RIKSARKIVET Dnr RA /4296 Tillsynsavdelningen Normeringsenheten B-M Östholm, enhetschef

Transkript

1 RIKSARKIVET Dnr RA /4296 Tillsynsavdelningen Normeringsenheten B-M Östholm, enhetschef Kontakter: Britt-Marie Östholm Torbjörn Hörnfeldt 1 Konsekvensbeskrivning med textkommentarer 1. Gällande rätt Ett insyns- och sökinstrument En myndighets arkiv bildas, i enlighet med 3 arkivlagen (1990:782) av de allmänna handlingarna från verksamheten. Handlingarna ska vara tillgängliga så att de kan tillgodose allmänhetens insynsrätt samt förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information. Insynsrätten (offentlighetsprincipen) kan sägas bestå av tre grundstenar: ärendeinsyn, verksamhetsinsyn och kunskapinsyn. För att insynsrätten ska fungera på det sätt som avses i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) måste myndigheterna upprätta insynsoch sökinstrument till sina allmänna handlingar. Det är en förutsättning för att medborgarna skall kunna orientera sig i myndigheternas informationsmängder, och för att kunna identifiera och efterfråga handlingar utan föregående kännedom om deras existens. Sådana instrument behövs också för att myndigheten själv skall kunna kontrollera och söka i sitt handlingsbestånd. Även andra intressenter ska på kort och lång sikt kunna använda sig av de hjälpmedel som myndigheten har upprättat. Bestämmelser om registrering, beskrivning och förtecknande av myndigheternas allmänna handlingar har därför införts i sekretesslagen och arkivlagen.tillsammans kan regleringen sägas utgöra handlingsoffentlighetens stödsystem 1. Registrering Bestämmelserna om registrering i 15 kap. 1-2 sekretesslagen (1980:100) avser registrering på handlingsnivå, medan bestämmelserna om registrering i arkivlagen avser en mer överordnad nivå. I 5 1 arkivlagen sägs att myndigheterna skall ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenslig arkivvård. Den praktiska innebörden av detta framgår inte av lagtexten. I förarbetena till lagen 2 framhålls dock att registreringen har betydelse för arkivets struktur och att man vid uppdelningen av handlingar på olika ärendegrupper skall tänka på vad som lämpligt från arkivsynpunkt. Riksarkivet har också utfärdat allmänna råd med en sådan inriktning 3. Där sägs bl.a. att registret bör innehålla uppgifter om verksamhetsgren och 1 Offentlighets- och sekretesskommitténs betänkande (SOU 2001:3, sid 243 ff). 2 Prop. 1989/90:72 Arkiv m.m. 3 Riksarkivets allmänna råd om registrering (RA-FS 1997:5).

2 2 organisatorisk enhet samt vid behov uppgifter om handlingstyp, gallring och sekretess. I de allmänna råden finns även andra bestämmelser som är inriktade på insyn och tillgänglighet, såsom kravet på redovisning av koder och förkortningar i klartext, kravet på att sökbarheten skall kunna tillgodoses över tiden m.m. Beskrivning Ett krav på beskrivning av myndigheternas handlingsbestånd finns både i 15 kap. 11 sekretesslagen och 6 arkivlagen. Sekretesslagens bestämmelser avser endast upptagningar för automatiserad behandling. Arkivlagens krav är medieoberoende. Arkivredovisningen är därmed det enda instrument som omfattar myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av medium. I enlighet med förarbetena till arkivlagen 4 ska arkivbeskrivningen omfatta sådan information som kan ge utomstående en överblick över vad som kan finnas att hämta i myndighetens arkiv och hur detta arkiv i huvudsak är organiserat. Den bör också visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, och sådana förändringar som är av betydelse från arkivsynpunkt. Slutligen förutsätts att instrumentet ger uppgifter om de gallringsregler som tilllämpas och har tillämpats. Riksarkivet föreskrifter 5 om arkivbeskrivning har samma inriktning som förarbetena. Förtecknande I 6 arkivlagen sägs att myndigheterna ska ha en arkivförteckning. Inte heller i detta fall ges några detaljerade regler om utformningen i lagtexten. I förarbetena 6 nämns att en arkivförteckning ska omfatta hela arkivets innehåll, inte enbart diarieförda handlingar, och att den ska vara uppställd efter systematiska grunder. Vidare sägs att den ska fungera som ett praktiskt och detaljerat sökmedel för såväl myndighetens personal som för allmänheten. Samtidigt ska den fungera som en inventarieförteckning och ett kontrollinstrument över hela arkivet. Bestämmelser med denna inriktning ges i Riksarkivets föreskrifter som utfärdats med stöd av 11 arkivförordningen (1991:446) 7. I enlighet med Riksarkivets föreskrifter ska myndigheternas arkiv klassificeras i enlighet med en fastställd förteckningsplan. Den ursprungliga versionen av planen infördes i svensk statsförvaltning redan 1903 och utgick från den tidens informationshantering. Förteckningsplanen har under åren modifierats, men i huvudsak är den oförändrad sedan dess. Planen utgörs av åtta fasta huvudavdelningar som representerar olika sätt att arkivlägga och organisera handlingar, t.ex. efter funktion, form, process, objekt eller ämne. Varje myndighet ska upprätta en myndighetsspecifik tillämpning av planen genom en hierarkisk-systematisk underindelning av huvudavdelningarna. Hela arkivet oberoende av medium och verksamhetsområde ska redovisas i enlighet med planen. Åtkomsten till handlingarna ska säkerställas bl.a. genom att arkivets volymer, t.ex. arkivboxar och magnetsbandskassetter, ska märkas och redovisas med en unik beteckning. Arkivförteckningen ska kompletteras årligen. 4 Prop.1989/90:72, s. 73, Arkiv m.m. 5 6 kap. Riksarkivets föreskifter och allmänna råd hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrad RA-FS 1997:4) 6 Prop. 1989/90:72, s. 37 f och s. 73, Arkiv m.m. 7 6 kap. RA-FS 1991:1

