Styrelsen för Föreningen Sambruk

Transkript

1 PROTOKOLL 1(7) Utfärdare Lotta Ruderfors, Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid Plats SKL, Hornsgatan 20, Stockholm lokal: Havet, plan 12 Deltog Lena Lundgren Gävle Alec Magi Särnholm Härryda Mats Bohman Nacka, deltog fram till Peter Dacke Stockholm Peter Åberg Storuman Lars-Olof Lindblad Kungälv Bengt Svenson SKL Annika Samuelsson Mölndal Nisse Waldefeldt Göteborg Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Anders Fredriksson Torbjörn Larsson Mikael Lagergren Johan Bergqvist Stellan Sjögren Föreningen Sambruk Knivsta Falkenberg Västerås Södertälje Kristinehamn Deltog ej Marie Ahlqvist Lycksele Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE Sandviken Hemsida E-post Organisationsnr Bankgiro XXX-XXXX

2 2(7) 1 Mötets öppnande Ordföranden Lena Lundgren hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 3 Val av justeringsman Till justeringsperson väljs Mats Bohman, Nacka kommun. 4 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. 5 Ekonomi 5.1. Preliminärt bokslut 2015 Lägre medlemsintäkter än budgeterat, dock högre än Föreningen har fått 6 nya medlemmar och 5 medlemmar har lämnat under Högre projektfakturering än budgeterat, men lägre än FoU-intäkter högre än budgeterat. Projektkostnader högre än budgeterat, beroende på NEBULA, FixaMinGata och Provisum. Högre personalkostnader beroende på NEBULA-projektet. Preliminärt helårsresultat minus 134,000 kronor Styrelsen beslutar att godkänna föredragen redovisning. V tjänsteman sammanfattar genomförd verksamhet under Strategikonferensens resultat kommer att finnas med i Årsredovisning Styrelsen beslutar att vid varje styrelsemöte ska en aktuell projektlista tas upp som stående punkt. Ex ska uppskattade kostnader presenteras 5.2. Uppföljning av strategiplaneringskonferens, alternativa handlingsvägar V tjänsteman presenterar 2 alternativa scenariers: Scenario 0 Extern Förvaltning Avveckla föreningen

3 3(7) Scenario 1 Fortsätta och utveckla nuvarande verksamhet Kommunal Insatsstyrka för att stötta kommunerna att komma igång inom olika områden. Styrelsen diskuterar föredragna scenarier och olika aktuella infallsvinklar. Styrelsen beslutar att en referensgrupp tillsätts som ska diskuterar inriktning vilken presenteras vid styrelsemötet i april. Referensgruppen består av representanter från Sambruk, SKL, Nacka & Kungälv. Punkter som ska avhandlas: - Äldreomsorg - Välfärdsteknologi - Hur och när projekt ska avyttras Styrelsen beslutar att Scenario 1 utvecklas med ovanstående till Scenario Verksamhetsplan 2016 V tjänsteman presenterar åtaganden för Förslag budget 2016 Budgeten beräknas vara i nivå med budgeten för Styrelsen diskuterar möjligheten att söka bidrag via EU inom Vårdsektorn Styrelsen beslutar att en budget utformas utifrån nuläget omgående. 6 Genomgång Sambruk nuläge 6.1. Projektrapportering Ekonomiskt bistånd Molnbaserade e-tjänsten eansökan-ekbist är färdigutvecklad. Flera nya förfrågningar från kommuner gällande Multifråga. Nu konkret dialog med Förvaltningsfunktionen för SSBTEK, att via SKL marknadsföra Multifråga som reellt alternativ till dyra integrationslösningar från leverantörer av verksamhetssystem till kommunerna.

