GR-Västkom Göteborg

Transkript

1 Arkiv

2 Jag Född i Holland Bakgrund inom IT! Arkiv och e-arkiv - Eskilstuna stadsarkiv - projekt Elektroniskt bevarande - eard projekt

3 Agenda e-arkivering Vad händer Helhetsbild Information Effektiv Långtidsarkivering Riksarkivet Måste fungera! Sekretess Råd Hur gör jag Digital Handlingar FGS Återsökning Sveriges Kommuner och Landsting E-delegationen Riktlinjer Säkerhet eard

4 Agenda Inledning Olika begrepp Sambruks projekt Elektroniskt bevarande E-delegationens roll och arbete Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarum (eard) SKL:s projekt upphandling e-arkiv Pågående projekt och arbete Knyta ihop säcken

5 Inledning och bakgrund

6 Det vi har... 46,5

7 Då och nu Atomer! Hög vårdnivå! Ägarskap! Konsumenter! Titta! Institutionell identitet! Utskick! Systematisk planering! Stängd! Sakkunnig prövning Bits! Stora volymer! Delad information! Upptäckare! Skapa! Lös samarbete! Efterfrågan! Flytande samverkan! Öppen! Allmän kunskap

8 Vision Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras

9 Begrepp och definitioner

10 E-arkiv? Vad är det? Vem har ansvar? Hur ser det ut? Vad betyder det för dig? Och mig :-) Var kommer det att finnas?

11 Begrepp och betydelse Ansvarsgräns Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkiv / mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)

12 Begrepp och betydelse Ansvarsgräns Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkiv / mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv) system för bevarande

13 Begrepp och betydelse Ansvarsgräns Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkiv / mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv) system för långsiktig informationsförsörjning

14 earkiv earkiv är en funktion för långsiktigt bevarande av elektronisk verksamhetsinformation. Funktionen kan ta emot, vårda och tillgängliggöra den bevarade informationen över tid. I funktionen ingår såväl tekniska lösningar som administrativa processer med tillhörande resurser.

15 earkiv projekt och arbete

16 e-arkiv i Sverige Sambruks Elektroniskt bevarande E-delegationen ENSAM Riksarkivets eard SKL:s Upphandling e-arkiv

17 Sambruk Elektroniskt bevarande

18 Projektets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling. Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. Sambruk I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt: Leverans från verksamhetssystem Metadata och filformat Projekt Elektroniskt bevarande Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet med kravspecifikation) -Checklista start maj 2008 Juridiska förutsättningar och konsekvenser -Gemensamt etapp elektroniskt 2 avslutades arkiv oktober 2011 Definition mellanarkiv - 47 deltagande kommuner I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och nyttoanalys. Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i Projektredovisningen.

19 Sambruk, mål Huvudmål: - skapa förutsättningar för ett e-arkiv! Mål etapp 2: - framtagning av en kravspecifikation för ett e-arkiv

20 Sambruk, kravspecifikation Kravlista - >90 krav - bör och ska Vägledning till kraven

21 Sambruk, vägledning Leveransen från verksamhetssystem till ett e-arkiv Syfte - planera och genomföra av ett uttag - kan användes som kravspecifikation vid upphandling av nya verksamhetssystem

22 Sambruks projekt, övrigt Utredning samarbetsformer Juridiskt underlag Utredning metadata Checklista

23 Sambruks projekt, effekter Samarbete är ett måste Fokus på e-arkiv Bas till SKL:s upphandling e-arkiv Input till eard

24 E delegationen

25 E-delegationen Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Samordning - e-utveckling inom offentlig sektor - interoperabilitet - vägledningar och riktlinjer -

26 E-delegationen E-delegationen tar hand om den mjuka = Samverkan på teknisk = Samverkan på organisatorisk nivå! :-- = Finansieringsmodeller! = regelverk Den hårda infrastrukturen sköts av andra tex PTS telekombranschen

