Aktuellt från Riksarkivet

Transkript

1 Aktuellt från Riksarkivet Nora Liljeholm / Divisionen för offentlig informationshantering Registratorskonferens, 19 maj 2015

2 RA-MS Format earkiv FGS RA-FS OSL TF PDF/A-1 SSC PDF FE PSI HS KS Öppen data 2

3 Nytt om RA:s föreskrifter (RA-FS) Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS:er och tjänst för e-arkiv hos SSC Ändringar i PSI-lagen och öppen data Val av format pdf/a 3

4 Revidering av övergripande gallringsbestämmelser RA-FS En samlad föreskrift för handlingar i stödprocesser handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, personal- och räkenskapshandlingar, upphandlingshandlingar, inte forskningshandlingar. Upphandling Bör även omfatta handlingar som tillkommit vid upphandling enligt lagen (2013:311) om valfrihetssystem i fråga om tjänster för elektronisk identifiering (e-legitimationer). Kommer att medge ökad gallring vid avrop. Räkenskapsinformation Gallring av pappersfakturor 3 år efter skanning. Gallring av inkomna e-fakturor efter konvertering från format som inte kan hanteras i myndighetens egna system till egna format. 4

5 Ändring av RA-FS 2013:4 om arkivlokaler Några av justeringarna som föreslås: Storleken Kubik istället för kvadratmeter 1400m 3 Klimatfrågor Särskild bilaga om klimatvärden, 4 nivåer: mycket bra, bra, acceptabel och direkt olämplig Brandteknik Minska syrehalt i arkivlokalen en omdiskuterad fråga Bestämmelser för funktionsbyggnader skärps 5

6 Ändring av RA-FS 2006:2 om mikrofilm Ändringen berör krav på förvaringsmedel. Hittills har kravet varit metallburkar men det är både dyrt och svårt att få tag i. Pappersprodukter kommer att godkännas. 6

7 Ny generell föreskrift om överlämnande och införlivande Generell reglering (RA-FS) istället för myndighetsspecifik (RA-MS) Tillämpningsbeslut istället för framställan Efterlevnad kontrolleras genom tillsynsverksamheten 7

8 Vägledning för framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) Syftet med vägledningen är att den ska fungera som ett stöd för myndigheter i arbetet med att utarbeta en framställan om myndighetsspecifika föreskrifter. Kan användas som en checklista vid olika typer av framställningar. Finns på 8

9 Vad är en FGS? En frivillig, standardliknande specifikation som underlättar överföring av information mellan olika IT-system. Kan användas av statliga myndigheter, kommuner och landsting samt kommersiella aktörer för att utveckla, upphandla och tillhandahålla e-tjänster. 9

10 FGS-erna går att använda Vid informationsutbyte mellan olika verksamhetssystem Vid upphandling av system Vid överföring till ett e-arkiv, oavsett var det finns Vid överföring till ett slutarkiv 10

11 Vad är FGS, egentligen? Inköpslista 11

12 Exempel: ärendehantering Ex. ÄHS Ingående metadata: FGS Ärendehantering FGS Arkivredovisning Ingående metadata: FGS Ärendehantering FGS Arkivredovisning FGS Paket Ingående metadata: FGS Ärendehantering FGS Arkivredovisning FGS Paket Ev. Bevarandeinformation 12

13 Paketering av ett ärende Ett ärendepaket kan exempelvis innehålla: alla diarieuppgifter om ett ärende pekare till var i arkivredovisningen den digitala informationen varit/skall placeras (ex. strukturenhet) alla filer (handlingar) som ingår i ärendet.

