PROTOKOLL Styrelsen Dnr 2012/01 ( 18-35) 1(9) Sammanträde

Transkript

1 Dnr 2012/01 ( 18-35) 1(9) Tid: kl Plats: Gamlestadsvägen 4 B15 Ledamöter Närvarande: Håkan Linnarsson, (S) Västra Götalandsregionen (tjänstgör 21-35) Beatrice Berglund, Arbetsförmedlingen (ordf ) Anna Hedman, (S) Göteborg Stad Frånvarande: Rolf Carlsson, Försäkringskassan Ersättare Närvarande: Börje Olsson, (M) Västra Götalandsregionen (tjänstgör 18-20) Malin Welin, Försäkringskassan (tjänstgörande) Frånvarande Per Olsson, Arbetsförmedlingen Annika Johansson, (M) Göteborgs Stad Övriga Närvarande: Eva Barregård, förbundschef Henrik Svedberg, bitr.förbundschef/processtödjare Kerstin Burhöi, projektledare Exsistre ( 18-20) Sekreterare: Henrik Svedberg Justeras: Håkan Linnarsson, ordförande Beatrice Berglund, vice ordförande

2 Dnr 2012/01 ( 18-35) 2(9) Sammanträdet öppnas Beatrice Berglund hälsar välkomna och förklarar sammanträdet öppnat. 18 Fastställande av dagordning Att: Godkänna dagordningen 19 Information/lägesrapport kring ESF projekt Exsistre Kerstin Burhöj, projektledare Exsistre redogör för hur projektet kommit igång och att rutiner utvecklas. Mobiliseringsfasen har övergått i genomförandefasen vilket innebär att projektet nu börjat arbeta med deltagare. PM: ang. rutiner för Exsistre Att: Anteckna rapporten till protokollet 20 Återrapportering av uppdrag: Avtal med berörda samordningsförbund om ansvarsfördelning, likviditetstäckning mm som avser projekt Exsistre Avtal har upprättats mellan Samordningsförbundet och de samordningsförbund som deltar i ESF-projekt Exsistre. TU: Återrapportering av uppdrag: Avtal med berörda samordningsförbund om ESF-projekt Exsistre. Att: Godkänna avtalen med samordningsförbunden Göteborg Hisingen Delta, Göteborg Väster, Mölndal/Partille/Härryda/Lerum/Alingsås och Ale/Kungälv/Stenungsund/Tjörn Att: Förklara förbundschefens uppdrag fullgjort

3 Dnr 2012/01 ( 18-35) 3(9) 21 Ekonomiska åtaganden för Samordningsförbundet gällande projekt Exsistre Samordningsförbundet är projektägare för ESF-projekt Exsistre. Det innebär att förbundet ensamt är juridiskt ansvarig för projektet i dess helhet. För att dela ansvaret mellan de samverkande förbunden i projektet har avtal tecknats mellan respektive deltagande förbund och Samordningsförbundet. Tjänsteutlåtandet förtydligar de åtaganden som åligger Samordningsförbundet gällande medfinansiering och likviditet för projekt Exsistre. TU: Ekonomiska åtaganden gällande Exsistre för Samordningsförbundet Att: Godkänna de åtaganden för Exsistre som anges i tjänsteutlåtandet 22 Delårsrapport Samordningsförbundet Prognosen för Samordningsförbundet är att man för 2012 kommer att möta de budgeterade 1200 deltagarna. Förutsättningarna för ekonomin har förändrats sedan budget lades med beviljade ESF medel, fördyrade personalkostnader och förväntan om möjlighet att återkräva moms. TU Delårsrapport Samordningsförbundet Att: Godkänna förslaget till delårsrapport Att: Ge förbundschefen i uppdrag att i samband med styrelsens möte i juni presentera förslag till reviderad budget för Att: Översända delårsrapporten till respektive huvudman för kännedom

4 Dnr 2012/01 ( 18-35) 4(9) 23 Arkivansvarig för Samordningsförbundet Revisionsrapporten för 2011 rekommenderar förbundet att utse en arkivansvarig och arkivredogörare. TU Arkivansvarig och arkivredogörare för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Att: Utse biträdande förbundschef/processtödjare vid Samordningsförbundet som arkivansvarig tillika arkivredogörare för förbundet. 24 Förtydligande föreskrifter för medelsförvaltning, Samordningsförbundet Revisionen har i sin rapport för 2011 uppmanat förbundet att upprätta riktlinjer för medelsförvaltning. Förtydligande föreskrifter för medelsförvaltningen för Samordningsförbundet Att: Att besluta om riktlinjer för medelsförvaltning i enlighet med upprättat tjänsteutlåtande.

