Kartläggning och förbättring av värdeflöden

Transkript

1 Kartläggning och förbättring av värdeflöden De fem Lean principerna Specificera värdet från slutkundens ståndpunkt (Value) Identifiera ett värdeflöde för varje produktfamilj (The value stream) Se till att produkten är i rörelse i flödet (Flow) Skapa ett dragande system (Pull) Reducera slöseri och strävar mot ett perfekt tillstånd (Perfection) Womack&Jones Lean Thinking 1

2 Värdeflödesanalys Värdeflödesanalys är en papper-och-penna metod som avser att kartlägga och även förbättra värdeflöden Kartläggningen går ut på att visualisera material och informationsflöden för att få en bättre uppfattning om produkternas väg genom produktionssystemet. Man följer produktens väg bakifrån, det vill säga från kunden tillbaka till leverantören. Mike Rother & John Shook Lära sig se Värdeflödesanalys i vården Följd av aktiviteter i verksamhetens processer som har till ändamål att höja värdet för patienten Värdeflödesanalys innebär att man kartläggar patientflöde hela vägen från till avslutat vårdåtagande 2

3 Kartläggning av värdeflöden Tillverkningsföretag flöden av material flöden av information Hälso- och sjukvården patientflöden flöden av information 3

4 Syfte med värdeflödesanalys Att identifiera och eliminera slöseri och onödig tid Att öka värdeskapande tid som tillför patienten värde Att identifiera orsaker till att det förekommer slöseri Att arbeta med ständiga förbättringar Att samla information som behövs för att göra en design av ett bättre framtida tillstånd Att skapa lärande för alla inblandade Vad vill man uppnå i industrin? Kortare ledtider från ingående lager till leverans Ökad andel värdeskapande tid Minskat antal produkter i arbetet Ökad leveranssäkerhet och produktkvalitet Ökad förståelse för produktionen Ökad delaktighet bland medarbetarna 4

5 Hur översätta till vården? Kortare ledtider från behov till åtgärd Ökad andel värdeskapande tid Bättre fungerande flöden Ökad tidhållning och kvalitet Ökad förståelse för verksamheten Ökad delaktighet bland medarbetarna Källa: Caroline Jarebrant, Att kartlägga nuvarande tillstånd Välj en produktfamilj Specificera produktens värde enligt kundens egen värdering Följ produktens väg baklänges från kunden till leverantören detta perspektiv innebär att arbeta med ett helhetsgrepp inte bara söka det optimala i individuella processer Ta med dig en stoppur: Lita varken på standardtider eller på annan information som du inte skaffat sig personligen Ta hänsyn såväl till materials- och informationsflöden Kartlägg hela flödet själv Mike Rother och John Shook Lära sig se 5

6 Valet av produktfamilj i vården Identifiera sjukdomsgrupper med utgångspunkt från patientens perspektiv på värdeflödet Sjukdomsgrupp: en grupp av patienter som i stort sett passerar genom samma processer Detaljeringsnivåer för värdeflöden Delprocessnivå Enskild klinik Flera kliniker Mellan och genom flera organisationer 6

7 Värdeflödesanalys - symboler Mottagning Processruta XYZ organisation Externa organisationer och processer C/T = 45 sec. S/T = 30 min. 3 Skift Faktaruta V 20 patienter 2 veckor Väntetid L 30 st. 1 dag Lager Manuellt informationsflöde Elektroniskt informationsflöde Signal Kanban Processruta Processrutan omfattar ett kontinuerligt flöde utan stopp Att rita en ruta för varje processteg kan göra att kartan blir alltför omfattande Om behovet finns kan man fortsätta med kartläggningen av varje individuellt processteg 7

