Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Transkript

1 Lotta Ruderfors 1 (7) Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: SKL:s kontor, Hornsgatan 20, Stockholm Tid: Den 15 september 2010, Deltagare: Per tele Deltog ej: Olle Nilsson Sträng, Bollnäs kommun Maritha Enström, Göteborgs stad Siv Torstensson, Uddevalla kommun Göran Westerlund, Alingsås kommun Torbjörn Boman, Karlstad kommun Bengt Svenson, Sveriges kommuner och landsting Lars Flintberg, Sandviken kommun Ove Frid, Vänersborg kommun Peter Åberg, Storuman kommun Anna Öhrwall Rönnbäck, FoU Claes-Olof Olsson, Föreningen Sambruk Anders Fredriksson, Knivsta kommun Lars Sandin, Göteborgs stad Elin Lagerqvist, Jönköping kommun Annika Hallberg, Kumla kommun Niclas Bendroth, Lund stad Thomas Wennersten, Trollhättan kommun Inge Hansson, Karlstad kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun Inger Olofsson, Lycksele kommun Lennart Nyman, Bollnäs kommun Jan Kylhammar, Botkyrka kommun Protokollförare: Lotta Ruderfors, Föreningen Sambruk

2 Lotta Ruderfors 2 (7) Protokoll 1 Mötets öppnande Ordförande Olle Nilsson Sträng hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. 3 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Ove Frid, Vänersborgs kommun. 4 Föregående protokoll Föregående protokoll godkänns och läggs till handlingarna. 5 Ekonomi Resultatrapport per presenteras av verkställande tjänsteman. Informeras om tidigare beslut att verkställande tjänsteman kommer att bli timanställd, specifikt för OSEPA-projektet, p.g.a. INTERREG:s regelverk avseende rapportering och utbetalning av projektmedel. 6 Sambruk, nuläge 6.1 Projektläge Alla projektledare är informerade om höstkonferens november och förberedelser pågår. Bita Personlig assistans Projektslut Vid telefonmöte gicks en prioriteringslista över systemet igenom, vissa punkter återstår. Jonas Sjöström, som har utvecklat applikationen, har meddelat intresse för att fortsätta utveckla systemet som konsult. Ekonomiskt bistånd Multifråga finns idag i drift i sju kommuner och fortsatt bearbetning av kommunerna pågår. För närvarande pågår installation i Södertälje. En fortsatt dialog med SKV, Af och A-kassorna pågår.

3 Lotta Ruderfors 3 (7) Informeras om att öppet brev till Mats Odell, GD:s och e-delegationen inte har gett önskvärt resultat men att dialogen fortsätter. Inget gensvar har meddelats från Riksrevisionsverkets workshop den 27 maj Avtal mellan Sambruk och ilab avs integration Multifråga Viva har tecknats. Första installationen, i Botkyrka, tas i drift i månadsskiftet september/oktober. Vidare pågår etapp III Utveckling av e-ansökan för typfall under hösten. Bengt Svenson, SKL, har till e-delegationens arbetsgrupp föreslagit att genomföra ett strategiskt projekt tillsammans med e-delegationen, baserat på projekt "Multifråga" i ekonomiskt bistånd. Han åtar sig att lyfta frågan vidare. Många av projektets frågeställningar är generella och gäller därmed all liknande utveckling. Elektroniskt bevarande Ett projektstartsmöte genomfördes Deltagarna delades upp i grupper utefter geografiska områden. I projektet deltar 40 kommuner. Förskola skola Ingen information fanns att ge. INNOVETA kundcenter En workshop runt utformande av e-cirklar har genomförts. Vid tillfället deltog forskarna och en inspiratör från Järfälla kommun. Delprojektet Utveckling av nytt system för handläggarstöd som en av leverablerna i FoU-projektet är avslutat. Systemet, benämnt Streamflow, kommer under hösten att vidareutvecklas som ett samarbetsprojekt mellan Sambruk, Jönköping och Jayway. Grundsystemet kommer att erbjudas under OpenSource-licens. Efter vårens informations- och marknadsföringsaktiviteter genomför leverantören nu diskussioner och förhandlingar med ett antal kommuner om införande av Streamflow. Sammanhållen ärendehantering Förstudieprojektet är nu avslutat enligt plan och slutrapporten har offentliggjorts. Projektets resultat kommer att presenteras vid höstkonferensen och diskussioner föras om ev. vidare samarbete. Slutrapporten har också överlämnats till e-delegationen och SKL. OSEPA Open Source i Europa I slutet av juni svarade Sambruk för det andra workshop mötet i Malmö, samt det första studiebesöket i Taarbaek-Lyngby kommun, Danmark. Utvärderingar som inkommit från deltagarna har enbart varit positiva. Nästa styrgruppsmöte, workshop och platsbesök (av specialister inom Open Source) hålls i Lettland den november 2010.

