Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Transkript

1 Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: SKL, Hornsgatan, Stockholm Tid: Den 30 september 2011, Deltagare: Maritha Enström, Göteborgs Stad Jan Kylhammar, Botkyrka kommun Peter Jutterström, Jönköpings kommun Bengt Svenson, Sveriges Kommuner och Landsting Thomas Wennersten, Trollhättan kommun Lars Flintberg, Sandviken kommun Inge Hansson, Karlstad kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun per tele Niclas Bendroth, Lund kommun per tele Claes-Olof Olsson, föreningen Sambruk Lotta Ruderfors, föreningen Sambruk Anna Öhrwall Rönnbäck, FoU Thomas Rosenfall, FoU Lämnat återbud: Ulf Bingsgård, Trelleborg kommun Alec Magi Särnholm, Härryda kommun Torbjörn Boman, Skellefteå kommun Annika Hallberg, Kumla kommun Lennart Nyman, Bollnäs kommun Deltog ej: Anders Fredriksson, Knivsta kommun Peter Åberg, Storuman kommun Torbjörn Larsson, Falkenberg kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun Ove Frid, Vänersborg kommun Inger Olofsson, Lycksele kommun Protokollförare: Lotta Ruderfors, föreningen Sambruk 1 (11)

2 Protokoll 52 Mötets öppnande Ordförande Ulf Bingsgård har meddelat sjukdom och vice ordförande har lämnat återbud. Styrelsen utser Claes-Olof Olsson till ordförande. CO Olsson tackar för förtroendet och förklarar mötet öppnat. 53 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med tillägg att starta mötet med genomgång av punkt 60 och Val av justeringsman Till justeringsman väljs Thomas Wennersten, Trollhättans kommun 55 Föregående protokoll Åtgärder: Rapport e-plattformar är uppdaterad. Rapporten publiceras tillsammans med sammanställning över vilka leverantörer som finns på marknaden. Ny kanslifunktion, som ersättning för Elsie-Maria Persson/Sandvikens kommun etablerad, se pkt Utestående, icke åtgärdade punkter: Utredning fixamingata.se är ej utförd Besöksplanen är inte aktualiserad med koppling till nya styrelsen. 56 Ekonomi COO redovisar resultatrapport per tertial 2, dvs t o m Inga synpunkter/kommentarer noteras. Diskuteras ev. ändring av medlemsavgift. 57 Genomgång av nuläget 57.1 Projektläget Projektkoordinatorn redovisade status i pågående projekt: Bita personlig assistans Dokumentation, klart Systembeskrivningsdokument inkl. installationsanvisning; checklista drift och Installationsvägledning - Specifikation av maskingränssnitt (baseras på Begreppsmodell v4.0 och Nyttomeddelanden v4.0) - Datamodell - Integrationsgränssnitt Dokumentation, kod m.m. ska placeras i en skyddad vy på Förfrågningsunderlag gällande Systemförvaltning under framtagande. 2 (11)

3 Ekonomiskt bistånd at att e-ansökan vidareutvecklas till molntjänst, dvs med elektronisk identifieringsmöjlighet. Klart till höstkonferensen. Projektet bidrar till E-delegationens arbete Effektiv informationsförsörjning. Elektroniskt bevarande Slutfas av etapp II Slutrapport presenteras 20 oktober i Eskilstuna, tillfället kommer att webbsändas. Genom Riksarkivet har en gemensam specifikation för hela Sverige påbörjats. Caspar Almalander kommer att utgöra delprojektledare i Riksarkivets projekt. SKL kommer att ansvara för etapp III, en nationell upphandling i samverkan med Sambruk och KSL. Innoveta kundcenter Flera kommuner har visat intresse för Streamflow; bl. a Borlänge, Växjö, Sandviken och Helsingborg. LMS-verktyget Moodle är installerat och används under namnet Sambrukakademien.se. Klippning av film runt samtalspedagogik pågår och kommer att placeras i Sambrukakademien. Metodhandboken skrivs av professor Per Flensburg; Vägledning för etablering av kontaktcenter utifrån erfarenheter från Botkyrka, Jönköping, Skellefteå och Järfälla kommun och visar att det finns olika sätt att gå tillväga vid införande av kontaktcenter. Handboken hittas på ecirkel.net och kommer att kompletteras Öppna verksamhetssystem/förskola skola En förstudie har genomförts som följer en generell process (koppla schema för elev, lärare och lokal). Studien visar vad som behöver förbättras. Leverantörerna studerar under början av ht 2011 vilka åtgärder de tillsammans kan göra för att förbättra integration. Öppen teknisk plattform Uppstart för ÖTP 3.0 hölls 7 september i Sthlm. Peter Krantz E-delegationen deltog och presenterade automatiserad samverkan. Grunden för fortsatt arbete är en enkätundersökning och djupintervjuer som genomförts bland medlemmarna. Deltagarna diskuterade hur projektet ska drivas och vad som ska prioriteras utifrån dessa svar. Målet för ÖTP 3.0 är slutleverans 2011/ (11)