8 Faktaruta - mätningar Cykeltiden (CT): tiden som förflyter mellan att ta hand om en patient till att ta hand om nästa patient Värdeskapande tid (tid för värdehöjning) (V/H): tiden som verkligen skapar värde åt patienten Ledtid (L/T): tiden som det tar för en patient att gå genom hela värdeflödet Ställtiden (S/T): tiden det tar att byta från en process till en annan Antalet medarbetare som behövs för att slutföra processen Tillgängliga arbetstiden per skift i processen minus tid för raster, möten etc Värdeflödesanalys - exempel Rehabiliteringsmedicinska kliniken Tre huvudsakliga sjukdomsgrupper: Smärtpatienter Hjärnskada (Strokepatienter) Ryggmärgsskada 8

9 Värdeflödesanalys exempel Primär vård Smärtpatienter Läkarbesök Kartläggning SRP Utvärdering Uppföljning V V V V V 4-5 v. Ca. 8 v. 45 minuter Ca. 8 tim. fördelade på 2-3 dagar Ca. 8 v. 8 veckor 3 m. 1 år 45 minuter Ledtid: ca. 6m + 3m + 12m Exempel-kartläggning AB: arbetsterapeut K: kurator P: psykolog SG: sjukgymnast L: läkare Inskr ssk V V V V V P AT SG L+K SG V Team -tid CT = 30 m 30 m CT = 60 m 70 m CT = 60 m 30 m CT = 60 m 19 t CT = 60 m 60 m CT = 60 m 160 t CT = 60 m VA = 15 VA = 50 VA = 50 VA = 15 VA = 50 VA = 45 VA = 45 AM:1 AM:1 AM:1 AM:2 AM:1 AM:1 AM:5 30m 70m 30m 19t 60m 160t 30m 60m 60m 60m 60m 60m 60m 9

10 Reflektioner Meningen att kartlägga patientens väg uppströms? Patientflöden är mindre transparenta I tillverkningsföretag kan man förstå mycket av flöden genom att vandra i fabriken. Svårt att se patientflöden genom att vandra i sjukhus Ska man verkligen arbeta med stoppur? Vissa väntetider är inte slöseri! Långa ledtider Ny symboler nödvändiga - patientens resor Kartlägg hela flödet själv? Kartläggning i sig är inte målet! Viktigt med en vision och mål Målet är att skapa och sätta i verket ett flöde som är lean ett flöde som i alla avseenden förbrukar mindre resurser Specificera värde enligt patientens egen värdering Välj ett värdeflöde i vilket mätbara förbättringar måste åstadkommas av strategiska skäl Utveckla en verklig förståelse för egenskaper i det nuvarande tillståndet 10

11 Viktiga stegen vid design av värdeflöden Sjukdomsgrupp Karta över nuvarande tillstånd Karta över framtida tillstånd Handlingsplan för genomförandet Fallgroppar Kartläggning i sig inte är ett sätt att bli effektivare, bättre och mer resurssnål Kartläggningen hjälper till att se och sätta fokus på flödet med vision av ett önskvärt framtida tillstånd Kartlägg bara de värdeflöden som har behov att förbättras 11

12 Fallgropar fort. Dela inte upp uppgiften att kartlägga mellan olika personer Om olika personer kartlägger var sitt segment så finns risken att ingen förstår helheten. Fastna inte i ambitioner att göra kartan perfekt i alla sina detaljer Slöseri finns i system, inte i människor! SIPOC diagram Supplier Inputs Process Outputs Customer Lista alla leverantörer Lista insatser till processen Beskriv processen Lista utfall från processen Mottagare av processens utfall 2. Start Stopp 12

13 Processnivåer Flödesdiagram Bedöma Komplettera Kompletterad Anknyta till befintligt vårdåtagande Anknuten Pågående vårdåtagande Utse ansvarig bedömare av Inkommen Vårdbegäran med ansv. bedömare Identifiera hälsoproblem/ behov av vårdtjänst Ej bedömningsbar Bedömningsbar Vårduppdrag Matcha mot utbud och uppdrag Bedömd Pågående vårdåtagande med samma hälsoproblem finns Vårdåtagande Vårdutbud Hänvisad Ställningstagande till Avslut 13

14 Matrisflödesdiagram Avd A Avd B Avd C 14