Förstudie e-arkiv. Kronoberg och Blekinge

Transkript

1 Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge Uppstartsmöte i Växjö 15 januari 2013 Marianne Dalesjö, kanslichef och Elin Jonsson, arkivarie

2 Dagordning Mötet inleds (Marianne) Presentation av deltagare Presentation av förstudien (Elin) Direktiv och överenskommelse (Marianne) Frågor och deltagarnas förväntningar på förstudien Kontaktpersoner och bemanning av arbetsgruppen Lunch kl. 12 på La Castellina

3 Min journal Mina betyg Verksamhetsstödet behöver förändras Informationen får inte förändras

4

5 Länsgemensam förstudie ur utkast till direktiv Bakgrund E-arkivet är en central del av e-förvaltningen för att säkerställa informationsförsörjning. Prioriterat projekt e-delegationen och SKL. Idé Deltagande kommuner ska få fördjupade kunskaper om vad det innebär och hur man kan gå tillväga för att införa och förvalta e- arkiv på lång sikt. Mål: Genomföra grundläggande analyser och ta fram förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med e-arkiv, gemensamt eller i mindre grupperingar.

6 Avgränsningar och angränsande projekt Detta kommer inte att ingå i förstudien: Fördjupade analyser och förberedelser inför upphandling Upphandling av systemstöd Kommunspecifika analyser och lösningar Angränsande projekt: SKL:s projekt e-arkiv upphandling av ramavtal för systemstöd Riksarkivets projekt eard specifikationer för leverans till e-arkiv ENSAM uttag metod för att mappa data

7 Möjlig färdplan scenario avrop ramavtal som SKI tecknar Fördjupade analyser hösten 2013 Förbereda upphandling våren 2014 Lokala krav och avrop hösten 2014 Förstudie våren 2013

8 Förslag till organisation för förstudien Arbetsgrupp Projektansvarig Marianne Dalesjö Projektledare Elin Jonsson Förankringsgrupp Kontaktpersoner deltagande kommuner Intressentgrupper Identifieras under förstudien Referensgrupper Identifieras under förstudien

9 Detta behöver vi: Detta är tänkt att vi ska producera: Kontaktperson från deltagande kommuner Underlag till analyser Deltagande i planerade aktiviteter (förankring, intressent- och referensgrupper) Skicka in information och svar som efterfrågas Övergripande målbild och modell för e-arkiv Gemensam ordlista Förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete

10 Hur planerar vi att lägga upp det? Arbetsgruppen tar fram förslag till detaljerad plan Aktivitet Planera förstudien och möten Målbild och övergripande modell Gemensam ordlista och checklista Intressenter Nuläge Nyttor Risker och konsekvenser Avstämning och förankring Klart ungefär Januari Januari Februari Februari Mars April Maj Maj

11 Förslag på milstolpar Uppstartsmöte och projektgrupp formeras i januari 2012 Lägesrapport i mars 2013 Rapport med förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete juni 2013

12 Hur mycket tid behövs? Roll Tid Förklaring Kontaktperson Ett par timmar/månaden Läsa igenom förslag och ta fram underlag som efterfrågas Deltagare i arbetsgruppen 3-4 timmar/veckan Mest tid i samband med lägesrapport i mars och slutrapport i juni. Projektledare ca 80 % av arbetstiden Samordna aktiviteter och sammanställa underlag Deltagare i intressenteller referensgrupp ca 1-2 dagar under våren Delta vid särskilda arbetsmöten eller meddela synpunkter på förslag

13 Det här förväntas av arbetsgruppen Kunna avsätta tillräckligt med tid Tidigare erfarenhet av att jobba med e-arkiv/utbildning inom området eller angränsande områden Delta i aktiviteter, läsa in material, lämna synpunkter på förslag som tas fram

14 Det här förväntas av kontaktpersonerna Förankra och kommunicera förstudiens resultat inom den egna organisationen Tillsammans med intern kompetens bidra med underlag till förstudien och synpunkter på förslag från arbetsgruppen Godkänna projektplan och förslag Hantera formella frågor i projektet

15 Vad får vi ut av att vara med i förstudien? Förutom slutrapport med förslag till handlingsalternativ, kan de som deltar i arbetet förvänta sig: Utbildning som planeras efter önskemål från deltagare i anslutning till arbetsmöten (1-2 timmar per tillfälle) Utbildning för olika intressentgrupper. Ökad förståelse för varandras arbete (verksamhet, IT och arkiv) Kompetens- och erfarenhetsutbyte inom arbetsgruppen

16 Hur har vi tänkt informera? Projektdokumentation som kommer att skickas ut: Projektdefinition/projektplan (januari) Lägesrapport (mars) Börjar arbetsgruppen jobba med i eftermiddag Slutrapport (juni) Nyhetsbrev med löpande information Projektarbetsplats (dokument, möten, diskussioner) Webben: