E-arkiv Kronoberg och Blekinge

Transkript

1 ÄRENDE Dnr KS/2014:68 Konceptstudie 2014 E-arkiv Kronoberg och Blekinge - plan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (19) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg Hemsida E-post elin.jonsson@vaxjo.se

2 2 Innehåll 1 INLEDNING GODKÄNNANDE BAKGRUND IDÉ MÅL AVGRÄNSNINGAR UNDERLAG OCH GODKÄNNANDE UNDERLAG LEVERANSER PROJEKTAVSLUT ORGANISATION OCH BEMANNING BESTÄLLARE KONTAKTPERSONER STYRGRUPP PROJEKTLEDNING PROJEKTGRUPP ARBETSGRUPPER UTVECKLA KONCEPT ARBETSGRUPPER FÖRBEREDANDE AKTIVITETER EXPERT- OCH REFERENSGRUPPER UTBILDNING TIDPLAN BESLUTSPUNKTER OCH MILSTOLPAR ARBETSFORMER ARBETSSÄTT DOKUMENTSTYRNING AVVIKELSE OCH ÄNDRINGSHANTERING SEKRETESS OCH SÄKERHET KOMMUNIKATION MÖTESSTRUKTUR RISKER EKONOMI (19)

3 3 1 Inledning 1.1 Godkännande planen godkänns av styrgruppen. shantering Utgåva Kommentar Första utkast Andra utkast kompletterad med förberedande aktiviteter till styrgruppen för godkännande Publicerad version 2 Bakgrund Under hösten/vintern 2013/2014 genomfördes en fördjupad förstudie, som resulterade i en slutrapport. Målbilden som formulerades är att bygga upp ett e-arkiv värt att lita på. Med e-arkiv menar vi en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. E-arkivet ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet. I verksamheten hanteras information i en systemberoende struktur och i format som passar för den löpande verksamheten och det aktuella verksamhetssystemet. Genom att införa e-arkiv frigörs informationen för att hanteras i systemoberoende format och struktur i ett arkivsystem. Nyttan med ett e-arkiv är att det går att lämna gamla system, samtidigt som det blir ordning och reda på informationen. Informationen blir användbar för de system och e-tjänster som används i e-förvaltningen även på lång sikt. Det innebär att det blir lättare att hitta rätt och återanvända information både för verksamheten och för medborgarna. Det blir möjligt att åstadkomma en helt obruten digital kedja från det att ett ärende initieras tills att dokumentationen arkiveras. Detta dokument definierar konceptstudien som kommer att genomföras i samverkan mellan intresserade organisationer i Kronoberg och Blekinge. Parallellt har en inbjudan att anmäla intresse för samverkan om ett e-arkiv gått ut till er i Kalmar län, norra Skåne och Halland. 3 (19)

4 4 2.1 Idé Tanken med konceptstudien är att förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv. Konceptstudien innebär också att gemensamma aktiviteter genomförs för att förbereda införandet av e-arkiv. 2.2 Mål Målet med konceptstudien är att under 2015 införa organisation för att hantera e-arkiv och påbörja projekt för att införa arkivsystem. Delmål för konceptstudien är att: Föreslå samverkansform samt styrelsesätt. Föreslå en modell för hur e-arkivet ska utvecklas över 10 år inkl. driftsformer etc. Föreslå en preliminär driftsbudget över 10 år. Föreslå en verksamhetsidé. Föreslå en finansieringsmodell. Genomföra förberedande aktiviteter för samverkande organisationer med avseende på utbildning kring arkivsystem, leveranser till arkiv mm. 2.3 Avgränsningar Ett förslag till hur deltagande organisationer ska gå vidare med det konkreta införandet kommer att utarbetas under konceptstudien. 4 (19)

