Ett e arkiv värt att lita på

Transkript

1 Ett e arkiv värt att lita på

2 Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv

3 Internationell standard Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Magenta Book. September ISO 16363:2012

4 Organisatorisk infrastruktur Styrande dokument Organisation och bemanning Ramverk för att säkerställa bevarande Ekonomisk hållbarhet Avtal och licenser

5 Styrande dokument Arkivreglemente Bevarandepolicy Strategisk plan som stödjer arbetet med att uppnå målen Verksamhetsplan Rutinbeskrivningar och checklistor Kontinuitetsplan

6 Organisation och bemanning Identifierade och dokumenterade arbetsuppgifter Personer med lämplig kompetens anställs eller anlitas Vidareutbildning i takt med teknisk utveckling Olika typer av kompetens arkiv, system, it, informationssäkerhet mm Tillräckligt med personal

7 Ramverk för att säkerställa bevarande Identifierade intressenter och användargrupper per arkivbildare/informationstyp Planer för att säkerställa åtkomst för arkivets målgrupper Dokumenterad historik över förändringar i verksamheten Verktyg/metod för att kontrollera att arkivet är intakt och att inget saknas Rutiner för egenkontroll och utvärderingar

8 Ekonomisk hållbarhet Långsiktiga och kortsiktiga planer Redovisningsmetoder som är transparenta och lättförståliga Analyser och rapporter som beskriver risker, nyttor, kommande investeringar och det ekonomiska läget

9 Avtal, licenser och restriktioner Överlämnande enligt arkivlagen Depositionsavtal Upphovsrättsligt, skyddade verk Behandling av personuppgifter Licensierade programvaror

10 Hantera arkivobjekt Leverera förbereda och genomföra Ta emot kontrollera och validera Skapa arkivpaket sökbarhet och integritet Planera bevarande säkra upp och planera för framtida förändringar Bevara arkivpaket specificera, kontrollera och dokumentera Informationsredovisning vad finns och hur hittar jag det? Åtkomst behörigheter och loggning

11 Leverera och förvalta överlämnade arkiv Öppet arkivinformationssystem OAIS Förbereda leverans Planera bevarande Uttag Leveranspaket Hantera data Distributions - paket Ta emot Komma åt Mappning PRODUCENT Paketering Arkivpaket Arkivpaket Hantera lagring KONSUMENT Administrera LEDNING Fritt efter CCSDS, Reference Model for an Open Archival Information (OAIS), 2002

12 Leveransförberedelser Rutinbeskrivningar och dokumenterade processer Identifiera innehållsinformation och egenskaper som ska bevaras Fastställa hur leveranser ska genomföras Mallar för leveransspecifikationer Lokala anpassningar av gemensamma specifikationer Autentisering av avsändare/mottagare Fysisk och juridisk kontroll över arkivet Vem äger informationen? Vem överlämnar informationen? Rutiner i samband med överförandet Planer och rutiner för beskrivande information

13 Mottagande Autentisering av avsändare/mottagare Validering av leverans Har allt kommit med? Fysisk och juridisk kontroll över arkivet Efter kontroll/validering sker en formell överföring av myndighetens informationen till arkivmyndigheten

14 Skapa arkivpaket Specifikationer för arkivpaket Kompetens, rutiner och verktyg för att skapa arkivpaket Dokumentation av händelser i dagböcker och loggar Rutiner för kontroll av att alla leveranspaket tagits om hand Informationsstruktur som säkerställer unik identitet Länkningar oberoende av fysisk förvaringsplats

15 Skapa arkivpaket Kunna förse mottagare med rätt representationsinformation Rutiner och manualer för att vårda information och sammanställa nödvändig bevarandeinformation Säkerställa spårbarhet och äkthet Oberoende verktyg för att kontrollera integritet Dokumentation över åtgärder och rutiner

16 Planera bevarande Dokumenterade strategier för att säkerställa bevarande Identifierade risker Verktyg och personal som övervakar och hanterar bevarandeplattformen och den tekniska miljön Övervaka behov och förväntningar hos olika användargrupper Rutiner för att uppdatera/ändra bevarandeplaner pga förändrade behov och teknisk utveckling Metoder och rutiner för att kontrollera att bevarandeaktiviteterna som genomförs är effektiva

17 Bevara arkivpaket Detaljerade specifikationer av format, data och olika komponenter i arkivpaketen Dokumentation av konverteringar som för arkivpaketen Kontroller av att arkivet är intakt tex fixeringsinformation och loggar från kontroller

18 Informationsredovisning Minimikrav för att de tilltänkta målgrupperna ska hitta information Rutiner för att fånga/skapa minsta nivå beskrivande information Hitta arkivpaket (motsvarande arkivförteckning) Hållbara relationer mellan sökbegrepp och arkivpaket Rutiner, dokumentation och loggar som säkerställer att information är sökbar

