Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad

Transkript

1 Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad

2 Välkomna!

3 Kursens mål Öka förståelse för nya sättet att redovisa arkiv Ge förutsättningar för att tillämpa föreskriften RA-FS 2008:4 på just din organisation

4 Före RA-FS 2008:4 Ärende inkom Ärende registrerades Ärende bereddes Ärende avslutades Ärende stod i pärm/låg i mapp och man hittade det genom diariet Efter 1-10 år förtecknades ärende Efter RA-FS 2008:4 Ärende inkom Ärende registrerades Ärende bereddes Ärende avslutades Ärende förvaras i verksamhetssystem Om det behövs för att man ska hitta handlingarna förs ett register över förvaringsenheter

5 Arkivredovisningens funktion Syftet med arkivredovisningen är: Att skapa förståelse för sambanden mellan verksamheten och handlingar/information Att skapa en överblick över informationen som hanteras Att kunna söka och ta fram handlingar Att kunna hantera och förvalta informationen långsiktigt

6 Vision Personal arbetar effektivt kontrollerad gallring Verksamhetssystem Kund får snabba svar Leverans kontroll E-arkiv Metadata strategier styrdokument arkivredovisning E-tjänst Kontrollerat bevarande

7 Nya arkivredovisningen kan bidra till detta

8 Gamla ord nya innebörder Beskrivning av verksamheten KS - Klassificeringsstruktur PB - Processbeskrivningar Arkivförteckning HS - Handlingsslag HT - Handlingstyper FE - Förvaringsenheter

9 En process fråga inkommer fråga registreras fråga handläggs Svar på fråga skickas?! En aktivitet i en process

10 Ett handlingsslag Som innehåller flera handlingstyper fråga inkommer fråga registreras fråga handläggs Svar på fråga skickas?! fråga Registrering i Platina Tjänsteskrivelse svar Handlingstyper

11 fråga inkommer fråga registreras fråga handläggs Svar på fråga skickas?! fråga Registrering i Platina Tjänsteskrivelse svar Vid behov redovisas förvaringsenheter

12 Varför verksamhetsbaserad? Verksamheter är stabilare än organisation Verksamheter förklarar e- handlingar bättre Verksamheter utgår bättre från myndighetens behov än allmänna arkivschemat

13 Varför verksamhetsbaserad ISDF RA-FS 2008:4 Är anpassad till internationella arkivstandarder vilket gör det lättare att skapa gemensamma sökdatabaser ISAAR(CPF) ISAD(G)

14 Arkivbeskrivning verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation Klassificerings struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation

15 Arkivbeskrivning verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation Klassificerings struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation

16 Arkivbeskrivning I princip samma krav som gällt sedan sidor om: 1. Myndighetens namn 2. Tidpunkt för myndighetens tillkomst och upphörande 3. Myndighetens verksamhet 4. Myndighetens organisation 5. Sökmedel till arkivet 6. Sekretess och gallring 7. Överlämnande av arkiv från annan myndighet/enskild 8. Överlämnande av arkiv till annan myndighet/enskild 9. Arkivverksamhetens organisation

17 Exempelvis Lille Dan 1951 Skolskepp fram till 1996, numera hyrs hon ut för nöjesseglingar. Skeppet leds av en kapten, se bilagd organisationsskiss. Sökmedel till arkivet är diariet, arkivförteckningen och loggboken. Personalsociala handlingar innefattas av sekretess enl. 2009:400, 39 kap. Arkivet gallras enligt RA-FS 1991:6, 2004:3 och 2006:5 och lokalt gallringsbeslut Förutom det egna arkivet förvaras även kapten Jensens privatarkiv ombord. Arkivet sköts av jungman Jansson, arkivansvarig är kapten Jensen.

18 Arkivbeskrivning verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation Klassificerings struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation

19 Verksamhetsbeskrivning - kartläggning Inventering Regelverk Mål/visioner Processer/arbetsrutiner Begrepp/information IT-stöd Tjänster/levererat resultat

20 Verksamhetskartläggning Uppifrån och ner, nerifrån och upp Underlag Förändring Effektivisering

21 Verksamhetskartläggning Standard 26122:2008 mål, strategier, kärnverksamhet, processer, aktiviteter dvs uppifrån och ner sedan upp igen iterativt Vad styr verksamhet? lagar och mål Hur kan dessa struktureras övergripande? I verksamhetsområden Vilka aktiviteter finns i processerna I vilka processer kan de delas in?

22 Klassificeringsstruktur Sammanlagda resultatet av verksamhetskartläggningen Representerar verksamheten Indelad i flera nivåer

23 Strukturdelar Styr Stöd Kärn Processgrupper Processer aktiviteter

24 Strukturdelar Verksamhetens behov styr detaljeringsgraden De processer som avsätter handlingar

25 Gripenskolan Styrandeverksamheter Stödjandeverksamheter Ekonomiprocesser HR-processer Rekrytering Lön och arbetstid Lokalförsörjning, säkerhet och intern service Verksamhetsområde undervisning Verksamhetsområde fritid Verksamhetsområde ge särskilt stöd

26 Gripenskolan 1 Styrande verksamheter 2 Stödjande verksamheter 2.1 Ekonomiprocesser Viktigt krav att alla strukturenheter har unika nummer 2.2 HR-processer Rekrytering Lön och arbetstid 2.3 Lokalförsörjning..

