... t tt är dum a allmänna handlingar r e han tt in MED RÄTT ATT VARA ÖPPEN! Du är offentlighetsprincipens försvarare.

Transkript

1

2 Ä R D ME A R A V A! N E P P Ö Grattis! Du är offentlighetsprincipens försvarare. Det är någonting du ska vara stolt över, offentlighetsprincipen är nämligen något väldigt speciellt och vackert. Den ger våra Malmöbor en unik insyn i vår verksamhet, bidrar till ökat inflytande, förhindrar maktmissbruk och hjälper till att avslöja fusk och fiffel. Ja, den är faktiskt en grundsten i vårt demokratiska system. Offentlighetsprincipen förverkligas genom dig. Och av alla andra medarbetare i Malmö stad. illsammans kan vi bli försvarare av demokratin. Men för att det ska vara möjligt behöver vi alla ta ansvar för våra allmänna handlingar. Vi behöver kunna känna igen en allmän handling och veta vad vi ska göra med den, även om den dyker upp i skepnad av ett mejl eller sms. Vi behöver också veta hur vi gör när en Malmöbo ber om att få ta del av en handling. Offentlighetsprincipen ska finnas i vår ryggrad.

3 Vad är en allmän handling? Handlingar är allt som bär information. Ja, det kan vara ett sms, ett inlägg på Facebook, uppgifter ur en databas likväl som ett papper. Handlingar som kommer in till Malmö stad, tas fram här och skickas ut härifrån blir allmänna. En förutsättning är förstås också att handlingen är relevant för verksamhetens arbete. För att vi snabbt ska kunna hitta våra handlingar behöver vi ha ordning och reda på dem. Det får vi genom att registrera dem i ett diarium. Samma dag som du tar emot, färdigställer eller skickar iväg en handling så ska den registreras. Därför ska du skicka den till diariet där en registrator ser till att den blir omhändertagen rätt. Allmänna handlingar är nästan alltid offentliga, men ibland finns det information i en handling som behöver sekretesskyddas. Det handlar oftast om att skydda någons personliga förhållanden, exempelvis inom socialtjänsten och skolan. Om handlingen innehåller känsliga uppgifter är det inte säkert att du kan hantera den på samma sätt som övriga handlingar. ill exempel får du inte mejla sådana handlingar och de ska förvaras i låsta skåp. a reda på och följ rutinerna för sekretesskyddade handlingar på din arbetsplats. Att inte hantera allmänna handlingar rätt är dumt... Då måste vi leta efter dem när vi behöver dem. Ännu värre är det om vi tappar bort dem eller medvetet undanhåller information från medborgarna. Brist på ordning och insyn kan dessutom bidra till korruption och en misstro mot kommunen.

4 gär ut en Om någon begär ut en d gör jag? handling - vad gör jag? orgare, har rätt att begäravem som helst, även utländska medborgare, har rätt att begära handling behöver inte ut en handling. Den som begär ut en handling behöver inte ngen begärs ut. berätta vem hen är eller varför handlingen begärs ut. gt lämna ut handlingen även Du är skyldig att så snabbt som möjligt lämna ut handlingen även ågot annat jätteviktigt. Det om du egentligen är upptagen med något annat jätteviktigt. Det ehåller känsliga uppgifterdu ska tänka på är om handlingen innehåller känsliga uppgifter gon. Ibland är information eller om informationen kan skada någon. Ibland är information det i lagens ögon. Om dusom tror du upplever som känslig inte alls det i lagens ögon. Om du tror ppgift så tänk på att inte vem att det är olämpligt att lämna ut en uppgift så tänk på att inte vem ämna ut en allmän handling. som helst har rätt att säga nej till att lämna ut en allmän handling. ätt på din förvaltning. Kontrollera vem som har delegationsrätt på din förvaltning. Allmän handling är en handling som kommit in till eller upprättats av kommunen och som förvaras här. Är i regel offentlig, men kan också omfattas av sekretess. Allmän handlin till eller upprättats av ko regel offentlig, men kan Ärende är en process som leder fram till ett beslut. Under Ärende är en proce processen uppstår allmänna handlingar som ska diarieföras. processen uppstår allm Registrera är ett samlingsbegrepp för diarieföring och postregistrering. Registrera är ett s diarieföring och postreg Diarieföra är registrering av en allmän handling som Diarieföra är regis tillhör ett ärende. Diarieförda ärenden hamnar i arkiv som tillhör ett ärende. Diarie bevaras för framtiden. Genom att diarieföra i ett dokument- ochbevaras för framtiden. G ärendehanteringssystem kan du vara säker på att lagens krav uppfylls. ärendehanteringssystem Postregistrera är att hålla allmänna handlingar som intepostregistrera tillhör ärenden ordnade på ett överskådligt och sökbart sätt i tillhör ärenden ordnade kronologisk ordning. Postregistrerade handlingar sparas bara i två år. kronologisk ordning. Po Sekretess är ett förbud att röja en uppgift, vare sig det skersekretess är ett fö muntligen eller genom utlämnande av en allmän handling. muntligen eller genom

5 SADSKONORE Illustration och layout Emma Erlandsson Exakta printing 2014