19 Åtkomst Riktlinjer för åtkomstnivåer Åtkomstnivåer för användare/roller införs kontrollerat och följs upp Verktyg och riktlinjer för att tilldela behörigheter Loggning av användning Tester att åtkomstnivåer fungerar Rutiner för kontroller av loggar

20 Teknisk infrastruktur Teknisk säkerhet Riskhantering och säkerhetsarbete

21 Teknisk säkerhet Identifiera och hantera risker som gäller teknisk drift Säker och pålitlig teknisk infrastruktur Många risker: Föråldrad teknik Beroende av programvaror utan öppen dokumentation Fel som inträffar under drift

22 Teknisk säkerhet Fullständig dokumentationsystemkomponenter Kontroll över teknisk utrustning Rutiner för säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopior Personal, tjänster och olika typer av tekniska lösningar som övervakar den tekniska miljön och signalerar

23 Teknisk säkerhet Hårdvara och mjukvara som är lämplig i förhållande till de tjänster arkivet ska erbjuda Hålla koll på felkällor, interoperabilitet mellan komponenter, versionsuppdateringar, prestanda mm Övervakning av användande, granskning och rapportering

24 Teknisk säkerhet Beprövad teknik Dokumentation Personer med kunskap om alla tekniska stödsystem Teknisk personal och leverantörer är införstådda i att välgrundade beslut måste fattas när den tekniska miljön förändras Utvärdering av risker med ny teknik

25 Teknisk säkerhet Upptäcka korrupt data, förlust av data Rapportera, hantera och dokumentera incidenter Säkerhetsuppdateringar skydda objektens integritet

26 Teknisk säkerhet Lagringssystem relationerna mellan och inom arkivobjekt får inte påverkas av att fysiska lagringsmedier byts ut Dokumentering av förändringar och rutiner som påverkar arkivets tjänster

27 Riskhantering och säkerhetsarbete Risk och sårbarhetsanalys kontinuitet och service Data och informationshantering System Personal Fysiska anläggningar Rutiner för att hantera risker Fastställda roller behörigheter och ansvar Katastrofhantering fysisk lagring på skilda geografiska platser

28 Styrande dokument Tekniska stödsystem Organisation Information/ data Personal Ekonomi Lokaler

29 Frågor?

30 Val av samverkansform Mats Porsklev, Kanslichef Älmhults kommun E post: mats.porsklev@almhult.se

31 Möjliga samverkansformer Interkommunalt avtal Aktiebolag Gemensam nämnd Kommunalförbund

32 Verksamhetsidé 1. Titta först på vad det är ni vill samarbeta om Verksamhetskunskap arkiv och långsiktigt bevarande, analysera nuläge och behov 2. Titta därefter på lämplig samverkansform Kunskap om kommunal verksamhet och juridik 3. Till sist är det dags att kravställa teknisk lösning Kunskap om system och teknisk drift

33 Viktiga förutsättningar Många samverkande parter Möjlighet att överta ansvar (arkivmyndighetsfunktioner) Möjlighet att skala upp organisationen

34 Arkivmyndighet Obligatorisk funktion i en kommun Kommunstyrelsen om ingen annan utses Gemensam styrelse eller nämnd kan utses till arkivmyndighet Tillsyn och överta ansvar för överlämnade arkivhandlingar

35 Kommunalförbund Direktion Förbundsmedlemmarnas representanter i kommunalförbundet utgör direktionen (styrelsen). Passar utmärkt för ett litet kommunalförbund med få förbundsmedlemmar. Förbundsfullmäktige Förbundsmedlemmarnas representanter sitter i ett fullmäktige som i sin tur utser en styrelse för verksamheten. Finns ingen begränsning när det gäller antal medlemmar.

36 Ändamålet Kommunalförbundet ska i förbundsmedlemmarnas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen och därtill anslutande författningar som förbundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet.

37 Bastjänster SYDARKIVERA Leverans Arkivsystem Råd och stöd Tillgänglighet Myndighet Kravställning nya system Arkivsystem Utbildning Guider Tillsyn Projekt Planera bevarande Dokumenthanteringsplaner Söktjänster Gallringsbeslut Specifikationer Support Gemensamma riktlinjer

38 Budget och planeringsprocess Aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade om utvecklingslinjerna inom verksamhetsområdet Årligen fastställa budget inom de ekonomiska ramar och enligt de riktlinjer i övrigt som gäller enligt vad förbundsmedlemmarna anger som budgetförutsättningar. Ambitionen är att sådana ramar från förbundsmedlemmarna ska kunna lämnas för längre tidsrymd än ett år åt gången.