27 E-delegationen Enklare Öppnare Effektivare Familj Ekonomi Bostad Arbete Utbildning Hälsa Vardag Företagande Enskilt Gemensamt Näringslivet Tjänster och information från en enskild organisation Gemensamma tjänster och information e-legitimation Mina fullmakter Mina ärenden Mina meddelanden E-arkiv och e- diarium Effektivare informationsförs. xx xx xx Tjänster och information från privata sektorn Förutsättningar för samverkan (vägledningar, standarder, arkitektur, informationsförsörjning)

28 eard (e arkiv och e diarium)

29 Vision Så enkelt som möjligt för så många som möjligt E-delegationen Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras Projekt e-arkiv och e-diarium

30 Kommunikation

31 Kommunikation

32 Information Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)

33 Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)

34 Informationsflöde och FGS Verksamhetssystem FGS Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) FGS Arkiv (slutarkiv)

35 Framtid: informationsflöde och FGS från början GS Verksamhetssystem FGS Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) FGS Arkiv (slutarkiv)

36 Framtid: informationsflöde och -utbyte med FGS GS Verksamhetssystem Verksamhetssystem Verksamhetssystem FGS Verksamhetens Verksamhetens arkiv Verksamhetens (mellanarkiv) arkiv (mellanarkiv) arkiv (mellanarkiv) FGS Arkiv (slutarkiv) Arkiv (slutarkiv) Arkiv (slutarkiv)

37 FGS, vad det är Information

38 FGS, vad det är Information Metadata

39 FGS, vad det är Information Metadata

40 FGS, vad det är Information Metadata

41 FGS hierarkisk struktur bas FGS för paketstruktur leveranstypspecifikation FGS för ärendehantering FGS för personal FGS för typ x FGS för typ x2

42 FGS-er, syfte förenkla utveckling, upphandling och införande av enhetliga lösningar att underlätta sökning och återanvändning av information i handlingar och ärenden enkelt, flexibelt minska tid och kostnaderna

43 eard leveranser Begreppslista FGS:er paketstruktur, ärendehantering, personal Vägledning och funktionella krav Leveranshandledning Testmetodik Rapport om nyttor och vinster (maj 2014)

44 FGS praxis SKL/SKI upphandling e-arkiv Kammarkollegiet Leverantörer IT-verksamhetssystem Offentlig förvaltning

45 FGS praxis SKL/SKI upphandling e-arkiv Kammarkollegiet Leverantörer IT-verksamhetssystem Offentlig förvaltning Andra länder - Norge, Ungern, Slovenien, Estland

46 FGS implementering och anslutning Identifiera behov och krav Definiera regler och processer Definiera roller och ansvar Använda FGS:er Utvärdera, bevaka och förbättra

47 FGS implementering och anslutning Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) Verksamhetssystem metadata FGS Arkiv (slutarkiv)

48 FGS förvaltning Från 1 juli Enhet inom Riksarkivet Förvaltningsråd Behovsdriven utveckling

49 SKL:s e arkiv projekt

50 SKL projekt e-arkiv Strategisk satsning! Upphandling e-arkiv - Krav på FGS:er inklusive test - Ramavtal: avrop från 4 mars

51 SKL leverantörer e-arkiv som produkt Agio System och Kompetens AB Altran Sverige AB BancTec CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-fabriken Sverige AB Knowit AB Lemontree Enterprise Solutions AB RISE to Bloome R2B Software AB Tekis AB Tieto Sweden AB Visma Consulting AB e-arkiv som tjänst Aditro AB Advancia AB BancTec CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-fabriken Sverige AB Lemontree Enterprise Solutions AB Visma Consulting AB

52 Andra initiativ

53 Andra initiativ R7 e-arkiv SVEA: Västerås, Eskilstuna, Enköping, Strängnäs Skåne: SKNO, SKNV, Region Skåne Region Dalarna A4: Luleå, Piteå, Älvsbyn, Boden Arkivnätverk Y: Västernorrland e-arkiv Syd: Kronoberg, Blekinge, Kalmar Region Jönköping Västkom / GR

