Äldreomsorgen januari 2008

Transkript

1 Äldreomsorgen januari 2008 Kartlagd process: Vakansförmedling

2

3 Nulägeskarta TOTALT PER 10 VAKANSER L/T 1 tim 50 min - 26 tim 33 min P/T 1 tim 50 min - 2 tim 45 min V/T 0-23 tim 48 min RFB 0% 0 % ( IT-problem ej inräknat )

4 Identifierat slöseri/spill 1.Överproduktion, överarbete ( enhetens listor ) 1.Lager ( vakanser, personal ) 1.Vänta ( på att vakansen blir löst ) Orsak Saknar gemensam standard Kunskapsbrist, Rädsla, Teknisk utrustning,tillgänglighet på datorer, vill jobba egen enhet inget krav på att arbeta andra enheter, saknar gemensam Förbättring, idé/lösning Skapa gemensam standard för hantering av vakanser Utbildning i besched, Skapa standard för årsarbetarna Orsaksanalys standard Anmäler inte önskat arb.pass 1.Omarbete (tillsatt ej anmält ) 2.Väntan ( ej svar ) Kunskapsbrist, bristande standard, felaktiga behörigheter M ånga som ringer. Tillgänglighet till dator. Vill försäkra sig om att någon tar tag i uppdraget.. Bristande teknisk utrustning. Ej boka tim.anställda på enheten Prata in på tel.svarare. 2.Rörelse, O marbete, Väntan ( Hur löser vi akuta luckor ) 3.Rörelse (leta tillgänglig personal ) 3.Överarbete, outnyttjad kreativitet (många onödiga samtal ) 4.Väntan ( får man ledigt ) 4.Omarbete (ringa o kolla ) 4.Omarbete ( knapphändig info vid bokning ) 5.Väntan ( ser inte bokad ) 5.Omarbete ( vem går för vem ) 5.Överarbete (skriva för hand ) 6. Väntan (besked från vikarie ) Bristande rutiner. Skilja på vardag och helg. För lite,för dålig och fel utbildning i Besched. Otydliga krav. O tydlig ansvarsfördelning. Bristande kunskap., för lite stöttning Bristande kunskap. Se ovan. Bristande helhetssyn. Tvingande system O tydligt och olika regelverk Kunskapsbrist kan inte se om nån är insattdator ej tillgänglig. Det kan löna sig. Kunskapsbrist. Bristande systemsyn. Kunskapsbrist För få som har behörighet samt kunskapsbrist. Kan inte skriva ut pga. Citrix/kunskap hos IT Inte tillgängliga. Ej önskat arbetspass. Otydligt regelverk Tydlig information. HELHETSSYN! Rätt utbildning. Kunna lägga in önskat arb.pass hemifrån. Fler datorer. Tydliga instruktioner Telefontid för allm. frågor. Hur använda systemet på rätt sätt?! Utbildning Ge läsbehörighet samt utbildning. Alla önskar arb.pass. Skapa ett tydligt regelverk.

5 Framtidskartan L/T TOTALT PER 10 VAKANSER 1 tim 30 min - 30 tim 59 min P/T 1 tim 30 min - 3 tim 43 min V/T 0-27 tim 16 min RFB 0% 23,2% ( IT-problem ej inräknat )

6 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T på 10 vakanser Rätt från början RFB% på 10 vakanser Processtid P/T på 10 vakanser Väntetid V/T på 10 vakanser Övriga mätetal 1 tim 50 min - 26 tim 33 min 1 tim 50 min - 2 tim 45 min 30 sek 0-23 tim 48 min 1 tim 30 min - 30 tim 59 min 1 tim 30 min - 30 tim 59 min 0% 23,20% 30,70% 1 tim 30 min - 3 tim 43 min 0-27 tim 16 min Minskat mängden vakanser lösta med timanställda med 25 % 1 tim 30 min - 3 tim 43 min 0-27 tim 16 min Avstämning görs sep - nov

7 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Enheterna lägger ner mycket tid på förarbete. Kunskapsbrist orsakar omarbete. Saknar ett tydligt och gemensamt regelverk. Bristande helhetssyn. Förbättringsområden Förarbete Skapa gemensam standard för vakanshantering samt för årsarbete. Ta fram manual för Besched. Akuta vakanser Tydlig information om hur vi gör vardag resp. helg. Önska arbetspass Utbildning. Skapa gemensam standard Enheten Lösta vakanser Vakansförmedlingen

8 Lärdomar Häftigt Tydligt Det märks att vi saknar ett regelverk Spännande vad ska detta ge?! Mäktigt system, effektivt Fungerar mellan avdelningar Vore kul att jobba med detta kontinuerligt

9 Återblick förbättringsplan " Vakansförmedling" Äldreomsorgen Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Enheterna lägger ner mycket tid på förarbete x Kunskapsbrist orsakar omarbete x Saknar ett tydligt gemensamt regelverk x Bristande helhetssyn x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej Förarbete Gemensam standard för vakanshantering finns Överproduktion, överarbete x Personalen har fått mer utbildning i Besched Lager x Gemensam standard för årsarbetarnas skyldigheter finns Lager, Väntan x Gemensam standard för hur enheterna kan boka timanställda Omarbete x Akuta vakanser Det finns mer än ett sätt att anmäla akuta vakanser på Väntan x Tydlig gemensam standard för hur akuta vakanser löses. Helhetssyn. Rörelse, omarbete, väntan x x Önska arbetspass Utbildning samt tydliga instruktioner angående anmäla önskat arbetspass finns Rörelse x x Förbättrad kunskap om Besched samt tel.tid för allmänna frågor Överarbete, Outnyttjad kreativitet, Omarbete x x Kunskap om kravspecifikation finns Omarbete x x Enheten Personalen kan gå in i Besched och se vem som är inbokad Väntan, Omarbete x Lösta vakanser Personalen kan gå in i Besched och se vem som är inbokad Väntan x Personalen har läsbehörighet i Besched för att kunna se vem som går för vem Omarbete x x Vakansförmedlingen Tydligt regelverk finns angående önska arbetspass Väntan x Framtida förb. område Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Saknar samordning mellan enheterna Saknar gemensamt regelverk Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x

10 Lärdomar efter Dag 90 Det är inte lätt att göra ett tydligt gemensamt regelverk Känslan är att alla verkligen vill få till detta Farhågor finns för att det blir svårt att få till ett ändrat beteende Lättare att få gehör för nya idéer när det är en grupp som står bakom Utan kartläggningen hade vi aldrig nåt detta goda resultatet Kraftfullt att arbeta i en grupp med deltagare från olika enheter Lean-tänk föder mycket nya idéer En standard skapar trygghet och frihet