4 Övrigt Benchmarking Ca 30 personer deltog då IT Optima och Gartner presenterade hur de arbetar med mätningar och hur dessa följdes upp. Har därefter följt upp med både enkät och telefonmöte. Diskuterade olika infallsvinklar gällande att jämföra med andra kommuner gällande kostnader och/eller kvalitet. Informationssäkerhetsnätverk MSB och SKL har startat ett nationellt nätverk. Sambruks nätverk kommer att övergå till att delta i det nationella. Det Nationella nätverket kommer att delta vid höstkonferensen i Göteborg Ippi-betal Regeringsuppdrag till PTS Hur möjliggöra elektroniska betaltjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning? Utvecklingsuppdrag från PTS till Ippi Utför idag digitala tjänster (bild, text och ljud) via mobilnätet mha tv. Nästa steg är att använda tjänsten för att betala räkningar via TV och Ippi. Sambruk är inbjudna att delta i styrgrupp tillsammans med PTS, Hjälpmedels institutet, Sankt Anna forskningsinstitut, och Ippi. KEF- Föreningen Sveriges Kommunalekonomer Samverkansprojekt för effektivisering av administrativ verksamhet genom samverkan. Pilotkommuner är Höglandskommunerna. Projektförslaget distribueras till styrelsen. DigiDel 2013 Stor aktivitet inom kampanjen, där Sambruk mestadels är informationsbärare. Botkyrka initierat en lokal kampanj inom kommunen. Kommunalråd inom demokratifrågor beslutat att de ska ansluta sig till kampanjen. Undersöka om Ippi och DigiDel har behov av att utbyta information. SmartCities Vtj deltagit tillsammans med Karlstad kommun vid EU-konferens i Bryssel. EU-projektets inriktning är e-government. Digitala agendan Sambruk är inbjudna att delta 6 oktober. Sambruk bör representeras av ordförande. 4 (11)

5 Skatteverket Utveckling av e-förvaltning för en enklare vardag för privatpersoner Skatteverket utsedd av regeringen till utvecklingsmyndighet för privatpersoner. Sambruk är inbjudna att delta 4 oktober. Sambruk representeras av Maritha Enström, Göteborgs Stad och Lennart Östblom, projektledare Innoveta. Bolagsverket Myndigheten som ansvarar för företag och företagare. Sambruk inbjudna att delta 24 oktober Sambruk representeras av Vtj E-förvaltningsdagar oktober Vtj håller anförande 13 oktober med rubriken eframtiden kräver processorientering och eplattformar Vtj begär ersättning från arrangör för resekostnader Logica rundabordssamtal Sambruk inbjudna att delta, mötet är flyttat till 26 oktober Sambruk representeras av Vtj Sambruk/Kommits Höstkonferens 8-10 november Ca 170 personer anmälda 58 Intresseföreningen 58.1 Internkontroll Kanslifunktion etablerad i Sandviken. Avtal tecknas med företaget Sekreterarjouren Sandviken, som sedan tidigare svarar för redovisningsfunktionen. Avtalet löper i ett första skede fr.o.m. september till detta års slut, för att därmed utvärderas inför ev. förlängning. Funktionen består av; - Katarina Brigell - Överenskommen omfattning halvtid, mån fre Region Värmland, med totalt 16 kommuner, först med att nyttja gruppanslutning. Innebär 14 nya medlemmar. Värmland planerar e-dag i november, dit Sambruk kommer att bjudas in. Gotland ny medlem. Region Gävleborg intresserad av en beräkning för gruppanslutning. Vtj återkommer med uträkning. 5 (11)