3 3 2. Brister i nuvarande arkivredovisning 8 Myndigheternas handlingar ska som tidigare nämnts klassificeras i enlighet med en föreskriven förteckningsplan som infördes i svensk statsförvaltning för mer än hundra år sedan. Planen överensstämde ganska väl med handlingarnas arkivläggning och organisation under 1900-talets första hälft. Under senare årtionenden har förvaltningens arbetssätt förändrats så att en klassificering i enlighet med planen har blivit alltmer konstruerad. En fortsatt tillämpning skulle innebära att värdefulla samband med verksamheten bröts upp och förstördes. Planen har också visat sig svår att förstå för myndighetens personal och för allmänheten. Arkivförteckningen kan därmed inte fylla den avsedda funktionen som insyns- och sökinstrument. I nuvarande föreskrifter anges att arkivförteckningen ska kompletteras årligen. När Statens arkiv under 1990-talet genomförde landsomfattande inspektioner konstaterades att det förelåg stora brister i arkivredovisningen hos myndigheterna, och att förtecknande av digital information till största delen saknades. Bristerna är förståeliga med hänsyn till att det nuvarande redovisningssättet inte är anpassat till dagens dokument- och ärendehantering. Riksarkivet inledde därför under senare delen 1990-talet arbetet med att ta fram en ny modell för arkivredovisning. 3. Arbeten avseende en ny arkivredovisning InfotekRed. Arbetet med arkivredovisning bedrevs till en början inom ett projekt benämnt InfotekRed. Projektet genomförde inledningsvis en enkätundersökning som bekräftade de missförhållanden som framkommit i inspektionsverksamheten. Arkivredovisningen uppfattades som föråldrad och något som gjordes för att tillfredställa arkivmyndigheterna. Flera myndigheter menade att diarierna fyllde funktionen som sökinstrument. Vad som då inte beaktats är att arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd oberoende av verksamhet, inte bara ärendehandläggning. Vidare måste handlingarnas åtkomst på sikt säkerställas. Utan redovisning av förvaringsenheter kan handlingarna inte tas fram när de inte längre är aktuella i verksamheten. Det konstaterades att projektets mål att samordna arkivredovisningen med myndigheternas egna system, t.ex. ärendehanterinsgssystem, skulle underlättas om en lagändring kom till stånd där bestämmelserna om registrering, beskrivning och förtecknande i arkivlagen och 15 kap. sekretesslagen samordnades. Projektet tog fram en rapport med analys av problemen och förslag till åtgärder 9. Rapporten tillställdes regeringen som överlämnade rapporten till Offentlighets- och sekretesskommittén (OSEK). Kommittén lämnade först ett förslag till ändringar i 2 kap. TF 10 om förtydligande av handlingsbegreppet i IT-miljö och en förstärkning av sambanden mellan TF och arkivlagens bestämmelser. I nästa betänkande lämnades förslag till en ny lag med samordning av de nämnda stämmelserna om registrering, Arkivredovisning är en samlingsbeteckning för arkivbeskrivning och arkivförteckning Riksarkivets rapport: Insyn i medborgarnas tjänst ( ) Offentlighetsprincipen och den nya teknksen (SOU 2001:3)

4 4 beskrivning och förtecknande 11. Förslagen till ändringarna i TF genomfördes 12 medan förslaget till en ny lag om hantering av allmänna handlingar ännu inte har lett till några åtgärder. Riksarkivet återupptog efter en väntetid arbetet med arkivredovisning med ursprunglig inriktning, inom ramarna för gällande lagstiftning och föreskriftsrätt. NAP: Arbetet med att ta fram en ny modell för arkivredovisning återupptogs 2003 av projektet Nya arkivprinciper (NAP). Projektet har haft en referensgrupp och en grupp med försöksmyndigheter. I försöksgruppens möten har ett antal statliga myndigheter och ett par kommuner deltagit. De flesta av myndigheterna i gruppen har påbörjat redovisning i enlighet med den nya modellen. Det kan nämnas att bl.a. följande statliga myndigheter har fått dispens från den gamla förteckningsplanen för att övergå till en processorienterad arkivredovisning: Premiepensionsmyndigheten, Tingsrätterna, Inskrivningsmyndigheterna, Centrala studiestödsnämnden, Verket för innovationssystem, Kronofogdemyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, Försäkringskassan, Läkemedelsförmånsnämnden, Skatteverket, Åklagarmyndigheten och Södertörns högskola. Förutom arbetet med föreskrifter om arkivredovisning har projektet deltagit i ett antal seminarier och konferenser för att informera om det pågående arbetet. Arbetet fortsätter under 2008 med remisshantering, slutlig utformning av föreskrifterna och en vägledning med exempel på tillämpningar. ARES: Från och med sommaren 2007 finns ett projekt inom Riksarkivet, benämnt ARES, som står för arkivredovisningens element och struktur. Projektet arbetar med att ta fram format för utbyte av arkivredovisning mellan myndigheter, t.ex. vid överlämnande av handlingar till arkivmyndighet, eller när en myndighet upphör och handlingar överlämnas till en annan myndighet. ProArkKomp: Efter det att de nya föreskrifterna ha kungjorts kommer Statens arkiv att inleda en utbildningsatsning. Projektet ProArkKomp som står för kompetensutveckling avseende processorienterad arkivredovisning kommer att anordna ett antal utbildningstillfällen över hela landet. Möjligheter till utbildning i processmodellering kommer att erbjudas i anslutning till den utbildning som görs av Statens arkiv. GARP: I sammanhanget kan nämnas att det inom Statens arkiv har påbörjats ett arbete med inriktning på en processorienterad klassificeringsstruktur och samordning av arkivredovisningen med det ärendehanteringssystem som är på väg att införas. Arbetet bedrivs inom projektet gemensamma arkivprinciper GARP. 3. Grundtankar i förslaget Grundtankarna i arbetet har varit följande: 11 Ordning och reda bland allmänna handlingar (SOU 2002:97) 12 Prop. 2001/02:70, Offentlighetsprincipen och informationstekniken

