17. Digital strategi för Västerviks kommun

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige (32) Ks Digital strategi för Västerviks kommun Dnr 2019/ PwC gjorde under 2016 en granskning av it-verksamheten och arbetet med informationssäkerhet i Västerviks kommun. En av rekommendationerna i rapporten var att kommunen bör komplettera de styrande dokumenten med en övergripande it-strategi. Kommunstyrelsen beslutade , 212 i samband med besvarande av rapporten att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att återredovisa en strategi för digitalisering. Kommunfullmäktige beslutade även , 241 att bifalla en motion från den moderata fullmäktigegruppen som handlade om att ta fram ett förslag till digitaliseringsstrategi för Västerviks kommun. har arbetat fram ett förslag på en digital strategi för Västerviks kommun. Förvaltningen bifogar sitt förslag som bilaga till tjänsteskrivelse 28 maj Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till digital strategi för Västerviks kommun. Yrkanden Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till digital strategi för Västerviks kommun. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 166 s skrivelse 28 maj 2019 med bifogat förslag på digital strategi för Västerviks kommunkoncern Expedieras till: Samtliga styrelser och nämnder Författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige, Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel:

2 Administrativ chef Christer Lundh Kommunstyrelsen Digital strategi Västerviks kommun PwC gjorde under 2016 en granskning av it verksamheten och arbetet med informationssäkerhet i Västerviks kommun. En av rekommendationerna i rapporten var att kommunen bör komplettera de styrande dokumenten med en övergripande itstrategi. Kommunstyrelsen beslutade , 212 i samband med besvarande av rapporten att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att återredovisa en strategi för digitalisering. Kommunfullmäktige beslutade även , 241 att bifalla en motion från den moderata fullmäktigegruppen som handlade om att ta fram ett förslag till digitaliseringsstrategi för Västerviks kommun. Den bifogade strategin har arbetats fram i kommunens digitala utvecklingsgrupp där representanter för kommunens förvaltningar och bolag finns representerade. Strategin har också godkänts av koncernledningsgruppen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till digitaliseringsstrategi för Västerviks kommun. Anders Björlin Ulf Kullin Christer Lundh Kommundirektör Förvaltningsledare Administrativ chef Malin Hanson Digitalisteringsstrateg

3 Digital strategi Västerviks kommunkoncern Inledning Digitaliseringen innebär omfattande förändringar av vårt samhälle och därmed det liv vi lever. De förändringar som följer i digitaliseringens spår är lika omfattande som industrialiseringen men går avsevärt mycket snabbare. Digitaliseringen är vår tids främsta pådrivare av samhällsutvecklingen och det är befogat att säga att det pågår en digital transformation. Vårt samhälle går, inom nästan alla områden, från analoga till digitala processer. Den snabba teknikutvecklingen har inneburit att vi nu kan göra saker på helt nya sätt och att vi inte är lika platsberoende som tidigare. Våra beteenden ändras, våra krav på service, tillgänglighet och återkoppling ökar. Digitaliseringen har, sedan årtionden, medfört stora förändringar inom både den privata och offentliga sektorn och för oss som individer. Som privatpersoner ser vi det som en självklarhet att vi själva gör uppgifter som tidigare utfördes av andra aktörer. Det är självklart för många att beställa varor och boka resor på internet och vi utför dessa uppgifter när det passar oss. Förväntningarna från medborgare, företag, och organisationer är att även kommunens service ska fungera på liknande sätt. Med digitalisering avses i detta dokument de möjligheter som både ny och befintlig teknik kan ge för att skapa/identifiera nya eller effektivare lösningar och arbetssätt utifrån behov hos medborgare, företag, organisationer och anställda. Digitalisering handlar också om digital kommunikation och interaktion inom och mellan olika intressenter. Digitaliseringen är ett viktigt verktyg för utveckling och effektivisering av den offentliga sektorn. Vissa arbetsuppgifter som idag tar stora personalresurser i anspråk kan, till delar, automatiseras för att frigöra tid för det som människor gör bättre än maskiner. Digitaliseringen ska inte ersätta det personliga mötet inom t.ex. vård, skola och omsorg, utan frigöra tid för detta möte genom att vissa arbetsuppgifter kan utföras på nya sätt. Automation, robotisering (när man överlåter till ett program eller en maskin att utföra arbetsuppgifter) och AI (Artificiell Intelligens) kommer att bli naturliga delar i den kommunala verksamheten. Syfte Syftet med denna strategi är att ange färdriktningen för kommunens digitala utveckling med gemensamma mål och fokusområden. I strategin pekas tre fokusområden ut. Detta innebär inte att den digitala utvecklingen endast sker inom dessa områden. När det i denna strategi står kommunen avses primärkommunens verksamhet och kommunägda bolag. Strategin ska vara ett levande dokument och revideras utifrån den digitala utvecklingen och kommunens digitala målbilder.

