Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Transkript

1 Lotta Ruderfors 1 (8) Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: Per tele Tid: Deltagare: Deltog ej: Torbjörn Boman, Skellefteå kommun Thomas Wennersten, Trollhättan kommun Niclas Bendroth, Lund stad Peter Åberg, Storuman kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun Göran Westerlund, Alingsås kommun Claes-Olof Olsson, Malmö stad Lennart Nyman, Bollnäs kommun Lars Flintberg, Sandviken kommun Olle Nilsson Sträng, Bollnäs kommun Jan Kylhammar, Botkyrka kommun Maritha Enström, Göteborgs stad Lars Sandin, Göteborgs stad Anders Fredriksson, Knivsta kommun Elin Lagerqvist, Jönköping kommun Annika Hallberg, Kumla kommun Bengt Svenson, Sveriges kommuner och landsting Inge Hansson, Karlstad kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun Ove Frid, Vänersborg kommun Inger Olofsson, Lycksele kommun Anna Öhrwall Rönnbäck, FoU Protokollförare: Lotta Ruderfors, Jönköpings kommun

2 Lotta Ruderfors 2 (8) Protokoll 1 Mötets öppnande Vice ordförande Torbjörn Boman hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med tillägg under Övriga frågor, utse ordförande till styrelsemötet i samband med Höstkonferensen 3 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Lars Flintberg Sandvikens kommun. 4 Föregående protokoll Föregående protokoll godkänns och läggs till handlingarna med tillägg att Attestordning och Strategisk plan hänskjuts till nästa styrelsemöte. 5 Ekonomi Verkställande tjänsteman föredrog nuläget gällande ekonomin och klargjorde vissa kontons belopp och påpekar att vissa kostnader ska ombokas. En budgetsammanställning redovisas vid nästa styrelsemöte. Informeras om att Vinnovas medel utbetalas i maj och november efter att lägesrapport godkänts. Påpekar att maj är godkänd och utbetald, men endast hälften av beloppet har utbetalats. Verkställande tjänsteman undersöker orsak och rapporterar bakomliggande faktor vid nästa styrelsemöte. Projektet Elektroniskt bevarande etapp II faktureras i oktober. Rapportering gällande EU-samarbetet har godkänts av svenska tillsynsmyndigheten. Dröjer innan medel kommer Sambruk tillhanda från JTS, som är övergripande tillsynsinstans inom INTERREG IVC

3 Lotta Ruderfors 3 (8) 6 Genomgång Sambruk, nuläge 6.1 Projektläge - projektrapportering Bita Personlig assistans Sista vyn är under utvecklande innan systemet är slutlevererat. Kommunerna har beslutat att bilda ett nätverk innan ett Förvaltningsråd tar över, under ca 6 månader. I nuläget sammanställs framtagna leverabler i form av dokumentation, kod osv. I samband med det har frågan om en gemensam plats/miljö aktualiserats. Systemet har marknadsförts i en bilaga till SvD och projektet har fått respons från både några kommuner och privata utförare. Ekonomiskt bistånd Multifråga finns idag i stabil drift inom sju kommuner och fortsatt bearbetning av övriga kommuner pågår. Rapport från Riksrevisionsverkets workshop finns nu publicerad. Fortsatt dialog pågår med myndigheter. Integration Multifråga VIVA i drift i Borlänge Etapp III igång Utveckling av e-ansökan för typ-fall, utvecklad prototyp demonstreras under nästa projektmöte Elektroniskt bevarande Projektet är uppdelat i flera delar enligt nedan: Huvudprojekt Framtagning av underlag till upphandling innehålla krav på funktioner och innehåll för system för bevarande ska kunna användas av kommunerna vid upphandling, utveckling eller andra lösningar för att tillvarata, bevara, förvalta och tillhandahålla elektroniska arkiv Underprojekt Krav på dagens verksamhetssystem Hur dagens verksamhetssystem ska leverera till ett system för bevarande Metadata vilka behövs, metadatamodell, standarder Filformat vilka tillåts, standarder Marknadskartläggning vilka system finns idag? Kan vi använda dem?

4 Lotta Ruderfors 4 (8) Sidoprojekt Checklista vilka nödvändiga åtgärder behöver varje organisation vidta innan implementering Juridiska villkor rekommendationer och riktlinjer för organisation och juridiska villkor för ett system för bevarande Gemensamt elektroniskt arkiv hållbarhetsanalys av ett gemensamt elektroniskt arkiv för många kommuner och andra myndigheter Mellanarkiv att definiera begreppet mellanarkiv Förskola skola Gruppen arbetar för att de två verksamhetssystem som finns i de flesta kommuner ska bli mer öppna. I nuläget skissas det på en förstudie där man har valt att avgränsa till schemahantering. Aktiva kommuner är Jönköping, Karlstad och Borlänge INNOVETA kundcenter Vinnova har begärt in kompletteringar till maj månads lägesrapport, som därmed inte är slutgiltigt behandlad och godkänd Irené Bernhard antagen till forskarstudier och kommer skriva avhandling med medborgarfokus. Projektet har bestått av flera delar enligt nedan: Kartläggning och analys av genomförda KC-projekt Delprojektet är slutfört Utveckling av stödsystem för KC Delprojektet är slutfört Innoveta-release av Streamflow 1.0 har levererats under öppen källkod, Apache 2.0 licens, vilket är placerat hos Jayway. Därutöver har utvecklingsprojektet fortsatt och version 1.1 är nu installerat och produktionssatt i Jönköping. I denna version finns även Surface som innehåller funktioner för publicering av e-tjänster Aktivt forskningsstöd i en till tre kommuner Följt Jönköping med förväntat resultat Lagt fram önskemål till Högskolan Väst om att följa en kommun vid KC-införande; vad händer innan beslut? Kontinuerlig utvärdering av e-tjänst och e-cirklar pågår