54 ENSAM E-arkiv i Nationell SAMverkan Nätverk Viktiga projekt METS-profil SWEIP, SWEIPB Uttag verksamhetssystem

55 earkiv kommuner Nätverk Tillvaratar varandras arbete Under uppstart

56 Införa e arkiv

57 Att införa ett e-arkiv Checklista - Inför beslut om ett projekt - Innan projektet startar - Under projektets gång - Vid avslutning av projektet

58 Inför projektstart Behovs- och nulägesanalys Målbild, vision Effekter, nyttor, vinster Finansiering och resurser Direktiv

59 Inför beslut om ett projekt Projektplan inklusive organisation, kommunikation, riskanalys Prioriteringar + avgransningar Pilot? Samverkan! Budget Förankring

60 Under projektets gång Informationsmodell(er) Dokumenthanteringsplaner Bevarandestrategier Informationssäkerhet: säkerhetsklassificering, IT-säkerhet Arkitektur Tester och sådant Förbereda förvaltning

61 Vid avslutning av projektet Anslutningsplan Dokumentation, utbildning Effektutvärdering Start förvaltningsorganisation

62 e-arkiv.skl.se

63 What s in it for me?

64 Nyttor med FGS:er Tillgänglighet Långsiktig informationsförsörjning Medborgarcentrerad förvaltning Sökmöjligheter Enkelhet Enkelt att arkivera och hitta information Förenkla överföring mellan myndigheter Effektivitet & kvalitet Nationell mjuk infrastruktur Standardisering Spara offentliga resurser

65 Medborgare!! Ökad tillgänglighet till offentlig information Ökad insyn Nyttor utifrån olika roller Förenklar vardagen Möjlighet till innovation

66 Nyttor utifrån olika roller Medborgare!! Ökad tillgänglighet till offentlig information Ökad insyn Förenklar vardagen Möjlighet till innovation!! Bidrar till Ledning e-förvaltningsmål Säkerställer kvalitet Ökar effektiviteten Sparar resurser

67 Nyttor utifrån olika roller Medborgare!! Ökad tillgänglighet till offentlig information Ökad insyn!! Bidrar till Ledning e-förvaltningsmål Säkerställer kvalitet! Arkiv och registratur Säkerställer långsiktig informationsförvaltning Ökad kvalitet Förenklar vardagen Möjlighet till innovation Ökar effektiviteten Sparar resurser Bättre återsökningsmöjligheter Standardisering Förenklar

68 Nyttor utifrån olika roller Medborgare!! Ökad tillgänglighet till!! Bidrar till Ledning! Arkiv och registratur Säkerställer långsiktig IT!! Förenklar överföring av offentlig information e-förvaltningsmål informationsförvaltning information Ökad insyn Säkerställer kvalitet Ökad kvalitet Bidrar till bättre IT- och Förenklar vardagen Ökar effektiviteten Bättre återsöknings- informations-arkitektur Möjlighet till innovation Sparar resurser möjligheter Standardisering Tydliggör verksamhetskrav Förenklar

69 Knyta ihop säcken

70 Sammanfattad Möjligheter Höga förväntningar Säkerhets aspekter Högre ansvar Klassning och...

71 Samband Organisation Teknik Utbildning Ekonomi Lagstiftning Standarder

72 Samverkan! Ledningen Organisation Verksamheten Teknik Utbildning IT-funktionen Ekonomi Lagstiftning Standarder Arkivet

73 Samverkan! Ledningen Organisation Teknik Utbildning Verksamheten Ekonomi Du Lagstiftning IT-funktionen Standarder Arkivet

74 Frågor

75 Kontakt Värdefullt material Caspar Almalander Projektledning eard! Tel Epost caspar.almalander (at) eskilstuna.se