Här ser vi lite längre! Maria Viidas, kvalitetschef Vara kommun

Transkript

1 Här ser vi lite längre! Maria Viidas, kvalitetschef Vara kommun

2 Varför? Vad är syftet med att arbeta med lean och varför just lean?

3 Färre ska serva fler Andelen arbetat tid minskar Antalet medborgare i arbetsför ålder minskar Antalet medborgare över 80 år ökar Kravbilden förväntas bli högre på offentlig service

4

5 Vi måste göra mer med färre resurser

6 Vad är lean? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Enkla metoder och verktyg

7 Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att arbeta i ett högre arbetstempo

8 Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen

9 Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

10 Foto: Johan Eriksson

11 Hur har vi jobbat med införandet? Innehåll och metoder hos oss

12 Vara kommuns livslinje styrning, utveckling, förbättring Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan!!!!

13 Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

14

15 Operativ nivå Strategisk nivå Lagar och program Politiker Verksamhetsansvariga Lednings- och styrdokument Strategisk plan Verksamhetsplan Riktlinjer & anvisningar Arbetsplan Verksamhet Sektorsprogram Reglementen Återkoppling Styrdokument per mandatperiod

16 Operativ nivå Strategisk nivå Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR Ansvarsfördelning politiker - tjänstemän

17 Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

18 Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation, sidan 12; Grundläggande värden

19 Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, sidan 2; Vara vågar!

20 Styrdokumenten om. kompetensutveckling Kompetens är en av grundbultarna för att nå framgång. Vara kommun har en tradition av långsiktigt, strategiskt arbete för att nå hög kompetens bland medarbetarna inom organisationen Strategiska planen, framgångsfaktorer Arbetet med centralt initierade utvecklingsinsatser kommer att fortsätta även under mandatperioden Lednings- och styrdokument Personal

21 Styrdokumenten om. kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, sidan 5; VaraLean

22 Här syns principer och värden som politikerna antagit

23 Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

24 Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare! Arbetslags- och verksamhetsutvecklingsinsatser

25 Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Omvärlden Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

26 70 timmar fördelat på 12 månader Samtliga medarbetare (ca 1350 pers) Samma för alla oavsett verksamhet Budgeten höll (ca 13,7 miljoner) En veckas internat i Prag, hösten 2009 Aktiviteter innan och efter Några extra intresserade med Trygghetsfonden Falkenbergs kommun Gislaveds kommun

27 Före internatet En internatsvecka Efter internatet

28 Tidigare utvecklingsinsatser Gemensam bild Före över internatet vad vi gör på enheten Om Prag Effektiva möten Gemensamma värderingar Vinnande laget En internatsvecka Om effektiva team En föränderlig värld omvärldens påverkan Enhetens egen tid Prioritering av förbättringsområden Verksamhetsutvecklande Efter internatet lönesättning LeanLir prova på några av verktygen Uppföljning

29

30 Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Idag är hela organisationen involverad

31

32

33 Verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering

34 Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola

35 Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

36 Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri Värdeflödeskartläggning

37 Nulägeskarta Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 0%

38 Framtidskartan Totalt per månad Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola L/T P/T V/T RFB 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 63%

39 Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola

40 Diplom efter varje genomförd kartläggning

41 Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning

42 Tidningen Chefen i Fokus

43 Tidningen Personal & ledarskap

44 Foto: Andreas Offesson

45

46 LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

47 LeanLir

48 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

49 Före 5S på kontor Efter

50 Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

51 Visualisering på Rondellen

52 Visualisering på kontoret

53 Visualisering på kontoret

54

55 Hemtjänsten Kvänum Daglig styrning

56 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

57 Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster!

58 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

59 VaraLean Presentationen

60 Tack!