Elektroniskt bevarande Säkra för framtiden. Caspar Gielissen Föreningen Sambruk

Transkript

1 Elektroniskt bevarande Säkra för framtiden Caspar Gielissen Föreningen Sambruk

2 Jag Om Holland, filmstjärnor och evigheten

3 Sambruk kommunal förening med 80 medlemmar samarbete inom IT-frågor och -lösningar

4

5 Hur var det nu igen...? i WordStar: CTRL-K, D??? i WordPerfect: Skift-F8???

6 Långsiktigt och hållbart bevarande Offentlighetsprincipen har ingen begränsning i tiden. Arkivet är inte bara vårt kulturarv. Det finns till och med för att skydda dig.

7 Kraven på kommunerna/landstingen Tryckfrihetsförordningen(handlingsoffentligheten) + arkivlagen Allmänna handlingar, i pappers- eller elektroniskt form Ytterligare krav i lagstiftning Socialtjänstlagen Patientdatalagen Lag om ekonomisk redovisning

8 Que?

9 Några begrepp (1) dokument information som skapas, sammanställs eller mottas som en enhet och är fäst på ett hållbart medium eller i ett beständigt format. Omfattar text, bild, ljud och film och kan exempelvis vara elektroniska filer, SMS, fotografier och kartor handling en vittnesbörd som intygar och/eller dokumenterar något. I vissa sammanhang måste handlingen vara i original (ej kopia) för att kunna gälla som intyg allmän handling handling upprättas av eller inkommit hos en myndighet

10 Några begrepp (2) e-arkiv ( ) utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter system för bevarande hantering myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation. Lagring sker i format för bevarande

11 Några begrepp (3) mellanarkiv slutarkiv Verksamhetssystem mellanarkiv slutarkiv närarkiv

12 Några begrepp (4) format mönster enligt vilket data ordnas vid t ex datainsamling plattform operativsystemet för nätverket eller datorn

13 Några begrepp (5) metadata -data om data eller information om data -sökbegrepp (jämför en index och/eller en innehållsförteckning i en uppslagsbok) -tilläggsinformation metadatastandard allmän accepterad förteckning av metadata

14 Några begrepp (6) proveniensprincipen förvandla, förvanska, förstöra - migrering - konvertering - emulering

15 Data? Vilka data? Information: dokument, ljudupptagning, karta, videodokument, SMS osv Verksamhetssystem: vad är det för system? Vem använder det? Vad och hur gör den? Syftet: varför används (användes) systemet Form: formulär, gränssnitt? Struktur: hur är informationen organiserad? Samband

16 OAIS modellen

17 Projekt Elektroniskt bevarande Sambruks projekt Elektroniskt Bevarande har som övergripande mål att skapa förutsättningar för ett system för bevarande.

18 Etapp 1, hur gjorde vi Kartläggning av processer Sökmöjligheter Klassificering av kommuners verksamhet Skapande av EAC + EAD fil Val av attribut från PREMIS + MoReq2 Mappning i METS Jämförelse med andra projekt Slutrapport etapp 1 (juni 2009)

19 Standarder som används OAIS ISAAR ISAD(G) METS MoReq2 PREMIS Open Archival Information System International Standard Archival Authority Record General International Standard Archival Description Metadata Encoding & Transmission Standard Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records Preservation Metadata: Implementation Strategies

20 Begränsningar Ingen anpassning till enskilda kommuners plattformar Ett urval av processer

21 Processorienterad förteckning Riksarkivet har beslutat om att för statliga myndigheter tillämpa ett processorienterat förteckningssätt. Detta tillämpades i detta projekt.

