Hälso- o Sjukvårdsenheten mars 2008

Transkript

1 Hälso- o Sjukvårdsenheten mars 2008 Kartlagd process: Kommunikation vid intern vårdplanering

2

3 Nulägeskarta Chef Slusspunkt Distrikt SSK Rapport fr sjuk Tar emot sluss Mini- Tar emot sluss Ny bedömning Ringer sjukhus hus, telefon 1 o 2, till BH sluss 1 o 2 Bistånd Tar emot sluss Planering inför Telefonkontakt Ringer sjukhus Telefonkontakt Ringer SSK Meddelar sorterar bokning av vpl med rehab bokar vpl o bil med rehab faar sluss 1, 2 rehab vpl Rehab Kontakta sjuk- Telefonkontakt Tar emot medhus får rapport med bistånd delande fr BH. 4 P/T min V/T 0-5 min RFB 80% Chef Tar emot samt. Verkställer Informerar Telefon till Telefon till BH+bevakning beslut personal SSK distrikt BH Sluss Sluss Distrikt Sluss Distrikt SSK Ringer BH VÅRD Tar emot sluss Mini- Telefonsamtal Tar emot Sluss 4 Telefonsamtal Telefonsamtal Minibekräftar vpl PLANERING 3, skickar t BH sluss om sluss 4 rapport fr sjukh skickas till BH från rehab från chefen sluss Bistånd Tar emot tel fr Tar emot, just. Telefonsamtal Utredning och Ringer till sjuk Tar emot sluss Telefonsamtal SSK o rehab ringer,faar sjkh till RE-chef beslut hus OK 4 från RE-chef Rehab Ringer BH Rehab ringer Telefonsamtal bekräftar vpl till SSK distrikt till sjukhus P/T 2-5 tim P/T min P/T min V/T 0-30 min V/T 0-5 min V/T 0-5 min RFB 70% RFB 80% RFB 80% Totalt chef Totalt SSK Totalt Bistånd Totalt Rehab L/T 1t 15 min-28t 35 min L/T 2t 24 min 30s-68t 12 min 30s L/T 2t 19 min-220t 14 min 30s L/T 2t 21 min-79t 18 min P/T min P/T 2t 24 min 30s-6t 30s P/T 2t 19 min-6t 13 min P/T 2t 21 min-5t 37 min V/T 1t-28t 10 min V/T 0-62t 12 min V/T 0-214t 1 min 30s V/T 0-73t 41 min RFB 21,5% RFB 3,8% RFB 3,8% RFB Totalt per ärende L/T P/T V/T 8t 19 min 30s-396t 20 min 7t 19 min 30s-18t 15 min 30s 1t-378t 4 min 30s RFB 0,004% 13,6%

4 Orsaksanalys Identifierat slöseri/spill Orsak Förbättring, idé/lösning Omarbete (otydliga slussar från sjukhus) Omarbete, lager, rörelse (rutinen för vårdplanering). Omarbete (otydligt vems ansvar det är att förmedla hemgångsdatum). Omarbete, överarbete (bistånd skriver ibland beslut för hand). Omarbete, överarbete (att inte skriva ut beslut i tid) Överarbete (kontakt BH-rehab) Rutinen för att skriva avvikelse ej uppdaterad. Saknar gemensam standard, gemensam rutin. Otydlig rutin. Ojämn arbetsbelastning. Otillräcklig rutin. Gemensam riktlinje för vårdplanering saknas. Otydlig ansvarsfördelning. Uppdaterad rutin att skriva avvikelse. Ta fram gemensam standard för vpl. Ta fram tydlig rutin. Ta reda på om det går att returnera ofullständig sluss. Uppdatera rutin att informera personal om vårdbehov. Ta fram gemensam riktlinje. Omarbete, transport (vem deltar i Ta fram tydlig ansvarsfördelning. vårdplanering). Väntan, omarbete, överproduktion (chefen Ej tillräckligt kvalitetssäkrade Kvalitetssäkra informationsvägar. väntar på info). informationsvägar. Omarbete (sjukhuspersonal deltar inte alltid Otydlig form för vpl-t. Ta fram tydlig struktur för vpl-. vid vpl). Omarbete, överarbete (mail). Mailkultur ej uppdaterad. Ta fram tydlig struktur för innehåll mail samt hur, när besvara.