5 5 3 Underlag och godkännande 3.1 Underlag Som underlag till projektet finns följande: Slutrapport fördjupad förstudie. direktiv konceptstudie. Överenskommelse konceptstudie. Guide till handlingsalternativ. 3.2 Leveranser Det här kommer konceptstudien att leverera: Verksamhetsbeskrivning. Ekonomisk beskrivning (budget, finans/debiteringsmodell). Beskrivning samverkansform. plan inklusive budget. Labbmiljö. Utbildning nyckelpersoner arkivsystem, arkivinspektioner och informationskartläggning. Omvärldsanalys gällande standardisering och aktörer på marknaden. Plan för informationskartläggning. Preliminär prioritering när det gäller leveranser till e-arkiv. Plan för tillgänglighet Deltagande organisationer erbjuds fortlöpande möjlighet att lämna synpunkter på de förslag som tas fram av projektgruppen. Resultatet överlämnas till projektorganisation för eventuellt kommande projekt. Alternativt till respektive deltagande organisation om det inte blir en gemensam fortsättning. 3.3 avslut et är avslutat när: Alla deltagande organisationer har tagit del av och haft möjlighet att lämna synpunkter på slutrapporten Redovisning för uppdragsgivare är genomförd 5 (19)

6 6 4 Organisation och bemanning 4.1 Beställare Kommunchefer samt regionchefer hos deltagande organisationer. Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera det lokala arbetet samt styrgrupp. Befogenheter: Utse kontaktperson. Godkänna slutrapporten. 4.2 Kontaktpersoner Varje beställare utser en kontaktperson som är formellt ansvarig mot projektet. Kontaktpersonen bör ha en beslutsfattande position för att säkerställa förankring inom organisationen. Ansvar: Driva och förankra det interna arbetet inom sin organisation. Organisera det lokala arbetet genom att till exempel tillsätta lokal arbetsgrupp och fördela uppgifter när det gäller det lokala arbetet. Delta vid avstämningsmöten. Befogenheter: Utse styrgrupp inom gruppen av kontaktpersoner. 6 (19)

7 7 Föreslå deltagare i arbets- och referensgrupper. Hantera formella frågor i projektet. Varje kontaktperson organiserar arbetet på hemmaplan. Det kan innebära att till exempel utse någon som följer arbetet eller deltar i arbetsgrupper. Eller att formera en lokal arbetsgrupp utifrån sin organisations förutsättningar. I gruppen bör ingå personer med kännedom om organisationen och om de system som används. De personer som deltar i det lokala arbetet kan ha olika kompetenser och inriktningar. För att genomföra konceptstudien behövs tid för att ta del av material, delta på utbildningar, svara på frågor från projektgruppen och delta i planeringen av förberedande aktiviteter. Någon inom varje organisation bör ha rollen som samordnare för det lokala arbetet. Det kan vara kontaktpersonen eller någon särskilt utsedd person. I samordnarens roll ingår att ta del av och sprida vidare information, samla in och sammanställa underlag samt att samordna det praktiska. 4.3 Styrgrupp Styrgruppen följer och stödjer arbetet i projektet och är med och diskuterar och värderar de förslag som tas fram. Deltagare i styrgruppen: Martin Fransson, t.f. kanslichef, (sammankallande) Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona Lasse Johansen, it-chef, Alvesta Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults Leif Söderlund, ikationschef, Ronneby Jesper Jacobsson, kanslichef, Sölvesborgs Maria Purnell, ekonom, Region Blekinge Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona Ansvar: Planera, styra och följa upp konceptstudien. Se till att arbetsgrupper bemannas. Delta vid styrgruppsmöten (en gång i månaden). Sätta sig in i underlag som tas fram av projektgruppen. 7 (19)

8 8 Befogenheter: Godkänna projektplan och lägesrapporter. Besluta om projektadministrativa frågor av vikt. Hantera problem som uppstår och som inte kan hanteras av projektledaren. 4.4 ledning ansvarig Martin Fransson, t.f. kanslichef, Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera projektledning. Hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer. Sammankalla styrgrupp och icera med kontaktpersoner. Befogenheter: Utse projektledare ledare ledare:, Karlskrona Ansvar: Samordna, icera och leda konceptstudien. Hålla lista med kontaktpersoner uppdaterad och tillgänglig. Sammanställa rapporter och dokumentera konceptstudien. Befogenheter: Fördela uppgifter inom överenskomna ramar för konceptstudien. Lämna förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete Biträdande projektledare, verksamhetsspecialist e-arkiv Biträdande projektledare: Elin Jonsson, Står för kunskap inom området arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Funktionella krav på arkivsystem och arkiveringsverktyg. 8 (19)

