Här ser vi lite längre!

Transkript

1 Här ser vi lite längre!

2 Foto: Johan Eriksson

3 Vad är lean? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Enkla metoder och verktyg

4 Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att arbeta i ett högre arbetstempo

5 Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen

6 Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

7

8 Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

9 Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation, sidan 12; Grundläggande värden

10 Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, sidan 2; Vara vågar!

11 Här syns principer och värden som politikerna antagit

12 Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

13 Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare

14 Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Omvärlden Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

15 70 timmar fördelat på 12 månader Samtliga medarbetare (ca 1350 pers) Samma för alla oavsett verksamhet Budgeten höll (ca 13,7 miljoner) En veckas internat i Prag, hösten 2009 Aktiviteter innan och efter Några extra intresserade med Trygghetsfonden Falkenbergs kommun Gislaveds kommun

16 Före internatet En internatsvecka Efter internatet

17 Tidigare utvecklingsinsatser Gemensam bild Före över internatet vad vi gör på enheten Om Prag Effektiva möten Gemensamma värderingar Vinnande laget En internatsvecka Om effektiva team En föränderlig värld omvärldens påverkan Enhetens egen tid Prioritering av förbättringsområden Verksamhetsutvecklande Efter internatet lönesättning LeanLir prova på några av verktygen Uppföljning

18 Om verksamhetsutvecklingen 2009 tyckte vi. Övervägande delen av deltagarna nöjda 55 % svarade 88% anser att insatsen kommer att vara av stor eller mycket stor nytta i det dagliga arbetet 97% var nöjda eller mycket nöjda med innehåll/upplägg 97% var nöjda eller mycket nöjda med konsulternas insats (68 % mycket nöjda) Måluppfyllnad högst och lägst Medarbetarna är medvetna om sitt eget ansvar för verksamhetens kvalitet. 82 % instämde helt Samverkan över gränserna 13 % instämde helt

19

20 Verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering

21 Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola

22 Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

23 Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri Värdeflödeskartläggning

24 Nulägeskarta Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 0%

25 Framtidskartan Totalt per månad Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola L/T P/T V/T RFB 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 63%

26 Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola

27 Diplom efter varje genomförd kartläggning

28 Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning

29 Tidningen Chefen i Fokus

30 Tidningen Personal & ledarskap

31 Foto: Andreas Offesson

32

33 LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

34 LeanLir

35 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

36 Före 5S på kontor Efter

37 Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

38 Visualisering på Rondellen

39

40 Hemtjänsten Kvänum Daglig styrning

41 Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Idag är hela organisationen involverad

42

43 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

44 Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster!

45 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

46 Minneslapp kring lean Kundens Kundens Kundens behov behov behov i i i fokus fokus fokus Kundens behov i fokus Stödjande Stödjande Stödjande ledarskap ledarskap ledarskap Stödjande ledarskap Medarbetarna Medarbetarna Medarbetarna delaktiga delaktiga delaktiga Medarbetarna delaktiga Öka Öka Öka den den den värdeskapande värdeskapande värdeskapande tiden tiden tiden tiden Öka den värdeskapande Minska Minska Minska slöserierna slöserierna slöserierna Minska slöserierna Långsiktighet Långsiktighet Långsiktighet och och och helhetssyn helhetssyn helhetssyn helhetssyn Långsiktighet och

47 Tack!