earkiv Kalmar län Slutredovisning av projektet och dess resultat Anki Heimonen, projektledare 1

Transkript

1 earkiv Kalmar län Slutredovisning av projektet och dess resultat Anki Heimonen, projektledare 1

2 Projektets syfte och mål Sy$et med projektet är a1 höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten om digital informa>onshantering och belysa innebörden av de vägval som kommunerna måste göra inför e1 införande av system för långsik>gt digitalt bevarande. earkiv Kalmar län är e1 utvecklingsprojekt som ska skapa förutsä1ningar för en effek>v och säker förvaltning som uppfyller lagens, myndighetens och medborgarens krav på åtkomlig och >llförlitlig informa>on Anki Heimonen, projektledare 2

3 Projektets uppdrag Se vilka resurser som krävs för de kommuner i länet som enskilt eller gemensamt vill införa eb e- arkiv. Genomföra förberedande akfviteter för ab höja medvetandegraden och kunskapsnivån om digital informafonshantering och digital långfdslagring. Överlämna en slutrapport som ska utgöra beslutsunderlag i eb kommande vägval Anki Heimonen, projektledare 3

4 Avgränsning Projektet kommer inte ab utmynna i en färdig e- arkivlösning. ab omfaba upphandling och införande av eb gemensamt system för långsikfgt digitalt bevarande. ab beröra frågan om digitalisering av befintligt analog material. ab beröra frågan om digitala mellanarkiv Anki Heimonen, projektledare 4

5 Inventering av resurser Fånga upp kunskaper och erfarenheter från de medverkande kommunerna. Återanvända resultaten inom projektmedlemmarnas organisafoner Anki Heimonen, projektledare 5

6 Omvärldsbevakning Goda exempel ska komma de medverkande kommunerna Fll del genom omvärldsbevakning och samverkan med andra liknande projekt Anki Heimonen, projektledare 6

7 Samverkan med andra projekt Konferenser Workshops Utbildningar Fördjupade kunskaper om vad digital långfdslagring innebär och hur man kan gå Fll väga för ab förvalta digital informafon och digitala arkiv på lång sikt Anki Heimonen, projektledare 7

8 Nuläge och förbättringsområden Belysa problemområden inom den kommunala dokument- och ärendehanteringen och arkivfunkfonen. Utarbeta förslag Fll åtgärder Anki Heimonen, projektledare 8

9 Underlag för analys Alla kommuner ska ges samma förutsäbningar ab få fram underlag och genomföra analyser inför eb eventuellt införande av e- arkiv i den egna organisafonen Anki Heimonen, projektledare 9

10 Utbildningar Förbereda uppdragsgivarnas organisafoner. Ge likartade förutsäbningar för eb fortsaba arbete för ab kunna införa och använda sig av en obruten digital informafonskedja Anki Heimonen, projektledare 10

11 Avstämning och redovisning Anki Heimonen, projektledare 11

12 Lösningar och vägval Förslag Fll strategier för enskilda eller sammanhållna regionala lösningar för långsikfgt digitalt bevarande. Tekniska, organisatoriska och ekonomiska förutsäbningar ska belyses Anki Heimonen, projektledare 12

13 Jämställdhet Projektledaren är kvinna. Könsfördelningen i styrgruppen är 37% kvinnor och 63% män. Medlemmarna i styrgruppen har utsebs uffrån kompetens inom området och intresse för frågorna. Könsfördelningen hos kommunernas kontaktpersoner är 47% kvinnor och 53% män. Deltagande kommuner har själva utseb sina kontaktpersoner. Projektet har inte påverkat valet av kontaktpersoner Anki Heimonen, projektledare 13

14 Jämställdhet Projektet har erbjudit akfviteter som varit öppna för kommunerna, samt i förekommande fall för intresserade deltagare från andra delar av landet. Könsfördelningen vid projektets mer omfabande akfviteter har varit följande: Ak.vitet Kvinnor Män Kick Off i Oskarshamn % 50% Informa.onsmöte i Emmaboda % 37% Utbildning Moment 1-6 oktober- november % 30% Slutkonferens i Kalmar % 44% Anki Heimonen, projektledare 14

15 Projektredovisning Projektet har utmynnat i en slutrapport och en slutredovisning som belyser möjliga vägval för kommunerna i Kalmar län. Slutredovisningens innehåll: Slutrapport Film från projektets slutkonferens i Kalmar PresentaFon och föredragning i Emmaboda Läs mer på: Anki Heimonen, projektledare 15

16 Vad har vi kommit fram till? Resurserna är begränsade. Kunskaperna om arkiv i kommunerna är väldigt skicande. Viljan Fll förändrat arbetssäb är stor. Samverkan är nödvändig. Förslaget från styrgruppen är ab kommunerna i Kalmar län ansöker om medlemskap i Sydarkivera. Kommunchefsgruppen ska äga frågan ecer projektavslut Anki Heimonen, projektledare 16