9 9 Ansvar: Bistå projektledaren med underlag och verksamhetskunskap inom området e-arkiv. Bevaka utvecklingen när det gäller metoder och verktyg för långsiktigt digitalt bevarande. Hålla sig uppdaterad när det gäller standarder och specifikationer inom området. Hantera projektarbetsplats på nätet. Samordna, icera och leda de förberedande aktiviteterna. Dokumentera de förberedande aktiviteter som genomförs. Befogenheter: Tilldela behörigheter till projektarbetsplatsen. Lämna synpunkter på förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete. 4.5 grupp Arbetet i projektgruppen utförs av olika arbetsgrupper. Arbetsgrupperna kan förändras vid behov. Ansvar: Planera och leda aktiviteter. Läsa in relevant material. Redovisa status vid avstämningsmöten. Dokumentera och redovisa resultat från arbetsgruppen. Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat Samordnare arbetsgrupp För varje arbetsgrupp utses en samordnare som ser till att arbetet går framåt. Ansvar: Samordna och driva arbetet i gruppen. Rådgöra och stämma av med projektledaren när det gäller resultat och genomförande av aktiviteter. Sammanställa resultat från kartläggningar och aktiviteter. 9 (19)

10 10 Befogenheter: Fördela uppgifter inom arbetsgruppen. 4.6 Arbetsgrupper Utveckla koncept Ett antal arbetsgrupper skapas för att arbeta igenom de olika delar som är identifierade för att utveckla konceptet e-arkiv. Dessa arbetsgrupper bestämmer själva arbetsformerna och är fria att ta hjälp utav nätverk i de samverkande parterna. Rapportering och avstämning mellan grupperna görs på styrgruppsmöten samt via inläsning av upplagt material på projektytan. Tidplan Jan Febr Mars Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Del 1. Utveckla koncept plan och projektbudget Förslag samverkansform och driftskostnad Förslag verksamhetsidé Förslag verksamhetens omfattning Förslag Finansieringsmodell Förslag organisation plan upphandling och implementering budget + driftsbudget Samverkansformer Arbetsgrupp för att utvärdera möjliga samverkansformer och dokumentera dessa tillsammans med ett förslag om samverkansform. Arbetsgruppen utarbetar den dokumentation som krävs för att kunna presentera ett konkret förslag för politiken. Samordnare: Arbetsgrupp: Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults Jesper Jacobsson, kanslichef, Sölvesborgs Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Martin Fransson, tf kanslichef, Utvecklingsmodell Arbetsgrupp för att dokumentera förslag till utvecklingsmodell för vårt kommande e-arkiv. Skall inkludera föreslagna funktioner, bemanning, nödvändiga system etc. för att förtydliga konceptet e-arkiv samt vara underlag för övriga arbetsgruppers arbete. Samordnare: Arbetsgrupp: Elin Jonsson, arkivarie samt bitr. projektledare, Växjö Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona 10 (19)

11 Budget samt finansieringsmodell Arbetsgrupp för att baserat på övriga gruppers resultat arbeta fram en preliminär driftsbudget för vårt e-arkiv för en period av 10 år. En debiteringsmodell för deltagande organisationer ingår också. Samordnare: Arbetsgrupp: Maria Purnell, ekonom, Region Blekinge Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona Infrastruktur Arbetsgrupp för att arbeta fram förslag på hur infrastrukturen ska sättas upp för vårt e-arkiv. Här ingår driftsförhållanden för e-arkivet, krav på lokaler, datacenter, säkerhet etc. Samordnare: Arbetsgrupp: Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona Lasse Johansen, it-chef, Alvesta Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns Leif Söderlund, ikationschef, Ronneby Kommunikation Arbetsgrupp för att utarbeta en ikationsplan för projektet. Samordnare: Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona 11 (19)

12 Arbetsgrupper Förberedande aktiviteter Leverans till arkiv Arbetsgrupp med målet att genomföra grundläggande utbildning och erfarenhetsutbyte samt ta fram labbpaket. Tidplan apr maj jun jul aug sep okt nov dec Leverans till arkiv Analys och komplettering av systemlista Labbpaket Utbildning leveranser och XML Utredning leveransspecifikation Delrapport Samordnare: Arbetsgrupp: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona Charlotta Jörgensen, systemförvaltare, Karlskrona Annelie Holmberg, registrator, Karlskrona Arkivsystem Arbetsgrupp med målet att bygga upp kompetens hos nyckelpersoner samt genomföra omvärldsbevakning när det gäller arkivsystem. Arbetsgruppen planerar och genomför aktiviteter. Tidplan apr maj jun jul aug sep okt nov dec Arkivsystem Identifiera nyckelpersoner Omvärldsanalys standarder Labbmiljö arkivsystem Webbutbildning system och standarder Omvärldsanalys arkivsystem Delrapport Samordnare: Arbetsgrupp: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona 12 (19)

