Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

Transkript

1 Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv

2 Innehåll 1 Bakgrund och beroenden Bakgrund Kopplingar till andra e-arkivinitiativ Hämtat från projektdirektivet för earkiv Syfte Produktmål Effektmål Tidsram Intressenter Definition, omfattning och avgränsningar Definition av e-arkiv Omfattning och avgränsningar... 8

3 1 Bakgrund och beroenden 1.1 Bakgrund Människor förväntar sig i allt högre grad att snabbt, enkelt och säkert kunna sköta sina ärenden, få tillgång till information och ha möjlighet till inflytande genom digitala kontaktvägar. Utvecklingen av e-samhället erbjuder stora möjligheter för att bemöta dessa förväntningar. Med en nationell uppslutning kring vissa gemensamma spelregler för e-förvaltning kan kostnader begränsas, beställarrollen stärkas och trösklarna för utveckling av e-förvaltning och e-tjänster sänkas, vilket i sig kan medföra bättre service till privatpersoner och företag. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har tagit fram en strategi Strategi för esamhället 1. Denna strategi är ett svar på krav ställda mot SKL att med hänsyn till hela den kommunala bredden av verksamheter ta rollen att driva på, samordna och skapa förutsättningar för kommunal sektors utveckling av e-förvaltning. Strategin visar inriktningen på det arbete som behöver göras gemensamt inom sektorn oavsett verksamhetsområde. Strategin pekar ut tre övergripande mål för kommunal sektors utveckling av e-förvaltning som bidrag till e-samhället: Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten För att uppnå målen för e-förvaltningsarbetet behöver myndigheternas utvecklingsarbete utgå från den gemensamma nyttan istället för att enbart fokusera på den egna effektiviteten. Om myndigheterna samverkar och skapar gemensamma lösningar kan större resurser frigöras för kärnverksamheten. Sådan samverkan kan även leda till höjd kompetens hos myndigheterna och en ökad kvalitet till lägre kostnader. SKL inrättade 2012 ett programkontor, Center för esamhälle 2, CeSam, för att driva och samordna verksamhetsutveckling som utnyttjar IT och internet på ett smart sätt. Center för esamhälle har valt att prioritera införande och implementering av ett framtida e- arkiv som ett led i att utveckla e-förvaltningen i den kommunala sektorn. Programområdet för gemensamma tjänster och funktioner inom CeSam har tagit fram en målbild som säger att 100 % av kommuner och landsting år 2015 har inlett förberedelser för att införa e-arkiv. Det finns flera anledningar till att projektet earkiv prioriteras av CeSam. Nedanstående bild 3 illustrerar att e-arkiv kan utgöra grunden för en effektiv e-förvaltning genom att olika e- tjänster kan nyttjas av olika intressenter i samhället Rapport Förstudie e-arkiv KSL IT-Forum i Stockholms län

4 Det finns många nyttor med e-arkiv. Några exempel som projektet earkiv identifierat: att säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen att bidra till en ökad effektivisering för kommuner, landsting och regioner såväl som för företag och medborgare att ge ökad tillgänglighet till information och det gemensamma kulturarvet att förbättra medborgarservice och att stödja delaktighet att minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering Exempel på lyckade implementationer av e-arkiv och dess nyttor finns beskrivna på CeSams e-arkivsida 4 Goda exempel. Även Kommunförbundet IT-forum i Stockholms Län 3 har definierat nyttorna av e-arkiv: för invånare och näringsliv: uppfyller invånarnas förväntan på en modern förvaltning ökad service genom snabbare, bättre sökvägar och åtkomstmöjligheter informationen är nåbar oavsett fysisk placering av informationen eller användarna ökad insyn underlättar samarbete 4

