Lean vad är det Hur tänker vi i Vara Varas Leanresa

Transkript

1 Lean vad är det Hur tänker vi i Vara Varas Leanresa

2 Vad är Lean? Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av ständiga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd

3 Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare

4 Historien bakom Lean Startade från allra första början inom textiloch byggbranschen På 1910-talet startade Henry Ford masstillverkning inom bilindustrin Efter 2:a världskriget startade Toyota biltillverkning med väldigt små resurser 1950-talet börjar TPS ta form, Toyota Production System 1980-talet börjar TPS som fenomen att studeras av västvärlden 1990-talet införs begreppet Lean Produktion

5 Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla metoder

6 7 + 1 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

7 Exempel på orsaker till slöseri För många kontroller och godkännanden För lite backup/breddutbildning Ojämn arbetsbelastning Dåligt organiserad arbetsplats Dålig kommunikation mellan arbetspass För mycket / för lite information Dålig ordning

8 Hur undvika slöserier? Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt

9 Några av verktygen Värdeflödeskartläggning 5 S Sortera Strukturera Städa Standardisera Skapa vana Visualisering Felsäkring genom enkla kontroller Enstycksflöde PDCA

10 Korta fakta om Vara kommun invånare hushåll 46 % bosatta på landsbygden 701 km medarbetare 789 (58%) arbetar heltid 587 (82%) kvinnor

11

12 Grundtanken Synliga chefer Tydligt, stödjande ledarskap Engagerade och drivande medarbetare med mandat att förbättra Gott samarbetsklimat Vi känsla och en stolthet för sitt arbete Ledarskap - Kompetens Delaktighet

13 Utvecklingsinsatser Kommunövergripande Arbetslagsutveckling Verksamhetsutveckling Ledarutveckling Politiker utveckling Specifika insatser Individuella utvecklingsinsatser Insatser mot särskilda yrkesgrupper Organisation Grupp Individ

14 Arbetslagsutveckling 2001

15 Verksamhetsutveckling 2005

16 Det vinnande laget i en föränderlig värld 2009 Stockholms skärgård Kina Åre Skara Danmark Grekland Japan?

17 Varas Lean-resa Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 hösten 2008 våren 2010 Start i äldreomsorgen men utan slut.

18 Vara Lean

19 5 S före och efter

20 Värdeflödesanalys Förberedelser Chef och representanter från arbetsgruppen, leanhandledare samt ev. andra som påverkar processen Kartläggning Representanter från arbetsgruppen (max 8 personer) samt leanhandledarna. Kommundirektören med inledningsvis. Avrapportering sista dagen Till resultatenhetschef och förvaltningschef Förbättringsarbetet Hela arbetsgruppen involveras Uppföljning De som genomfört kartläggningen

21 Krav på genomförandet Högst 90 dagar Utan extra resurser Planerade möten för uppföljning

22 Nulägeskarta Kedumsgården Påfyllning av boendes förråd Nuläge PER DAG P/T 12min16sek - 56min 57sek V/T 0-4 tim 27 min L/T 12min 16 sek - 5 tim 24 min RFB 7% PER VECKA 1 tim 25 min - 37 tim 48 min

23 Varför? X 5

24 Önskat framtida läge Kedumsgården Önskat framtida läge PER VECKA P/T 27,5min - 40,5 min V/T 30min - 1tim 30min L/T 57,5min - 2 tim 10,5 min RFB 65%

25 Handlingsplaner Förbättringsområde Datum Handlingsplan Aktiviteter Vad vill vi uppnå? Mål Hur ser det ut när vi nått målet? Mått & Kriterier för god kvalitet inom aktiviteten Vad ska vi göra för att uppnå målet? Tidplan Hur och när ska vi kontrollera resultatet? Utvärderingsmetod Vilka genomför aktiviteten & vilka kan vi behöva stöd från? Vem är aktivitetsansvarig? Avstämning 30 dagar Avstämning 60 dagar Avstämning 90 dagar H dli l Ak i i V K U d d Ch i i S l

