Processer i verksamhetsbaserad arkivredovisning. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Transkript

1 Processer i verksamhetsbaserad arkivredovisning Nora Liljeholm / Riksarkivet /

2 Innehåll Kort om verksamhetsbaserad arkivredovisning Processbeskrivningars funktion i arkivredovisningen Krav på processbeskrivningar enligt RA-FS:en Metod för processbeskrivningar och kartläggning av verksamheten Jämförelse mellan begreppen i ISO/TR 26122:2009 och i RA-FS 2008:4 2

3 Redovisning av verksamhetsinformation Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, RA-FS 2008:4 är i stor omfattning funktionskrav Myndigheterna har stora möjligheter att anpassa arkivredovisningen till det egna behovet Andra krav 2 kap. TF allmänna handlingars offentlighet OSL registrering samt beskrivning PSI-lagen tillgängliggöra verksamhetsinformation Övrig verksamhetsspecifik lagstiftning 3

4 Arkivredovisningens funktion Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att - förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, - överblicka handlingsbeståndet, - söka och ta fram handlingar, och - hantera och förvalta handlingar. 4

5 Verksamhetsbaserad arkivredovisning innebär 1. att klassificera handlingar utifrån den verksamhet de tillkommer i, 2. att beskriva verksamhetsprocesserna (kontext till handlingar), 3. att redovisa de handlingar som inkommer eller upprättas i processerna, och 4. att redovisa handlingarnas förvar. Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som en arkivbeskrivning en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar en arkivförteckning 5

6 Beskrivnings- och redovisningsnivåer 2. Verksamhetsstöd 1. Klassificeringsstruktur: verksamhetsområden och processer 2.2. Personal Anställa personal 2. Processbeskrivning: aktiviteter Upprätta kravprofil Upprätta annons Ta emot ansökan Intervjua Anställa Meddela beslut HT HT HT HT HT HT Kravprofil Annons Ansökan Anteckning Intyg Beslutsbrev 3. Redovisning av handlingar (logisk): handlingsslag och handlingstyper 4. Redovisning av förvar (fysisk o ev logisk): förvaringsenheter 6

7 Vad är en processbeskrivning? En processbeskrivning är en översättning av verkligheten, vad man gör, till ord och bild Beskrivningen ska vara realistisk och lämplig i detaljeringsgrad samt visa på insatser, aktiviteter och utfall Syftar till att öka förståelsen för det sammanhang som handlingarna har framställts i Start A1 A2 A3 A4 Slut 7

8 Varför processbeskrivningar Ge handlingar/information ett sammanhang Verksamhetens behov (informationsstyrning) Rättskipningens behov (rättsäkerhet) Forskningens behov (förståelse, trovärdighet) Processyn på verksamheten innebär att se den utifrån och in, dvs. från brukarnas utgångspunkt Processer är bestående (mer än funktioner) 8

9 Att sätta handlingar i ett sammanhang 9

10 Processbeskrivningar för informationssäkerhetsklassning 10

11 Vid gallringsutredningar Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring (RA-MS:ar) struktureras numera enligt myndighetens klassificeringsstruktur. Gallring föreskrivs för handlingar i en viss process. Därför är det ett krav att i framställningen framgår i vilken eller vilka processer de handlingar man önskar att gallra inkommer eller upprättas. 11

12 Styra hanteringen av handlingar i samband med registrering Klassificeringsstrukturen ersätter d/d-planer eller andra klassificeringsplaner Med uppgifter från arkivredovisningen kan man styra hur handlingen ska hanteras under hela dess livslopp en automatisk dokumenthanteringsplan Finns rätt uppgifter med från början behöver man inte göra om och anpassa vid arkivläggning eller leverans proaktivt tankesätt (rätt från början) = God informationshantering 12

13 Hur kan processer identifieras? Genom analys av verksamheten Uppifrån och ner Nerifrån och upp Iterativt IDEFØ grunderna för processmodellering Information och dokumentation - Analys av verksamhetsprocesser för hantering av verksamhetsinformation (ISO/TR 26122:2009) 13

14 Verksamhetskartläggning Identifiera en myndighets Uppdrag, Mål, Visioner Processer, Arbetsrutiner Begrepp, Information, Intressenter, Organisation, Roller Regelverk Tjänster, Levererat resultat IT-stöd 14

15 Om processbeskrivningar Samtliga processer som avsätter handlingar ska beskrivas Får utelämnas om de inte behövs för förståelsen av processen eller det handlingsslag som bildas Beskrivning i text eller grafiskt Framgå vad som initierar och avslutar processen Innehålla de vanligaste aktiviteterna Framgå om processen är gemensam med en annan myndighet eller enskild 15

16 Detaljeringsnivå En process kan behöva beskrivas mer detaljerat om den har nära koppling till myndighetens uppdrag handläggningen sträcker sig över flera myndigheter den genomförs med stöd av ett elektroniskt verksamhetssystem Ska beskrivas så pass detaljerat att förståelsen, autenticiteten och spårbarheten för handlingarna underlättas. Ska vara möjlig att hantera och förvalta 16

17 ISO/TR 26122:2009 RA-FS 2008:4 Metod: uppifrån och ner Sekvensanalys Funktion Funktionsanalys Transaktion Standarden lyfter fram vikten av att identifiera variationer. Pekar särskilt på ledningens ansvar. Ingen specifik metod föreslås Processanalys Verksamhetsområde Verksamhetskartläggning Aktivitet Arkivredovisningen fokuserar istället på det rutinmässiga, det som bör finnas. Arkivlagen föreskriver om myndighetens (=ledningens) ansvar. 17

18 Verktyg för styrning och uppföljning Ledningssystem för verksamhetsinformation (LVI) ISO 30301:2011 och 30302:2011 Stöd till en organisation att fullfölja sitt uppdrag, genomföra strategier och uppnå mål. Beskriver ett processtänkande och tilldelar roller för högsta ledningen. Styrmedel och kontrollinstrument för hur verksamhetsinformation ska skapas och hanteras. Ger information om hur prestanda kan mätas och kontrolleras. Innehåller bl.a. bilaga med förslag på dokumentationsprocess och styrmedel som ska införas samt checklista för självutvärdering. 18

19 Läs mer Vägledning Redovisa verksamhetsinformation Samarbete med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) om processbeskrivningars betydelse för arkivredovisning och informationssäkerhetsklassning Frågor och svar på riksarkivet.se/verksamhetsbaseradarkivredovisning FGS:er om arkivredovisning på gång 19