39 Nytillträde och frånträde Förändring i förbundsordningen hos alla medlemmar Eventuellt uppskalning av organisationen Uppsägningstid (3 år)

40 Färdplan Förstudie År 2013 Fördjupad förstudie År 2013 Konceptstudie År 2014 Gemensam organisation År 2015 Gemensamt arkivsystem År 2017

41 Frågor?

42 Erfarenheter av nyttorealisering Elin Jonsson E post elin.jonsson@vaxjo.se Telefon

43 eard dp 2 Nyttorealisering Analysera och beskriva fördelar med FGS:er Kronoberg/Blekinge Härnösands kommun/ GOINFO Länsstyrelsen/ Stockholms stad Rapport juni 2014 E delegationens vägledning nyttorealisering arkiv

44 E delegationens vägledning Olika förändringsinsatser måste prioriteras mot varandra Nyttor måste hanteras på olika ställen i organisationen Olika metoder för ledning och styrning Bidra till att en organisation mer effektivt kan realisera nyttan av sina förändringsinsatser

45 Nyttorealiseringsprocessen Bilden hämtad ur Vägledning i nyttorealisering och verktyg/nyttorealisering/

46 Effektkedja Möjliggörare Utvecklingsinsatser Förändringar Nyttor Effektmål Instruktioner för informationssäkerhet Utveckla FGSkompatibla system Kartlägga information System anpassade för arkivering Gemensamt arkivsystem Bli av med system/bättre arkitektur Rättssäkerhet Inget bagage införa nya system Lägre kostnader för licenser/drift Färre konverteringar Gemensamma specifikationer Mandat och investeringsbeslut Utveckla rutiner och styrdokument Involvera medarbetare Utveckla kompetens Tydlig informationsstruktur Öppna gränssnitt Gemensamt arbetssätt Tillgänglighet och sökbarhet Interoperabilitet/ öppna data Helt digitalt flöde Bättre e tjänster Besökare hämtar information själv Öppna gränssnitt för återanvändning Effektivisering hitta information Gemensam arkivorganisation Råd och stöd Kontrollerad informationsförvaltning

47 Nyttor på sikt Ekonomiska Avveckla system Enklare systembyte Helt digitalt flöde Kvalitativa Tillgänglighet på lång sikt Service och sökbarhet Rättssäker hantering Maskinläsbar data

48 Verksamhetsbeskrivning Beslutsunderlag till avsiktsförklaringen om gemensam arkivorganisation Beskriver 10 årig möjlig utvecklingstrappa Strukturerad enligt e delegationens mall för business case

49 Nästa steg nyttorealiseringsplan Syftet är att redovisa en sammanställd plan som visar på när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som behöver genomföras för att realisera planerade nyttor Planen redovisar också hur nyttorna ska mätas och följas upp.

50 Utbildning och kompetensutveckling Anki Heimonen

51 Workshopar och utbildningar: oktober: Moment 1: Grundläggande kurs i informationshantering för dig som vill veta mer Moment 2: Ansvar och roller vem ska göra vad? november: Moment 3: Att kartlägga och klassificera information Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och utarbeta en dokumenthanteringsplan november: Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet? Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

52 Utbildningsplan

53 På gång i projekten

54 Projekt i regionen Linköping Norrköping Skåne Nordväst ITSAM R7e arkiv E arkiv Jönköpings län

55 Förberedande insatser inom området e arkiv. Systeminventering med informationsfokus Fördjupad förstudie som fokuserar på förberedande aktiviteter. Projektet ska skapa förutsättningar för ett välgrundat beslut om, hur och i vilken omfattning ett framtida fördjupa samarbete ska bedrivas 11 kommuner samverkar genom samarbetsorganet Skåne Nordväst Förstudie Fördjupad förstudie mars november 2014 Projektledare: Christian Jarnekrantz Christian.Jarnekrantz@helsingborg.se Införande Förvaltning Utbildning, förankring Lösningsförslag

56 Förstudie Halland Beskriva de medverkande organisationernas behov av e arkiv Ge förslag till övergripande modell av e arkiv Beräkna översiktliga investerings och driftskostnader, inkl. kostnader för omställning för medverkande organisationer Start våren 2014 Slutdatum 31 dec 2014 Förstudieledare Anna Hedin Anna.hedin@regionhalland.se Utbildning, förankring Lösningsförslag Införande Förvaltning

57 Syfte och mål Syftet med förstudien är att den gemensamt utförda förstudien leder till kännedom om såväl den egna organisationens behov av e arkiv men också det regiongemensamma behovet av ett sådant. Förstudien ska inte omfatta fördjupade analyser för att upphandla e arkiv och inte heller en införandeplan. Enligt mål 6 i Region Hallands Mål och strategier ska invånarnas och företagens tillgång till e tjänster öka.

