PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1

Transkript

1 PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING Page 1

2 Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 Riksarkivet beskriver i sin föreskrift RA-FS 2008:4 en modell där arkiv ska struktureras utifrån vilken process handlingen tillhör. Riksarkivet är arkivmyndighet för alla statliga myndigheter och har beslutat att de måste ha helt övergått till det nya redovisningssättet senast vid årsskiftet 2013/14. För icke-statlig verksamhet är det inte lag men kommuner och andra förväntas ansluta sig till det nya arkivredovisningen.

3 Vad innebär detta egentligen? Att myndigheterna ska förteckna sina handlingar efter verksamhetens processer Att den är någonting helt annat än allmänna arkivschemat; A Protokoll B Utgående handlingar C Diarier D Liggare och register E Inkommande handlingar F Ämnesordnade handlingar G Räkenskaper Att arkivredovisningen är medieoberoende Att den med stor sannolikhet skall betjäna mer än ett system Page 3

4 Exempel på svårigheter vid kvalitetssäkringen Strukturerna måste säkras Strukturenheterna (verksamhetsområden, processgrupper och processer) måste synkroniseras i trädstrukturer 1 KS 1: Strukturenheterna måste med bibehållande av trädstruktur relateras till en eller flera klassificeringsstrukturer (processkartor) Handlingsslagen (strukturenheterna) måste få en korrekt uppsättning handlingstyper Htyp1 Htyp3 Htyp Htyp1 Htyp Bilden visar bara en bråkdel av den mängd objekt som kan förekomma

5 Exempel på svårigheter vid kvalitetssäkringen Strukturenheter tillhör klassificeringsstrukturer KS 2: tid Strukturenheterna 1.3 och 4.1 har en livslängd som inte överlappar klassificeringsstrukturens Strukturenheter (verksamhetsområden, processgrupper och processer) har en livslängd med ett start och slutdatum. En strukturenhet kan bara tillhöra en klassificeringsstruktur/processkarta om deras livsperioder åtminstone delvis överlappar

6 Exempel på svårigheter vid kvalitetssäkringen Förändringar ska kunna följas tid RA-FS 2008:4 6 kap 3 :...Arkivredovisningens uppgifter ska relateras till varandra över tiden... Det innebär bl.a. att det måste gå att följa hur strukturenheter slås samman och delas upp. Det förra arkivschemat levde i över hundra år

7 Exempel på svårigheter vid kvalitetssäkringen Kontroll av när strukturenheter ersätter varandra ändringsdatum Från 1.2 Till 1.8 Från 1.2 Till 1.8 Från 1.2 Till 1.8 Från 1.2 Till 1.8 Från 1.2 Till fortsätter att leva efter ändringsdatum 1.8 har inte börjat att leva på ändringsdatum När en eller flera strukturenheter ersätts av en eller flera andra strukturenheter måste detta kontrolleras mot tiden. Den strukturenhet som ska ersättas måste vara avslutad senast dagen före ändringsdatumet och den som ersätter måste existera på ändringsdatumet.

8 Varför processorienterad arkivredovisning? Sätta ett verksamhetsperspektiv på information som hanteras för att underlätta återsökning Hålla handlingar ordnade på ett begripligt och överskådligt sätt för att på så sätt skapa förutsättningar för att hitta i ett arkiv nu och i framtiden Page 8

9 Var befinner vi oss nu 447 dagar innan 2013/14 Processkartläggning Systemstöd Kompetens i organisationen Stöd i organisationen Förankring Page 9

10 Införande av RA-FS 2008:4 ger stora konsekvenser Nytt IT-stöd för arkivredovisning Skaffa Diariesystem: Diabas, Platina, W3D3, 360º m.fl. Modifiera E-tjänster Modifiera E-arkiv Andra applikationer Processer, ansvarsroller, införande, anvisningar, m.m. Komplettera Se över Utveckla

11 Exempel på organisatoriska konsekvenser Arkivredovisningen ska vara navet i verksamheten. Är det då arkivarien som ska vara ansvarig för den? Kanske. Men processkartan är inget som är specifik för arkivredovisningen utan har många andra användningsområden arkivredovisningen påverkar applikationer som arkivarien inte är ägare av Administratör Arkiv Processkartläggningar Arkivredovisning E-tjänster Dokumenthanteringssystem Ekonomisystem Inköpssystem Andra arkivredovisningssystem Ärendehanteringssystem Andra Personaladministrativa system Det behövs beslut om vem som system är ansvarig för arkivredovisningen, vem som administrerar den, hur den får förändras, processägarskap, o.s.v

12 Exempel på regelkonsekvenser Klassificeringsstrukturen (processkartorna) kan innehålla många nivåer. Knyter man handlingar till strukturenheter på nivåer långt nere i processkartan så blir informationen väldigt fragmenterad och kan bli svår att återsöka. Men viktigast är att det blir för mycket att välja på när kopplingen ska göras på nivåer högt upp i processkartan så blir det svårt att hitta någonting eftersom så många handlingar då blir förda på samma strukturenhet till enbart processer så kan en sådan nästa dag ha ändrats till att bli en processgrupp Det behövs regler (och programstöd) för att styra hur handlingar fixeras till en strukturenhet.

