Arkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e. Caspar Almalander

Transkript

1 Arkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e Caspar Almalander

2 Arkivimpulser! Agenda Om e Vad är på gång Riksarkivets eard Att utreda nyttor Viktigt med samarbete

3 Arkivimpulser! En allvarlig fråga To e or not to e that s the question William Shakespeare, 1605

4 Arkivimpulser! Ett allvarligt svar e = mc 2 människan i centrum när myndigheten använder computer Albert Einstein, 1905

5 Arkivimpulser! e i praktik e-strategi e-utveckling e-tjänster e-förvaltning e-diarium e-arkiv +

6 Arkivimpulser! e konsekvenser Organisation Teknik Standarder Ekonomi Ekonomisk hållbarhet Lagstiftning Utbildning

7 E-delegationen Arbetar för: en förvaltning som är så enkel som möjligt för så många som möjligt. Webbsida:

8 E-delegationen Mina sidor Mina ärenden Mina fullmakter Single sign on (e-legitimation) Nationellt interoperabilitets ramverk e-arkiv och e-diarium (eard) Webbsida:

9 E-delegationen Mina sidor Mina ärenden Mina fullmakter Single sign on (e-legitimation) Nationellt interoperabilitets ramverk e-arkiv och e-diarium (eard) Informationsförsörjning Webbsida:

10 e-arkiv och e-diarium (eard) Vision: det ska vara enkelt att arkivera, återsöka och återanvända information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras.

11 Tradionell åtkomst (papper) Allmänhet Allmänhet Söktjänster Tjänsteman Myndighetens verksamhet / närarkiv Slutarkiv hos arkivmyndighet Myndighetens överföring till Arkiv

12 Hantering av arkiv idag Förvaltning C Tjänsteman Allmänhet Förvaltning B Tjänsteman Söktjänster Söktjänster Tjänsteman Aktuella Förvaltnings system Förvaltningensöverföring till slutarkiv Slutarkiv hos arkivmyndig het (egen drift eller som tjänst) Tjänsteman Aktuella Förvaltnings -system Tjänsteman Söktjänster Förvaltningens överföring till slutarkiv Slutarkiv hos arkivmyndi ghet (egen drift eller som tjänst) Allmänhet Tjänsteman Aktuella Förvaltnings -system Myndighetens överföring till e-arkiv Eget E- arkiv hos förvaltnin gen (egen drift eller som tjänst)

13 e-arkiv och e-diarium (eard)

14 FGS Förvaltningsgemensamma specifikationer - Uttrycket har sitt ursprung i det behov av gemensamma grundfunktioner som identifierades av Regeringskansliet och Statskontoret kring 2004/2005. EU-Kommissionen har en motsvarande syn i sitt European Interoperability Framework (EIF) som fastställdes och kommunicerades i december Jämför gemensamma nämnare"

15 Interoperabilitet

16 Delprojekt i eard Juridik Juridik DP1 begrepp Juridik DP3 e-arkiv FGS DP5 e-diarium FGS Juridik DP4 e-arkiv funktionella krav DP6 e-diarium funktionella krav Juridik DP7 test och utvärdering med piloter Juridik Juridik Juridik DP2 nyttorealisering, intressentanalys DP8 förvaltningsorganisation

17 Arkivimpulser! Viktigt med samarbete SKL:s projekt Upphandling e-arkiv Landsting Stockholm Läns Landsting Region Skåne R7 Kommuner E-arkiv syd (södra Sverige, med landstingen) Mälardalen (Eskilstuna, Enköping, Strängnäs, Västerås) A4 (Luleå, Piteå, Boden, Gällivare)

18 Nyttorealisering kartlägga behov, krav och möjligheter beskriva lösningsförslag identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttan med den aktuella satsningen Webbsida:

19 Varför nyttorealisering Ledningens direkta, uttalade, och i handling bekräftade stöd (erkänt behov) Integrera och anpassa processen för nyttorealisering med organisationens ordinarie processer för verksamhetsstyrning och verksamhetsutveckling God kvalitet i K/N-analyser och annat beslutsunderlag som innebär att resultatet används i verksamhetens beslutsfattande En tydlig uppdelning av ansvar och befogenheter med definierade roller kopplade till nyttorealisering Tydliga, kommunicerade och förankrade effektmål och nyttor definierade för de satsningar som beslutas Bestäm tidigt hur framgång ska mätas och följas upp! Webbsida:

20 Arkivimpulser! Viktiga verktyg E-delegationens Vägledning i nyttorealisering Sambruks projekt Elektroniskt bevarande (etapp 1 och 2) Riksarkivets Förstudie om e-arkiv och e-diarium PENG-analys (Prioritera Enligt NyttoGrunder) Forum iförvaltning

21 Arkivimpulser! Tack Caspar Almalander E-post Tel Skype Caspar Almalander eller Twitter earkivsverige