22 Några slutsatser Export från gamla och befintliga system: Kräver mycket arbete och konsultinsatser Nya system (framtiden): Kravställning på leverantörerna (ÖTP) Det finns mycket data / digital information redan idag och det blir bara mer, mycket mer Samarbete: Arkiv Verksamhet IT

23 Allmänna reflektioner Kommuner liknar varandra vilket underlättar samverkan Stor samarbetsvilja mellan olika aktörer: kommuner i mellan och med övriga myndigheter (t.ex. SSA, SLL, Reda, R7, LDB-centrum, Agda, Riksarkivet, ENSAM)

24 Fortsättning av projektet Etapp 2

25 Projekt Elektroniskt bevarande Sambruks projekt Elektroniskt Bevarande har som övergripande mål att skapa förutsättningar för ett system för bevarande. Etapp 2: huvudsyftet med etapp 2 är framtagning av en kravspecifikation för ett system för bevarande för att kunna bevara elektroniska handlingar som skapas i kommunernas IT-system.

26 Etapp 2: från teori till praktik Viktigaste frågor: Kravspecifikation - system för bevarande - inleverans: från verksamhetssystem till ett elektroniskt arkiv - informationsstruktur (sökkonsekvenser!) Metadatastandard Filformat Gemensamt system för elektroniskt bevarande

27 Etapp 2: arbetssätt mindre grupper jobbar med delprojekt lokalt samarbete samordning genom projektledaren

28 Samarbete är viktig Arkivet Allas Dela behov kunskaper Främjar demokrati Spara pengar alla behövs! Framtidssäkring Kommun 24 Verksamheten Bättre underlag till beslut Bättre och lättare service Snabb åtkomst IT

29 Etapp 2: intresserade kommuner Alingsås Järfälla Rättvik Trollhättan Botkyrka Emmaboda Karlskrona Karlstad Sandviken Sjöbo Uddevalla Uppsala Enköping Kristianstad Skellefteå Vallentuna Eskilstuna Eslöv Laholm Ljungby Sollentuna Solna Vellinge Vetlanda Falkenberg Flen Mariestad Norrköping Strängnäs Sundsvall Värnamo Västerås Gnesta Nykvarn Sölvesborg Växjö Gävle Helsingborg Olofström Ronneby Timrå Trelleborg Östra Göinge Din kommun? Samarbete är ett måste, det här klarar du inte ensam.

30 Sammanfattad Varför Lagkrav: arkivlagen Hållbarhet Struktur Söka / forska Stora besparingar Om vi inte gör nåt Informationsförlust Faror med konvertering och emulering

31 Etapp 2: kalender 25 mars: uppstartsmöte i Eskilstuna april / maj: projektplan upprättas, därefter utskick maj - augusti: anmälning till projektet, alla kommuner kan delta 1 september: start etapp 2 31 augusti 2011: etapp 2 avslutas

32 Etapp 2: anmälan, intresse (direkt)

33 Tiden går ju fort, WordPerfect, Visicalc, Lotus123, WordStar, dbase, Multiplan, CP/M, Ena, Hogia, Mammuth, FoxBase, Writing Assistant, MiaDOS, PlanningAssistant, CorelDraw, Reflex, Dissos, Library, RoyalText, Lantbruksdata, WP Office,, DOS, DataPerfect, Wang, DisplayWrite, Hercules, 3270, AS/400, PlanPerfect, System 3/x, Scripsit, Javelin, GraphInThebox, MSMail, Works, Netscape, RoyalBase, cc:mail, RoyalCalc,

34 ordbehandling eller ordförvanskning?

35 Samarbete Ett måste!

36 Tufft för mindre kommuner (ur: esamhället, nyhetsbrev från SKL maj 2010) SKL:s kartläggning av kommunernas IT-plattformar och infrastruktur visar att de mindre kommunerna har svårt att få ihop sina IT-lösningar både internt och gentemot medborgarna. Kartläggningen visar tydligt behovet av personella insatser och investeringar i ny teknik i de allra flesta kommuner, och för de cirka 80 procent av Sveriges kommuner som har mindre än invånare är det särskilt bekymmersamt.

37 Hur var det nu igen...? i WordStar: CTRL-K, D??? i WordPerfect: Skift-F8???

38 Tack!