4 Mål Sverige har som mål att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter 1. Västerviks kommuns övergripande digitala mål är att ta till vara digitaliseringens möjligheter inom kommunens verksamhetsområden. Digitala frågor är en naturlig del i kommunens styrdokument. Digitaliseringen är även ett verktyg för att uppnå Västerviks kommuns Vision , Livskvalitet varje dag, Västerviks kommuns Näringslivsstrategi samt den Regionala Digitala Agendan 4. Genom att ta tillvara digitaliseringens möjligheter ska Västerviks kommun också bidra till att nå de globala målen för hållbar utveckling, Agenda Handlingsplaner Strategin pekar ut tre fokusområden för kommunens digitala utveckling. Kommunens förvaltningar och bolag ska sätta upp handlingsplaner inför varje budgetår, där verksamheterna ska sätta egna mål utifrån de tre fokusområdena. Målen kopplas till den årliga budget och verksamhetsplaneringen. Handlingsplanerna ska följas upp i verksamhetsberättelserna. har det övergripande ansvaret för koncerngemensam digital utveckling. Detta ansvar omfattar t.ex. digital och IT arkitektur, standardisering av utrustning, säkerhet och införandet av koncerngemensamma lösningar. Finansiering av den digitala utvecklingen kan ske centralt, i förvaltningarna eller ha delad finansiering. Bolagen står sina egna kostnader. Digitalisering handlar i första hand om verksamhetsutveckling. Genom att använda digitaliseringens möjligheter får kommunen ett verktyg för att öka effektiviteten och höja kvalitén i kommunens interna arbete samtidigt som nyttan för medborgare, företag och organisationer ökar. Med digitaliseringen finns också möjligheter att skapa attraktivare arbeten och arbetsplatser. Den ger också goda förutsättningar för att få en hållbar utveckling i samhället, gällande välfärd, arbetsmarknad, näringsliv och klimat. Kommunens digitala utvecklingsarbete bör ske i projektform och kommunens projektmodell användas. Likaså ska kommunens systemförvaltningsmodell följas. För att lyckas med den digitala utvecklingen ska kommunen samarbeta med både andra kommuner och i nationella sammanhang. Den digitala strategins fokusområden Enklare vardag för medborgare och företag Enklare och öppnare förvaltning Effektivare verksamhetsutveckling med högre kvalitet 1 Regeringen(2017). För ett hållbart digitaliserat Sverige -en digitaliseringsstrategi, Diarienummer: N2017/03643/D [ ] 2 Västerviks kommun (2017) Vision 2030, pdf (Antagen KF, ) 3 Västerviks kommun (2017), Näringslivsstrategi , (Antagen KF, ) 4 Regionförbundet i Kalmar län (2014) IT i människans tjänst-digital Agenda för Kalmar län [ Regeringen(2018), Agenda 2030 och globala målen, Fi )[ (4)

5 Enklare vardag för medborgare och företag Västerviks kommunen ska sätta medborgaren och företagaren i centrum genom att t.ex. utveckla de digitala kontaktytorna. För att göra det enkelt för medborgare och näringsliv att komma i kontakt med kommunen på ett smidigt och enhetligt sätt ska det finnas en väg in. Med en väg in menas inte att man bara ska kunna nå kommunen och dess tjänster från en plats t.ex. kommunens hemsida utan från olika platser. Det är ingången till kommunens tjänster som är gemensam. Medborgare och företagare ska inte behöva förstå hur kommunkoncernen är organiserad. Västerviks kommun måste tänka utifrån medborgaren och näringslivets perspektiv. Digitalt först innebär, att när det är möjligt och relevant, ska digitala tjänster vara förstahandsvalet vid kontakter med medborgare och företag 6. Den digitala kontaktvägen ska vara säker och tillgodose medborgarnas rättigheter, integritet och säkerhet. Digital service och digitala tjänster underlättar och förenklar för medborgare, näringsliv och föreningar, ger en effektivare hantering och möjliggör snabbare besked om ärendestatus. Digitala lösningar bidrar till förenkling kring tillstånd och regler samt ger stora förbättringar av servicen till företag vilket i sin tur främjar tillväxt och sysselsättning. Mina sidor är medborgarens och företagarens eget utrymme hos kommunen där man på ett enkelt och säkert sätt samlar sina ärenden. Mina sidor kan nås via olika digitala kanaler t.ex. kommunens webbplats eller kommunens App portal (från mobiltelefon och platta). Mina sidor ska vara den primära digitala kontaktvägen till kommunen. När kontakter med kommunen sker via Mina sidor ger det kommunen möjlighet att förenkla olika processer för medborgare och företag genom att hämta uppgifter från olika register t.ex. Skatteverket och Bolagsverket. Uppgifter som användaren lämnar kan här återanvändas istället för att behöva lämnas vid upprepade tillfällen. I utvecklingen av Mina sidor ligger införandet av Säker digital post. Med en anslutning mot plattformen Mina meddelanden kommer man att säkert kunna skicka meddelanden till privatpersoner och mellan myndigheter som anslutit sig t.ex. Min myndighetspost. Detta för att på ett enkelt och miljövänligt sätt sända beslut och andra handlingar till medborgare och företag. Västerviks kommun har som ambition att ersätta traditionella brevutskick med säkerhetsklassade e tjänster eller meddelande till en personlig digital brevlåda, i så stor omfattning som möjligt. Enklare och öppnare förvaltning Det ska vara enkelt att hitta rätt digital tjänst hos kommunen, tjänsterna ska finnas tillgängliga i de sammanhang där de hör hemma och vara enkla att använda. Likaså ska det vara enkelt för medborgare och näringsliv att nå kommunen via olika kanaler. Genom att kommunen tillhandahåller öppen data kan medborgare och företagare jämföra kommunens service. Det kan t.ex. gälla lärartäthet och resultat i skolor eller personaltäthet på äldreboende. Öppna data är information som är tillgänglig för vem som helst att använda och dela med sig av. Tillgången till öppen data från kommunen kan ge förutsättningar för entreprenörer att starta och utveckla företag. Andra exempel på öppen data är kart och lägesrelaterad information, som är av stort intresse för kommunens besökare, medborgare och näringsliv. Öppna data ska publiceras 6 SKL (2011) Strategi för e-samhället ISBN: , SKL Webbutik(hämtad: )E-bok 3 (4)