5 5 En processorienterad klassificeringsstruktur avses ersätta den gamla förteckningsplanen. Strukturen är tänkt att även ersätta diarieplanen för myndigheter som använder en sådan. Till skillnad från en diarieplan upptar klassiceringsstrukturen samtliga verksamheter hos myndigheten, inte bara ärendhandläggning. Det innebär att samtliga handlingsslag redovisas i enlighet med strukturen oberoende av om de registreras på handlings-/ärendenivå eller hålls systematiskt ordnade. Vidare görs en tydlig åtskillnad mellan å ena sidan handlingarna och deras samband med verksamheten, och å andra sidan arkivläggningen och handlingarnas förvar, te.x. i en arkivbox, på en optisk skiva eller i en server. Åtskillnaden behövs då information och bärare har olika livslopp. Det ska framgå hur handlingar kommer in och upprättas i myndighetens verksamhet, oberoende av medium. Även upptagningar för automatiserad behandling ska beskrivas från ett processperspektiv. Typer av sammanställningar som regelbundet görs ur egna eller andra myndigheters databaser, ska medtas i redovisningen. En databas redovisas dessutom som ett resultat av en process, t.ex. med aktiviteterna kravställa, utveckla, förvalta och använda. Arkivredovisningen ska så långt möjligt samordnas med myndigheternas egna system, t.ex. system för ärendehantering. Föreskrifterna utgörs till stor del av metadata som kan registreras i systemen. Det som föreskrivs utgör minimikrav. Vilka övriga uppgifter som registreras avgörs av verksamhetens behov. Slutligen ska arkivredovisningen vara kompatibel med de standarder som finns nationellt och internationellt. Arbete pågår internationellt med en liknande inriktning som den föreslagna. 4. Konsekvenser Som framgått av bakgrundsbeskrivningen är det knappast möjligt att fortsätta att tillämpa den modell för arkivredovisning som tillkom för att användas i förvaltningen i början av 1900-talet. Om arkivredovisningen ska kunna fylla sin funktion som ett insyns- och sökinstrument bör den utgå från myndigheternas verksamhet som utgör en naturlig utgångspunkt för såväl myndigheter som allmänhet. När gällande föreskrifter utarbetades i samband med arkivlagens ikraftträdande 1991, fanns en gammal tradition att falla tillbaka på. Kunskaper om den gällande modellen för arkivredovisning utgjorde och utgör en central del av arkivarieprofessionen. Det innebar att reglerna kunde hållas relativt kortfattade. Tillämpningen styrdes även av outtalade formkrav i förteckningsblanketter och registreringsbilder i de förteckningssystem som användes. Nu är läget ett annat. Det är visserligen möjligt att tillämpa de förslagna reglerna på traditionellt sätt, exempelvis på blanketter i lösbladssystem. Vad som eftersträvas är dock att reglerna ska kunna användas vid systemutveckling och som underlag vid utformning av kravspecifikationer för upphandling av exempelvis ärendehanteringssystem. Antalet regler har därför kommit att bli större i förslaget än i gällande föreskrifter. Då reglerna i hög grad är utformade som krav på uppgifter (metadata) kan tillämpningen se ut på olika sätt. Det är därför svårt att göra en egentlig kostnadsberäkning i denna del.

