RUTIN FÖR PROCESSKARTLÄGGNING

Transkript

1 1 (5) TYP AV DOKUMENT: RUTIN BESLUTAD AV: UPPDRAGSCHEF ANTAGEN: 25 AUGUSTI 2015 ANSVARIG: KVALITETSSAMORDNARE REVIDERAS: ÅRLIGEN SENAST REVIDERAD: 7 JUNI 2016 RUTIN FÖR PROCESSKARTLÄGGNING Det här är en praktisk handledning som är tänkt att hjälpa dig när du ska kartlägga och förbättra processer inom din verksamhet. Handledningen förklarar i grova drag vad en arbetsprocess är och vilka metoder du ska använda när du kartlägger den. Den ger också förslag på hur du kan arbeta för att förbättra din process. Det finns många sätt att arbeta med processer. Det här dokumentet beskriver det sätt som vi ska arbeta på inom socialförvaltningen. Utgångspunkten för handledningen är socialförvaltningens kvalitetsledningssystem, som beslutades av Kommunfullmäktige (KF) VAD ÄR EN ARBETSPROCESS? En arbetsprocess är en schematisk bild över arbetets gång ett flödesschema, som består av en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller ett avsett resultat. För att processen ska vara sammanhängande krävs att det finns något som startar och driver den. En arbetsprocess ska därför alltid ha en väl definierad början och ett väl definierat slut. Processen är något som upprepas gång på gång. Genom aktiviteterna flödar något, till exempel en brukare, en anhörig eller en klient, som genom aktiviteterna tillförs värde. VARFÖR SKA VI KARTLÄGGA VÅRA PROCESSER? I kvalitetsledningssystemet framgår exempel på de övergripande processerna i vår verksamhet. Förvaltningens viktigaste processer ska kartläggas och de rutiner, checklistor och andra standardiserande dokument som krävs för att processen ska fungera ska upprättas eller revideras. Det är varje avdelningschef som har ansvar för att det finns framtagna beskrivningar över avdelningens viktigaste processer samt rutiner, checklistor och andra standardiserande dokument, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning ligger på medicinskt ansvarig sjuksköterska.

2 2 (5) Syftet med kartläggningen av våra arbetsprocesser är att skapa en gemensam grund för hur vi arbetar. Målet är ökad kvalitet, ökad effektivitet och rättsäkerhet för de vi är till för: våra brukare, klienter, anhöriga, medborgare och uppdragsgivare. OLIKA TYPER AV PROCESSER Processer kan vara av olika typer. I socialförvaltningen har vi valt att dela in dem i: Huvudprocesser: Ett fåtal övergripande processer som tillsammans uppfyller organisationens verksamhetsidé. Stödprocesser: Processer som inte är direkt inblandade i att uppfylla verksamhetsidén, som saknar egenvärde, men som förser huvudprocesserna med nödvändigt stöd. Delprocesser: Nedbrytning av en process till mer detaljerad nivå. Detta kan göras i flera nivåer. PROCESSKARTLÄGGNING I FYRA STEG Processkartläggningen sker i fyra steg. I det första steget identifieras processen och vad den ska åstadkomma: Vad är starten och slutet på processen och vad är syftet med den? I det andra steget identifieras huvudstegen i processen: ingående aktiviteter och vägval. De första två stegen är till för att skapa en gemensam bild över processen. I det tredje steget går man djupare in i varje delprocess och noterar vem som har ansvar för vilken del av processen och vad som krävs för att undvika fel. Man säkerställer även att alla nödvändiga checklistor, mallar, riktlinjer, lathundar och liknande finns på plats. I det fjärde steget beskrivs hur man följer upp en process. STEG 1 FÖRSTÅELSE FÖR HELHETEN Varje process startar på något sätt med en händelse. Det kan exempelvis vara att ett behov uppkommer hos en brukare eller klient, att en anmälan kommer in eller att en medborgare kommer med en synpunkt. Processen har också en slutpunkt. Det kan vara exempelvis att behovet är tillfredsställt, att anmälan är åtgärdad eller att synpunkten är besvarad. I steg ett identifierar du vad som startar och vad som avslutar processen och ger processen ett namn. Kom ihåg att utgå från dem som processen är till för när du avgör när processen startas och avslutas.

