E-förvaltningsmätning i Sveriges kommuner 2006

Transkript

1 E-förvaltningsmätning i Sveriges kommuner 2006 Bengt Svenson IT-strateg Avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad Sveriges Kommuner och Landsting bengt.svenson@skl.se Sambruk

2 Trender 2

3 E-demokrati Webben som redskap att vitalisera demokratin E-röstning 24-timmarsmyndighet e-tjänster e-tjänster e-tjänster e-förvaltning effektiv enkel Sammanhållen Öppen Modern 3

4 EU:s definition av e-förvaltning E-förvaltning definieras som användning av informations- och kommunikationsteknik i offentlig förvaltning i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens hos personalen. Syftet är att förbättra de offentliga tjänsterna och de demokratiska processerna, och att stärka den offentliga politiken 4

5 Regeringsuppdrag till Verva axplock Utveckla riktlinjer och specifikationer som skall vara gemensamma för förvaltningen och som kan ligga till grund för myndigheters och kommuners säkra elektroniska informationsutbyte och hantering av elektroniska handlingar samt för såväl centrala ramavtalsupphandlingar som andra upphandlingar av tjänster och teknik på området. Automatisering av ärendehanteringen (inom statlig sektor) Förenkling av den offentliga förvaltningens tillgång till viss information ur statliga register och databaser 5

6 Ansvarsutredningen 3.2 Den statliga styrningen av kommunsektorn Styrning bör inriktas på normering. Användningen av andra styrformer bör begränsas Den statliga kunskapsstyrningen av välfärdstjänsterna bör stärkas. En förbättrad statlig styrning av kommunsektorn kräver utvecklade system för nationell informationsförsörjning. Målsättningen för strategin bör vara en ändamålsenlig statlig styrning som värnar likvärdighet, bidrar till att de kommunala verksamheterna kan uppnå nationella mål samt ger goda förutsättningar för en effektiv lokal och regional anpassning och utveckling. 6

7 Insatsområden 7

8 Färre stuprör! CSN RSV FK Lantbruksverket xxx Kommunen Vägverket AMS Lantbruksverket RSV CSN FK AMS Vägverket xxx Kommunen 8

9 Samhällets behov av (allmänt tillgänglig) IT-infrastruktur Fritid Omsorg Kultur El, värme & VA Transport Turism Media Miljö Vård Lokalt näringsliv Skola Telekom Industri FoU Hantverk Handel Fastighet & Bygg Bank & Försäkring Jordbruk, skog tekniska plattformar transmission gränssnitt Protokoll, IP domänhantering lagring behörighet e-id signering juridik affärsmodeller licenser standards avtal Processer & service Verksamhetsutveckling Mjuk infrastruktur Interoperabilitet stomnät radiolänk ADSL PLC WiMax WiFi TV GSM Radio 3G lokala nät (fiber) kopparnät kabel-tv fastighetsnät tomrör Hård infrastruktur Tillgänglighet 9

10 Effektiv förvaltning med stöd av IT Inriktningsmål 2009 Medlemmarna har god tillgång till gemensamma grundfunktioner i sitt utvecklings- och effektiviseringsarbete. Nationella genombrott har uppnåtts när det gäller användningen av e-id, e-handel och utbyte av patientinformation. Juridiska hinder för funktionell samverkan har undanröjts. 10

11 E-förvaltningsutveckling i Sveriges kommuner

12 Undersökningen om förändringsarbetet mot en modern e-förvaltning. Syftet Att rita kartan och ta reda på hur långt utvecklingen i kommunerna har nått mot den moderna förvaltningen. Att vara ett instrument för det lokala ledarskapet i lednings- och förändringsarbetet. Att vara till hjälp i förbundens intressebevakning Att agera proaktivt med koppling till statlig och EU-ambition att skapa indikatorer för utvecklingen av modern förvaltning. 12