6 6 Den största förändringen i sak är kravet på en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten och de beskrivningar som ska göras av myndighetens processer. Arbete som redan har gjorts i myndigheternas verksamhetsutveckling bör kunna tas tillvara när klassificeringsstrukturen skapas. Utgångspunkten kan vara styrande dokument, inventering av verksamheter och handlingar, samt efter behov modellering av mål och processer. Reglerna omfattar inte några krav på särskilda metoder. Vilket merarbete som kommer att krävas är beroende av om myndigheten bedömer det tillräckligt att beskriva ett nuläge, eller väljer att samtidigt genomföra ett effektiviseringsarbete avseende arbetsrutiner och stödjande dokument. På sikt torde vinsterna med en effektivisering väga upp de initiala kostnaderna. Riksarkivet avser att genom information, rådgivning och utbildning att vägleda myndigheterna i arbetet med den nya arkivredovisningen. Det är inte tillräckligt att nå grupper som är ansvariga för registrering och arkivering hos myndigheterna. Även ansvariga för verksamhets-, kvalitets- och systemutveckling behöver nås. Det är även av betydelse att myndighetscheferna kan nås. En annan grupp är de konsulter som tillhandahåller tjänster inom området. I detta sammanhang kan nämnas att Verket för förvaltningsutveckling i samverkan med Ekonomistyrningsverket avser att ge ut ett metodstöd för genomförande av processanalyser. Även om syftet med vägledningen är effektivisering genom automatisering av ärendehandläggning kan metoderna användas i tillämpliga delar även vid arkivredovisningsarbetet. Kostnaderna för arbetet med klassificeringsstruktur och processbeskrivningar är som tidigare berörts beroende av om det går att ta till vara redan genomfört utvecklingsarbete hos myndigheterna. Kostnaderna kan även hållas nere om arbetet kan samordnas med redan inplanerat utvecklingsarbete. För att motverka onödiga kostnader ges en övergångsbestämmelse i föreskrifterna som innebär att införandet av den nya modellen, efter Riksarkivets medgivande i det enskilda fallet, kan senareläggas. 5. Kommentarer till texten Nedanstående kommentarer är avsedda att utgöra ett stöd vid läsningen av författningsförslaget. De utgör således inte någon heltäckande och uttömmande förklaring. 2 kap. Definitioner En del nya termer förekommer i texten. Följande definitioner kan särskilt behöva kommenteras. Klassificeringsstruktur = en struktur som representerar verksamheten, och som används vid klassificering av handlingsslag, handlingstyper och ärenden Klassificeringsstruktur är inte detsamma som förteckningsplan i gällande regler. Klassificeringsstrukturen avser verksamheter och processer. Förteckningsplan avser handlingsbeståndets struktur.

7 7 Process = en avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. inspektera en verksamhet och handlägga en ansökan om bidrag Det finns en rad olika definitioner på process. Här har valts en förhållandevis enkel definition som innehåller det som bedömts vara viktigast när det gäller adminstrativa processer (dvs. icke tillverkande processer). Med avgränsad följd avses att det finns en inledning (insats) och en avslutning (utfall). Med förekommer upprepat markeras att aktiviteterna genomförs gång på gång i enlighet med samma mönster. Handlingsslag = handlingar som tillkommer genom en process, t.ex. inspektionsärenden och bidragsärenden Handlingsslag är inte detsamma som serie i gällande regler. Ett handlingsslag härrör alltid från en process. Av processanknytningen följer att ett handlingsslag består av en följd av ärendeakter eller motsvarande. Handlingsslaget bildas genom att processen genomförs gång på gång. Begreppet serie kan stå för flera olika saker. För att använda den föreslagna terminologin kan en serie bl.a. motsvara ett handlingsslag (t.ex en E-serie med ärendeakter), en handlingstyp (t.ex. en A-serie med protokoll) och en grupp av handlingsslag (t.ex. en F-serie med dossierer). Redovisningen av handlingarna har således varit beroende hur man i olika fall har valt att arkivlägga handlingarna. I den nya modellen för arkivredovisning efterstävas att skilja redovisning av verksamhet och information från redovisningen av arkivläggning och förvaring. Aktivitet = ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, I och med att en aktivitet definieras som ett led i en process kommer aktiviteten att upprepas varje gång som processen genomförs. Handlingstyp = handlingar som tillkommer genom en aktivitet i en process, t.ex. aviseringsmeddelanden och ansökningshandlingar Handlingstyp används här för handlingar som härrör från en aktivitet i en process. Varje gång en process genomförs avsätter de ingående aktiviteterna handlingar som från gång till gång liknar varandra med avseende på form, funktion och innehåll. Exempelvis avsätter avisering av inspektion varje gång ett aviseringsmeddelande. Förvaringsenhet = samlingsbeteckning för handlingsmängd som avgränsas genom förvaring på viss databärare, i visst förvaringsmedel eller annat avgränsat förvar, t.ex. handlingar i arkivbox, filer på hårddisk och video på optisk skiva Förvaringsenhet är inte detsamma som volym. Förvaringsenhet kan var större än volym och mindre än volym. Det avser alla avgränsade förvar som kan behöva beskrivas för att möjliggöra identifiering och åtkomst av handlingar.

8 8 Inventarium = uppgifter om förvaringsenheter, och sambanden mellan förvaringsenheter och handlingar Vid redovisning av arkivet i pappersform kan inventariet komma att likna en traditionell förteckning. Uppgifter om förvaringsenheter och sambanden mellan förvaringsenheter och handlingar är dock i första hand tänkta att finnas som i tabeller i en databas. Beskrivande uppgifter om handlingar och förvaringsenheter kan finnas som en resurs vid sidan av databasen. 5 kap. Arkivredovisning Funktion och omfattning 1 Myndighetens arkivredovisning ska göra det möjligt att - förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, - överblicka handlingsbeståndet, - söka och ta fram handlingar, och - hantera och förvalta handlingar. Inga förändringar i sak. Strecksatserna en sammanslagning av arkivbeskrivningens och arkivförteckningens funktioner. 2 Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av verksamhetsområde och medium. Om en myndighets verksamhet har en organisatorisk, geografisk eller annan indelning som gör att en uppdelning på skilda instrument skulle underlätta upprättande och användning av arkivredovisningen, ska myndigheten göra en framställan till Riksarkivet om undantag från första stycket. Precis som tidigare ska hela handlingsbeståndet redovisas, dvs. även upptagningar för automatiserad behandling. Med den nya modellen kan exempelvis en databas redovisas dels som ett handlingsslag som härrör från en process med exempelvis aktiviteterna kravställa, dokumentera, utveckla, förvalta och använda en databas, dels som handlingstyper, dvs. sammanställningar som registreras eller hämtas ur en databas under handläggningens gång (dvs. sådana färdiga handlingar som avses i 2 kap. TF). Det nämns inget särskilt i föreskrifterna om gallringsbara handlingar. Det innebär att gallringsbara handlingar ska finnas medtagna i klassificeringsstrukturen och att de ska redovisas på handlingsslags- och handlingstypsnivå. Som tidigare ges dock vissa möjligheter till förenkling genom att redovisningen av förvaringenheter delvis är skrivna som funktionskrav. Exempelvis ska märkning av förvaringsenheter ske i den utsträckning som krävs för handlingarnas identifiering och åtkomst. Här ges således en öppning för enklare fysisk redovisning av gallringsbart material, t.ex. i buntar.