5 för verksamheterna inom den upphandlande myndigheten: effektiviserar informationssökningen genom bättre avställningsmöjligheter, mottagande, utlämnande och arkivvård säkerhet ETT original, sekretess, spårbarhet effektiviserar verksamheten genom obrutna digitala ärendekedjor lägre pappers-, kopierings-, och portokostnader samt lokalkostnader Målet för projekt earkiv är att teckna ett ramavtal vars intention är att erhålla ett förenklat och gemensamt förfarande för kommuner, landsting och regioner att själva införa, förvalta och utveckla e-arkiv. För att genomföra detta har ett samarbete etablerats med SKL Kommentus Inköpscentral AB, SKI 5. SKI driver upphandlingsdelarna i projektet på uppdrag av beställare och huvudprojektledning från SKLs CeSam. 1.2 Kopplingar till andra e-arkivinitiativ En samordning med Riksarkivets pågående projekt e-diarium och e-arkiv, eard 6 ingår i förutsättningarna för upphandlingen. I förstudierapporten 7 till Riksarkivets eard-projekt konstateras: Mängden elektroniska handlingar och elektronisk information som ska omhändertas ökar. Det är myndigheternas ansvar att handlingarna arkiveras på ett sådant sätt att de blir tillgängliga och användbara på både kort och lång sikt. Därutöver förutsätter en god e-förvaltning att myndigheternas informationshantering lever upp till såväl gällande författningskrav 8 såsom krav på säkerhet, kvalitet och kostnadseffektivitet. Enskilda medborgare samt företag och andra organisationer behöver tillgång till information om myndigheternas ärendehandläggning och verksamhet för att kunna utnyttja sina demokratiska rättigheter och för att kunna göra rätt val i olika situationer. Nuvarande och kommande generationer behöver den information som skapats och bevarats i det offentliga Sverige för den öppna debatten i demokratins tjänst, för kunskapsuppbyggnad och för tillgången till det gemensamma kulturarvet. Myndigheterna behöver enkla rutiner och verktyg för att arkivera, bevara och återanvända den information som har producerats i den egna och i andra myndigheters Riksarkivet Rapport Förstudie e-arkiv och e-diarium, daterad Tryckfrihetsförordningen (1949:105), offentlighets- och sekretesslag (2009:400), arkivlag (1990:782), arkivförordning (1991:446) och personuppgiftslag (1998:204)

6 verksamhet för att på ett effektivt sätt kunna fullgöra sina uppgifter och ge medborgarna service. De förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv som Riksarkivets eardprojekt publicerade 1 augusti 2012 har utgjort en viktig inleverans till kravspecifikationen. För att skapa förutsättningar för att nå målen för e-samhället kommer även eardprojektets fortsatta arbete att beaktas i upphandlingen. Andra initiativ inom området som också bidragit till upphandlingsunderlaget är Sambruks projekt Elektroniskt Bevarande etapp 2 9 och KSL IT-Forum 10 i Stockholms läns Förstudie e- arkiv Rapport Förstudie e-arkiv KSL IT-Forum i Stockholms län

7 2 Hämtat från projektdirektivet för earkiv 2.1 Syfte Syftet med upphandlingen är att erbjuda kommuner, landsting och regioner möjlighet att anskaffa och implementera e-arkiv i intention att uppnå målen för esamhället. 2.2 Produktmål Målet för projekt earkiv är att teckna ett ramavtal vars intention är att erhålla ett förenklat och gemensamt förfarande för kommuner, landsting och regioner att själva införa, förvalta och utveckla e-arkiv Ett infört e-arkiv ska säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen, öka tillgängligheten för information samt bidra till ökad effektivisering. 2.3 Effektmål Att andelen myndigheter inom den kommunala sektorn som anskaffar e-arkiv genom detta ramavtal efter första året uppgår till 100, andra året till 200 och tredje året till 300 st. Att andelen myndigheter inom den kommunala sektorn som implementerat ett fungerande e- arkiv i sin verksamhet och nyttjar det för att bevara elektroniska handlingar, efter tre år uppgår till 250 st. Att övriga kommuner, landsting och regioner ska implementera e-arkiv med framtagna förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som grund. 2.4 Tidsram Målet är att ett ramavtal för e-arkiv kan publiceras i september Intressenter Följande intressenter för upphandlingen och dess resultat har identifierats: Kommuner, landsting, regioner och kommunala bolag Kommunförbund och regioners samverkansorganisationer IT-forum, Kommunförbundet Stockholms län (KSL) Kommunalförbund Sambruk Riksarkivet Leverantörer som levererar eller kan komma att leverera e-arkivverktyg E-delegationen SIS Forum för iförvaltning Branschorganisationer SKL Center för esamhället SKL Kommentus Inköpscentral

