Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

Transkript

1 Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

2 Ivo består av 6 avdelningar Umeå Avdelning Nord Örebro Avdelning Mitt Jönköping Avdelning Sydöst Göteborg Avdelning Sydväst Malmö Avdelning Syd Stockholm Avdelning Öst I Stockholm sitter även Avdelningen för tillståndprövning Avdelningen för verksamhetsstöd och styrning där huvudregistraturen och GDstaben sitter

3 I en lärobok för registratur och arkivskötsel från 1571 skriven av Jacob von Rammingens står bland annat följande För det första skall och måste registratorn vara född i äkta säng och avlad av hederliga föräldrar. Han måste komma från ärliga föräldrar och äktenskaplig börd. Den man vill anställa som registrator skall sedan lång tid tillbaka, minst 30år, äga ett gods. Ju äldre egendomen är desto mer förstånd, visdom och erfarenhet har ägaren. Den som vill och skall bli en god och lämplig registrator måste ha gott och skarpt förnuft, ett särskilt snabbt och skickligt huvud. En registrator måste ha en inåtvänd och stillsam natur, samt vara försiktig och varsam i sitt tal. Registratorn bör hellre befinna sig mer vid sitt registratur än i goda vänners och dryckesbröders lag, eller hos unga vackra kvinnor. Han ska inte föredra supande, spelande, dans, sång och rännande.

4 Vår profession En registrator är en mångfacetterad roll. En del kallas document controllers och en del är både arkivarier och registratorer. Det innebär i grunden en service oavsett vad man kallas. Vi har skyldighet enligt lagar och regler att sköta vårt jobb och samtidigt möta krav och förväntningar från allmänheten och våra kollegor. På Öst kallas vi registratorer och diarieför alla inkommande handlingar. Det händer att inspektörer diarieför mail och liknande själva och då blir vår roll mer lik en controller så att det skett korrekt. Vi får in mer och mer e-tjänster i vårt system så jag ser att det inom en inte alltför avlägsen framtid kommer pratas mer om controllers än registratorer.

5 Nya arbetssätt och arbetsuppgifter På de flesta arbetsplatser ändras arbetssätt för att modernisera och effektivisera verksamheten och inför detta så tycker jag ödmjukhet och nyfikenhet är viktiga nyckelord. Ödmjukhet - just för att kanske inte alltid jag vet bäst och saker behöver inte vara som de alltid varit bara för att de alltid varit så Den som förstår minst av en sak kanske ställer de bästa frågorna så att man både kan effektivisera och få bättre arbetssätt. Nyfikenhet - för att nya saker är ofta spännande. Skrämmande, oroligt i början möjligtvis, för hur påverkar det just mig? Men höjer man blicken och ser, med öppet sinne, på vad det kan leda till i framtiden så är det spännande. Alla gillar inte förändringar utan vill ha det som det alltid varit men då ligger vi risigt till För hur många här inne har ägt ett gods över 30år?

6 Förändringar hos oss på Avdelning Öst: Förut tillhörde vi olika enheter ca hälften jobbade med Ek-psl, resterande med övriga ärendeslag Väldigt höga balanser, inkommande, utlämnande och ärenden som väntade på avslut (ca 4000) Focus på ständiga förbättringar, kvalitetsarbete, sammanhållning och arbetsmiljö Från årsskiftet 2015/2016 blev vi en enhet med en chef Lagt stort focus på högt i tak, sammanhållning och gemenskap Startat morgonen med mindfulness Begränsat handläggarservice till specifika tider, tydligt uppmärkt med gula skyltar Vid högar av inkommande ärenden så utses en eller flera registratorer att lägga extra focus på det ärendeslaget.

7 Digitalisering Vi går mot en mer digitaliserad tid och än har vi inget e-arkiv men jag personligen ser fram emot denna utveckling med spänning och hur det kommer påverka vårt arbetssätt. I dagsläget fördelas ärenden via papper-akter eftersom vi har bedömningsgrupper som diskuterar ärendena. Sen får vi på registraturen en lista med ärenden mailade till oss som vi får lägga till handläggare på. Det skulle gå att digitalisera för vad händer om en pappersakt kommer på villovägar? Utvecklingen går ständigt framåt och det dyker ständigt upp fler och fler digitala lösningar på det mesta. Är det någon här inne som har enbart digital hantering av ärenden?

8 Arkivet Ett rum med gamla dammiga papper? Enligt arkivlagen är myndigheternas arkiv en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så det tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Tänk om vi inte haft arkiv? Då hade vi kanske aldrig fått reda på att en registrator skall ha en inåtvänd och stillsam natur

9 Registratur och arkiv En registrator och arkivarie bör gå hand i hand i sitt arbete. Det går in i varandra så mycket så att jobba i två olika spår vore att försvåra för båda yrkesrollerna betydligt. Om man inte har någon erfarenhet av arkiv som registrator eller tvärtom så fråga! Det finns inga dumma frågor och om man har inställningen att vi jobbar för samma sak så borde det inte finnas några dumma svar heller. Det är ok att inte veta allt!

10 Kvalitet och samverkan Bjud in er själva på möten för att få reda på mer om hur organisationen fungerar! Ordna småmöten dit de som är intresserade av att få reda på varför vi gör som vi gör och inte som de vill att vi ska göra. Var inte rädda för att fråga som sagt inga dumma frågor finns och dumma svar borde inte förekomma. Se misstag som feed-back! Genom att göra fel så lär man sig vad som fungerar och vad som inte fungerar och utvecklingen går på så vis framåt. Var stolta över ert yrke! Ni är inte de som kan ta hand om det ingen annan vill göra utan stå på er. Ni är specialister på det ni gör inga allt i allo- personer. Ni är REGISTRATORER och ARKVARIER som hanterar och bevarar allmänna handlingar för myndigheter, organisationer, allmänheten och inte minst för framtiden.

11