6 Med ovanstående tillskott har föreningen nu 98 medlemmar. Diskuterades speciell uppmärksamhet avseende medlem nr 100. Medlem nr 100 bjuds på konferensavgift Marknadsföring COO redovisade genomförda och planerade aktiviteter för att ytterligare sprida information om Sambruk: Borlänge/Dalarna initierat behov av e-dag, avvaktar beslut om datum. Oskarshamns kommun bjudit in Vtj till informationsdag 5/12. Sambruks webbplats Ca 250 personer följer Twitter och ca 80 gillar Facebook. Under de senaste veckorna har flera personer från VINNOVA och edelegationen anslutit sig, vilket visar att informationen om Sambruks verksamhet via dessa kanaler anses som givande och intressanta Strategiskt utvecklingsperspektiv Informeras om att Ulf Bingsgård kommar att diskutera relationen Sambruk SKL med Lennart Jonasson den 20/ , med anledning av dennes utredningsuppdrag avseende SKLs framtida organisation och satsning för att realisera den i våras antagna Strategi för esamhället. Ett tydligare, formaliserat operativt samarbete mellan SKL och Sambruk kan leda till att både fler projekt kan genomföras och att resultaten från projekten nyttjas i en mycket bredare omfattning i Sveriges kommuner. Konstaterades att det finns ett stort antal olika kommuncluster i Sverige dock inte i storlek, utbredning och aktivitet som Sambruk det hade varit värdefullt att genomföra kartläggning av alla cluster. Styrelsens samlade synpunkter och kommentarer protokollförs och skickas med till mötet med SKL, som komplement till de punkter som Vtjm redovisat under mötet (se OH). - Kommun vill samarbeta med andra kommuner, egalt med vem (Sambruk alt SKL) - Svårt att få gehör för det som görs via Sambruk - Verka för projekt för mindre kommuner - Borde inte finnas motsättning mellan SKL och Sambruk; fånga upp och dela upp det kommunerna vill arbeta med - Bättre för mindre och mellanstora kommuner - Olika nivåer; lokalt, regionalt, nationellt finns i strategin - Regionalt förstärks - Svårt att nå kommunpolitiker (högre nivå) - Distribuera vilka kommuner som hitintills antagit strategin - FoU-projekten är en väsentlig del av Sambruks verksamhet, som bör komma ännu fler kommuner till del och nytta 6 (11)

7 - Sambruk behövs för kommuners vardagsfrågor, medan SKL behöver ta tag i strukturfrågorna - Om SKL startar ett projektkontor som drivs i samma anda som sambruk så kan det fungera och finnas en styrka i det. Dock finns en risk att utvecklingen av de vardagliga frågorna nedprioriteras i en så stor organisation som SKL - Sambruk har nått ut till kommunerna och lyft frågor direkt till departement, myndigheter och leverantörer medan SKL har haft ett primärt på kommunvärldens frågor och sin egen roll - Det Sambruk byggt upp under årens lopp går inte att byta ut men det går kanske att flytta, på motsvarande sätt som resultaten från earkiv och andra projekt 59 FoU Sambruk - Vinnova 59.1 Projektläge SAMSKOP Projektet avslutat , men forskarna stödjer under hela Återstår komplettering av handledningsdokument. Forskare deltar fortsatt i myndighetsdialog gällande edelegationens Effektiv informationsförsörjning BOSSANOVA Projektet avslutat , men forskarna stödjer under hela Kvarstår en genomräkning av ekonomin för att undersöka om medel finns kvar. SGM kommer att överlämnas till projektledarna för förvaltning vid projektledarmötet. Vtj ordförande i SGM förvaltningsråd. Styrelsen beslutar vid nästa styrelsemöte gällande SGM - Mallar - Arbetssätt; vilka projekt ska signera innan start av projekt - Utforma en ev. process/projekthandledning för projektledarna 59.2 Ny utlysning 2011 VINNOVA utlyste under våren/sommaren utlysning benämnd Utmaningsdriven innovation, uppdelad i tre olika projektformer; A = Idéutveckling och konstellationsbyggande B Projekt, utveckling C implementering 7 (11)

8 Sambruk deltar i fem olika ansökningar, samtliga avser projektform A; Etablering av nationell e-tjänsteplats för Sveriges kommun Möjlighet för små och medelstora kommuner att erbjuda en service till medborgare och företag, för att öka likställigheten mellan kommunerna. Sömlös infokedja Förenkla, förbättra och integrera informationskedjan mellan lokal, regional och statlig myndighet samt förälder vid vård av sjukt barn Business Intelligence-lösningar av och med medborgar- och produktgenererad information, för bättre beslutsunderlag och planering av den kommunala verksamheten Förbättrat beslutsfattande inom offentlig sektor genom att utveckla BI-lösningar som kan stödja planering och styrning av kommunal verksamhet mot ett hållbart samhälle. Smart City Malmö 3.0 förvaltning, livsstil, gemenskap och jobb Förslaget bygger på att utveckla systemövergripande lösningar utifrån fyra olika teman som adresserar aktuella samhällsutmaningar i Malmö stad men som samtidigt har en aktualitet i de flesta städer runt om i världen (undersöka om alla kan utvecklas alt. vilka som ska prioriteras). Smart förvaltning-smart livsstil-smart gemenskap-smarta jobb Öppna sociala molntjänster nya e-tjänster inom socialomsorgen Att utveckla en metod för konfigurerbara kommunala processer och etablera en molnplattform med tillhörande affärsmodell för anpassningsbara kommunala tjänster EU/INTERREG IV-program OSEPA Period 3 är godkänd av FLC. Stödmedel för period 2 är ännu inte utbetalda. SmartCities INTERREG IVA projekt som avslutas under hösten. Karlstad kommun tillsammans med Karlstad universitet har representerat Sverige. Sambruk deltog vid avslutningskonferensen i Bryssel. BALOS Avvaktar besked gällande projektet. 8 (11)

