regler (halvfulla maskiner t ex). Rose-Marie 11 Köpa in en tratt till sköljmedel. Rose-Marie 16 4) Område 4 Tumlare & torkskåp Upprätta gemensam rutin för torkning i tumlare & skåp. Rose-Marie 11 Informera medarbetare om rutiner. Rose-Marie 11 Visa våra rutiner genom bild och text. Rose-Marie 30 Dag 90 maj Viktigt att tänka på: -I vilken ordning behöver vi genomföra aktiviteterna? -Hur mycket orkar vi med att förändra just nu? -Vad är viktigast och har vi fördelat arbetsbördan jämnt?

11 Mätetal så här mycket tid har vi vunnit Egenskap/mätetal Tvättprocess Natt: besvara larm över enheter Arbetsrutiner 07:00-13:30 Ledtid L/T 58 minuter per dag 42 minuter per natt 42 minuter per dag Rätt från början RFB% ökning med 72,4% ökning med 62,4% ökning med 0,206% En ökning av Rätt Från Början innebär en stor tidsvinst, eftersom allt som inte blir rätt vid första försöket medför omarbete.

12 Aktivitetsuppföljning Aktiviteter slutdatum dag 90 Datum dag 90: Ej påbörjad Påbörjad Leder till ny aktivitet Ja Nej Sätt X Kommentar: 1) Område 1 Samla och sortera smutstvätt Ansvarig: Vaktmästaren ska sätta på ett nytt, högre x Vaktmästaren ska påminnas. handtag på vagnen för smutstvätt. Skyltar ska plastas in. När vagn nr 2 kommer x Vagnarna ska skruvas ihop. plockas tvättkorgarna bort i ena tvättstugan. 2) Område 2 Tvätt-maskin Ansvarig: Sätta upp enhetliga infolappar för hela tvättstugan, t ex hur mycket medel ska användas, inga halvfulla maskiner. Rose-Marie x x Förtydliga info angående att inte lägga i halv maskin med smutstvätt. Kan leda till omarbete. 4) Område 4 Tumlare & torkskåp Ansvarig: Visa våra rutiner genom bild och text. Rose-Marie x Textade skyltar sitter uppe. 5) Område 5 Hänga tvätt Ansvarig: Notera antal felhängningar under 2 veckors Bibbi Förbättringen är avsevärd, att kolla tid. x felhängningar känns inte relevant just nu. Regler om hur man hänger ska sättas upp (framför eller bakom plast brickan). x Textade skyltar sitter uppe. 6) Område 6 Vika & stryka tvätt Ansvarig: Upprätta standard för märkning av kläder Christina Standard skrivs och sätts upp vid (var, hur). x märkmaterialet. Köpa märkpennor. Christina x Undersöka rutin för info till anhöriga av märkning. Christina x Informera medarbetare om ny rutin. Christina x 7) Område 7 Dela ut ren tvätt Ansvarig: Märka upp skåp och lådor i boendes Eva garderob. x Fungerar bra. 8) Område 8 Tvättstuga Ansvarig: Göra översyn av tvättstugor, vad behöver vi Ann-Charlotte inte. Slänga det som inte behövs. x Organisera det som ska vara kvar, var sak Ann-Charlotte har sin plats. x Märka upp platser i tvättstugan. Ann-Charlotte x Avslutad Mål sättning uppfylld

13 Lärdomar Hittat andra processer där det saknas gemensam standard (sophantering, städning av kök, städning av skölj & tvättstuga samt TV-hörna). Medarbetare har i det stora hela varit med på tåget. Trögt att komma igång, har blivit lättare efter hand. Man blev förvånad över hur mycket det gick att göra i processen. Lättare att upptäcka fel nu när det är ordning & reda i tvättstugor och i boendes garderob. Det är viktigt att kommunicera inom gruppen. Man tänker slöserier även i andra processer. Man får bättre koll på läget.

14 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 2,7 Resultat Frigjord tid i antal timmar per vecka ,8 6,7 7,25 5,7 5,7 4,7 4,7 5 1,3 1,25 0,5 0,08 1,1 4,2 6,9 Antal timmar per vecka Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7 Enhet 8 Enhet 9 Enhet 10 Enhet 11 Enhet 12 Enhet 13 Enhet 14 Enhet 15 Enhet 16

15 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Resultat RFB Rätt Från Början % 2007 Nuläge Verkligt resultat Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7 Enhet 8 Enhet 9 Enhet 10 Enhet 11 Enhet 12 Enhet 13 Enhet 14 Enhet 15 Enhet 16

16 Frigjord tid Så har vi använt den Lugnare arbetstempo Byggt in kvalitetstid i processen Aktiviteter för de boende Tid till förbättringsarbete

17 Att tänka på: Gruppen som ska genomföra förbättring måste själva äga problemet samt ha mandat att förändra. Alla berörda måste noga informeras om varför en förändring kommer att ske. All förändring baseras på fakta. Snabba beslut. Noggrann planering, bryta ned förbättringsaktiviteter i delaktiviteter. Exakt vad ska göras, av vem och när ska det vara klart. En förändring måste noga analyseras innan nytt arbetssätt fastställs (är problemet löst?) PDCA. Det är lätt att bli ivrig. ALLT KAN INTE FÖRBÄTTRAS PÅ EN GÅNG! Viktigt att hålla ångan uppe, uthållighet.