27 Nr Namn på verksamheten 1 Styrande verksamheter 1.1 Politisk styrning Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Ta beslut på delegation 1.2 Upprätta och följa upp styrdokument 1.3 Verksamhetsledning Organisation av arbete Verksamheter rörande förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer Dialog mellan enskild medarbetare och chef 1.4 Granskning av kommunens verksamhet Revision Tillsyn

28 Processbeskrivning grafiskt 3.2 Besvara forskarförfrågningar Fråga Fråga inkommer Fråga handläggs Svar på fråga skickas Svar

29 Övning Processen att hålla kurs 1 vad är förädlingsobjektet? 2 hur ser processen ut? beskriv i mellan 4 och 12 steg 3- Rita och skriv som flöde stort och tydligt (Lägg inte till information som skapas)

30 Arkivbeskrivning verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation Klassificerings struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation

31 En process Ett handlingsslag

32 En arkivförteckning ska innehålla Beteckning på handlingsslaget Namn på ingående handlingstyper (eller grupper av handlingstyper) handlingstypernas förvaring (organisation) Gallring och sekretess Råd ta med tabellfält om kommentar/anmärkning

33 2.2.1 Rekryteringshandlingar (KS 2012:1) Handlingstyper Förvaring Gallring Sekretess Kommentar Kravspecifikation, annons och registrerade ansökningar Platina/ E-handlingar i Offentliga jobb Bevaras i Platina Nej Platina Se systemdok 1234 Offentliga jobb se systemdok 1237 Inkomna ansökningar, de som ej fått tjänsten E-handlingar i Offentliga jobb De som ej antagits gallras efter 2 år eller skickas tillbaka Nej Inkomna ansökningar, de som fått tjänsten Platina/ personalakt Bevaras Nej CV, ansökningsbrev, bevis på behörighet Anställningsbevis Papper i personalakt Bevaras Nej

34 Handlingstyper Ange alla handlingstyper även de som ska gallras. Ibland kan man bunta ihop samma handlingstyper som förekommer i samma aktivitet, exempelvis, bevis i ärende eller bilagor till ärenden som kan se mycket olika ut men som fyller samma funktion.

35 Förvaring Genom information i fältet förvaring underlättas åtkomst och hantering Kan ersätta/ räcka som redovisning av förvaringsenheter (inventeringslista) Ange så noga som behövs för att möjliggöra hantering och åtkomst

36 Förvaring Tänk på att organisera era pappershandlingar så att de uppfyller RA-FS 2006:1 och 2006:4 Använd åldersbeständigt godkänt papper. Använd arkivbeständigt papper minst 80 gram, för det som ska bindas in. Använd godkända skrivare/kopiatorer (kräv leverantörsförsäkran). Bläck, pennor mm ska också vara arkivbeständigt. Undvik post-it lappar, gem och plast. Använd inte färgade papper. Rensa ut dessa vid arkivläggning.

37 Förvaring Utgå från Malmö stads riktlinjer för informationssäkerhet Om uppgifter i databasen ska gallras enl. Socialtjänstlag ska gallringsstrategi finnas Om databasen/ verksamhetssystemet ska bevaras ska det kunna konverteras till godkänt format enl. RA-FS 2009:2 Ta kontakt med stadsarkivet om ni är osäkra Inga verksamhetssystem som innehåller allmänna handlingar får gallras/avslutas utan ett gallringsbeslut

38 Gallring/ bevarande Skriv in gallringsbeslut och gallringsfrist Exempelvis gallras på 2 år enligt KS beslut dnr 2007/00495 (när det gäller sociala arkiv).

39 Sekretess Ange gärna paragraf i offentlighets och sekretesslagen exempelvis personalsociala handlingar OSL 2009:400 kap 39, 1, i högst 50 år. Om det inte är sekretess så skriv gärna in det så att det framgår att kolumnen är ifylld och inte bortglömd.

40 Kommentar Här kan ni föra in hänvisning till systemdokumentation för att uppfylla kraven om att redovisa elektroniska handlingstyper mer ingående. Fältet kan också användas för att förklara och underlätta arkivhanteringen i stort. Även fler fält får användas detta är minimiuppgifter.

