Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna stadsarkiv

Transkript

1 Elektroniskt bevarande Caspar Gielissen Eskilstuna stadsarkiv

2 Ingen ordning, ingen reda

3 Elektroniskt bevarande = Framtidssäkring av information

4 Långsiktigt och hållbart bevarande Offentlighetsprincipen har ingen begränsning i tiden. Arkivet är inte bara vårt kulturarv. Det finns till och med för att skydda dig.

5 Kraven på kommunerna/landstingen Tryckfrihetsförordningen (handlingsoffentligheten) + arkivlagen Allmänna handlingar, i pappers- eller elektroniskt form Ytterligare krav i lagstiftning Socialtjänstlagen Patientdatalagen Lag om ekonomisk redovisning

6 Que?

7 Några begrepp (1) proveniensprincipen förvandla, förvanska, förstöra? - migrering - konvertering - emulering

8 Några begrepp (2) e-arkiv ( ) utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter system för bevarande hantering myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation. Lagring sker i format för bevarande

9 Några begrepp (3) mellanarkiv slutarkiv Verksamhetssystem mellanarkiv slutarkiv närarkiv

10 Fortsättning av projektet Etapp 2

11 Projekt Elektroniskt bevarande Sambruks projekt Elektroniskt Bevarande har som övergripande mål att skapa förutsättningar för ett system för bevarande. Etapp 2: huvudsyftet med etapp 2 är framtagning av en kravspecifikation för ett system för bevarande för att kunna bevara elektroniska handlingar som skapas i kommunernas IT-system.

12 Bevarandestrategi Datamängderna (de allmänna handlingarna) bevaras i särskilda filformat som är lämpade för långsiktigt bevarande, inklusive tillhörande informationsstruktur För att det skall vara rationellt skall verksamhetssystemen vara förberedda för detta

13 Data? Vilka data? Information: dokument, ljudupptagning, karta, videodokument, SMS osv Verksamhetssystem: vad är det för system? Vem använder det? Vad och hur gör den? Syftet: varför används (användes) systemet Form: formulär, gränssnitt? Struktur: hur är informationen organiserad? Samband

14 Etapp 2: från teori till praktik Viktigaste frågor: Kravspecifikation - system för bevarande - inleverans: från verksamhetssystem till ett elektroniskt arkiv - informationsstruktur (sökkonsekvenser!) Metadatastandard Filformat Gemensamt system för elektroniskt bevarande

15 Etapp 2: arbetssätt mindre grupper jobbar med delprojekt lokalt samarbete samordning genom projektledaren

16 Etapp 2: kalender 25 mars: uppstartsmöte i Eskilstuna 27 april: projektplan upprättas, därefter utskick maj - augusti: anmälning till projektet, alla kommuner kan delta 1 september: start etapp 2 31 augusti 2011: etapp 2 avslutas

17 Etapp 2: intresserade kommuner Alingsås Järfälla Rättvik Trollhättan Botkyrka Emmaboda Karlskrona Karlstad Sandviken Sjöbo Uddevalla Uppsala Enköping Kristianstad Skellefteå Vallentuna Eskilstuna Eslöv Laholm Ljungby Sollentuna Solna Vellinge Vetlanda Falkenberg Flen Mariestad Norrköping Strängnäs Sundsvall Värnamo Västerås Gnesta Nykvarn Sölvesborg Växjö Gävle Helsingborg Olofström Ronneby Timrå Trelleborg Östra Göinge Din kommun? Samarbete är ett måste, det här klarar du inte ensam.

18 Samarbete är viktig Arkivet Allas Dela behov kunskaper Främjar demokrati Spara pengar alla behövs! Framtidssäkring Kommun 24 Verksamheten Bättre underlag till beslut Bättre och lättare service Snabb åtkomst IT

19 Tiden går ju fort, WordPerfect, Visicalc, Lotus123, WordStar, dbase, Multiplan, CP/M, Ena, Hogia, Mammuth, FoxBase, Writing Assistant, MiaDOS, PlanningAssistant, CorelDraw, Reflex, Dissos, Library, RoyalText, Lantbruksdata, WP Office,, DOS, DataPerfect, Wang, DisplayWrite, Hercules, 3270, AS/400, PlanPerfect, System 3/x, Scripsit, Javelin, GraphInThebox, MSMail, Works, Netscape, RoyalBase, cc:mail, RoyalCalc,

20 Etapp 2: anmälan, intresse (direkt)

21 Frågor? Caspar Gielissen (projektledare),

22 Tack!

23 Dokument Information som skapas, sammanställs eller mottas som en enhet och är fäst på ett hållbart medium eller i ett beständigt format. Omfattar text, bild, ljud och film och kan exempelvis vara elektroniska filer, SMS, fotografier och kartor. Källa: Eskilstuna stadsarkiv

24 Handling En vittnesbörd som intygar och/eller dokumenterar något. I vissa sammanhang måste handlingen vara i original (ej kopia) för att kunna gälla som intyg. Källa: Wikipedia Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Källa: Uppsala stadsarkiv

25 Allmän handling Handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en myndighet). Allmänna handlingar är offentliga eller sekretessbelagda Källa: Riksarkivet

26 Elektroniskt arkiv (e-arkiv) Utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter. Källa: Riksarkivet

27 System för bevarande Ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras, dokumenteras samt överföras till nya databärare. De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna inom systemet ska kunna överföras till format för bevarande. Källa: Riksarkivet

28 Bevarande exemplar Utgörs av databärare som innehåller myndighetens elektroniska handlingar, med kopplingar till dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via fastställda rutiner kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras, dokumenteras samt överföras till nya databärare. De uppgifter som tillkommer i hanteringen av bevarandeexemplaren ska kunna överföras till format för bevarande. Källa: Riksarkivet

29 Format Mönster enligt vilket data ordnas vid t ex datainsamling Exempel:.doc (text),.jpg (bild),.mp3 (ljud),.exe (program) Källa: Wikipedia

30 Metadata Data om data eller information om data Sökbegrepp (jämför en index och/eller en innehållsförteckning i en uppslagsbok) Källa: Wikipedia

31 Mellanarkiv slutarkiv Mellanarkiv verksamhetens närarkiv med hög tillgänglighet men inte anpassat för bevarande på lång sikt Slutarkiv inriktad på långsiktigt bevarande