4 4(7) ProVisum/ÖFM - systemförvaltning Fortsatt vidareutvecklingsarbete av systemet. Brett intresse bland kommunerna, men avvaktar pågående installationer. Anbudsutvärdering av upphandling gällande förvaltningsåtagande avslutad och tilldelningsbeslut annonserat. FixaMinGata Leverantörer som integrerat, och erbjuder kommuner FixaMinGata, är: - Flexite - Infracontrol Åtgärder har genomförts för att öka antal bekräftade rapporter - 7,8 % obekräftade januari (13 % i december) Statistiken visar på ett ökat användande av tjänsten. Sundsvalls kommun har beslutat använda tjänsten. Streamflow - systemförvaltning Fr.o.m. 1/ innehar Sambruk upphovsrätten och en ny förvaltningspartner, imcode Partner AB, har upphandlats. En öppen upphandling kommer att genomföras under Ett nytt produktblad är under framtagande för att informera kommuner om systemet. UKA uppföljningssystem för ungdomar Systemet har vidareutvecklats och preliminärt datum då användande kommuner kommer att konverteras är 15/2. En presentationsfilm, en arbetsdag inom Kommunala Aktivitetsansvaret, är klar inom kort. Finns möjlighet att integrera med UHRs BEDA (betygsdatabas) för att se om ungdom har examen eller ej. Undersöker intresset bland Sambruks medlemmar för att dela på kostnaden. Slutrapportering till MUCF gällande Bidrag till Nätverk för ungdomsfrågor 31/12 har godkänts. Inom MUCF pågår framtagande av Handledningsbok för att stärka kommuners lokala utvecklingsarbete med ett ungdomsperspektiv. Kommuner i Förvaltningsrådet kommer att utgöra referensgrupp, då kommunal verklighet efterfrågas. Öppna verksamhetssystem skolan - Förbättrad och förenklad integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem, SIS-projektets sista år. Månadsmöten med SIS har resurssatts så det har funnits en bra representation. SIS kommer att fakturera kronor vid projektets avslutande. - Integration mellan skolans verksamhetssystem och personalsystem Kommunerna har visat lågt intresse för att starta upp projektet.

5 5(7) 6.2. FoU-projekt NEBULA, kompetensutveckling för molntjänster Projektet avslutades per och i nuläget pågår uppföljning, sammanställning av material och slutrapportering. Diskussioner pågår för att sprida information om utbildningen och undersöka möjligheten att genomföra ytterligare utbildningstillfälle. Självbetjäning i Socialtjänsten Applikationsutvecklingen för tjänsten har pilottestats av Luleå kommun och är klar. Slutrapporterats till VINNOVA. Dialog förs med Försäkringskassan/SSBTEK kring en långsiktig lösning - ingår i förvaltnings-/utvecklingsplanen för SSBTEK mall för generella infohämtningstjänster för medborgare Öppna datakällor Strategiskt VINNOVA-projekt, där projektplan & styrgrupp är etablerad. Projektperioden är december 2015 till augusti 2016 Projektet ska ta fram en metod och modell för att beskriva datamängder på ett homogent sätt för alla kommuner. ivis, etapp II Öppen innovativ skolplattform FoU-projekt Utvecklingsarbetet är försenat cirka 1 månad. Grundplattformen är klar, inklusive 1 applikation och admin-funktioner. Pågår nu utveckling av applikation 2. Utvalda skolor kommer ta systemet i drift under januari Nästa steg är att fortsätta dialogen med VINNOVA och övriga projektintressenter utifrån framtagen grundplattform. Projektet avslutas sommaren Intresseföreningen 7.1. Vårkonferens och årsmöte I samband med Offentliga Rummet i Malmö maj, hålls Vårkonferens och Årsmöte den 25 maj. Styrelsen diskuterar inriktning för vårkonferensen: - var med och påverka Sveriges digitalisering bjuda in till att tycka och tänka - Mikael Lagergren, föredrag kring Välfärdsteknologi 7.2. Valberedning 2016 Valberedningen består av Inge Hansson, sammankallande, Lennart Östlund och Åke Nygren. Ledamöter väljs utifrån följande kriterier: - jämn fördelning mellan män & kvinnor, - mellan personer med olika bakgrund och kompetenser,

