Processpecifikation för Process Utveckla process

Transkript

1 Processpecifikation Processpecifikation för Process Utveckla process Version 1.0 Fastställd den 21 oktober 2015 av processägare Patrik Granström 1 (5)

2 Innehåll 1 Syfte med denna dokumentation Omfattning och antaganden Sammanfattning Processnamn Syfte med processen Kund och kundbehov Målgrupp Mål med processen Resultat Omfattning (och avgränsning) Ansvarig Definition När startar processen Processteg Beroenden och information som använts System som används Undantag Resultat övrigt Tidsåtgång och timing Problem, risker och möjligheter Problem Risker Möjligheter Utvärdering (5)

3 1 Syfte med denna dokumentation 1.1 Omfattning och antaganden Processen är en stödprocess som hör till processområde Ledningsstöd. 2 Sammanfattning 2.1 Processnamn Utveckla process 2.2 Syfte med processen Syftet med processen är att beskriva hur SPSM arbetar med att utveckla processer som berör hela myndigheten. Den ska främst vara ett stöd för processtödjarna i arbetet med att kartlägga processer men också hjälpa till att skapa förståelse hos processägare och processledningsgrupper för arbetsgången kring kartläggning, etablering och förvaltning av processer Kund och kundbehov Processens kund: Processer som berör hela myndigheten. Processen startar med att en beställning av kartläggningsuppdrag kommer in till Processledningskansliet och slutar för processtödjarnas del med att processkartläggningen är överlämnad till processägare för fastställande. Kundbehov som ska tillfredsställas: Att kartläggning av SPSM:s processer sker på ett likvärdigt och kvalitetssäkrat sätt Målgrupp Processens användare är i första hand processtödjarna, men den kan även användas av andra som är involverade i myndighetens processkartläggningar 2.3 Mål med processen Målet med processen är att vara ett stöd i att skapa enhetliga och kvalitetssäkrade processkartläggningar samt att skapa en förståelse för helheten. 2.4 Resultat Det kortsiktiga resultatet av processen är att SPSM:s processer kartläggs enligt Processhandboken. Det långsiktiga resultaten (effekten) är att kartläggningarna leder till identifiering av förbättringsområden och en ständig utveckling av myndighetens processer. 3 (5)

4 2.5 Omfattning (och avgränsning) Processen är beskriven främst utifrån processtödjarens perspektiv och därmed mer detaljerad inom delprocessen Kartlägga process. Då kartläggningen slutar för processtödjarnas del med att processkartläggningen är överlämnad till processägare för fastställande är processen inte beskriven lika detaljerat i delprocesserna Etablera och Förvalta process. 2.6 Ansvarig Processledningskansliet äger och förvaltar processdokumentationen, det vill säga processkarta, processpecifikation, eventuell processbeskrivning, checklistor och mallar. 3 Definition 3.1 När startar processen Processen startar med att en beställning av kartläggningsuppdrag kommer in till Processledningskansliet. Processledningskansliet ska endast kartlägga processer som är prioriterade av processägargruppen och beslutade av generaldirektören. 3.2 Processteg Delprocess Kartlägga process beskriver främst arbetet med att kartlägga processen och att ta fram processdokumentationen. Delprocesserna Etablera och Förvalta process beskriver det efterföljande arbetet med att etablera och förvalta processer för en fortsatt utveckling och ständiga förbättringar av myndighetens processer. 3.3 Beroenden och information som använts Den lista som prioriteras av processägarna och fastställs av generaldirektören är avgörande information in till processen. 3.4 System som används VisAlfa används för att dokumentera kartlagda processer. 3.5 Undantag Processen beskriver hur processer som berör hela myndigheten ska kartläggas och omfattar därmed inte processer på enhetsnivå. 4 (5)

5 3.6 Resultat övrigt Kartläggningen av processer kan generera nya och, eller ändrade mallar och blanketter till verksamheten. Kartläggningen kan också visa roller kopplade till olika aktiviteter i processer samt handlingars koppling till arkivredovisningen. 3.7 Tidsåtgång och timing Det är i denna process inte aktuellt med några överlämningar till andra processer och tidsåtgången varierar beroende på vilken process som ska kartläggas och vilken tid på året kartläggningen ska genomföras. 3.8 Problem, risker och möjligheter Problem Att få tillgång till resurser i kartläggningsuppdragen. Svårigheter att få tillgång till videokonferensanläggningar Risker Att deltagare i kartläggningsuppdrag inte har tagit till sig processmetodiken. Att deltagare i kartläggningsuppdrag inte har förstått sin roll i uppdraget. Att deltagare i kartläggningsuppdrag inte har fått tid avsatt för uppdraget inom ramen för sin arbetstid. Begränsningar i VisAlfa Möjligheter Processkansliet består av flera processtödjare vilket gör att fler än en processtödjare kan kopplas till kartläggningsuppdraget. 4 Utvärdering Processen utvärderas ett år efter fastställande eller vid behov. Ansvarig för utvärderingen är Processledningskansliet tillsammans med processägare för processområde Ledningsstöd. 5 (5)