3 3 (5) Genom processen ska det uppstå ett värde för exempelvis en invånare som får svar på en fråga, eller för en brukare som får sitt bistånd bedömt. Kom också ihåg att en process ska vara något som upprepas om och om igen. STEG 2 FÖRSTÅELSE FÖR FLÖDET Nu ska du identifiera vilka aktiviteter som ingår i processen. I vilken ordning sker olika aktiviteter? När sker beslut och vägval? Rita upp processen med hjälp av följande symboler: START ELLER SLUT PÅ PROCESS AKTIVITET BESLUT ELLER VÄGVAL SAMMANBINDNING ELLER RIKTNING Ibland finns det olika vägar att gå i processen. Dessa markerar du med ett beslut eller vägval. Det kan också vara så att en aktivitet måste upprepas tills ett visst resultat är uppnått, exempelvis utredas, testas och sedan utredas igen. Detta ritar du in med hjälp av sammanbindningar och riktningspilar. Ibland kan det kännas svårt att identifiera vilka steg i en process som är en egen aktivitet. Då kan det vara bra att påminna sig om att aktiviteter är något som ska genomföras vara värdeskapande för brukaren. Kopplat till varje aktivitet kan det finnas rutiner, checklistor och övriga hjälpmedel. Alla processer ska ha sin utgångspunkt i brukaren och hur brukaren ska flöda genom processen. Det innebär såklart att en process också kan komma att löpa över olika organisatoriska gränser. STEG 3 DELPROCESSER OCH ANSVAR Ibland kan du behöva bryta ned din process i delprocesser som du ritar ut på samma sätt som du ritat din huvudprocess. Det kan också vara så att du enbart har i uppdrag att arbeta vidare med en delprocess. Arbetet med att bryta ned din process i delprocesser kan ske på två sätt. I det ena fallet kan du behöva rita upp dina delprocesser för att förstå dem. Då gör du detta på samma sätt som beskrivs i steg 2. I det andra fallet kan det räcka med att du gör en lista med dina delprocesser.

4 4 (5) Oavsett vilket metod du väljer behöver du teckna ned antingen i en lista som nedan eller i ett separat dokument vem som har ansvar för vilken delprocess, vad man behöver göra för att undvika fel och vilka hjälpmedel som behövs för att säkra processen. DELPROCESS AKTIVITET ANSVARIG HJÄLPMEDEL Namn på delprocess Beskrivning av aktivitet Benämning på ansvarig och på andra som är delaktiga i processen Till exempel: checklista, rutiner, riktlinjer, blankett. Skapa en länk till dokumenten. DETALJERAT STÖD När du noterat vilka hjälpmedel som krävs för att processen ska kunna utföras på ett bra sätt är det dags att se till att alla dessa delar finns på plats. Skriv ned checklistor om det behövs, se till att riktlinjer tas fram om detta är en viktig del. Samla alla dessa hjälpmedel på en bra plats så att alla som arbetar med processen lätt har tillgång till dem. Koppla också gärna alla hjälpmedel till din karta över processen. PROCESSLEDARSKAP Varje avdelningschef är ansvarig för att följa upp huruvida processerna efterlevs och för att vid behov utbilda eller på annat sätt se till att det finns förutsättningar för medarbetarna att följa processerna, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska. Avdelningschefen är också ansvarig för att alla processer förses med en processledare. Det behöver inte vara samma person som tar fram processen som sedan blir processledare. Det behöver inte heller vara någon av utförarna. Processledarens uppgift är att stödja avdelningscheferna, följa upp att processen följs, se till att processen förbättras och dokumentera den i planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys. DOKUMENTATION AV KARTLÄGGNINGEN Alla delarna av dokumentationen av processkartläggningen ska förses med: namnet på processen datum för skapandet och datum för senaste revidering datum för när den ska revideras vem som är processägare vem som har godkänt processen.

5 5 (5) Om du använder upprättad mall finns det fält att fylla i med denna information. STEG 4 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING GENOM PROCESSFÖRBÄTTRINGSSAMTAL Den som är processägare har ett ansvar för att följa upp hur processen fungerar, föra dialog med de som arbetar i den och se till att den uppdateras och förbättras. Ett strukturerat sätt att göra detta är genom att varje år följa upp hur väl processen fungerar genom en riskanalys tillsammans med de som arbetar i processen. Resultatet förs in i planerings- och uppföljningssystemet Stratsys. Alla identifierade risker förs in oavsett om risknivån är hög eller låg. Därefter kan processägaren föreslå förändringar och förbättringar av processen och avdelningschefen fattar beslut om förändringar och vidare åtgärder.