8 3 Definition, omfattning och avgränsningar 3.1 Definition av e-arkiv Det kan vara svårt att exakt specificera vad ett e-arkiv är, eftersom behovet av tekniska komponenter och tillämpningen av dessa varierar bland de upphandlande myndigheterna. Ett e-arkiv utgörs till relativt liten del av tekniska komponenter och till stor del av arbetssätt och överenskommelser mellan producent och arkiv å ena sidan, och konsument och arkiv å andra sidan. Vår definition av e-arkiv utgår från Kommunförbundet i Stockholms Län, KSL definition 11 och lyder som följer: e-arkiv är ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid. I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade från de system, i vilka de skapats. e-arkivet innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. e-arkivet säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna e-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering samt kontinuerliga kontroller och tester. Informationsägare kan antingen vara verksamhet, dvs enskild myndighet eller respektive arkivmyndighet. Varje enskild myndighet ansvarar för den information som finns i myndighetens verksamhetssystem, och är därmed också ägare till informationen. Detta innebär att informationsägaren är ansvarig för att förvalta informationen, göra sekretessprövningar av och lämna ut begärda allmänna handlingar samt verkställa gallring. När information överlämnats till en arkivmyndighet tar denna över ansvaret och blir då en ny informationsägare. Ansvaret för detta slås fast i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Enligt arkivlagen ska det i varje kommun och landsting finnas en särskild arkivmyndighet. Kommunstyrelsen respektive landstingsstyrelsen är arkivmyndighet, om inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige utser någon annan nämnd eller styrelse. Informationsägarskapet har två komponenter, den formella och den praktiska, som är det verkställande organet. 3.2 Omfattning och avgränsningar Som ett led i arbetet att fastslå omfattning och inriktning av earkivupphandlingen har behovsanalys, marknadsanalys och leverantörsmöte genomförts. Arbetet resulterade bland annat i nedanstående bild, vilken beskriver den övergripande arkitekturen för e-arkivet. Den 11 Rapport Förstudie e-arkiv KSL IT-Forum i Stockholms län

9 grå rektangeln visar omfattningen av upphandlingsobjektet. Här framgår att e-arkivet samtidigt ska kunna hantera olika informationsägare. Bilden beskriver också att e-arkivet ska möjliggöra integration med olika e-tjänster. Tillgång och åtkomst till informationen regleras alltid av olika lagar som exempelvis PUL, OSL, arkivlag etc. Verksamheten kan välja att enbart leverera information som ska bevaras eller att kombinera detta med att även skicka in information som ska gallras. Informationen kommer att vara sökbar och tillgänglig för verksamheten enligt de behörigheter och regelverk som är aktuella för den sökta informationen. Sökning av tillgänglig information sker i e-arkivet. Informationen som finns där kan vara klassad i nivåer för att definiera åtkomsten. Extern sökning kan ske exempelvis via en SOA plattform. Ett grundläggande funktionellt krav i e-arkivupphandlingen är säkert bevarande av information. Utifrån e-delegationens vision för e-arkiv och e-diarium 12 det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information läggs också stor vikt vid funktionalitet för återsökning och uttag av information från e- arkivet. Kravspecifikationen omfattar inte några specifika krav på integration mot e-tjänster, men den kravställda lösningen öppnar möjligheter för att bygga på olika e-tjänster. Kravspecifikationen omfattar inte heller några specifika integrationskrav avseende olika verksamhetssystem. Upphandlingsunderlaget inkluderar däremot funktionella krav på 12 Riksarkivet Rapport Förstudie e-arkiv och e-diarium, daterad

10 inleveranser, exempelvis krav som tar hänsyn till de förvaltningsgemensamma specifikationerna, FGS:erna, från Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium, eard. Upphandlingen omfattar endast ursprunglig digital information, och kravställer därför inte på konvertering av analog information till digitalt format. Digitala signaturer hanteras i respektive verksamhetssystem, och kraven omfattar sålunda inte någon hantering i e-arkivet annat än att e-arkivet ska kunna hantera metadata som innehåller uppgift om att elektronisk signatur ingår. I nedanstående modell markerar röda linjer avgränsningen för vilka funktionella områden som kravställts. En leverantör måste kunna leverera helheten, d v s uppfylla kraven inom alla funktionsområden av upphandlingsobjektet.