5 Framtidskartan Chef Slusspunkt Distrikt SSK Rapport fr sjuk Tar emot sluss Mini- Tar emot sluss Tar emot hus, telefon 1 o 2, till BH sluss 1 o 2, bedömn. samtal fr BH Bistånd Tar emot sluss Planering inför Ringer sjukhus Ringer SSK Mailar sorterar bokning av vpl bokar vpl o bil faar sluss 1, 2 rehab om vpl bekräftelse vpl Rehab Tar emot sluss Kontakta sjuk- Tar emot mail 2 hus får rapport från BH. 3 P/T min V/T 0-5 min RFB 80% Chef Bevakning Verkställa Info t personal Tar emot mail beslut lämna beslut Sluss Sluss Distrikt Sluss Distrikt SSK VÅRD Tar emot sluss Mini- Telefonsamtal Tar emot Sluss 4 SSK mailar reh Meddelar pers. Mini- PLANERING 3, skickar t BH sluss om sluss 4 rapport fr sjukh skickas till BH chef hemdatum hemg.datum tid sluss Bistånd Tar emot mail Tar emot, koll Utredning och Kontroll beslut Tar emot sluss bekr. Vpl justerar fa 3 beslut 4 Rehab Bedömer och Ta emot mail besvarar mail hemgångstid P/T 2-5 tim P/T min P/T min V/T 0-30 min V/T 0-5 min V/T 0-5 min RFB 70% RFB 80% RFB 80% Totalt chef Totalt SSK Totalt Bistånd Totalt Rehab L/T 1t 10 min-36t 20 min L/T 2t 31 min-36t 12 min L/T 2t 45 min 30s-196t 21 min 30s L/T 2t 14 min-81t 47 min P/T 10 min P/T 2t 31 min-6t 5 min P/T 2t 45 min 30s-5t 50 min 30s P/T 2t 14 min-5t 16 min V/T 1t-36t 10 min V/T 0-30t 7 min V/T 0-190t 31 min V/T 0-76t 31 min RFB 94,0% RFB 23,1% RFB 28,3% RFB 34,4% Totalt per ärende L/T P/T V/T 8t 40 min-350t 21 min 30s 7t 40 min-17t 21 min 30s 1t-333t 19 min RFB 2,11%

6 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Per vecka 8t 19 min 30s-396t 20 min 8t 40 min-350t 21 min 30s 8t 40 min-350t 21 min 30s Rätt från början RFB% Totalt sluss 0,004% 2,11% 2,11% Processtid P/T Per vecka 7t 19 min 30s-18t 15 min 30s 7t 40 min-17t 21 min 30s 7t 40 min-17t 21 min 30s Väntetid V/T Per vecka 1t-378t 4 min 30s 1t-333t 19 min 1t-333t 19 min Övriga mätetal

7 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Vi saknar gemensam standard och en tydlig riktlinje. Processen är inte tillförlitlig, därför många kontroller och onödiga telefonsamtal. Förbättringsområden Sluss hantering: Uppdatera rutin för att skriva avvikelse på otydliga slussar. Inför vårdplanering: Checklista för bistånd att använda vid samtal med sjukhus. Checklista för vårdplaneringst. Ta fram gemensam riktlinje. Efter vårdplanering: Ta fram en mall för mail, uppdatera mailkultur. Övergripande: Ta fram gemensam standard för kommunikationsvägar vid vårdplanering. Ta fram lathund för respektive yrkeskategori.

8 Lärdomar Intressant att se processen i sin helhet. Ju fler aktörer desto mer komplicerad process: mycket dubbelarbete. Vi saknar en gemensam standard. Vi har inget gemensamt synsätt, varierar även inom samma yrkeskategori. Bättre, tydligare struktur på vårdplaneringen kan öka kvaliteten för vårdtagaren.

9 Återblick förbättringsplan "Inskrivning HSL" Hälso- & Sjukvårdsenheten Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Vi saknar gemensam standard och en tydlig riktlinje. Processen är inte tillförlitlig, därför många kontroller och onödiga telefonsamtal. Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Övergripande Ta fram förslag till en tydlig, nedskriven rutin för kommunikationsvägar vid vårdplanering. Omarbete, lager, rörelse Ta fram lathund för respektive yrkesgrupp vid vårdplanering. Ta fram en mall för hur mail ska se ut, tydlig rutin. omarbete, väntan omarbete, väntan 2 pers på rehab ansvarar för att läsa o ev vidarebefordra. Sluss-hantering Ta fram rutin för att skriva avvikelse vid minisluss. Omarbete Inför vårdplanering Ta fram en checklista för bistånd att använda vid samtal med sjukhus inför bokning av vpl. Omarbete, väntan Ta fram checklista för vårdplaneringst. omarbete Avvikelse skrivs direkt vid mottagande Vissa frågor omformuleras för att säkra rätt deltagare vid vpl. Diskutera värdegrund och riktlinje, gemensamt synsätt, vårdtagare ska i första hand hem till eget boende. Inhämta synpunkter på vilket stöd behövs från övriga yrkesgrupper. Omarbete, väntan Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Har tydlig förbättring skett? Ja Nej Otydliga, osäkra informationsvägar. Otydlig ansvarsfördelning.