Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå. 3 december 2013

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå. 3 december 2013"

Daniel Karlsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå 3 december 2013

2 E-arkiv handlar inte bara om digital arkivering.!! E-arkiv handlar om långsiktig förvaltning av information. Vår information. Från igår óch idag.

3 1. Utmaningar

4 - Var eard / KTH eard Hässleholm

5 - Säkerhet eard / KTH

6 - Lagstiftning -

7 - Arv -

8 Vem äger informationen Aktuell information A Aktuell information B Avslutad information Arkiv Aktuell information C Avdelning Arkivet

9 Det vi har 46,5

10 Konstateringar Ingen enhetlig informationshantering Långa söktider Ingen säker informationshantering Tekniska utvecklingar Ekonomiska utmaningar Lagkrav?! Krav från allmänheten

11 2. e-arkiv i Sverige Sambruks Elektroniskt bevarande E-delegationen Riksarkivets eard SKL:s Upphandling e-arkiv

12 Projektets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling. Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. Sambruk I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt: Leverans från verksamhetssystem Metadata och filformat Projekt Elektroniskt bevarande Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet med kravspecifikation) -Checklista start maj 2008 Juridiska förutsättningar och konsekvenser -Gemensamt etapp elektroniskt 2 avslutades arkiv oktober 2011 Definition mellanarkiv - 47 deltagande kommuner I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och nyttoanalys. Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i Projektredovisningen.

13 Sambruk, mål Huvudmål: - skapa förutsättningar för ett e-arkiv! Mål etapp 2: - framtagning av en kravspecifikation för ett e-arkiv

14 Sambruk, kravspecifikation Kravlista - >90 krav - bör och ska Vägledning till kraven

15 Sambruk, vägledning Leveransen från verksamhetssystem till ett e-arkiv Syfte - planera och genomföra av ett uttag - kan användes som kravspecifikation vid upphandling av nya verksamhetssystem

16 Sambruk, gemensamt e-arkiv Samarbete är ett måste Syfte - granskning och utvärdering av organisationsformer för gemensamt e-arkiv - eventuella hinder - förslag

17 E-delegationen Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Samordning - e-utveckling inom offentlig sektor - interoperabilitet - vägledningar och riktlinjer -

18 E-delegationen E-delegationen tar hand om den mjuka = Samverkan på teknisk = Samverkan på organisatorisk nivå! :-- = Finansieringsmodeller! = regelverk Den hårda infrastrukturen sköts av andra tex PTS telekombranschen

19 eard Projekt e-arkiv och e-diarium Förvaltningsgemensamma specifikationer

20 eard inom E-delegationen e-tjänster Mina meddelanden, Min ärendeöversikt, m m Grundläggande tjänster Mjuk infrastruktur e-arkiv Kommunikation Säkerhet Förvaltningsgemensamma specifikationer (eard) Grundläggande interoperabilitet Förutsättningar för samverkan: vägledningar, standarder, arkitektur, semantik, m m eard & SKL - leverantörsmöte

21 Enkel åtkomst... Aktuell information A Aktuell information B Verksamhetens arkiv Slutarkiv Aktuell information C

22 ... krävs förutsättningar... Aktuell information A Aktuell information B Verksamhetens arkiv Slutarkiv Aktuell information C

23 ... helst från början. Aktuell information A Aktuell information B Verksamhetens arkiv Slutarkiv Aktuell information C

24 Kedjeeffekt Aktuell information A Aktuell information A Aktuell information A Aktuell information B Mellanarkiv Slutarkiv Aktuell information B Mellanarkiv Aktuell information B Aktuell information C Verksamhetens arkiv Slutarkiv Slutarkiv Aktuell information C Aktuell information C

25 FGS-er, vad menas strukturerad beskrivning av funktionella och tekniska krav speglar förvaltningens behov styrande verkan (när den används i föreskrifter och upphandlingar) säkerställa önskad funktion och interoperabilitet förutsättning för informationsutbyte och långsiktig informationsförsörjning

26 SKL upphandling e-arkiv Krav på FGS:er Tilldelningsbeslut juli 2013! Krav på test med FGS:er Färdigt senast 4 mars 2014

27 SKL upphandling e-arkiv e-arkiv som produkt Agio System och Kompetens AB Altran Sverige AB BancTec CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-fabriken Sverige AB Knowit AB Lemontree Enterprise Solutions AB RISE to Bloome R2B Software AB Tekis AB Tieto Sweden AB Visma Consulting AB e-arkiv som tjänst Aditro AB Advancia AB BancTec CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-fabriken Sverige AB Lemontree Enterprise Solutions AB Visma Consulting AB

28 Andra initiav Landsting: R7 e-arkiv, Stockholm läns landsting, Region Skåne Kommuner: SVEA, earkiv Syd, etc LDB-centrum Kungliga Biblioteket! ENSAM

29 3. Frågor Mer information Caspar Almalander Epost Tel

Relevanta dokument

20140603 GR-Västkom Göteborg

20140603 GR-Västkom Göteborg Arkiv Jag Född i Holland Bakgrund inom IT! Arkiv och e-arkiv - Eskilstuna stadsarkiv - projekt Elektroniskt bevarande - eard projekt Agenda e-arkivering Vad händer Helhetsbild Information Effektiv Långtidsarkivering