Att utbilda användare. Registrator 2017

Transkript

1 Att utbilda användare Registrator 2017

2 2 Innehåll Utbildning: - vilka ska man utbilda? - när ska man utbilda? - var ska man utbilda? - vem ska utbilda? - hur ska man utbilda? - om vad ska man utbilda? Manualer Hur ta fram dem och vad ska de innehålla?

3 3 Generellt att tänka på innan Det är inte bara systemet som användaren ska lära sig utgå ifrån att de inte kan någonting om registrering Låt inte leverantören ensam hålla i utbildningen Ha inte för stora grupper Undvik att blanda äpplen och päron

4 4 Vilka ska utbildas och när? När alla ska börja använda systemet samtidigt: - Systemet ska vara så klart som möjligt. - Utbilda inte långt innan användarna ska börja arbeta i systemet. De nyanställda: - Låt inte kollegor utbilda kollegor. - Utbilda inte långt innan de ska börja arbeta i systemet. Repetitioner för alla t.ex. enhetsvis för enhetlighet Öppet hus en stund varje vecka för frågor och för att ta upp saker som blir fel

5 5 Var ska vi utbilda? I utbildningslokal Vid användarens arbetsplats

6 6 Vem ska utbilda? Den som kan systemet och registreringen väl Den som är insatt i användarnas behov Den som känner sig bekväm i rollen Kanske olika personer i olika situationer

7 7 Vilka ska vi samarbeta med? Arkivredogörare Superanvändare Arkivarie Viktigt att veta Hur har de utsetts: har någon pekat med hela handen? - har de tillfrågats?

8 8 Viktigt! Börja med att berätta om fördelarna! Gå inte in på systemets finesser och detaljer vid första utbildningstillfället. De ska utbildas i sina ärendetyper/processer inte alla andras. Var beredd på frågor som inte rör registreringen t.ex. om utlämnande av allmän handling eller om vad som ska registreras och vad som inte ska registreras.

9 9 Självklart eller? Man måste även berätta om det som för en registrator är självklart: Diariet ska spegla verksamheten Allmänheten ska kunna förstå ett ärendes gång Chefen kan se hur väl du sköter dina registreringar Det här ska bevaras och förstås i minst 1000 år

10 10 Processer Verksamhetsbaserad informationsredovisning ger en verksamhetsbaserad registreringsplan som bygger på processer. Därför är det viktigt att: - Förklara vilka processer som finns. (handläggare) - Förklara att de måste ta kontakt med registrator när de ändrar i sina processer eller inför nya. (chefer)

11 11 Generella begrepp Pratar vi om samma sak? Vilka förkortningar används inom myndigheten? Vilka övriga förkortningar ska godkännas? Hydrochoerus hydrochaeris Kapybara Vattensvin Frasminnet och en ordlista kan vara till hjälp.

12 12 Råd 4 Ordlista för dokumenthantering och arkiv Registrator Registrera Tjänsteman som tar emot och diarieför/registrerar handlingar. Att föra in uppgifter om/ur allmänna handlingar i ett diarium eller ett ärendehanteringssystem. Registreringsplan Begreppet används vid verksamhetsbaserad informationsredovisning. En lista över de processer som innehåller de handlingar/den information som ska registreras. Utgår från redovisningsplanen. Motsvarar diarieplan eller d/d-plan. Rensning Bortplockande av övertaliga kopior, kladdlappar, utkast och liknande som inte tillför någon information och som inte är allmänna handlingar. Reversal Förteckning över handlingar/information som lämnas över till en arkivinstitution. Samlingsakt Samling av handlingar i olika ärenden av samma typ. Se även dossié.

13 13 Exempel - Att registrera ärendet Vad handlar hela ärendet om d.v.s. inte bara den första handlingen t.ex. Skydd av örnpopulationen i Stockholms skärgård inte Promemoria angående skydd av örnpopulationen i Stockholms skärgård

14 14 Exempel - Att registrera handlingarna Vad handlar just denna handling om t.ex. - Promemoria om räkning av örnpar på Svenska Högarna - Avtal för framtagande av rapport om - Begäran om komplettering av ansökan inte - E-post om avtal - Inkommande handling

15 15 Testärenden Ha ett antal testärenden att visa (minst tio stycken) De ska: 1. Vara lätta att komma åt när användaren vill titta på dem efter det att den första utbildningen är genomförd. 2. Vara exempel på ärendetyper som förekommer ofta. 3. Innehålla variationer av de vanliga ärendetyperna. 4. Inte innehålla riktiga personuppgifter

16 16 Repetition, repetition, repetition Har det tillkommit nya funktioner? Har du märkt att många gör fel på samma saker? Har du märkt att användarna skriver fel när det gäller handlingens innehåll? Vill du ha in synpunkter? Vill du lära ut nya finesser?

17 17 Handböcker, lathundar och checklistor Hur tar jag fram dessa, vilka ska vara med i en eventuell arbetsgrupp? Revidera så fort det dyker upp nya behov eller systemet uppgraderas Utförlig beskrivning med generella regler: vad är post? etc. Lathund för t.ex. koppling av dokument Checklista för t.ex. avslut av ärenden

18 18 Alla gillar inte/kan inte ta till sig innehållet i manualer Vad gör vi då?

19 19 Vad kan ingå i en handbok/instruktion? Innehållsförteckning Generella regler Generella begrepp Generella fel Utförlig steg för steg instruktion Skärmdumpar

20 20 Generella regler exempel Hur hanterar vi inkomna handlingar/utgående handlingar Hur hanterar vi personadresserad post Vad innebär medieoberoende Vad ska diarieföras och inte Har vi handlingar/information som ska hanteras på ett visst sätt Hur gör vi med personuppgifter och sekretess

21 21 Generella fel Steg för steg Att inte läsa igenom det man har skrivit Att rubriken på dokumentet är densamma som ärendemeningen Var extremt noga med att alla moment ska vara med! Glöm vad du kan och testa om instruktionen fungerar steg för steg Be gärna någon annan testa

22 22 Meddelande till annan användare Du kan skicka ett meddelande till en annan handläggare eller assistent. Tryck Ctrl + q Välj händelsetypen För kännedom genom att klicka på den. Ändra till ditt eget namn i fältet Handlägg. Använd stödtabellen. Ange mottagare av meddelandet i fältet Handläggare i nedre halvan av bilden Skriv ditt meddelande i fältet Meddelande Tryck på Klar -knappen Meddelandena kommer sedan att synas i Handläggarbilden (se denna rubrik)

23 23 Meddelande till annan användare Du kan skicka ett meddelande till en annan handläggare eller assistent. Tryck Ctrl + q Välj händelsetypen För kännedom genom att klicka på den. Ändra till ditt eget namn i fältet Handlägg. Använd stödtabellen. Ange mottagare av meddelandet i fältet Handläggare i nedre halvan av bilden Skriv ditt meddelande i fältet Meddelande Tryck på Klar -knappen Meddelandena kommer sedan att synas i Handläggarbilden (se denna rubrik)

24 24 1. Registrering av händelse 3.1 Hur börjar jag? Det beror på var i systemet du befinner dig: När du precis loggat in och är i startbilden högerklicka på ärenderaden i startbilden och välj Ny handling.

25 25

26 Slut