58 SKNO förstudie Grundläggande analyser av verksamhetssystem Konkreta förslag till handlingsalternativ Utvärdera olika samarbetsformer Kunskapsutbyte och kunskapsbyggande Kartlägga näringslivets och allmänhetens behov av offentlig information Goda exempel i andra europeiska länder Verksamhetskunskap: Nikolaj Månsson nikolaj.mansson@kristianstad.se Projektledare: Tommy Bengtsson Tommy.bengtsson@skanenordost.se Utbildning, förankring Lösningsförslag Införande Förvaltning

59 Förstudiens syfte Att skapa bra förutsättningar för kommunerna att införa ett system som kan hantera dagens och morgondagens krav på digital information för samhällets olika aktörer. System garanteras tillförlitlighet och säkerhet, samtidigt som tillgängligheten till offentlig information Ökade möjligheter för att skapa digitala tjänster och en hållbar e förvaltning, både för näringslivet och offentlig verksamhet Projektet syftar även till att underlätta det dagliga arbetet inom kommunerna, stärka kunskapsutbytet och samarbetet mellan kommunerna inom Skåne Nordost och i förlängningen i hela regionen.

60 Var vi befinner oss i processen: Behovsinventering (60 %) Systeminventering (30 %) Intressentanalys (100 %) Problemanalys (100%) Nulägesanalys (80 %) Kommunikationsplan (0 %) Projektbeställning (0 %) Handlingsalternativ/Samverkansutredning (0 %)

61 Kalmar län earkiv Kalmar län är ett utvecklingsprojekt som ska skapa förutsättningar för en effektiv och säker förvaltning som uppfyller lagens, myndighetens och medborgarens krav på åtkomlig och tillförlitlig information. Kommunerna i Kalmar län Projektet inleddes 1 maj 2014 men samverkan har pågått i annan form sedan våren Projektledare: Anki Heimonen ann christine.heimonen@itsam.se Utbildning, förankring Lösningsförslag Införande Förvaltning

62 Om projektet Projektets syfte Syftet med projektet är att höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten om digital informationshantering och belysa innebörden av de vägval som kommunerna måste göra inför ett införande av system för långsiktigt digitalt bevarande. Avgränsningar Projektet utmynnar inte i en färdig e arkivlösning. Projektet omfattar upphandling och införande av ett gemensamt system för långsiktigt digitalt bevarande. Projektet berör inte frågan om digitalisering av befintligt analog material. Projektet berör inte frågan om digitala mellanarkiv.

63 Kronoberg och Blekinge Konceptstudie med målsättning att föreslå gemensam organisation för att förvalta e arkiv Kommuner i Kronoberg och Blekinge samt Region Blekinge Samarbetet inleddes i december 2012 och gemensam organisation startar i januari Projektledare: Lasse Strandberg lars erik.strandberg@karlskrona.se Verksamhetsspecialist: Elin Jonsson elin.jonsson@vaxjo.se Utbildning, förankring Lösningsförslag Införande Förvaltning

64 Ansvar för olika system Medlem SYDARKIVERA It drift Pappersarkiv Webbportal Besökare och användare Kommunikation Samsök Arkiv Arkivredovisning Direktåtkomst Maskinläsbar data Säkerhet Lagring Digitalt närarkiv Ärendehantering Projekt Webbarkiv Övervakning Verksamhetssystem Förbereda leverans Bevarandearkiv Arbetsplats

65 Utmaningar: Bevara digitala handlingar utan tidsgräns E arkiv är en ny verksamhet saknas organisation och kompetenser Deltagande organisationer har varierande förutsättningar och behov Förståelse för juridiken när det gäller ny teknik Tydliga mål och förankring Information till många olika målgrupper Skapa förståelse och få med alla på banan En stor mängd system i drift hos varje kommun, antalet stora system ökar Svårigheter att bemanna arbetsgrupper

66 Framgångar: Samverkan och kunskapsutbyte regionalt och nationellt Ökad kunskap om e arkiv i projektgrupperna Engagemang och intresse hos deltagare utbildning, deltagande i styrgrupper mm Systeminventeringar Förankring och formaliserade projekt Bättre förståelse för förutsättningar och behov Möjlighet att gå från ord till handling

67 Gemensamma aktiviteter

68 Workshopar och utbildningar Under våren: Webb utbildningar om arkivsystem och leveranser 3 oktober: Workshop om informationskartläggning och förberedelser inför upphandling av nya verksamhetssystem 10 oktober: Workshop om information som flödare mellan kommuner och landsting 20 november: Utbildning om arkivinspektioner

69 Klassificeringsschema

70 Mall för dokumenthanteringplan

71 CheckARK

72 Termlista

73 Rutinbeskrivningar

74 Exempelfil och labbpaket

75 Regionalt nätverk

76 Nationellt nätverk

77 Hot och möjligheter?