E-arkiv. (att skapa en långsiktig och hållbar digital informationshantering) Registrator 2017, 6 april 2016

Transkript

1 E-arkiv (att skapa en långsiktig och hållbar digital informationshantering) Registrator 2017, 6 april 2016

2

3

4

5

6 Digitalisering kan inte väljas bort

7 Digitalisering skapar förändringar Offentlig sektor idag - Här och nu - Åtkomst till offentlig information (öppna data) - Skapa, dela, skapa, dela, skapa, dela

8 Digitalisering skapar förändringar Offentlig sektor i morgon - Nya arbetssätt - Flytande samarbete - Kommun som plattform

9 65% av dagens elever kommer att vara sysselsatta med yrken som inte existerar idag MacArthur Foundation

10 Digitalisering skapar förändringar Diskussion - Öppenhet versus integritet

11 Digitalisering skapar förändringar Digitaliseringen är den enskilt största förändringsfaktorn i vår tid och påverkar alla delar av samhället. Den offentliga förvaltningens digitalisering En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? Riksrevisionen, RIR 2016:14

12

13

14 Gemensam bild

15 Utveckling Nu På gång Inom de kommande åren Fysiska / pappersdokument Åtkomst via forskarrum Fysiska objekt och digitala objekt Åtkomst via forskarrum och portal Digital information (born digital) Urval i efterhand Urval från början Inget urval Passiv offentligt Information används inte som ekonomisk produktionsfaktor Aktivt offentligt, öppna data Öppen data som ekonomisk produktionsfaktor Åtkomst via portal (archive without walls) Offentligt, om inte Information/data används fullt ut som ekonomisk produktionsfaktor Fysiskt bevarande (depå) Fysisk depå och e-depå Informationens producenter sköter bevarande och förvaltning Inte allt digitaliseras Mer digitalisering, även information med ekonomisk nytta Allt digitaliseras Betoning på kulturarv Förvaltning och kulturarv Förvaltning (det fysiska kulturarvet sköts annanstans) Individuell transparens Mer transparens och öppenhet Open government: kollektiv transparens

16 Viktigt! Det handlar om information Tydlighet är ett måste E förvaltning I-förvaltning

17 Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Arkivet (slutarkiv) Verksamheten Ansvarsgräns Arkivet Från skilda världar

18 Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Kommun- arkivet (slutarkiv) till långsiktig informationsförsörjning.

19 Att komma igång

20 Att beakta Hållbar digital informationshantering - Stora informationsmängder och struktur - Informationssäkerhet - Kunskap - Öppna data - Informationens kvalité

21 Att beakta Hållbar digital informationshantering - Stora informationsmängder och struktur - Informationssäkerhet - Kunskap - Öppna data - Informationens kvalité Anpassning till en ny verklighet

22 Att börja Verksamhetens Kommun- Verksamhetssystem (närarkivet) Hållbar informationsförsörjning arkiv arkivet (slutarkiv)

23 Att börja Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Kommun- arkivet (slutarkiv)???

24 Att förvalta information Struktur App App Teknik App Information App Vård App App Säkerhet Styrning

25 Det som behövs Kompetens - Informationsförsörjning - Juridik - Digital teknik - Organisation Vilja och resurser! Och

26 Samsyn, samarbete, samverkan

27 Praktiska erfarenheter från Eskilstuna Skapa delaktighet Värna demokrati Insyn processer Ärenden

28 Praktiska erfarenheter från Eskilstuna Projekt - E arkiv - Effektiv dokumenthantering Arbete - Processkartläggning - Rensning K: & G: (& H:) - m m Hållbar digital informationshantering

29 Praktiska erfarenheter från Eskilstuna Skapa delaktighet Värna demokrati E arkiv Insyn processer Effektiv dokumenthantering Ärenden

30 Registratorens VIKTIGA roll Struktur, ordning och reda Öppna Säkring av information Arkivens förlängda arm Tips 1: nätverk Tips 2: Ta mandatet!

31 Sammanfattning Framtidssäkring och långsiktighet - helhetstänk - gemensam vision - gemensam målbild - vi ska prata i-förvaltning

32 Frågor Caspar Almalander Tel Epost caspar.almalander skl.se