26 Handlingsplan för: Påfyllning av boendes förråd Aktiviteter slutdatum dag 30 Aktivitetsöversikt Kedumsgården Ej påbörjad Påbörjad Avslutad Mål sättning uppfylld Leder till ny aktivitet Ja Nej Sätt X Kommentar: Datum dag 30: 1) Område 0 Hur får vi med våra arbetskamrater Ansvarig: Muntlig information på schema-mötet x x Alla var med på hur mycket tid som går åt. (+förberedelse) Else Kartorna visades. 2) Område 1 Behov uppstår inne på rummet Ansvarig: Skapa rutin för hur och när påfyllning ska göras in på schemat. Helena x Har varit lite personal, många vikarier. Fungerar bra. Prata med nattpersonal ang påfyllningsrutin. Helena x x 3) Område 2 Fyller på i boendes rum Ansvarig: Tillverka och sätta upp inplastad lapp i Anna-Lena x tvättstugan om vad som ska finnas i boendes förråd. Be Solveig uppdatera blöjkorten. Anna-Lena x x 6) Område 5 Kunskap i huvudet Ansvarig: Ordna en idélåda i personalrummet. Anna-Lena x x Förbättringsförslag har redan kommit in.

27 Visualisering på arbetsplatsen

28 Återblick Renen Återblick förbättringsplan Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej -Saknar standard för tvätthanteringen x -Många onödiga förflyttningar samt mycket merarbete x Förbättringsområden Samla och sortera tvätt -Vagn för att minimera transport Övergripande Identifierat slöseri Transport, rörelse Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter Ja Nej område + - Mer hygienisk hantering. Man x sparar in påsar -Jämna ut arbetsbelastning över dygnet Lager x Har fått stor effekt. Lager av smutstvätt har minskat. -Förbättrad ordning i tvättstugan Rörelse, omarbete x Tvättmaskinen -Gemensam rutin för minskat merarbete Omarbete, överarbete x Sortering av våt tvätt+torktumlare/torkrum -Tydliga instruktioner upprättas Omarbete x Mindre stryktvätt. Vika och sortera tvätt+lägga in ren tvätt i boendes garderob -Vagn för att minimera transport Transport, rörelse x -Boende deltar alltid vid vikning och sortering x Rörelse, -Uppmärkning av boendes garderober omarbete x Stryker och manglar+lagar och märker -Enbart nattpersonalen stryker och manglar x -Tidig information till anhöriga samt standard för märkning Omarbete x x Viktigt med känslan av att göra något nyttigt. Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Fellagt in till de boende. Tidskrävande. Dålig ordning. Uppfattad försämring hos anhöriga. Pågår dygnet runt. Grund till irritation. Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x x x

29 Exempel på värdeflöden som kartlagts i Vara Socialförvaltningen: Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Tekniska förvaltn. Felanmälansrutiner Arbetsrutiner kostenhet Ledning & Adm. Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Löneadministrering

30 Diplom efter varje genomförd kartläggning

31 Resultat RFB Våren 2007 Nuläge, Önskat framtida läge & Verkligt resultat Rätt Från Början % Våren 2007 % Nuläge Önskat Verkligt 0 Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7

32 Lärdomar Aha-upplevelse Det går åt mycket tid och RFB är lågt (medarbetare som granskar sitt nuläge) Det går att göra stora förändringar med små medel Förbättringsarbete som ger något Vår nivå genomförbart Tänk så många förbättringar vi hittade i en process som vi trodde var lätt Kartorna gör allt tydligt Det finns så mycket slöseri

33 Hur skapas delaktighet & engagemang? Arbetsgruppen bör själv identifiera förbättringsområde Alla förbättringsförslag kommer från gruppen Ökad kunskap och bra verktyg frigör kraft och ökar tron på den egna förmågan att förändra Delaktighet-alla på enheten deltar i förbättringsarbetet Uppföljning är A & O Ett systematiskt arbete att ta till vara på goda idéer Ett stödjande ledarskap

34 Fallgropar Lean är inte ett snabbt sätt att spara pengar! Går ej att kopiera! Måste anpassas efter den egna verksamheten. Att införa Lean kräver utbildning, tid och träning. Viktigt att inte ge upp! Allt kan inte förbättras på en gång.

35 Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas Projektledare Christina Salomonsson Katarina Olsson Fernandinho Föredrag & presentationer