9 Som tidigare ges en möjlighet att ha helt åtskilda arkivredovisningar om detta är mest lämpligt. 3 Arkivredovisningen ska omfatta följande delar: - arkivbeskrivning, - klassificeringsstruktur - processbeskrivningar, - registrering, och - inventarium. Allmänna råd. Arkivredovisningen och dess delar bör så långt möjligt samordnas med myndighetens ärendehanteringssystem och övriga system. Arkivredovisningens delar bör kunna presenteras med utgångspunkt från olika kriterier 9 Arkivbeskrivningen motsvarar i stort sett den gamla arkivbeskrivningen. Klassificeringsstrukturen ersätter den gamla förteckningsplanen och i förekommande fall diarieplanen. Den gamla arkivförteckningen motsvaras i stort sett av registrering och inventarium. Processbeskrivningarna ersätter kraven på beskrivning av samband mellan verksamhet och handlingsslag i den gamla arkivbeskrivning, och vissa andra beskrivande uppgifter i äldre förteckningar. 4 Arkivredovisningen ska hållas tillgänglig för allmänheten och myndighetens personal. Allmänna råd. Arkivredovisningen bör vara tillgänglig via myndighetens webbplats Att arkivredovisningen ska hållas tillgänglig är närmast självklart. Att den ska vara tillgänglig via myndighetens webbplats har skrivits som ett bör-krav, då bl.a. utformningen är av betydelse för möjligheterna att lägga ut arkivredovisningen Arkivbeskrivning 5 En beskrivning av myndighetens verksamhet och arkiv ska upprättas. I beskrivningen ska finnas uppgifter om: - myndighetens namn, - tidpunkt för myndighetens tillkomst, - myndighetens verksamhet (samband upprättas med instruktion, lagstiftning och andra instrument som styr verksamheten), - organisation (samband upprättas med organisationsplan, arbetsordning och liknande instrument), - arkiv eller delar av arkiv som har överlämnats från annan myndighet eller enskild, med uppgifter om sökmedel och tillgänglighet, - arkiv eller delar av arkiv som har överlämnats till arkivmyndighet, och - uppgifter om ansvariga för arkiv och registratur. Samband ska upprättas mellan beskrivningen och övriga delar av arkivredovisningen. Kraven är desamma som för den gamla arkivbeskrivningen, med vissa undantag. Kraven på uppgifter om vilka handlingsslag som är gallringsbara, och vilka som omfattas av sekretess har flyttas ner till den registreringen av handlingsslag. Vidare

10 har beskrivningen av samband mellan verksamheter och handlingsslag ersatts av klassificeringsstrukturen och processbeskrivningarna Beskrivningen ska utöver vad som sägs i 5 innehålla uppgifter om arkivredovisningens utformning, vilka standarder och metoder som har använts vid utarbetandet, en förklaring av använda symboler och koder, samt uppgifter om hur man använder arkivredovisningen. Detta är nya krav som bl.a. följer av att utformningen av arkivredovisingen inte detaljregleras utan ser olika ut hos myndigheterna. 7 När beskrivningen har blivit inaktuell ska en ny beskrivning upprättas. Beskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad presentation av versionerna. I gällande regler nämns bara att beskrivningen fortlöpande ska kompletteras. Här förtydligas på vilket sätt det ska ske. Klassificeringsstruktur En struktur som representerar verksamheten 8 Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingsslag, handlingstyper, ärenden och motsvarande. Strukturen ska presenteras grafiskt och i form av en lista. Allmänna råd. Om flera myndigheter i en organisation eller motsvarande har en likartad verksamhet bör den struktur som myndigheterna använder helt eller delvis vara densamma. Klassificeringstrukturen representerar myndighetens verksamhet till skillnad från förteckningplanen som snarast representerar arkivets struktur. Syftet är att skapa en enkel ingång till arkivet för myndighetens personal och för allmänheten. I enkätundersökningar som gjorts i arbetet med den nya modellen för arkivredovisning har det visat sig att såväl myndigheter som flera andra användargrupper anser att den gamla förteckningsplanen är svår att använda och förstå. Att utgå från verksamheten innebär också en återgång till proveniensprincipens krav på samband mellan verksamhet och arkiv. Även internationellt pågår en utveckling mot verksamhetsanknytning i arkivredovisningen. Klassificeringsstrukturen används inte bara för att knyta handlingsslagen till verksamheten. Den kan användas på flera nivåer i strukturen och kan även ersätta diarieplanen.

