esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling

Transkript

1 esamhället och arkivet

2

3 Förväntningar som finns Det ska vara enkelt att komma åt information Många möjligheter till att använda information Viktigt att informationen är trovärdig Egna valmöjligheter är viktiga I strategin för esamhället finns tre övergripande mål: Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

4 Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information (E-delegationens vision) Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den som bäst behövs. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunen har ansvar för att information bevaras och görs tillgänglig när den efterfrågas. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning!

5 Projektet t Elektroniskt bevarande Kommuner ska kunna bevara information som skapas elektroniskt i elektronisk form utan tidsgräns.

6 EB2 deltagare

7 EB2 Huvudmål och resultat t Ta fram ett underlag med krav på funktioner och innehåll för e-arkiv. Kravspecifikation med vägledning Leveranshandledning Checklista Översyn metadata och filformat Marknadskartläggning Hållbarhetsanalys gemensamt elektroniskt arkiv Definition mellanarkiv Juridiska förutsättningar

8 EB2 Slutsatser t e-arkiv berör den totala kommunala verksamheten varje kommun bör (ska) förbereda sin organisation och sina verksamhetssystem, helst omgående tekniken finns arkiv, verksamheten och IT behöver varann samarbete är lönsamt (gemensamt elektroniskt arkiv) kompetensutveckling är nödvändig kommunens kapital ska tas tillvara

9 EB2 Framgångsfaktorer nyttor - förenkla vardagen för invånare och verksamheten - förbättra tillförlitlighet - spara tid, pengar och miljön information: kvalitet, värdering, återanvändning samverkan och samarbete kommunikation och dokumentation framtidskoll

10 EB2 Vision i och förslag En vision har tagits fram för projektets kommande etapper. Visionen är en gemensam källa för information. Projektet rekommenderar som nästa steg på vägen mot en långsiktig informationsförsörjning att i etapp 3 (EB3): upphandla ett ramavtal för e-arkiv i början av 2012 eller snarast samarbeta med Riksarkivet om att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) samt förvaltningsform för dessa starta en utredning om mellanarkiv som är gemensamt för hela kommunen

11 EB3 Upphandling En upphandling av ett ramavtal under SKL:s regi Benämns projekt e-arkiv under ledning av SKL Projektdirektiv skrivs på just nu Sambruks och KSL IT-Forums material används I arbetsgruppen ingår representanter från SKL, SKI (SKL Kommentus Inköpscentral), KSL IT-Forum och Sambruk.

12 EB3 Samarbete om FGS Samarbete inlett med Riksarkivet i projekt e-arkiv och e- diarium. Projektet uppstartat i sept Projektledaren för EB2 är biträdande projektledare i projekt e-arkiv och e-diarium. Samarbete är tänkt att ske med SKL:s projekt e-arkiv + ett antal myndigheter, landsting och universitet

13 EB3 Utredning om mellanarkiv Formerna för en utredning om mellanarkiv har inledningsvis diskuterats inom Sambruk.

14 Ytterligare information Om projekt Elektroniskt bevarande etapp 2 (Sambruk) / kt t k/ kt ktb Projektsamordnare Lotta Rudefors - lotta.ruderfors@sambruk.se Om projekt e-arkiv och e-diarium (Riksarkivet, kontaktpersoner) Projektledare Göran Kristiansson goran.kristiansson@riksarkivet.se Biträdande projektledare Caspar Almalander - caspar.almalander@eskilstuna.se Om projekt e-arkiv (SKL) Projektledare Åsa Zetterberg (SKL) Projektledare Michaela Kanti (SKI) Bra skrift om bevarande och gallring av information (SKL, sök på rubrik) E-förvaltning och informationshantering: att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar

15 Tack!