4 Lotta Ruderfors 4 (7) Önskemål om att ett synonymt uttryck EU-samarbete används istället för osepa-projekt. Öppen Teknisk Plattform Tre olika spår kommer att utformas - upphandlingsspår - arkitektur - förvaltning Tillväxtverket Verksamt.se där 16 kommuner och Linköpings universitet har samverkat kring möjligheter att starta och driva företag. Slutrapporten har offentliggjorts. 7 Intresseföreningen 7.1 Internkontroll Attestordning behöver ses över, hänskjuts till nästa styrelsemöte. 7.2 Grafisk profil Diskussioner fördes runt ny grafisk profil för Sambruk. Beslutades att loggans text ska ändras till Kommunal verksamhetsutveckling istället för Kommunala e-tjänster. Broschyrs text gicks igenom. Uppdras till verkställande tjänsteman tillsammans med styrelseledamot från Uddevalla att gå igenom underlag innan det sänds för tryck. Beslutades att ny grafisk profil antas. Beslutades att ta fram ett produktblad för varje projekt, inklusive ett talarmanus. 7.3 Förslag till Strategisk plan Verkställande tjänsteman presenterade förslaget och hänvisade samtidigt till Sambruks stadgar. Syfte och mål som framtogs för år 2006 gäller fortfarande. Diskuterade hur öppet Sambruks programkod, specifikationer osv. skall vara. - Är svaret öppen källkod? - Förhindrar det leverantörernas inlåsning av sina system? - Räcker det med rätt licenshantering? - Ska Sambruks system, till skillnad från andra leverantörer, ha öppna system, vad skiljer oss annars från andra leverantörer? - Öppet att använda, villkor för hur leverantören kan använda, vad ska kostnaden vara för nytillkomna kommuner? - Vad är Sambruks strategi för att närma sig leverantörerna? Påpekade även vikten av att tänka igenom licensformen (GPL kontra AGPL)

5 Lotta Ruderfors 5 (7) Uppdrogs åt verkställande tjänsteman att få in några av ovanstående punkter i strategidokumentet. Prioriterade förslag presenterades av CO Utrednings- och utvecklingsprojekt, avseende e-förvaltningskoncept Forskningssamarbete Informations- och kunskapsspridning Sam- och påverkan gentemot statliga myndigheter, departement och e- delegationen samt leverantörer Diskuterade möjligheten att använda sociala medier för mer interaktivitet som komplement till Sambruks webb. Beslutades att medlemmarna, via enkät på hemsidan, ska kunna lämna förslag på vad som är viktigt att arbete med under 2011/2012. Sambruk som remissinstans - Bengt Svenson, SKL, anförde att det behöver diskuteras mera noggrant hur remissförfarande ska ske framöver, eftersom det finns personer som sitter i två instanser och lämnar svar som både enskild kommun och som Sambruksmedlem Beslutades att det ska stå kvar i utkastet till strategisk plan, men vid remissvar ska det förankras i styrelsen. Bengt Svenson reserverar sin röst och deltar ej i beslutet. Uppdras till verkställande tjänsteman att uppdatera den strategiska planen enligt dagens diskussion för att sedan tas upp till beslut vid nästa styrelsemöte 26 oktober. 7.4 Modell för medlemsavgift, samt projektdeltagande Verkställande tjänsteman presenterar ett förslag på grupprabatt gällande enbart för formellt etablerade gruppering, t ex regionförbund, IT-nämnd eller motsvarande. Modellen innebär att ingående kommuner får en något lägre medlemsavgift, jämfört med ordinarie taxa som enskild medlem, samtidigt som Sambruk får in en större totalsumma, genom gruppanslutning. Majoriteten av styrelsen anser att förslaget bör godkännas. Enligt stadgarna kan detta endast ändras på årsstämman. Diskussioner fördes också villkor för projektdeltagande, för kommuner som ej är medlemmar i Sambruk. Diskuterades vidare om förutsättningar, möjligheter och eventuella hinder/begränsningar i en ny avgiftsmodell ska tas fram för medlemskap i föreningen. Uppdrogs år Verkställande tjänsteman att arbeta fram förslag till ny modell, för styrelsen att behandla innan beslut vid årsstämman

6 Lotta Ruderfors 6 (7) Diskuterades hur vi ska tillgängliggöra våra resultat, t ex Multifråga, BITA Beslutas att en modell ska tas fram som förvaltningsrådet ska arbeta efter. 8 FoU Sambruk Vinnova 8.1 Projektläge SAMSKOP/BOSSANOVA/INNOVETA/OSEPA Anna presenterade Bossanova och hur SGM-regelverket testats inom pilotprojekten. Praktiskt nyttjande av SGM-materialet har främst prövats av projekten Ekonomiskt bistånd och BITA. Projektdeltagarna i BITA anser att SGM är komplicerat. En förlängning av utvecklings- och redigeringsarbetet föreslås innan slutgiltigt beslut fattas gällande SGM. Projektavslut är 2010/2011. Styrelsen godkände förslaget. Påpekas behovet av att samla allt material på ett ställe; kravspecifikationer, applikationer, dokumentation osv. Anna och verkställande tjänsteman undersöker möjligheterna gällande utbyte med Danmark: softwareborsen.dk och Norge: delingsbazaren.no Anna redogör vidare att det finns intresse av att utföra djupintervjuer med ITleverantörer. Funderar över hur en analys skulle utföras på bästa sätt. Lämnar förslag till nästa styrelsemöte på hur det kan utföras. 9 SKL Sambruk För projektet Fler e-tjänster är nu en styrgrupp bestående av kommunchefer tillsatt. Enligt tidsplan ska en handlingsplan levereras i höst. 10 Aktuell information från styrelsemedlemmar Maritha Enström, Göteborgs stad, informerar om att Jayway kommer att bjudas in för att visa Streamflow. Göteborgs stad har beslut på att ett kontaktcenter ska införas. Siv Torstensson, Uddevalla kommun, informerar om att de tillsammans med Trollhättan och Vänersborg kommun ska titta på Jayways system. Uddevalla kommun har lagt ut rapporten Sammanhållen ärendehantering på intranätet och fått snabb respons och även informerat om höstkonferensen i Göteborg.

7 Lotta Ruderfors 7 (7) 11 Övriga frågor Inga övriga frågor fanns 12 Nästa styrelsemöte Den 26 oktober, kl 15:00 17:00, per telefon 13 Mötets avlutande Ordföranden tackar deltagarna för dagens möte, samt förklarar detsamma avslutat. Vid protokollet Lotta Ruderfors Sekreterare Olle Nilsson Sträng Ordförande Ove Frid Justerare