11 11 9 Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i strukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten. Om behov föreligger får strukturen omfatta en mellannivå som representerar grupper av processer. I enlighet med gällande regler skapas en hierarkisk-systematisk struktur genom nedbrytning av de fasta huvudavdelningarna. Här skapas strukturen istället genom att myndighetens processer grupperas inom det verksamhetsområde som de tillhör. I föreskrifterna anges inte vilka metoder som ska användas när klassificeringsstrukturen skapas. Allmänt kan sägas att möjligheterna att skapa en hållbar struktur ökar om en analys görs utifrån flera perspektiv. Här avses inventering av verksamheter, t.ex. genom analys av de dokument som styr verksamheten, målmodellering och processmodellering. Arbeten som redan gjorts i samband med myndighetens verksamhetsutveckling kan tas tillvara. Verksamhetsanalys tillsammans med traditionell inventering av handlingsbeståndet skapar de bästa förutsättningarna för att uppnå en användbar och hållbar struktur. En djupare struktur än tre nivåer har inte ansetts behövas. I och med att punktnotation används för att ange strukturenheternas beteckning kan strukturen byggas på bredden. 9 Allmänna råd. På strukturens översta nivå bör verksamheterna ges följande ordning - styrande verksamheter, - stödjande verksamheter, och - kärnverksamheter. Om andra eller ytterligare kriterier har använts vid utarbetande av strukturen bör detta anges. Syftet med den angivna ordningen är att göra strukturen så byggbar som möjligt. Styrande och stödjande verksamhetsområden är någorlunda stabila över tiden. När helt nya verksamhetsområden tillkommer rör det sig oftast om kärnverksamheter. 10 Samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Allmänna råd. Processer som inte avsätter handlingar bör finnas representerade i strukturen om det underlättar förståelse av sambanden mellan verksamhet och handlingar, och främjar en ändamålsenlig gallring. Paragrafens lydelse medger att även processer som inte avsätter handlingar får medtas i strukturen. Exempelvis kan det i gallringsammanhang vara värdefullt att kunna se om process använder handlingar från en annan process i handläggningen. Om handlingarna ska gallras måste fristen anpassas därefter. Kravet gäller även i de fall myndigheter utbyter handlingar i gemensamma handläggningsprocesser.

12 12 Strukturens tidsomfattning, versionshantering m.m 11 Följande uppgifter ska anges om klassificeringstrukturen: - myndighetens namn, - strukturens versionsnummer, - tidpunkt för strukturens fastställande, - tidpunkt när strukturen tas i bruk, - tidpunkt när strukturen avslutas, - namn på den som upprättat strukturen, och - myndighetens beslut (ärendebeteckning eller protokoll).. Här avses uppgifter om klassificeringsstrukturen som helhet. Uppgifter om verksamheten som helhet finns i arkivbeskrivningen. Här görs en åtskillnad mellan namn på den som upprättat strukturen och myndighetens beslut. Det är av stor betydelse att beslut om och ändringar av strukturen beslutas på så hög nivå som möjligt i organisationen. Strukturen bör vidare underhållas av en grupp personer som är representativa för myndigheten. Beskrivning av strukturenheter 12 Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivåer: - beteckning på strukturenheten, i enlighet med 13, och - namn på det verksamhetsområde, den grupp av processer eller den process som strukturenheten representerar. För strukturenheter på den nedersta nivån får organisatorisk enhet anges. Samband ska upprättas mellan strukturenheterna på den lägsta nivån och de processbeskrivningar som avses i De övre nivåerna utgör som tidigare rubriknivåer medan den lägsta nivån representerar processer. Det är till den lägsta nivån som processbeskrivningarna ska knytas. En beskrivning av verksamheten kan i vissa fall behövas även på de övre nivåerna. Se kommentar 17 allmänna råd. Att uppgift om organisatorisk enhet inte förekommer i strukturen utan endast anges på processnivå gör att arkivredovisingen blir organisationsoberoende, samtidigt som en presentation av processerna i organisationsordning möjliggörs. 13 Strukturenhetens beteckning ska bildas genom punktnotation. Om punktnotation används tillsammans med andra beteckningar, ska andra skiljetecken än punkt användas för att skilja beteckningarna åt. Användningen av punktnotation syftar till att göra strukturen mera byggbar. Att kombinera processens (handlingsslagets) beteckning med andra beteckningar kan bli aktuellt vid diarieföring (t.ex /4296) eller om det behövs en beteckning för en handlingstyp inom ett handlingsslag (t.ex /3).

13 13 Ändring av klassificeringsstrukturen Ändring av strukturenheter 14 Vid ändringar i verksamheten får nya strukturenheter läggas till och andra avslutas. Samband ska upprättas mellan gamla och nya strukturenheter som hör samman i processuellt hänseende. En identitet får inte återanvändas inom samma struktur. Allmänna råd. Samband, i enlighet med andra stycket, behöver exempelvis upprättas när en process delas upp på flera processer, när flera processer slås samman, eller när en process förändras så mycket att den kan betraktas som en ny process. Strukturen måste kunna ändras. Det går bra så länge som den är överblickbar. Se 16. En förutsättning är dock att de processuella sambanden dokumenteras, så att det utan svårighet går att förflytta sig mellan strukturerna. 15 För nytillkomna strukturenheter ska följande uppgifter anges, förutom beteckning och namn i enlighet med 12 : - tidpunkt för strukturenhetens fastställande, - tidpunkt när strukturenheten tas i bruk, - namn på den som upprättat strukturenheten, och - myndighetens beslut (t.ex. ärendebeteckning och protokoll). När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges. För varje ändring av strukturenheterna krävs motsvarande dokumentation som för strukturen som helhet. Strukturenheter som inte längre används för registrering får inte tas bort från strukturen. Ny klassificeringsstruktur 16 Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassificeringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den avslutas och en ny tas i bruk. Vid byte av struktur ska samband upprättas mellan strukturenheter som hör samman i processuellt hänseende i den gamla och den nya strukturen