13 Exempel på fler frågeställningar/konsekvenser Hur förankrar vi arkivredovisningen och lösningarna för den i verksamheten? Viktigast, hur får vi ledningens stöd (och pengar)? Hur gör vi om det krävs ändringar i applikationer där produktägaren inte tycker att det är prioriterat? Hur ska lösningen inklusive processkartorna förvaltas? Hur ska vi arbeta med att utveckla processkartorna? Finns det goda exempel? Vilka verktyg ska vi använda? Ansvarsroller? Hur ser vårt utvecklingsprojekt ut? Processen för förändring av processkartan? Hur hanterar vi IT-stödet? Hur skaffar vi oss överblick över förändringsbehov? Hur gör vi förändringarna? Specifikt, hur gör vi om vi har standardprodukter som leverantören inte vill anpassa för den nya redovisningen? Hur gör vi med e-tjänsterna? Allmänheten kan inte förväntas ange processkoppling och ofta direktintegrerar e-tjänsterna sitt data i verksamhetssystemen Hur göra med befintliga system för arkivredovisning? Hur påverkas e-arkiv?

14 Vision, mål och strategi Skapa förståelse och förankra Handlingsplan Verksamhet Handlingsplan IT Genomförande Hjälp och stöd PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING

15 Vision

16 Mål Kortsiktiga mål Detta berör inte oss Låta andra gå före och visa vägen Skapa förståelse i den egna organisation för vad detta egentligen innebär Återanvända tidigare genomförda kartläggningar Utgå från diarieplan/dokumenthanteringsplan Samla egna erfarenheter Långsiktiga mål Stoppa huvudet i sanden Kartlägga hela organisationen Både gammal och ny information ordnat på ett processorienterat sätt Bli utsedd till bästa organisation inom området

17 Strategi Fastställa och enas om en strategi som vi gemensamt tror på Sida 17

18 Vision, mål och strategi Skapa förståelse och förankra Handlingsplan Verksamhet Handlingsplan IT Genomförande Hjälp och stöd PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING

19 Ledningens syn och stöd Ledningens syn Budget Processkartor Projekt för att skapa projektkartor Process för att förändra processkartor Ansvarsroller

20 Produktägarnas stöd Produktägarnas syn på Fördelar med ett införande Nackdelar med ett införande Hinder med befintligt/nytt system Möjligheter med befintligt/nytt system Bindande åtagande Resurser Tidsplaner Sida 20

21 Förvaltning av lösningen Förvaltningsorganisationens utseende Ansvarsroller Sida 21

22 Vision, mål och strategi Skapa förståelse och förankra Handlingsplan Verksamhet Handlingsplan IT Genomförande Hjälp och stöd PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING

23 Projektplan för processarbetet Inventering av underlag för arbetet Omvärldsbevakning och externa exempel Interna dokument och processkartor att utgå från Diarieplaner Dokumenthanteringsplaner Verktygsval Utforma och besluta om projektplan

24 IT-stöd för att rita processkartor 1(2)

25 IT-stöd för att rita processkartor 2(2)

26 Vision, mål och strategi Skapa förståelse och förankra Handlingsplan Verksamhet Handlingsplan IT Genomförande Hjälp och stöd PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING

27 Kartlägga behov av IT-stöd Tekniskt stöd för arkivredovisningen Vilka IT-system ska det betjäna? Hur hanteras information enligt det gamla arkivschemat? Vilket behov finns det av att anskaffa nytt stöd för arkivredovisningen? Förändringsbehov i applikationer Hur och vem utför förändringarna? Hinder för förändringar? Sida 27

28 E-arkiv Finns e-arkiv med i bilden? Hur påverkas e-arkivet av processorienterad arkivredovisning? Sida 28

29 Vision, mål och strategi Skapa förståelse och förankra Handlingsplan Verksamhet Handlingsplan IT Genomförande Hjälp och stöd PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING

30 Genomförande Sida 30

31 Vision, mål och strategi Skapa förståelse och förankra Handlingsplan Verksamhet Handlingsplan IT Genomförande Hjälp och stöd PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING

32 Kom igång med Processorienterad Arkivredovisning Visma Consulting erbjuder certifierade, erfarna processförändrings- och utvecklingskonsulter som kan bistå i förändringsarbetet i samband med införande av verksamhetsorienterad arkivredovisning. Aktivitet Deltagare Resultat #1 Seminarium om de nya föreskrifterna (vad, varför, hur) #2 Seminarium med genomgång av vad, varför och hur samt presentation av ledningens syn Ledning och arkivansvariga Intresserade Ledningen får en förståelse för behoven Förankring av kommande förändringsbehov #3 Idéseminarium för inventering och prioritering Verksamhetsansvariga Underlag för handlingsplan Verksamhet #4 Genomgång av vilka krav den nya arkivredovisningen ställer på ett IT-stöd samt diskussion om påverkan på befintliga system. #5 Framtagande och redovisning av handlingsplan Systemägare och ITansvariga Ledning, representanter verksamhet och IT Underlag för handlingsplan IT Beslutad handlingsplan

33 Page 33 Demo och erfarenhetsutbyte

34 Sida 34

35 Page 35