6 6(7) - mellan förtrondevalda och anställda, - mellan stora och små kommuner - mellan olika delar av landet Medlemmar kallas till Årsmötet minst 3 veckor innan stämma, inklusive föredragningslista. Medlemmar informeras om möjligheten att lämna skriftlig motion senast 30 dagar före stämman. Telemöte för att bereda ev. inkomna motioner genomförs v 17, 28/ styrelsens sekreterare återkopplar med information om ev. inkomna motioner innan mötet 7.3. Marknadsföringsplan 2016 Peter Dacke (Stockholm), sammankallande Mikael Lagergren (Västerås) Alec Magi Särnholm (Härryda) Johan Bergqvist (Södertälje) Ingen plan presenterades, avvaktar beslut kring valt scenario för Föreningens fortsatta verksamhet, framförallt Verksamhetsplan Övriga aktiviteter V tjänsteman inbjuden och deltar i det nyetablerade Tjänsterådets möten för den s k Sammansatta Bastjänsten Ekonomiskt bistånd SSBTEK. V tjänsteman inbjuden att delta i referensgrupp för RESONANS-guide hur processutveckla kommunen. Kommunerna saknar konkreta vägledningar inom detta viktiga område. Anmält Föreningen Sambruks projekt och produkter inom Ekonomiskt bistånd som konkreta studie- och handledningsobjekt. 8 SKL Sambruk Projekt Verksamt.se/kommun, som genomförs med Bolagsverket och Tillväxtverket, presenteras av Bengt Svenson. Tidigare projekt DUKAT utgick från företagarens behov. Förstudien Förutsättningar för kommunerna att delta i ett huvudprojekt har genomförts under 2015 inriktad på att utveckla guidning och vägledning, information till företagare och e-tjänster mot kommunerna. Förslaget för våren 2016 är att bedriva ett inledande pilotprojekt, som utgår från tjänsterna; Livsmedelsanmälan och Serveringstillstånd, utifrån företagarnas behov. Se mer info i bifoga ppt Näringslivschefsmöte_ Styrelsen diskuterar hur SKL & Samverkan kan samverka inom området. 9 Aktuell information från styrelsemedlemmar Storuman informerar om att sammanslagning är under realisering. Processen planeras pågå till Innebär gemensam IT-funktion och gemensamma verksamhetssystem. Gediget förarbete har genomförts för ny IT-avdelning.

7 7(7) Mölndal ser bl.a. över bredbandsstrategin för privatpersoner. Vill hitta bättre sätt för att återställa marken efter införande. Härryda planerar för att kunna lägga ut allt i eget moln, för att på så sätt komma åt resurser utan att ha admin dator, och erbjuda tillgängliga arbetsplatser. Kungälv informerar om att SOLTAK, samverkan mellan 7 kommuner, är igång. Gemensam tjänstekatalog, SLA (köp & sälj) och genomfört upphandling för löne- och ekonomisystem. Inom Vård- och omsorg; en surfplatta finns i varje lägenhet och inloggning sker med SITS-kort (certifikat). Intraservice, Göteborg, har fått ett större uppdrag. Förutom strategisk IT ska de börja arbeta med service och tjänster. Beslut kring e-samhälle kommer att tas i KF. Svårt att få samsyn med alltfler projekt och arbete under kommande år. Ser på mindre kommuner som har kraft att genomföra och vill dra lärdom. Nacka utför sin andra sourcing-upphandling. Smart enkel, öppen kommun hur förenkla processer utifrån medborgarens perspektiv inkluderar 3 piloter inom följande områden: avfall/strandskydd/utskänkningstillstånd Gävle diskuterar etiska frågor då molntjänst ska tas i drift. 10 Övriga frågor Vid förra styrelsemötet presenterades en ny projektidé, att etablera ett forskningsinstitut med fokus på Kommuners samverkansfördelar. P g a tidsbrist för ansökan till VINNOVAs utlysning i januari, sköts arbetet på framtiden. 11 Nästa styrelsemöte 8 april 2016, delta på plats alternativt digitalt, april, vecka 17, telemöte Behandling av ev. inkomna motioner 25 maj 2016, Konferens och Årsmöte i samband med Offentliga rummet 12 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Lena Lundgren Namnförtydligande Mats Bohman