6 på ett säkert sätt och hänsyn ska tas till dataskyddsförordningen (GDPR 7 ). Medborgarens rätt till integritet och kontroll över sin personliga information måste också säkerställas. Kommunen ska tillgängliggöra datakällor och allmänna offentliga handlingar för vidare användning externt enligt PSIdirektivet 8. I detta arbete ska kommunen beakta de regionala och nationella lösningar som är under framtagande. Effektivare verksamhetsutveckling med högre kvalitet Det offentliga Sverige behöver använda ny teknik för att möta framtidens utmaningar där antalet äldre ökar och där det kommer att bli en allt hårdare konkurrens om arbetskraften. Den kommunala ekonomin kommer att ställas inför stora utmaningar och digitalisering är en nyckel för att möta dessa. 9. Kommunen kan effektivisera den interna administrationen genom att förändra en del av de arbetssätt som används idag och detta kan även leda till att attraktivare arbetsuppgifter skapas. Vid införandet av digitala lösningar är det viktigt att se den fulla potentialen i lösningen. Utbildning och återkommande fortbildning krävs för ett optimalt utnyttjande av de digitala lösningar som införs. Genom att använda digital teknik kan kommunen blir en attraktivare arbetsgivare. Arbetsprocesser måste utvecklas och anpassas till de möjligheter som digitaliseringen ger. För att få en effektivare verksamhet måste automation och robotisering ses som en möjlighet. Även AI (Artificiell Intelligens) blir en viktig del i den framtida kommunala verksamheten. AI förekommer redan idag i olika vardagsföremål t.ex. mobiltelefoner (Siri är ett exempel), bilar, kameror etc. AI kan användas till att känna igen tal och bilder. Chatbotar (digitala medarbetare) kan t.ex. användas för att besvara frågor från medborgarna och för att ge upplysningar veckans alla dagar och dygnets alla timmar. Utveckling av e tjänster för interna ärendeflöden ska införas för att få en papperslös hantering, förenklad byråkrati och minskad tidsåtgång. Ett, inom kommunen, prioriterat område är att integrera befintliga e tjänster mot kommunens olika verksamhetssystem. Genom att integrera verksamhetssystem kan kommunen säkerställa att data är korrekta samtidigt som en minskad, men mer enhetlig systemflora skapas. Kommunens anställda ska kunna delta i digitala möten (resfria möten), både inom den kommunala verksamheten och mot externa parter. Detta bidrar till en effektivare verksamhet och att kommunen lättare når sina klimatmål. Införandet av digital signering förebygger också onödiga resor och förenklar olika arbetsmoment. Likaså är det angelägen att genom ett effektivt ärendehanteringssystem få en smidig ärendeprocess och en digital långtidsarkivering (E arkiv) av ärenden, handlingar, dokument och information på ett kontrollerat och säkert sätt. E arkivet ska även användas för att tillgängliggöra digitala allmänna handlingar för medborgare på ett enkelt sätt. 7 Europaparlamentet och rådets förordning 2016/679/EU av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) 8 Europaparlamentet och rådets direktiv 2003/98/EG av den 17 november 2003 om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn, PSI direktivet 9 Regeringen(2017). För ett hållbart digitaliserat Sverige -en digitaliseringsstrategi, Diarienummer: N2017/03643/D s.6-9[ ] 4 (4)