13 Undersökningen om förändringsarbetet mot en modern e-förvaltning. Mål Generellt tydliggöra men också att stimulera och stödja en lokal diskussion om: Hur ser visionen om den moderna förvaltningen ut? Vilka speciella kännetecken utmärker en organisation som utvecklats till en modern e- förvaltning? Vilka är indikatorerna på hur vi ligger till i förändringsarbetet mot en modern förvaltning? Visa på var vi är i utvecklingstrappan och ge ett underlag för att föra operativa diskussioner om hur går vi vidare? 13

14 Modell Påverkan Krav Utmaning intäkter! kostnader! Ökad kvalitet, produktivitet och effektivitet Verksamhetsutveckling & förändringsarbete Organisation Styrning och ledning Attityder Värderingar Beteende Den Moderna Förvaltningen Modeller Verktyg Metoder 14

15 Organisation Styrning och ledning Styrning och ledning Den Moderna Förvaltningen Attityder Värderingar Samverkan och Beteende IT-ekonomi Förändringsledning kommunikation och kompetens Modeller IT-plattform Verktyg -hård och mjuk infrastruktur Metoder 15

16 Scenario Styrning och ledning I vår kommun finns ett politiskt engagemang och tydliga politiska beslut på att vi skall arbeta med e-förvaltning och verksamhetsutveckling. Verksamhetsansvariga har ett personligt engagemang och anser att en bra IT-utveckling är en fråga för hela organisationen och inte enbart är IT-chefens ansvar. Alla verksamhetschefer deltar i planeringen och har sin del i ansvaret för hur IT-baserade processer införs och kommer till nytta. När vi diskuterar e-tjänster och e-service utgår vi självklart från medborgarna och de olika verksamheternas behov. Ökad nytta för medborgare, effektivitet och produktivitet i våra kärnverksamheter blir då det viktigaste kriteriet. Inför stora förändringar undersöker vi alltid om utbyggd e-förvaltning och utvecklat IT-stöd är en del av lösningen. Vår e-förvaltningsplan och långsiktiga IT-plan används av ansvariga chefer som underlag för att göra dessa bedömningar. 16

17 Scenario Kännetecken Styrning och ledning Det finns ett politiskt engagemang och tydliga politiska beslut på att vi skall arbeta med e-förvaltning och verksamhetsutveckling. Det finns ett personligt engagemang hos de verksamhetsansvariga och alla verksamhetschefer deltar i planeringen och har sin del i ansvaret för hur IT-baserade processer införs och kommer till nytta. När e-tjänster och e-service diskuteras utgås från de olika verksamheternas behov, och att skapa ökad nytta för medborgare är det viktigaste kriteriet. Det finns en beslutad och etablerad plan för e- förvaltningsutveckling med tydliga riktlinjer för kommunens verksamhetsutveckling 17

18 Scenario Kännetecken Indikator Styrning och ledning I vilken omfattning finns e-strategier nedtecknade? I vilken omfattning finns beslutade riktlinjer för hur e-förvaltningsutveckling skall integreras i kommunens traditionella verksamhetsutveckling? I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån förmågan att skapa nyttoeffekter i förvaltningen? I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån förmågan attskapa nyttoeffekter för kunder/brukare? 18

19 IT-plattform - hård och mjuk infrastruktur Styrningen av utveckling och investeringar i den hårda och mjuka infrastrukturen utgår från en gemensam e-vision och följer verksamheternas behov av en långsiktigt hållbar strategi och handlingsplan för process- och e-utveckling. Det finns strategier och standards som används för hur verksamhetens interna system ska utbyta information mellan sig i syfte att så långt som möjligt återanvända information mellan olika verksamheter. Organisationen kartlägger och analyserar de mest frekventa informationsbehoven i förhållande till andra myndigheter och etablerar ett effektivt standardiserat elektroniskt informationsutbyte. 19