41 Redovisning av elektroniska handlingar Mer detaljer för att skapa förståelse 1. Typer av uppgifter som ingår i handlingstypen 2. Hur handlingstypen är presenterad 3. Samband med andra handlingstyper 4. Namn på verksamhetssystemet (databasen) 5. Samband med systemdokumentation

42 Exempel 1. Typer av uppgifter som ingår i handlingstypen Se skärmdump: Nämnd, diairieplan, diarienummer, ärendemening, förvaltning, avdelning, enhet, handläggare, initierare, beslut, bevakning, sekretess, kungörelse, beslutsplanering, avslut, diariförda dokument, arbetsdokument 1. Hur handlingstypen är presenterad Som registerkort, fält som kan fyllas i (SQL) 2. Samband med andra handlingstyper Kan visas som lista, kommer upp i sökfält, se sysdok 3. Namn på verksamhetssystemet (databasen) - DocuLive 4. Samband med systemdokumentation Se systemdokumentation för DocuLive 1234

43 Arkivbeskrivning verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation Klassificerings struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation

44 Förvaringsenheter Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar Mer flexibel än tidigare Logisk förvar, exempelvis verksamhetssystem Fysiskt förvar, på server, på papper i pärm/mapp/arkivskåp/arkivbox/magasin

45 Exempel på övergripande redovisning Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, redovisning av förvaringsenheter(fe) Namn Placering Nr på FE Omfattning Typ av fe anm Pappers handlingar som bevaras Rum :1-100 KS 2012:1 HS arkivboxar Ligger i diarenummer ordning på år. Pappers handlingar som gallras Rum :1-4 KS 2012:1 HS Lastpallar DocuLive System för bevarande KS 2012:1 HS E-arkiv Se systemdok. Raindance System för bevarande KS 2012:1 HS E-arkiv Se systemdok. Semesterdata basen Oraklet KS 2012:1 HS Server Innehållet gallras efter 2 år.

46 Exempel på benämning på särskilda sviter (om så behövs) Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, (KS 2012:1) FE nr 1.1.1: Diarieförda pappershandlingar i arkivboxar Nummer på förvaringsenhet ska kunna stå för sig själv Både logisk och fysisk förvaring kan ändras under tiden, Exempel på numrering på förvaringsenheter 1 (pappers handlingar) 1.1 (pappershandlingar som bevaras) 1.1.1(pappershandlingar som bevaras, handlingar i dnr ordning) (pappershandlingar som bevaras i dossierordning) (pappershandlingar som bevaras i..) 1.2 (pappershandlingar som gallras) 2 (elektroniska handlingar) 3 (audiovisuella handlingar)

47 Exempel på redovisning av svit (inventarielista) Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, (KS 2012:1) FE nr Diarieförda pappershandlingar i arkivboxar Volym nr Tid HS/anmärkning Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Serien i dnr. ordning för samtliga HS som diarieförs.

48 Exempel samband lista etikett på volym Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, (KS 2012:1) FE nr Volym nr Diarieförda pappershandlingar i arkivboxar Tid Malmö stadsarkiv ämbetsarkiv Dnr KS 2012:1 Diarieförda handl HS Nr :1

49 Exempel på olika etiketter Malmö stadsarkiv ämbetsarkiv KS 2012:1 Diarieförda handl HS Nr :1 Representationskommittén KS 2012:1 Protokoll med bilagor HS Gripenskolan KS 2014:4 Betygskataloger HS :7

50 Arkivbeskrivning verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation Klassificerings struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation

51 Dokumentation För att skapa förståelse Beskriv metoder och standarder som använts Förklara hur hela arkivredovisningen ska läsas och hur de hör samman med annan redovisning, exempelvis systemdokumentation och andra styrdokument Förklara förkortningar, koder, utformning och versionsnumrering. Förklara vad förvaringsenheternas nummer står för Ange gärna en strategi för hur dokumentet ska förvaltas och vem som är ansvarig för förvaltningen (arkivansvarig och arkivredogörare)

52 Versionshantering Arkivredovisningen ska kunna läsas samlat Ändringar ska anges med versionsnummer och datum Alla ändringar behöver inte betyda att hela strukturen ska ersättas men det ska framgå vilka versioner som hör samman

53 Arkivbeskrivning (AB 2012:1) Verksamhetsbeskrivning (VB 2012:1) Verksamhetsinformation (VI 2012:1) Klassificerings Struktur (KS 2012:1) Verksamhetsområden Arkivförteckning (AF 2012:1) Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter (FE 2012:1) Dokumentation (DO 2012:1)

54 Arkivbeskrivning (AB 2012:1, gäller även för VI 2013:1) Verksamhetsbeskrivning (VB 2012:1) Gäller även för VI 2013:1 Verksamhetsinformation (VI 2013:1) Klassificerings Struktur Verksamhetsområden Arkivförteckning Process Handlingsslag Handlingstyper Processbeskrivningar aktivitet Förvaringsenheter Dokumentation (DO 2013:1) (bör byggas på vid varje förändring)

55 Exempel på uppdatering

56 Versionshantering Ibland räcker det med korrigeringar Ibland får hela strukturen bytas ut

57 Ska vara infört Enl, föreskrifter för arkivvården antagna av Kommunstyrelsen 9 nov

58 Hur kommer jag igång? Skapa direktiv och arbetsorganisation Identifiera processer och handlingsslag Skapa klassificeringsstruktur och arkivförteckning Kontrollera med hela personalen att de känner igen sig Se arkivredovisningen som en helhet och inte som separata dokument Detta är ett gemensamt arbete som inte kan utföras av en enda person!

59 Litteraturtips Ljungberg mfl Processbaserad verksamhetsutveckling MSB och RA Vägledning för processorienterad Informationskartläggning RA Redovisa verksamhetsinformation VERVA Hitta potentialen