14 Beskrivning av processer Samtliga processer som finns representerade i strukturen ska beskrivas. Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar processen, vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen, samt hur handlingar inkommer och upprättas under processens gång. Det ska framgå av beskrivningen om handlingar utbyts i en gemensam handläggningsprocess; mellan myndigheter, mellan myndigheter och enskilda eller mellan organisatoriska enheter inom en myndighet. Av processbeskrivningen ska även framgå hur handlingar tillkommer genom att uppgifter registreras i och sammanställs ur myndighetens databaser. Processerna som har medtagits i strukturen ska beskrivas oberoende av om de avsätter handlingar eller inte. Exempel på processbeskrivningar kommer att presenteras i annat sammanhang. 17 Allmänna råd. I tredje stycket avses sådana sammanställningar som görs regelmässigt under processens gång. Se prop. 2001/ 02:70, Offentlighetsprincipen och informationstekniken, s. 18 ff om så kallade färdiga elektroniska handlingar. Verksamhetsområden och grupper av processer bör beskrivas i den utsträckning det behövs för förståelse av sambanden mellan verksamheter och handlingsslag. Vad som avses är de typer av sammanställningar som förekommer i en process. Krav på att upprepat kunna presentera en enskild handling/sammanställning med det innehåll som den hade när den användes i handläggningen regleras på annat sätt. (I 3 kap. 4 RA-FS 1991:1 ändrad RA-FS 1997:4 sägs att handlingarna ska arkiveras på ett sådant sätt att det klart framgår vilket innehåll de hade när de inkom till myndigheten, upprättades där eller användes som underlag för myndighetens handläggning eller övriga handlande. Vidare sägs att det särskilt bör uppmärksammas hur arkiveringen av sammanställningar ska ske. I 5 kap. 4 RA-FS 2003:2 sägs att ett bevarande av de ursprungliga uppgifterna ska säkerställas innan ändringar görs.) Myndigheten kan säkerställa bevarandet när handlingar sammanställs ur egna databaser. När information hämtas från externa databaser krävs särskilda åtgärder. Utbyte av information mellan myndigheter - i gemensamma handläggningsprocesser - ställer problemet på sin spets. De föreskrifter om upptagningar för automatiserad behandling som är under arbete kommer att ta upp frågan. 18 Beskrivningen av processer ska göras i löpande text och grafiskt. Den grafiska beskrivningen får utelämnas för enklare processer, om den inte behövs för förståelse av sambanden mellan aktiviteter och handlingstyper Processbeskrivningen ska göras i löpande text, och om det behövs för att belysa sambanden mellan de aktiviteter och handlingstyper ska den även göras grafiskt. Det ställs inte några krav på hur den grafiska beskrivningen ska se ut. Den kan göras på flera sätt. Det är dock lämpligt att använda en beskrivningsmetod som både visar aktiviteterna i processen och de handlingar som inkommer och upprättas som ett resultat av aktiviteterna.

15 15 Registrering av handlingsslag Presentation och samband 19 Samtliga handlingsslag i arkivet ska registreras. Handlingsslagen ska presenteras som en lista i enlighet med klassificeringsstrukturen. Samband ska upprättas mellan beskrivningen av handlingsslag och den beskrivning av processer som avses i Uppgifter om handlingsslag 20 Följande uppgifter ska anges om ett handlingsslag: - beteckning, i enlighet med klassificeringsstrukturen, - namn på handlingsslaget, om behövligt, - namn på ingående handlingstyper, - handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation, - gallring, och - sekretess Det ska även anges om handlingarna inom handlingsslaget registreras på handlings-, ärendenivå eller motsvarande. Samband ska upprättas med sådan registrering. Allmänna råd. Med organisation avses t.ex. uppgifter om hur handlingstyperna organiseras inom handlingsslaget, om någon handlingstyp förvaras separat (se 21 ), eller om flera handlingsslag förvaras tillsammans (se 23 ). Här avses även uppgifter om hur ärendeakter och motsvarande organiseras inom handlingsslaget, t.ex. om de ordnas efter registreringsordning, beslutsdatum eller annan ordning. I första strecksatsen anges att handlingsslaget ska klassificeras i enlighet med strukturen, vilket innebär att handlingsslaget får samma beteckning som den process som den härrör från. Namn på handlingsslaget behöver däremot inte anges. För att undvika namn på handlingsslaget av typen: Handlingar rörande - - -, får processens namn användas istället. Vad som är bäst får avgöras från fall till fall. Namn på handlingstypen ska däremot finnas. Beskrivning av organisationen pekar mot åtkomstmetoderna, t.ex. förvaring i dossier eller separat förvaring av viss handlingstyp. Handlingstyper som förvaras separat 21 En handlingstyp som förvaras separat ske ges en unik beteckning som visar till vilket handlingsslag den hör. Om samtliga handlingstyper inom ett handlingsslag arkivläggs samlat behövs ingen särskild registrering av handlingstyper. Vid separat förvaring behövs däremot en identitet för handlingarnas åtkomst.