5 Lotta Ruderfors 5 (8) Sammanställning av metodhandbok och slutrapport Är i startfas Högskolan Väst ansvarar Framtagning av e-cirklar Omstart av delprojektet kommer att göras och vi väntar på besked från Högskolan om vem som ska driva projektet Sammanhållen ärendehantering Projekt är avslutat. Förstudien har rönt mycket uppmärksamhet och projektledaren från Malmö Stad kommer till höstmötet och redovisar resultatet på under en gemensam punkt dag 1. Försäkringskassan har utsetts till projektledare för projektet Mina Sidor, som är ett av edelegationens strategiska projekt. Malmö stad ingår som projektmedlem och representant för kommunerna och har fortlöpande kontakt med Sambruk. Förstudien ska vara klar till årsskiftet 10/11. Öppen Teknisk Plattform ÖTP ska delas upp i tre spår med olika personer som ansvariga. 1. Arkitektur Klart, se vidare Förvaltning En intresserad person är vidtalad och vidare diskussioner kommer att föras. 3. Upphandling Återstår Nätverk Vid höstkonferensen deltar även Sambruks två nätverk med följande innehåll - Informationssäkerhet MSB-projekt (Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap) Ramverk för informationssäkerhetsarbete för kommuner Ex. på hur man kan arbeta med Riskanalys Ex. på hur man tar fram en kontinuitetsplan Visning av e-learnings plattform för informationssäkerhet

6 Lotta Ruderfors 6 (8) Skola 1:1 Dagen kommer att handla om att ge en beskrivning av det som händer i skolan idag när teknik i form av digitala klassrum implementeras och elever och personal tilldelas bärbara datorer. Men också en beskrivning av en framtida skola som är mer oberoende av tid och rum och som utmanar skolans mer traditionella arbetssätt. 7 Intresseföreningen 7.1 Internkontroll Hänskjuts till nästa styrelsemöte 7.2 Konferenser Sambruks och Kommits gemensamma Höstkonferens 9-11 november Genomförs för andra gången gemensamt och genomförs på Radisson i Göteborg. Den 22 oktober var det ca 180 anmälda deltagare och 40 leverantörer. Nytt för i år är de break-outpass där en kommun tillsammans med leverantör presenterar ett kommun-case. Upprop för digital delaktighet Sambruk inbjuden att hålla föredrag. Fortfarande är det 1-2 miljoner svenskar som inte har internetuppkoppling. E-förvaltningsdagarna Sambruk har ett talarpass den 18:e november. E-Challenges En teknikkonferens som stöds av EU-kommissionen. Konferensen ingår i Bossanova-projektet och verkställande tjänsteman tillsammans med forskare deltar med varsitt föredrag. 7.3 Resursförstärkning Verkställande tjänsteman informerar om att Sambruk är erbjuden en extra resurs från Malmö stad. Resursen har kompetens inom IT-infrastruktur/-arkitektur och säkerhetsfrågor och är intresserad av att ansvara för ÖTP spår 1, arkitektur. I nuläget är det en muntlig överenskommelse som ska befästas skriftligt nästa vecka. Malmö stad står för lönekostnaden och Sambruk står för resekostnader. Gällande tidsperiod är november 2010 mars Beslutades att anta erbjudandet om extra resurs från Malmö stad.

7 8 FoU Sambruk Vinnova Ämne: Lotta Ruderfors 7 (8) 8.1 Projektläge SAMSKOP/BOSSANOVA/INNOVETA/OSEPA Ingen information gavs gällande Samskop och Bossanova. EU-samarbete, OSEPA Verkställande tjänsteman rapporterar från EU-samarbetet. Den november genomförs nästa platsbesök, styrgruppsmöte och workshop i Valmiera, Lettland. Göran Westerlund kommer att delta som expert från Sverige. En plan för att varaktigt nyttja projektresultatet är under framtagande. Sambruk ansvarig för att sammanställa till december 2010 hur material ska spridas efter projektavslut. Belgien genomför en enkätundersökning av erfarenheter av FOSS-system i de olika länderna. 8.2 Nytt EU-samarbete BALOS Verkställande tjänsteman informerar om att Sambruk har inbjudits till att delta i ett nytt projekt av Digitalis/GR. Projektet gäller öppen källkod och samarbete sker med de baltiska länderna. Digitalis ansvarar för att arbeta fram projektgrupp och ansökan. Deadline för ansökan är 30 november och svar väntas i slutet av maj Projekttid är 1 september december Beslutades att delta i ansökan. 9 SKL Sambruk Ingen information gavs. 10 Aktuell information från styrelsemedlemmar Ingen information gavs. 11 Övriga frågor Att utse ordförande till styrelsemötet i samband med Höstkonferensen Beslutades att utse Lars Flintberg till ordförande vid styrelsemötet den 9 november.

8 Lotta Ruderfors 8 (8) 12 Nästa styrelsemöte Hålls vid Sambruks Kommits höstkonferens den 9 november efter ordinarie program. 13 Mötets avlutande Ordförande avslutar mötet. Vid protokollet Lotta Ruderfors Sekreterare Torbjörn Boman Vice ordförande Lars Flintberg Justerare