9 60 SKL Näringsdepartementet kommer att presentera en digital agenda för Sverige och SKL kommer att vara signatär. E-delegationen har ny ordförande; Annika Bränström. Delegationens arbete går in i en ny fas med operativt arbete. E-legitimationsnämnden har direktiv som ska följas. Idag skiljs inte på hårda och mjuka certifikat. CeHis och SITHS utreds till version 2. SKL avser att ta ledarskap för fortsatt projekt gällande earkiv. I ett möte den 23 september mellan representanter för SKL, KSL och Sambruk, under ledning av Lennart Jonasson, överenskoms att gemensamt utforma ett projektdirektiv avseende upphandlingsprojekt avseende system/funktion för earkiv. Sambruks kravspecifikation, dvs resultatet från projekt Elektroniskt bevarande, etapp II kommer därvid att ingå som grundmaterial. SKL arbetar för att för att få fram en projektledare som ska driva arbetet. Caspar Almalander, Eskilstuna kommun, som varit PL för Sambruks projekt kommer att övergå i en roll som biträdande projektledare i Riksarkivets projekt. Effektiv informationsförsörjning leds av CSN och i nuläget har en projektledare tillsatts från Stockholms verksamhet. Bl.a. utgör Sambruks material grund för vidare arbete. Arbetet är uppdelat i tre delprojekt; - Verksamhet - Teknik - Juridik Informeras om att CSN använder begreppet multifråga som produktbegrepp, vilket skapat viss förvirring, eftersom detta är det etablerade (dock ännu inte skyddade) namnet på Sambruks produkt, utvecklat inom ramen för projektet Ekonomiskt bistånd. Nyläget specificeras enligt tre olika möjliga scenarier - En nod, Soc - Distribuerade - Multifråga Botkyrka informerar om att kommunen haft ca förfrågningar/år och att det pågår arbete med att förtydliga kring juridiska frågeställningar. I januari kommer en rapport runt arkitektur (Vägledning för automatiserad samverkan). 9 (11)

10 Efterfrågas feedback från delprojektet verksamhet till Sambruks projekt Ekonomiskt bistånd. 61 Aktuell information från styrelsemedlemmar Göteborgs Stad har påbörjat arbete med KC och beräknar starta hösten Två kanaler, webb och telefoni, kommer att hanteras av Kontaktcentrets 55 anställda. Man har även avslutat telefoniupphandling där anbuden gav elektroniskt. Uddevalla kommun upphandla DÄHS som ska vara i drift 2012/2013. I kommunen pågår en förstudie gällande KC, kallad en dörr in. Studien presenteras Q Karlstad kommun informerar om nätverket för IT-styrning som bl.a. tagit fram eblomlådan. Mer info finns på Kommunen inför ett gemensamt kontaktcenter för hela kommunkoncernen. Lunds kommun har upphandlat läsplattor till nämndsvalda och skall vara infört 2011/2012. Sandvikens kommun har under de sista tre åren bytt PA-system, telefonilösning och bytt teknisk plattform. En ny eplattform under införande och kommunen beräknar leverera e-tjänster 2011/2012. Jönköpings kommun har genomfört pilotprojekt inom tekniska nämnden, som kommer att utökas till alla nämnder. Kommunen genomför vidare en centralisering av all systemförvaltning. Botkyrka kommun har genomfört telefoniupphandling och ett pilotprojekt pågår med läsplattor. Kontaktcenter på väg att införas med supportlinje 1 och Övriga frågor 50 Diskutera styrelsens deltagande och representation vid olika konferenser återstår från föregående protokoll och hänskjuts till nästa styrelsemöte. Inga övriga frågor fanns. 63 Nästa styrelsemöte 8/11 i samband med Höstkonferensen i Göteborg, (11)

11 64 Mötets avlutande Ordförande tackar samtliga ledamöter, både de fysiskt närvarande och de som deltagit via telefon, för dagens möte samt avslutar detsamma. Vid protokollet Lotta Ruderfors Sekreterare Claes-Olof Olsson Ordförande Thomas Wennersten Justerare 11 (11)