17 Styrgruppen för projekt earkiv Kalmar län ger kommunchefsgruppen följande Alterna.v 1: förslag: - an respek.ve kommun i Kalmar län ansöker om medlemskap genom an teckna en avsiktsförklaring som.llhandahålls av kommunalförbundet Sydarkivera. Ansökningarna bör samordnas för an uppnå op.malt ekonomiskt uqall per kommun. Alterna.v 2: - an respek.ve kommun enskilt och utan samordning tar ställning.ll ansökan om medlemskap i kommunalförbundet Sydarkivera. Det ekonomiska uqallet försämras per kommun jämfört med alterna.v 1. För eb medlemskap från och med krävs en avsiktsförklaring per kommun senast Sydarkiveras styrelse behandlar ansökningar om medlemskap i april och september. OavseB alternafv så föreslår styrgruppen ab den finns kvar som programgrupp för ab utgöra stöd i det fortsaba arbetet. Finansiering sker inom respekfve kommuns ordinarie budget Anki Heimonen, projektledare 17

18 Preliminära kostnader för egen organisafon i Kalmar län. Observera! Kostnaderna gäller om samtliga kommuner går in. Antal personer Procentuell andel av befolkning År 1 År 2 År 3 Borgholm ,5% kr kr kr Emmaboda ,8% kr kr kr Hultsfred ,8% kr kr kr Högsby ,5% kr kr kr Kalmar ,5% kr kr kr Mönsterås ,5% kr kr kr Mörbylånga ,2% kr kr kr Nybro ,4% kr kr kr Oskarshamn ,2% kr kr kr Torsås ,9% kr kr kr Vimmerby ,5% kr kr kr Västervik ,2% kr kr kr Total: % kr kr kr Anki Heimonen, projektledare 18

19 Preliminära kostnader för eb medlemskap i Sydarkivera. Observera! Kostnaderna gäller om samtliga kommuner går in. Antal personer Procentuell andel av befolkning Anslutningsavgi[ (engångskostnad), 4 kr/invånare Årsavgi[ år 1 (årsavgi[ + anslutningsavgi[) Årsavgi[ år 2 - Borgholm ,5% kr kr kr Emmaboda ,8% kr kr kr Hultsfred ,8% kr kr kr Högsby ,5% kr kr kr Kalmar ,5% kr kr kr Mönsterås ,5% kr kr kr Mörbylånga ,2% kr kr kr Nybro ,4% kr kr kr Oskarshamn ,2% kr kr kr Torsås ,9% kr kr kr Vimmerby ,5% kr kr kr Västervik ,2% kr kr kr Total: % kr kr Anki Heimonen, projektledare 19

20 Vad får man för pengarna? Bastjänster: Leveranser avställning av informafon från verksamhetssystem för överlämnande Fll arkivsystem. Arkivsystem förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. Råd och stöd hjälp Fll förbundsmedlemmarna ab använda arkivet, genomföra informafonskartläggning samt utbildningar om arkiv och dokumenthantering. Tillgänglighet tjänster för ab kunna söka ecer, beställa och hämta arkiverad informafon. MyndighetsfunkFoner Fllsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och riktlinjer. Leverans Pilotprojekt SpecifikaFoner Sydarkivera Arkivsystem Planera bevarande Slutarkiv (förberedelser) Samsök (förberedelser) Råd och stöd, Fllsyn Utbildning Rådgivning Klassificerings- schema InformaFons- kartläggning RuFner och riktlinjer Anki Heimonen, projektledare 20

21 Vad kan man få mer? Anslutande tjänster: Det är möjligt för förbundsmedlemmar ab avtala särskilt om anslutande tjänster Fll självkostnadspris. Det kan Fll exempel handla om ab få pappersarkivet ordnat och förtecknat eller ab få stöd i det lokala arbetet med ab rensa och gallra i it- system. Tilläggstjänster: Det kommer också ab finnas möjlighet ab beställa Flläggstjänster Fll en avgic som fastslås i förbundsfullmäkfge. Samtliga tjänster kommer ab presenteras i en tjänstekatalog på Sydarkiveras webbplats Anki Heimonen, projektledare 21

22 Tack för förtroendet det här året! Vid frågor, kontakta mig eller någon av de andra i programgruppen. Stephen Dorch Anki Heimonen Mats Johansson Christer Lundh Marie Johansson Magnus Garp Karin Lokrantz Nilsson Therese Åhlander Tomas Karlsson InformaFonssäkerhetssamordnare, Regionförbundet Kalmar län 1:e arkivarie, Kommunalförbundet ITSAM Kommunchef, Mönsterås kommun AdministraFv chef, Västerviks kommun Arkivarie, Kalmar kommun IT- strateg, Kalmar kommun Länsarkivarie, Kalmar läns Arkivförbund Registrator, Borgholms kommun IT- chef, Oskarshamns kommun Anki Heimonen, projektledare 22