Hur skapas effektiva flöden i vårdprocesser?

Transkript

1 Hur skapas effektiva flöden i vårdprocesser? Logistiker

2 Den komplexa vårdprocessen

3 Ett exempel från verkligheten Skånes Universitetssjukhus, One stop breast clinic Exempel på rapport:

4 Patientens väg till bröstcancerdiagnos Lena känner knöl i bröstet Ringer vårdcentralen Distriktsläkare Primärvården 14 dagar Mammografi & ultraljud Bröstklininken 10 dagar Besök Bröstkirurg 14 dagar Provtagning Cytolog 4 dagar Besök Bröstkirurg 42 dagar

5 Patientens väg till bröstcancerdiagnos Gunilla känner knöl i bröstet Går till specialistmottagningen Undersökning, mammografi, ultraljud & provtagning Bröstmottagning 2 timmar

6 Hur kan det bli så stor skillnad? Lena 42*24 = 1008 timmar Gunilla 2 timmar

7 Logistiska principer för ett bra flöde Ta bort slöserier Fokusera på flöde Skapa utjämning Kvalitet i flödet

8 Slöserier

9 Värdeskapande och icke värdeskapande tid Värdeskapande tid Nödvändig men icke värdeskapande tid Icke värdeskapande tid -Slöseri

10 7+1 Slöserier 1. Överproduktion Överdriven dokumentation Onödig provtagn./undersökn. Bidrar till alla andra former av slöseri 2. Väntan på att någonting skall hända på att material skall komma på information 3. Transport Skapar försening Förbrukar resurser Kräver kontroll 4. Felaktiga processer Ingen standardisering Onödiga kontroller Suboptimering ej hela flödet 6. Onödiga rörelser Gå, lyfta Böja, sträcka Leta 5. Lager Kräver styrning Utrymme Binder kapital Kvalitet och svinn Döljer problem (minskar kommunikation) Ökar ledtiden 7. Fel/misstag/omarbete Slöseri med Material och tid Arbetskraft och utrymme (8.) Outnyttjad Kompetens Kreativitet

11 Lenas väg till diagnos Genomloppstid 42 dgr = 1008 timmar Värdeskapande tid 3/1008 = 0,3 % Icke värdeskapande tid 1005/1008 = 99,7 % Distriktsläkare Primärvården 14 dagar Mammografi & ultraljud Bröstklininken 10 dagar Besök Bröstkirurg 14 dagar Provtagning Cytolog 4 dagar Besök Bröstkirurg

12 Gunillas väg till diagnos Genomloppstid 2 timmar Värdeskapande tid 80 min/120 min = 67 % Icke värdeskapande tid 40 min/120 = 33 % Bröstmottagning

13 Fokusera på slöserier Fokusera på att ta bort slöserier istället för att fokusera på att effektivisera det som är värdeskapande!

14 Fokus på flöde

15 Lenas väg till diagnos Lenas väg till diagnos är uppdelad på flera processteg Lena hamnar i kö mellan varje processteg Lenas väg till diagnos är inte flödesorienterad, den är resurseffektiv (varje resurs i flödet ska vara så högt belagd som möjligt) Distriktsläkare Primärvården 14 dagar Mammografi & ultraljud Bröstklininken 10 dagar Besök Bröstkirurg 14 dagar Provtagning Cytolog 4 dagar Besök Bröstkirurg

16 Gunillas väg till diagnos Gunillas väg till diagnos innehåller ett processteg Gunilla slipper köa mellan varje processteg Gunillas väg till diagnos är flödesorienterad, den är flödeseffektiv (fokus på att patienten ska kunna gå igenom så snabbt som möjligt) Bröstmottagning

17 Resurseffektivitet och flödeseffektivitet Resurseffektivitet högt utnyttjande av resursen men långa väntetider för patienterna Flödeseffektivitet lägre utnyttjande av resursen men korta väntetider för patienterna Hitta lämplig balans mellan flödeseffektivitet och resurseffektivitet Målet bör vara så få processteg som möjligt

18 Utjämning

19 Variation på en mottagning 70 Antal av Besökstyp Vecka

20 Konsekvenser av variation Mottagningen upplevde problem med: Brist på rum Ökade väntetider för patienter Stress Svarstider från lab Lång tid för journaldokumentation

21 Variation och genomloppstid Kingmans ekvation Genomloppstid Hög variation Låg variation 0 % 100 % Resurseffektivitet

22 Olika typer av variation Yttre variation remissinflöde, diagnos, uteblivna patienter, väder etc. Svårt att påverka Inre variation schema, rutiner, produktionsplanering etc. Går att påverka!

23 Kvalitet i flödet

24 Kvalitet i flödet vad betyder det? Skapa kultur där fel undviks, rätt från mig! Skapa system där fel undviks, det går inte att göra fel Använd fel för att lära och bli bättre

25 Rätt från mig Primärvården Bröstklininken Bröstkirurg Cytolog Bröstkirurg 60% 80% 80% 90% 80% = 28% Primärvården Bröstklininken Bröstkirurg Cytolog Bröstkirurg 99% 99% 99% 99% 99% = 95%

26 Övning: Vilka slöserier finns hos er?

27 Exempel på slöserier i vården 1. Överproduktion o Överdriven dokumentation o Onödig provtagning/undersökning 2. Väntan o Vänta på kollega, patient eller lokal o Vänta på provsvar o Vänta på information o Vänta på segt datasystem 3. Onödiga o Dålig layout av avdelning såväl inne som ute transporter o Ostrukturerade transporter mellan enheter 4. Felaktiga o Bristfällig kommunikation patient processer o Ej följa vårdplan o Ej kompetens för att utföra arbetet o Ingen standard 5. Lager/kö o Kapitalbindning (fler delar i lager än vad som efterfrågas) o Behov av telefontid o Förnya recept o Materialbrister o Kräver utrymme o Kassation 6. Onödiga o Hämta instrument / dokument rörelser o Leta efter instrument / dokument o Leta efter patienten Långt till förråd 7. Omarbetet o Fel information från patient, remiss, mm o Ej komplett för diagnos Göra om behandling

28 Litteraturtips Lean i svensk sjukvård, Johan Brandt, Liber AB 2013 Tid eller pengar, Niklas Källberg, Helena Bengtsson & Jon Rones, LHC report nr Detta är lean, Niklas Modig & Pär Åhlström, Stockholm School of Economics 2012

29 Frågor, funderingar och kommentarer? Logistiker Kvalitetsstrategiska avdelningen Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Göteborg Tfn