Stadgar STADGAR FÖR VOLVOANSTÄLLDAS U-HJÄLPSFÖRENING (VUH) VUH:s IDÉ

Transkript

1 Stadgar STADGAR FÖR VOLVOANSTÄLLDAS U-HJÄLPSFÖRENING (VUH) VUH:s IDÉ Volvoanställdas U-hjälpsförening bildades 1976 för att bland de Volvo-anställda i Göteborg insamla medel till förmån för människor i u-länder. Fokus ska vara att ge hjälp till självhjälp i fattiga samhällen. VUH ska vara obunden av religiösa och politiska värderingar. VUH ska bedriva verksamhet i enlighet med nedanstående stadgar. 1 FÖRENINGENS ÄNDAMÅL VUH har som ändamål att stödja hjälpverksamhet bland behövande i fattiga samhällen genom att skänka pengar till olika projekt. Projekten ska fokusera på hjälp till självhjälp. VUH ska göra det möjligt för anställda och konsulter inom Volvokoncernen och Volvo Personvagnar att via VUH ge bidrag till utvecklingsprojekt. 2 Alla Volvokoncernens och Volvo Personvagnars anställda, konsulter samt pensionärer som varit anställda eller konsulter kan vara medlemmar i föreningen. 3 Föreningen ska hålla ett medlemsregister. Man är medlem när man är registrerad i detta register och skänker pengar till VUH regelbundet (minst en gång per år). 4 Bidragsgivaren bestämmer själv beloppets storlek. 5 Medlem kan när som helst begära utträde ur föreningen och avsluta sina inbetalningar. Styrelsen kan besluta om medlemsskapets upphörande om medlem inte uppfyller kraven för att betraktas som medlem. 6 STYRELSER, REVISORER m.m. Styrelsen består av minst sju och högst elva ledamöter (inklusive ordförande) med minst tre och högst sju suppleanter. Mandattiden är två år för ordinarie och ett år för suppleanter.

2 Vartannat år väljs ordförande, Vartannat år väljs kassör. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare samt övriga funktionärer som anses behövas. 7 Styrelseledamöterna får ej sitta i styrelsen för föreningar som ansöker om medel till utvecklingsprojekt så att en jävsituation kan uppstå. 8 Styrelsen är beslutsför när kallelse tillkännagetts minst en vecka före styrelsemöte och då antalet närvarande vid styrelsemötet är minst hälften av antalet ordinarie styrelseledamöter. Som styrelsebeslut gäller den mening om vilken de flesta förenar sig och vid lika röstetal, den mening som biträdes av ordföranden. Minst motsvarande halva antalet ordinarie styrelseledamöter måste alltid stå bakom ett beslut. 9 Protokoll ska föras på svenska vid varje styrelsemöte. Paragraferna i protokollet föres löpande per kalenderår, och varje blad ska signeras av sekreterare och ordförande. 10 Styrelsen har ansvar för att medlemmarna får god information om föreningens angelägenheter. 11 Föreningens räkenskaper omfattar tiden 1/1-31/12. Före februari månads utgång varje år ska styrelsen till revisorerna avlämna verksamhetsberättelsen med resultat- och balansräkning. 12 Revisorerna ska vara två ordinarie och två suppleanter. En ordinarie och en suppleant ska vara auktoriserade revisorer. Mandattiden är ett år. 13 Revisorerna granskar föreningens räkenskaper och verksamhet. Revisorerna ska bedriva sitt arbete så att revisionen är avslutad och revisionsberättelsen avgiven senast den 1 april. Styrelsens redovisningshandlingar och av- eller tillstyrkande av ansvarsfrihet för styrelsen, jämte eventuella förklaringar över av revisorerna gjorda anmärkningar, ska göras tillgängliga för