16 16 22 Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas ska följande uppgifter anges: - typer av uppgifter som vanligtvis ingår i handlingstypen, - hur handlingstypen presenteras, - samband med andra handlingstyper, - i vilken databas handlingstypen ingår, och - samband med dokumentation över systemet. Allmänna råd. Databasen som helhet redovisas som ett eget handlingsslag, som exempelvis kan avsättas genom en process med aktiviteter som kravställa, dokumentera, utveckla, förvalta och använda databasen. Se kommentaren till 17. En nyhet är att databaser även redovisas från ett processperspektiv, dvs. att sammanställningar som görs under handläggningens gång bildar handlingstyper inom handlingsslaget. Grupper av handlingsslag 23 Om flera handlingsslag bildar en grupp av handlingsslag, ska följande uppgifter anges om gruppen: - unikt namn på gruppen, - om behövligt, unik beteckning på gruppen, - namn och beteckning på ingående handlingsslag och - beskrivning av gruppens organisation. Allmänna råd. Här avses grupper av handlingsslag som förvaras tillsammans, t.ex. samtliga ärendeakter i registreringsordning eller dossierer i objektsordning. Om ett stort antal handlingsslag ingår i gruppen kan dessa redovisas på en särskild lista till vilken samband upprättas. När arkivläggning sker efter objekt, t.ex. i dossierer eller journaler krävs en särskild registrering för åtkomst till handlingarna. Grupperna av handlingsslag kan - men behöver inte - överensstämma med grupper av processer i klassificeringsstrukturen. Registrering av ärenden 24 Vid registrering av ärenden ska handlingsslagets beteckning, i enlighet med klassificeringsstrukturen anges. Det hindrar inte att klassificering även sker med utgångspunkt från andra kriterier. Allmänna råd. Vid registrering av ärenden och motsvarande bör uppgifter om förvaringsenhet och placering anges. Vid automatiserade rutiner för registrering kan sådana uppgifter genereras automatiskt från inventariet och övrig registrering. Andra uppgifter som kan anges vid registreringen är t.ex. objekt, ämne eller rumslig belägenhet. Klassificeringsstrukturen ersätter diarieplanen för myndigheter som har en sådan.

17 17 Forts allmänna råd. Uppgifter om ärende eller motsvarande bör kunna presenteras tillsammans med handlingarna i ärendet. Det kan t.ex. ske genom utskrift av uppgifterna på aktomslag, eller genom att uppgifterna knyts som metadata till en elektronisk akt. Se 3 om samordning av arkivredovisning och myndighetens ärendehanteringssystem, och andra system. Inventarium Samband 25 Samband ska upprättas mellan handlingar och förvaringsenheter, i den utsträckning det behövs för handlingarnas identifiering och åtkomst. Sambanden ska upprätthållas över tiden. Inventariet ska kunna presenteras som en lista. Allmänna råd. Vilka uppgifter som behöver registreras beror på kombinationen av handlingar, databärare och förvaringsmedel i det enskilda fallet. Inventariet kan upprättas på ett sådant sätt att det liknar en traditionell förteckning. Föreskrifterna pekar dock framåt. Tanken är att det i normalfallet används datorstöd vid förtecknandet. I annat fall skulle varje konvertering eller annan förändring av handlingarnas förvar innebära ett stort arbete. Reglerna i denna paragraf och har utformats som funktionskrav, dvs. uppgifter ska anges i den utsträckning som krävs för handlingarnas identifiering och åtkomst. Som tidigare nämnts öppnar detta möjligheter för en förenklad redovisning av gallringsbara handlingar. Registrering av förvaringsenheter 26 I inventariet ska följande uppgifter anges om förvaringsenheten, i den utsträckning det behövs för handlingarnas identifiering och åtkomst: - unik beteckning på förvaringsenheten, - typ av förvaringsenhet, - förvaringsenhetens omfattning, och - förvaringsenhetens fysiska placering. Allmänna råd. Med förvaringsenhetens omfattning avses t.ex. ingående handlingar och tidsomfattning.

18 18 Märkning av förvaringsenhet 27 Förvaringsenheter ska märkas, i den utsträckning det behövs för handlingarnas identifiering och åtkomst. Märkning ska ske med den unika beteckningen som avses i 26 samt övriga uppgifter som behövs för handlingarnas identifiering. Allmänna råd. Här avses t.ex. myndighetens namn och klassificeringsstrukturens version. Hanteringsuppgifter 28 Till arkivredovisningen ska knytas sådana uppgifter som behövs för framställning, hantering, förvaring och vård. Allmänna råd. Här avses de uppgifter som behövs för att kraven i Riksarkivets mediespecifika föreskrifter ska kunna uppfyllas. I de mediespecifika författningarna finns motsvarande hänvisningar Denna författning träder ikraft den 1 juli Föreskrifterna om arkivredovisning i 6 kap. RA-FS 1991:1 (ändrad 1997:4) får tillämpas för handlingar som tillkommer före den 1 juli En klassificeringsplan, i enlighet med 5 kap denna författning, ska dock ha upprättats senast den 1 juli 2010, och myndigheten ska före detta datum ha ingett en plan till Riksarkivet för det fortsatta arbetet. Om särskilda skäl föreligger kan Riksarkivet medge att en myndighet får senarelägga införandet av det nya sättet att arkivredovisa, i enlighet med 5 kap. denna författning. Som tidigare nämnts öppnas för en senareläggning av införandet om det skulle vara mera lämpligt med hänsyn till myndighetens egna planer, verksamhetsutveckling, organisationsförändringar osv.