20 Samverkan och IT-ekonomi IT-verksamheten och behoven av förändringar kostnads-/intäkts beräknas och hanteras som alla andra investeringar och kostnader i budgetprocessen med uppföljning på alla verksamhetsnivåer. IT-kostnaderna synkroniseras med budgetprocessen på alla nivåer, följs upp och är väl kända i vår verksamhet Kommunen arbetar kontinuerligt med att "öppna upp" rutiner, strukturer och system för att så långt som möjligt förenkla gränsytor internt mellan förvaltningarna och externt med myndigheter, andra kommuner, landsting och internationella organisationer. Samverkan över myndighets- och förvaltningsgränser och samverkan med andra kommuner är en naturlig del i de dagliga aktiviteterna och en viktig del av verksamhetsutvecklingen. 20

21 Förändringsledning, kommunikation och kompetens Kompetensutveckling inom IT och e-förvaltning utgår från kontinuerliga inventeringar av verksamheternas framtida kompetensbehov. Konsekvenserna för medarbetarna av det ökande användandet av modern teknik, till exempel avseende arbetsuppgifter och arbetsmiljö kartläggs och bildar underlag till strategier och handlingsplaner för hur medarbetarnas kompetens bör utvecklas. Verksamheterna har väletablerade processer för att hantera behovet av förändring och kompetensutveckling. Chefer, ledare och medarbetare har en för sitt ansvar och sin uppgift tillräcklig kunskap om IT och e-förvaltning 21

22 Styrning och ledning totalt 4,0 3,0 2,3 2,0 1,0 IT-plattform hård och mjuk infrastruktur 2,4 0,0 2,4 Samverkan och ITekonomi 2,1 Förändringsledning och kommunikation 3,5 3,0 2,5 2,3 2,0 1,5 1,

23 Styrning och ledning I vilken omfattning finns e-strategier nedtecknade? 4,0 3,0 I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån förmågan att skapa nyttoeffekter för kunder/brukare? 3 2,0 1,0 0,0 2 1 I vilken omfattning finns beslutade riktlinjer för hur e- förvaltningsutveckling skall integreras i kommunens traditionella verksamhetsutveckling? I vilken omfattning utvärderas ny teknik utifrån förmågan att skapa nyttoeffekter i förvaltningen? 3 3 I vilken omfattning styr ansvariga verksamhetschefer utvecklingen av ITstödet? 23

24 Hörnstenars angivna medelvärde sorterade efter kommunstorlek 3 2,5 2 Styrning och ledning totalt Förändringsledning och kommunikation IT-plattform hård och mjuk infrastruktur totalt e-förvaltning 1, Samverkan och ITekonomi = inte alls; 2=i viss omfattning; 3=i stor omfattning; 4=fullt ut 24

25 3,0 Respondentens svar beroende av yrkesroll/ansvar 2,5 2,0 Övriga Kommunchef er Itchef er Informatörer Ekonomer administratörer 1,5 Styrning och Samverkan Förändringsledning och hård IT-plattform ledning och ITekonomi kommunikation och mjuk inf rastruktur 1= inte alls; 2=i viss omfattning; 3=i stor omfattning; 4=fullt ut 25

26 Effektiv sammanhållen offentlig förvaltning med stöd av IT Utnyttja IT:s potential för att stödja byggande av morgondagens offentliga service och säkerställa ett fortsatt tryggt och rättssäkert samhälle. Flytta fokus från de senaste 20-årens teknik-,utbuds- och marknadsdominerade lösningar till ett specificerat kravställande med utgångspunkt från verksamheternas verkliga behov Säkerställa tillgängligheten till en framtidssäker IT-infrastruktur 26

27 Förbundens aktiviteter Medlemstöd - Öppenhet och delning Programverket Kompetenscenter? E-ringen Nyhetsbrev E-brev Offentliga Rummet maj Intressebevakning Positionspapper IT-infrastruktur Förvaltningsgemensamma specifikationer- grundfunktioner 27

28 28