E arkiv är en organisationsfråga

Transkript

1 E arkiv är en organisationsfråga Om kort- och långsiktig informationshantering ITSAM Arkiv, 14 april 2016

2 Det digitala samhället

3

4

5 Det nya informationssamhället

6 Uppkoppling Nätverk: storgarden Lösenord: rimforsa

7 Digitalisering skapar förändringar Atomer Hög vårdnivå Ägarskap Konsumenter Titta Institutionell identitet Utskick Systematisk planering Stängt Sakkunnig prövning Bits Stora volymer Delad information Upptäckare Skapa Löst samarbete Efterfrågan Flytande samverkan Öppet Allmän kunskap

8 Digitalisering skapar förutsättningar göra rätt, hitta rätt teknik säkerhet lagstiftning tillit kostnader

9 Information Minne Bevis Insyn Kommunikation

10 Informationshantering?

11

12 Ordning och reda?

13 Ordning och reda?

14

15 Informationssäkerhet?

16

17 Lagstiftning?

18

19 Förlegad teknik?

20

21 Tillit?

22 Kostnader? > 50

23

24 Tillvarata information? digital bygglov vadministration journalsystem rendehantering Facebook webbsida elevhälsovård ekonomisystem larmsystem Intranätet G: och H: lönesystem

25 Hållbar informationshantering

26 Hållbar informationshantering Hållbar : - över tid - ekonomiskt - enkelt och säkert

27 Hållbar informationshantering Mål - rätt från början - ordning och reda - enkelt och säkert Skapa garanter och tillit

28 Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Kommun- arkivet (slutarkiv) Verksamheten Ansvarsgräns Arkivet

29 Informationsflöde Verksamhetens arkiv (närarkiv)?? Verksamhetens arkiv (närarkiv) Kommun- arkivet (slutarkiv) Verksamhetssystem Verksamhetssystem Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkiv) Från kaos och kostnader

30 Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Kommun- arkivet (slutarkiv) till hållbar informationshantering.

31 e-arkiv Verksamhetens Kommun- Verksamhetssystem e - a r k i v arkiv arkivet (närarkivet) (slutarkiv) Hållbar informationshantering

32 Vinster och nytta Medborgare Ledning Arkiv och IT registratur Ökad tillgänglighet till Bidrar till Säkerställer långsiktig Förenklar överföring offentlig information e-förvaltningsmål informationsförvaltning av information Ökad insyn Säkerställer kvalitet Ökad kvalitet Bidrar till bättre IT- och Förenklar vardagen Ökar effektiviteten Bättre återsöknings- informations-arkitektur Möjlighet till innovation Sparar resurser möjligheter Standardisering Tydliggör verksamhetskrav Förenklar

33 Att komma igång

34 Viktigt! e arkiv är ingen arkivfråga e arkiv är en organisationsfråga

35 Att beakta Organisation Information Informationssäkerhet

36 Att beakta Organisation - kompetens - resurser - struktur

37 Att beakta Information - vilken - kvalité - gallra mer

38 Att beakta Informationssäkerhet - sekretess, föreskrifter, säkerhet - klassificering!

39

40 Vision: hållbar informationshantering Verksamhetens Kommun- Verksamhetssystem e - a r k i v arkiv arkivet (närarkivet) (slutarkiv)

41 Förutsättningar Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)???

42 Andra faktorer / sammanhang Kommunens/regionens bild för 2025? Nuvarande informationshantering? Digitaliseringens utveckling? Kompetens och resurser? Samarbete?

43 Kostnader

44 Kostnader Verksamhetens Verksamhetssystem arkiv (mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)

45 Kostnader Produkt eller tjänst? - programvaran, lagring, drift Anslutning verksamhetssystem - metadata (FGS), format Kompetens - resurser, konsulter - upphandling

46 Samsyn, samarbete, samverkan

47 Stöd från SKL Tydligare beskriva nyttan med e-arkiv Fokus från arkiv till informationshantering E-arkiv + öppna data + e-tjänster kommunicera hur det hänger ihop Utveckla stöd för att underlätta samverkan Gemensamma kravunderlag för uttag från verksamhetssystem Öka möjligheter till utbildning Samordnare för e-arkiv på SKL

48 Sammanfattad

49 Samband Organisation Teknik Utbildning Ekonomi Lagstiftning Säkerhet

50 Samverkan Ledningen Organisation Verksamheten Teknik Utbildning IT-funktionen Ekonomi Lagstiftning Säkerhet Arkivet

51 Samverkan Ledningen Organisation Teknik Utbildning Verksamheten Ekonomi Du Lagstiftning IT-funktionen Säkerhet Arkivet

52 Frågor Caspar Almalander Tel Epost caspar.almalander skl.se