13 13 Mikael Andersson, upphandlare, Karlskrona It-kompetens (vakant) Systemförvaltare (vakant) Råd och stöd Arbetsgrupp med målet att erbjuda utbildning och verktyg för deltagande organisationer för att komma igång med rutiner för arkivinspektioner och kartläggning av information samt ta fram förslag till styrande dokument när det gäller arkivverksamhet och dokumenthantering. Tidplan apr maj jun jul aug sep okt nov dec Råd och stöd Workshop klassificering Informationsträff Pilot - arkivinspektion Plan för informationskartläggning Utredning handbok Utbildning arkivinspektioner Revidering rutin arkivinspektion Utbildning informationskartläggning Styrdokument Samordnare: Arbetsgrupp: Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona Anki Heimonen, samordnare e-arkiv Kalmar län, ITSAM Tillgänglighet Arbetsgrupp som genomför översiktlig omvärldsbevakning och behovsanalys när det gäller åtkomst och tillgänglighet till information i e- arkivet. Målet är att ta fram en plan för åtkomst och tillgänglighet. Arbetet genomförs oktober-december Samordnare: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö 13 (19)

14 14 Arbetsgrupp: Niclas Rosenbalck, arkivarie, Älmhults Anna-Lena Ljungberg, arkivarie, Ljungby Gustav Björkvist, vägledare, Informationssäkerhet (vakant) Juridik, offentlighet- och sekretess samt PUL (vakant) Informatör/ikatör/webb (vakant) Öppna data (vakant) 4.8 Expert- och referensgrupper För att förankra konceptstudiens resultat, identifieras och konsulteras grupper eller enskilda personer som på olika sätt kan bidra med kunskaper och som är berörda vid införande av e-arkiv. - eller programgrupper i Kalmar län, Skåne Nordväst och Skåne Nordost, samt kontaktpersoner hos organisationer som anmält intresse för närmare samarbete, fungerar som referensgrupp och har möjlighet att delta i förberedande aktiviteter. 5 Utbildning gruppen hanterar planering av utbildning utifrån de behov som de deltagande organisationerna har. Följande utbildningstillfällen planeras: Info om SYLL samverkansform, 21/2 Växjö (webbmöte). Info om ITSAM samverkansform, 6/3 Karlskrona (webbmöte). Informationsträff om konceptstudien, 8/5 Växjö. Utbildning leverans till e-arkiv (XML och FGS). Utbildning arkivsystem. Utbildning arkivinspektion. Utbildning informationskartläggning. 14 (19)

15 15 6 Tidplan Den övergripande tidplanen redovisas ovan i samband med tillhörande arbetsgrupp. Arbetet prioriteras kronologiskt så att de nödvändiga leveranserna angående verksamhetsbeskrivning, ekonomisk beskrivning samt samverkansbeskrivning uppfylls först och i tid för den politiska beslutsprocessen. 6.1 Beslutspunkter och milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar finns i tidplanen: Beslutspunkter Överenskommelse Konceptstudie februari 2014 Godkännande av projektplan mars 2014 Godkännande av förslag till samverkansform mars 2014 Godkännande av preliminär driftsbudget mars 2014 Avsiktsförklaring gemensamt e-arkiv april/maj 2014 Överenskommelse om projekt - fjärde kvartalet 2014 Godkännande av konceptstudierapporten december 2014 Konceptstudien avslutas december Milstolpar Dokumenterat förslag till samverkansform samt preliminär driftsbudget mars Summering av avsiktsförklaring gemensamt e-arkiv juni Dokumenterat förslag till gemensam arkivorganisation september (19)