5 Dnr 2012/01 ( 18-35) 5(9) 25 Revisionsrapport för verksamhetsåret 2011: Yttrande till revisionen Revisionen för 2011 önskar ett yttrande med anledning av revisionsrapport för TU: Yttrande över rekommendationer från revisionen för verksamhetsåret 2011, för Samordningsförbundet Revisionsberättelse och revisionsredogörelse för 2011 Revisionsberättelse för år 2011 Revisionsredogörelse 2011 Att: Översända tjänsteutlåtande som eget yttrande till förbundets revisorer 26 Anmälan om antagen förbundsordning En ny förbundsordning har antagits för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Förbundsordning Samordningsförbundet Att: Anteckna att ny förbundsordning är antagen av samtliga huvudmän från Rapport från samråd med medlemmar i samordningsförbunden i Göteborg Två gånger om året genomförs samråd med Göteborgsförbundens huvudmän. Protokoll Samråd PM: sammanställning från samråd Att: Notera rapporten till protokollet

6 Dnr 2012/01 ( 18-35) 6(9) 28 Rapport från deltagande i nationell konferens för samordningsförbund april Förbundet var representerade med sex personer vid den nationella konferensen för samordningsförbund i Karlstad. 230 deltagare deltog i konferensen från förbund i hela Sverige. Förbundets representanter deltog också vid Nationella Nätverket för Samordningsförbund, NNS, årsmöte. Att: Anteckna rapporten till protokollet Att: Ge förbundschefen i uppdrag att upprätta ett TU kring medlemskap i NNS 29 Återrapportering av uppdrag: Personalförändringar hos Samordningsförbundet Återrapportering av uppdrag; Personalförändringar vid Samordningsförbundets kansli Att: Från och med förordna Henrik Svedberg som förbundschef för Samordningsförbundet i enlighet med bifogade avtal med Arbetsförmedlingen Bygg, Göteborg Att: Från och med förordna Eva Barregård som biträdande Förbundschef/processtödjare i enlighet med detta tjänsteutlåtande. Att: Uppdraget till förbundets ordförande förklaras avslutat

7 Dnr 2012/01 ( 18-35) 7(9) 30 Gemensam styrelsedag 1 juni, PM Samordningsförbundens styrelser för Göteborg och förbunden för Mölndal/Partille/Härryda/Lerum/Alingsås och Ale/Kungälv/Stenungsund/Tjörn ska ha en gemensam dag. Temat är ungdomar, ESF och Exsistre PM: Gemensam dag med styrelser för Göteborg och kransen Att: Anteckna informationen till protokollet 31 Gemensam halvdag 4 juni med beredningsgruppen för Samordningsförbundet Styrelsen och beredningsgruppen kommer att ha en gemensam träff för att tala kring framtida utveckling och strategi. PM Gemensam dag styrelse/beredningsgrupp Att: Anteckna informationen till protokollet 32 Förslag till extra styrelsemöte: Att: Nästa styrelsemöte är kl på Lärjeåns Trädgårdar

8 Dnr 2012/01 ( 18-35) 8(9) 33 Förbundschefen rapporterar Primärvården har förändrat sitt sätt att fakturera vilket medför kostnadsökningar för förbundet utan ökad personalinsats. Förbundet för en dialog med primärvårdsrehab. Af Samverkan har tankar om att utveckla samverkan. Förslaget är att göra en kartläggning av behovet av samverkan och hur eventuell samverkan kan utvecklas för att möta individers behov av samordnad rehabilitering. Samtal förs mellan förbunden i Göteborg för vidare stöd i processen. Att: Anteckna rapporterna till protokollet 34 Övrigt Inget övrigt anmäls 35 Sammanträdet avslutas Håkan Linnarsson tackar för visat intresse och avslutar dagens sammanträde

9 Dnr 2012/01 ( 18-35) 9(9) Bilagor ( 19) PM: ang. rutiner för Exsistre ( 20) TU: Återrapportering av uppdrag: Avtal med berörda samordningsförbund om ESF-projekt Exsistre. ( 21) TU: Ekonomiska åtaganden gällande Exsistre för Samordningsförbundet ( 22) TU Delårsrapport Samordningsförbundet ( 23) TU Arkivansvarig och arkivredogörare för Samordningsförbundet Göteborg Nordost ( 24) Förtydligande föreskrifter för medelsförvaltningen för Samordningsförbundet ( 25) TU: Yttrande över rekommendationer från revisionen för verksamhetsåret 2011, för Samordningsförbundet ( 25) Revisionsberättelse och revisionsredogörelse för 2011 ( 25) Revisionsberättelse för år 2011 ( 25) Revisionsredogörelse 2011 ( 26) Förbundsordning Samordningsförbundet ( 27) Protokoll Samråd ( 27) PM: sammanställning från samråd ( 29) Återrapportering av uppdrag; Personalförändringar vid Samordningsförbundets kansli ( 29) Överenskommelse mellan Arbetsförmedlingen och Samordningsförbundet kring uppdrag som förbundschef ( 30) PM: Gemensam dag med styrelser för Göteborg och kransen ( 31) PM Gemensam dag styrelse/beredningsgrupp