Välkommen till VARA KOMMUN

Transkript

1 Välkommen till VARA KOMMUN

2

3 Hälften land hälften stad invånare medarbetare 45 % bor på landsbygden Tillverkning och utvinning sysselsätter 38% 701 km 2

4 Platt organisation Kommundirektör Samhällsbyggnad Social Bildning Ledning & adm Resultatenheter

5 Operativ nivå Strategisk nivå Lagar och program Politiker Verksamhetsansvariga Lednings- och styrdokument Strategisk plan Verksamhetsplan Riktlinjer & anvisningar Arbetsplan Verksamhet Sektorsprogram Reglementen Återkoppling

6 Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR Operativ nivå Strategisk nivå

7 Personalavdelningen Lön 6 personer (5,7) Vakansförmedling 2 personer (1,9) PA inkl. ledning 5 personer (5,0) Friskvård, Systematiskt arbetsmiljöarbete inkl rehab, pensioner och försäkringar, lönebildning och arbetsrätt, förhandlingar

8 Varför startade vi med Lean?

9 Vi ska Utdrag ur kvalitetspolicyn & Att fokusera på att analysera och förbättra våra processer samt arbetsorganisation lägger grunden för en verksamhetsutveckling med kunden i centrum. Långsiktigt säkerställa en systematik som gynnar brukare, medarbetare och medborgare. Alla deltar i arbetet och att arbetslagen gemensamt tar små, men många målmedvetna steg framåt. Enkelhet och meningsfullhet Naturlig del av varje enskild medarbetares vardag.

10 Hur gör vi då? Fortsatt fokus på arbetslagen Fortsatt fokus på kompetenshöjning för chefer, medarbetare och arbetslag Ökat fokus på processer

11 Ett misslyckat försök 2004 Vilka processer har vi i kommunen? Uppifrån och ner-perspektiv. Ledningsgrupp och medarbetare med centrala utvecklingsbefattningar 2 dagar med konsult Ingen kände igen sig!

12 Nytt försök Pilotförsök Arbetar nerifrån och upp Stödjer uppifrån och ner Koordinator från sidan och in Det kan se olika ut. Lean på Södergård och Förändringskraft & effektivitet

13 PILOTFÖRSÖK PÅ SÖDERGÅRD

14 Lean i Vara Tankesätt sedan 1992 Pilotförsök 2004 Anställde två projektledare 2006 Sedan 2008 en tillsvidareanställning kring VaraLean Start i äldreomsorgen, men utan slut

15 Hur har vi infört lean? Uppifrån och ner Nerifrån och upp Från sidan och inåt

16 Exempel Politiska styrdokument ger vägledning Kommundirektören startar varje karta Förvaltningschef och re-chef med på varje kartavslutning Medarbetarna själva genomför och initierar på enheten Leankoordinator puffar på Huvudspår i Det vinnande laget i en föränderlig värld

17 Lean i fickformat Tanke & arbetssätt Maximera värde Minimera slöserier Stödjande ledarskap Engagerade medarbetare Inga syndabockar Långsiktigt & helhet Många små steg

18 Tanke och handling Värde Principer VAD Metoder HUR Verktyg

19 Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation, sidan 12; Grundläggande värden

20 Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, sidan 2; Vara vågar!

21 Här syns principer och värden som politikerna antagit

22 Metoder för att nå värden och principer De övergripande målen i Lednings- och styrdokumenten bryts ner i arbetsplaner, tydligt nedskrivna och lättillgängliga för alla Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

23 Några av verktygen Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering

24 Hur får lösningarna fotfäste? Rätt lösning på rätt problem Allas delaktighet Stöd och uppmuntran Tydlig uppföljning

25 Systematik för att hitta Identifiera slöserier Hitta grundorsaken Fem varför rätt lösning Hitta rätt förbättringsinsats Bryta ner i detaljrika handlingsplaner Genomföra under testperiod Följa upp och utvärdera Antingen ny handlingsplan eller ett nytt arbetssätt

26 PDCA ACT CHECK PLAN DO PLAN planera DO genomför CHECK följ upp/ analysera ACT förbättra/ standardisera

27 Vad är det vi gör? Exempel på hur vi använder verktygen och sprider tankesättet

28 Rekryteringsprocessen

29

30 Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri

31 Vår verksamhet

32 Mätetal rekryteringsprocessen Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn 19 timmar - 40 dygn 19 timmar - 40 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% 69% 77%

33 Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonser uppdatera annons-mallen, ändra mail adress för ansökningar lathund för rekrytering Telefon information till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidare-utveckla rutin

34 Visualisering på personalavdelningen Leanrapport samt processkartor finns utlagda på intranätet Pärm med allt material samlat där den som vill kan läsa mer Process-stegen finns på intranätet Tydlig snabbguide finns på intranätet Tydlig rutinbeskrivning finns på intranätet

35 Visualisering

36 5S på personalavd

37 Lärdomar Så olika vi gör Nyttigt med tvärgrupper-man lär sig mycket av varandra. Relativt små förändringar kan komma att få stora effekter. Vi går ifrån att släcka bränder till att jobba förebyggande. Så enkelt det är att arbeta med ett Lean tänk Så rätt det är att inte tänka syndabock Stora förbättringar till väldigt små kostnader Vi har lärt oss hur vi ska tänka och hur det ska se ut

38

39 Effekter & resultat

40 Förändringen Plan B finns back-up Gemensamt arbetssätt Dokumenterade processer Ordning och reda Kundfokus

41 Effekter Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft Förändringsberedskap

42 Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 Nöjd-brukarindex barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete 24 kartlagda värdeflöden under 2008, samtliga förbättrade

43 Lärdomar Intressant att se processen i sin helhet. Ju fler aktörer desto mer komplicerad process: mycket dubbelarbete. Vi saknar en gemensam standard. Vi har inget gemensamt synsätt. Relativt små förändringar kan komma att ge stora effekter. Vi går ifrån att släcka bränder till att jobba förebyggande. Stora förbättringar till väldigt små kostnader.

44 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

45 Hur syns lean i vår organisation idag?

46 Värdeflödeskarta från Kvänumsgården

47 Före Efter 5S på Gatu & Park

48 Visualisering på Rondellen

49 Visualisering på städvagn

50 LeanLir, hösten 2009

51

52 Vad är lean och vad är inte? Att främja kontinuerliga förbättringar

53 Kontinuerliga förbättringar Värdegrunden viktig Tankesätt som styr handlingar Många effektiva verktyg ingår Vi har fokus på kontinuerliga förbättringar i mycket av det vi gör.

54 Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande

55

56 Verksamhetsutveckling timmar, varav en vecka på internat i Prag Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir spel för att träna sig i att hitta slöserier Identifiera förbättringsområden Uppföljning dagar Eget arbete emellan Mycket lean men lite snack

57 Det vinnande laget i en föränderlig värld

58 Det vinnande laget i en föränderlig värld Det vinnande laget i en föränderlig värld

59 Vad händer hos oss? Se information på

60 Personaldagarna den 1-2 december, 2008