Arkivredovisning, gallring och export

Transkript

1 Arkivfunktioner i Platina Arkivredovisning, gallring och export Peter Foberg, Agio Marte Sandvik, Produktspecialist Formpipe Fredrik Berglund, Produktchef Formpipe

2 Agenda Introduktion Bakgrund Lösningen i Platina Djupare genomgång av hur jobba med arkivredovisningen Avancerade tillämpningar Diskussion

3 Vad är en arkivredovisning? Arkivredovisningen beskriver hur verksamhetens information ska hanteras konsekvent för ökad insyn och åtkomst. Ett begrepp som har ändrat innebörd Arkiv Redovisning Informations Arkiv redovisning Papper Fysiska volymer Avställda handlingar Vid arkivering Digitalt Verksamhets system Aktiva handlingar Vid registrering

4 Verksamhetsbaserad arkivredovisning 2009 beslutade riksarkivet att införa Verksamhetsbaserad arkivredovisning. De nya riktlinjerna beskrivs i RA-FS 2008:4. Från 1. Januari 2013 var alla statliga myndigheter skyldiga att registrera sin information enligt de nya föreskrifterna Kommuner och landsting är inte skyldiga att följa föreskriften men många använder den som stöd för att genomföra en processbaserad arkivredovisning

5 Syftet med verksamhetsbaserad arkivredovisning Syftet med denna omställning är att göra det enklare att - både registrera och söka information - överblicka handlingsbeståndet - förstå sambanden mellan verksamheten och dess handlingar - se handlingarna i sitt aktuella sammanhang och Allt genom att koppla handlingarna till en klassificeringsstruktur som speglar verksamheten och dess processer.

6 Arkivredovisning i Platina Med Platina får arkivarierna ett verktyg att skapa arkivredovisningen och på ett enkelt sätt förvalta den över tid och verksamheten får ett verktyg att läsa regelverket kring hantering som de ska följa i sitt dagliga arbete Enligt kraven i RA-FS 2008:4.

7 Arkivredovisning i Platina Arkivredovisningen i Platina utgörs av ett antal objekt som är relaterade till varandra i en trädstruktur. Information om arkivbildare och arkiv kan registreras och tas ut i rapporter som arkivbeskrivning och arkivförteckning Kopplat till respektive arkiv finns en klassificeringsstruktur innehållande aktuella strukturenheter som verksamhetsområden processgrupper och processer/handlingsslag. Kopplat till varje process beskrivs hanteringen av de handlingstyper som uppstår i processen. T.ex regler för gallring och sekretess. Struktur och information enligt RA-FS 2008:4!

8 Ny och sök i Platinas gränssnitt Menyvalet Ny Arkivbildare finns tillgänglig för användare med rollen Arkivarie. Menyvalen under sök finns tillgängliga för alla. Vem som får göra vad är självklart möjligt att administrera från administratörsgränssnittet. DEMO!

9 DEMO - Arkivbildare - Strukturen på egenskapskorten - Arkiv - Klassificeringsstruktur - Rapport med bild - Referens till handling i diariet. Beslutet från mötet inom vilket att beslutet om klassificeringsstrukturen blev fattat. - Process

10 Arkivredovisning i Platina

11 Arkivredovisning i Platina - Rapporter Med Platina Arkivredovisning följer et antal rapporter som gör det möjligt att få uppgifterna i arkivredovisningen presenterat som: Arkivbeskrivning. Arkivförteckning med möjlighet till etikettutskrift. Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. Dokumenthanteringsplan/hanteringsanvisningar. Rapporterna finns tillgängliga från aktuella strukturenheters egenskapskort i lösningen. Användaren kan exempelvis tillgå Arkivbeskrivningen från arkivbildaren och arkivets visningsbild, och dokumenthanteringsplanen från handlingsslaget eller handlingstypens visningsbild.

12 Arkivredovisning i Platina - Revisionshantering Sökrapporter kan användas för att presentera information om den revision av t.ex. en process som var gällande vid ett visst datum. D.v.s. att man kan presentera t.ex. klassificeringsstrukturen så som den såg ut vid det valda datumet. Urvalet görs via sökvyn för respektive strukturenhet genom att ange ett datum i detta fält.

13 Arkivredovisning i Platina - Summering Med Platina får arkivarierna ett verktyg att skapa arkivredovisningen och på ett enkelt sätt förvalta den över tid och verksamheten får ett verktyg att läsa regelverket kring hantering som de ska följa i sitt dagliga arbete Lösningen gör det möjligt och enkelt för myndigheten att hantera sin arkivredovisning enligt kraven i Riksarkivets föreskrifter i RA-FS 2008:4.