14 FGS:er och Riksarkivets föreskrifter I samband med framtagning av FGS:er tas hänsyn till eventuella befintliga föreskrifter och relevanta krav från föreskrifterna kan infogas i specifikationerna. Exempel: Metadatakrav för arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 ingår i kommande FGS för arkivredovisning Specifikationerna är frivilliga men de kan ges styrande eller bindande status genom hänvisning till dem från föreskrifter. 15

15 SSC och RA. Vem gör vad? FGS-funktion inom Riksarkivets Division för offentlig informationshantering (DOI). Beslutar om förslag på FGS:er och utvecklar nya FGS:er. Läs mer på E-arkiv som tjänst hos Statens Servicecenter (SSC), samarbete SSC och RA, första rapport 2015, klart Tjänsten ska bl.a. använda sig av Riksarkivets FGS:er Kravställnings- o upphandlingsfas påbörjad Läs mer på 16

16 Ändringar i PSI-lagen PSI = Public Sector Information Syftet är ökat vidareutnyttjande Förslag till ändringar i lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Även arkiv, bibliotek och museer omfattas av skyldigheten att publicera villkor för vidareutnyttjande av sina handlingar Riksarkivet får föreskriftsrätt avs. utformning och innehåll av förteckningar Riksarkivet föreslås ta över förvaltning av portal för vidareutnyttjande av offentlig information från Vinnova Utredning om förvaltningsmodell pågår 17

17 Förhållande mellan TF, PSI-lagen och öppna data? Myndigheters allmänna handlingar (TF, 2 kap) Allmänna handlingar som får vidareutnyttjas Handlingar som är tillgängliggjorda för vidareutnyttjande (myndighetens val) Handlingar som uppfyller kriterierna för öppna data Öppna data utanför offentlig sektor 18

18 Om val av format (PDF/A) PDF Portable Document Format A Archive? RA-FS 2009:2 Pekar ut ett fåtal format En valmöjlighet för kontorsdokument är PDF 1.4 (PDF/A-1) En valmöjlighet för skannade bilder är PDF 1.4 (PDF/A-1) En valmöjlighet för webbsidor är PDF 1.4 (PDF/A-1) Olika informationstyper med olika egenskaper samma bevarandeformat. Ska det vara så? 19

19 Tänk på att Konvertering kan innebära förlust av betydelsebärande data, möjliga sammanställningar, sökmöjligheter, och/eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet Ta hänsyn till vad är det för information som bevaras och vilka egenskaper som du vill bevara hos informationen. 20

20 Allmänna kriterier för val av format Riksarkivets allmänna kriterier följer en öppen standard och har publikt tillgängliga specifikationer, är leverantörsoberoende, är fritt från kryptering och DRM-kopieringsskydd (digital rights management), är vanligt förekommande bland organisationer i Sverige, och om möjligt är okomprimerande eller icke-destruktivt komprimerande (gäller bild, ljud och video) Överlappande kriterier från andra aktörer, exempelvis Library of Congress och projektet Coda vid LDB-centrum 21

21 Riksarkivet rekommenderar inför val av format En grundlig analys av informationen för att säkerställa de egenskaper som är nödvändiga att bevara om informationen ska bevaras intakt, dvs utan informationsförlust. Därefter väljs det format som bäst uppfyller de uppställda kraven. Exempel på några frågor som kan vara till hjälp vid analysen: Vad är syftet med informationen? Hur mycket av informationen ska bevaras och i vilken kvalité? Är informationen maskinberoende? Är informationen programberoende? Finns det några andra omständigheter som påverkar hur betraktaren uppfattar informationen? Hur länge ska informationen bevaras? Är informationsförlust tillåtet och i vilken omfattning? Om det förekommer informationsförlust, finns det stöd i föreskrift för denna? 22

22 Vägledning om arkivhantering Är uppdelad efter olika områden utifrån informationshanteringens processer. Arkiv som resurs - Om arkivens betydelse för verksamheten och för det nationella kulturarvet. Planera och styra - Om vikten av proaktivitet och strategiskt tänkande inom arkivoch informationshantering. Värdera och gallra - Om informationsvärdering och gallring. Dokumentera och redovisa - Om registrering, arkivredovisning och dokumentation. Framställa och bevara - Om frågor kring formatval och bevarande av handlingar på olika medium, hantering och fysiskt skydd, arkivlokaler samt informationssäkerhet. Överlämna arkiv - Om överlämnande av handlingar till annan myndighet, arkivmyndighet eller enskild. 23

23 FGS:er earkiv SSC Tillhandahålla (TF) Formatval PDF/A Allt hänger ihop Handlingar/ information Vidareutnyttja (PSI) Föreskrifter RA-FS Öppen data 24

24 Tack! 25