16 Resursbehov Kontaktpersoner förväntas att avsätta tid för att ta del av resultat samt driva och förankra det lokala arbetet inom den egna organisationen. Deltagare i styrgruppen förväntas avsätta tid för möten en gång i månaden samt för att driva arbetet i arbetsgrupperna. Deltagare i arbetsgrupper när det gäller de förberedande aktiviteterna förväntas avstätta omkring två dagar i månaden under aktuell period (se respektive tidplan). Deltagare i de lokala referensgrupperna förväntas avsätta tid för att delta på utbildningar och aktiviteter samt att ta fram det underlag som begärs in av projektgruppen. Omfattningen beror på förutsättningarna hos respektive organisation. 7 Arbetsformer 7.1 Arbetssätt För att fördela arbetet mellan de resurser som finns bedrivs arbetet i den konceptstudien i olika arbetsgrupper. 7.2 Dokumentstyrning Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Författare måste framgå av varje dokument. Dokumentation hanteras åtkomlig för deltagare på den gemensamma projektytan. Dokumenten registreras och arkiveras hos. 7.3 Avvikelse och ändringshantering ledaren hanterar förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för förstudien. Vid behov samråder projektledaren med styrgruppen som meddelar förändringar till kontaktpersoner. Avvikelser redovisas i slutrapporten. 7.4 Sekretess och säkerhet Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande organisationer. Utkast och förslag får endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen. 16 (19)

17 Kommunikation Plan En av arbetsgrupperna har som uppdrag att skapa en ikationsplan för hela konceptstudien arbetsplats och publicering Deltagare i den fördjupade förstudien har åtkomst till gemensam digital projektarbetsplats. På projektarbetsplatsen finns delade dokument, kontaktlistor, kalender, projektblogg, länkar med mera. Färdigställda dokument publiceras på s webbplats: Rapportering Den rapporterade projektdokumentationen består av följande dokument: Verksamhetsbeskrivning. Ekonomisk beskrivning (budget, finans/debiteringsmodell). Beskrivning samverkansform. plan inklusive budget. Utbildning nyckelpersoner arkivsystem, arkivinspektioner och informationskartläggning. Omvärldsanalys gällande standardisering och aktörer på marknaden. Plan för informationskartläggning. Preliminär prioritering när det gäller leveranser till e-arkiv. Plan för tillgänglighet. 7.6 Mötesstruktur Arbetsgruppsmöten Plan för arbetsgruppsmöten tas fram av respektive grupp. möten för kortare avstämningar vid behov. ledaren, biträdande projektledare eller samordnaren för respektive grupp protokollför möten. Protokollen delas på projektarbets-platsen Styrgruppsmöten Styrgruppsmöten genomförs en gång i månaden. ledaren för protokoll och delar protokollen på projektarbetsplatsen Informations- och nätverksträffar Träffar och arbetsmöten ordnas vid behov för olika expert- eller referensgrupper. Presentationsmaterial delas på projektarbetsplatsen och skickas ut till samordnare för respektive nätverk. ledaren protokollför möten och delar protokollen på projektarbetsplatsen. 17 (19)

18 18 8 Risker 1. Konceptstudien leder inte fram till hur deltagande organisationer ska gå vidare med samverkansformer och ett konkret införandeprojekt. Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Förstudien leder inte fram till ett införandeprojekt Låg Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 2. Deltagande organisationer har inte resurser eller avsatt budet för att kunna gå vidare med ett införandeprojekt. Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Arbetet med att införa e-arkiv avstannar och information förblir inlåst i olika verksamhetssystem Medel Prioriterad aktivitet att tidigt i projektet leverera en preliminär driftsbudget. Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 3. Deltagare kan inte avsätta den tid som behövs för inläsning och att delta i aktiviteter Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Konceptstudien drar ut på tiden och underlaget kan bli ofullständigt Medel Fördela arbetet mellan olika arbetsgrupper och formulera information riktad till olika målgrupper 18 (19)

19 19 4. Nyckelpersoner är frånvarande Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs Medel Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras (senarelägga eller i en senare etapp plocka in extern kompetens) 5. En eller flera er vill gå ur samarbetet Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Större kostnad för kvarvarande er och bortfall av kompetens och arbetsresurser Medel Prioriterad aktivitet att tidigt i projektet leverera en preliminär driftsbudget. Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 6. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarna Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Minskat intresse för fortsatt samarbete. Medel Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar. 9 Ekonomi ledare samt kostnader för att genomföra utbildningar och möten, projektarbetsplats samt övriga omkostnader finansieras gemensamt beräknat efter storlek i särskild överenskommelse. Varje deltagande organisation står för sina egna kostnader för resor och andra omkostnader. 19 (19)