3 medlemmarna minst 14 dagar före årsstämman. 14 FIRMATECKNARE Ordförande, kassör och sekreterare, två i förening, tecknar VUHs firma. 15 VALNÄMND På stämman ska en valnämnd väljas bestående av minst tre ledamöter samt två suppleanter. Stämman utser sammankallande. Valnämnden ska föreslå kandidater till de förtroendeuppdrag till vilka val ska förrättas vid följande årsstämma. Valnämndens förslag ska delges styrelsen före den 1 april och ska ingå i kallelse till årsstämma. 16 STÄMMA Stämman är föreningens högsta beslutande organ. Stämman hålls fysiskt i Göteborgsområdet på svenska och protokoll skrivs på svenska. Kallelse till stämman ska vara utsänd minst två veckor i förväg. Stämman är beslutsmässig med det antal medlemmar som infunnit sig. Omröstning på stämman sker öppet om ingen röstberättigad begär sluten omröstning. Årsstämma ska hållas före april månads utgång. Årsstämman ska, förutom vad som stadgat i 13, 15 och 18, även innehålla motioner (förslag) som inkommit från medlemmarna samt styrelsens utlåtande. Vid personval med lika röstetal avgörs val genom lottning. I andra frågor gäller den mening som biträds av mötesordföranden. Extra stämma hålls då styrelsen eller revisorerna finner skäl därtill, eller då minst 1/10 av medlemmarna skriftligen begär det hos styrelsen med angivande av ärende som önskas behandlat. 17 Medlem som vill ha motion (förslag) behandlad på årsstämman ska sända in en skrivelse om detta till styrelsen före utgången av februari månad.

4 18 På årsstämman ska följande förekomma: 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Val av två medlemmar som jämte ordförande justerar protokollet. 4. Fråga om kallelse behörigen skett 5. Verksamhetsberättelse 6. Revisionsberättelse 7. Fastställande av balansräkning 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 9. Val av styrelseledamöter och suppleanter 10. Val av revisorer och suppleanter 11. Val av ledamöter och suppleanter till valnämnden samt sammankallande 12. Motioner (förslag) enligt 17 Vid extra stämma ska utöver punkterna 1-4 endast förekomma de ärenden för vilka extrastämman blivit utlyst och angetts i kallelse till stämman. 19 INSAMLADE MEDEL Förutom när det gäller specialinsamlingar och riktade gåvor avgör VUH:s styrelse till vilka ändamål insamlade medel ska användas. Detta sker genom att till styrelsen inkomna projektförslag behandlas, kompletteringar begärs vid ofullständiga projektbeskrivningar samt genom att uppgifter om organisationen har fungerande styrelse, stadgar och revisorer har redovisats. Det åligger styrelsen att, i den grad det är rimligt, granska både organisationen och projektet för att säkerställa att VUH:s medel används såsom speificerat i ansökan. Med undantag av nödvändiga administrativa kostnader, såsom bankkonton, ska alla insamlade medel gå direkt till projekt. Eventuella administrativa kostnader för VUH ska noga motiveras och dokumenteras av styrelsen. 20 PROJEKT Det är väsentligt att välja projekt som medlemmarna kan solidarisera sig med. Varje projekt skall därför noga studeras och därefter godkännas av VUHs styrelse, innan det antas.

5 Vid val av projekt skall beaktas att kontrollen av projekten ska vara tillfredsställande och dokumenteras av den organisation som svarar för projektets genomförande. Hjälp till självhjälp ska vara den generella grunden för alla projekt. 21 HJÄLP AV ENGÅNGSKARAKTÄR När synnerliga skäl föreligger, kan VUH:s styrelse besluta att skänka bidrag (katastrofhjälp) i begränsad omfattning. Detta är inte föreningens främsta syfte. 22 ÄNDRING AV STADGAR För att ändra föreningens stadgar krävs att likalydande beslut fattas av två på varandra följande stämmor, varav en ska vara årsstämman. Medlemmarna ska delges vari förändringen består tillsammans med kallelse till stämman. Minst 2/3 majoritet av de närvarande på båda stämmorna fordras för att besluten ska vara giltiga. 23 UPPLÖSNING AV FÖRENINGEN För beslut om föreningens upphörande krävs att beslut fattas om hur befintliga medel ska användas. Dessa ska dock alltid tillfalla verksamhet i fattiga samhällen. Processen är densamma som 22 avseende stämmor. Dessa stadgar är antagna vid föreningens årsmöte den 14/ och extrastämma 14/5 2013