POLICY. Policy för digitalisering

Transkript

1 POLICY Policy för digitalisering

2 Typ av styrdokument Policy Beslutsinstans Kommunfullmäktige Fastställd , 66 Diarienummer KS 2017/00083 Giltighetstid Fr.o.m och tillsvidare Dokumentet gäller för Samtliga nämnder Dokumentansvarig IT-chefen Tidpunkt för Vid behov men senast år 2021 aktualitetsprövning 2 (9)

3 Innehåll Policy för digitalisering... 4 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Mål... 5 Bärande princip... 5 Digitaliseringens olika områden... 5 Bredband... 6 E-tjänster... 6 E-förvaltning och digitala arbetssätt... 7 Digitala välfärdstjänster... 7 Det pedagogiska lärandet... 7 Medborgardialog... 8 Automatisering och robotisering... 8 Innovationer... 8 Informationssäkerhet... 8 Digitalt utanförskap (9)

4 Policy för digitalisering Inledning I detta dokument ges först en beskrivning av vad digitalisering är. Därefter redogörs för de övergripande målen och den bärande principen för digitalisering i Falköpings kommun. De följs av en beskrivning av digitaliseringens olika områden samt inriktningsmål för respektive område. Med utgångspunkt från de övergripande målen och kopplat till delområdenas inriktningsmål kan uppdrag och ansvar fördelas och handlingsplaner tas fram. Bakgrund Digitalisering pekas ut som en av de sex stora övergripande trenderna i Falköpings kommuns omvärldsanalys och anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället fram till år Detta menar också regeringen som säger att digitaliseringen är den enskilt största förändringsfaktorn i vår tid och påverkar alla delar av samhället. 2 Vad menas då med digitalisering? Från en teknisk synvinkel innebär det helt enkelt en överföring av analog information till digital form, men i detta sammanhang är det framför allt den samhälleliga digitaliseringen som avses. Den kan till exempel beskrivas som den samhälls- och människoomvälvande process som gradvis blir allt svårare att över huvud taget särskilja från någon del av livet. Det innebär att individer och organisationer kan kommunicera och utbyta information med andra människor, organisationer och sin omgivning på helt nya sätt. 3 I andra sammanhang ser man digitaliseringen...mer som ett pågående samhälleligt fenomen, och ibland som ett eftersträvansvärt tillstånd (åtminstone för vissa), vilket kan beskrivas som ett slags tekniskt omdaningsförlopp eller en moderniseringsprocess. 4 Den statliga Digitaliseringskommissionen beskriver samhällets digitalisering som den förändring av verksamheten, teknikanvändningen och de affärsmässiga förutsättningarna som uppkommer genom de nya möjligheter som tekniken ger, som ofta kan ha en disruptiv och oväntad effekt. Det är en förändring som är snabb och ofrånkomlig och som kan få till följd att branscher förändras i grunden, nya områden uppkommer och förändringsobenägna verksamheter marginaliseras eller slås ut. 5 Genomgående, i beskrivningarna av samhällets digitalisering, är att det handlar om en ofrånkomlig utveckling där den digitala tekniken i grunden kommer att förändra våra sätt att arbeta och kommunicera. Den kommer också att medföra att en del arbeten eller arbetsuppgifter kommer att försvinna och i många fall ersättas med nya digitala lösningar. 1 UD:s kansli för strategisk analys, World Economic Forum 2 Budgetproposition (Prop. 2015/16:1, utg. omr. 22, s SOU 2014:13, s Uppföljning och analys av statsförvaltningens digitalisering, 2016, s Digitaliseringskommissionen, SOU 2014:13 4 (9)

5 Digitaliseringen ger på samma gång goda möjligheter att både höja kvaliteten och minska kostnaderna i stora delar av den offentliga verksamheten. För Falköpings kommun kommer det vara nödvändigt att utnyttja digitaliseringens möjlighet för att i framtiden klara sina många och omfattande uppdrag. Samtidigt finns tillfällen där digitalisering i sig inte enbart innebär något positivt. Nyttan i form av ökad kvalitét, effektivitet och minskade kostnader måste därför alltid vägas mot eventuella negativa effekter. Genom att Falköpings kommun själv på ett aktivt och medvetet sätt driver den digitala transformeringen uppnås störst nytta samtidigt som frågor om säkerhet, integritet och delaktighet kan beaktas. Mål Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i sin strategi för e-samhället satt upp tre övergripande mål. SKL:s tre mål återfinns också i den regionala digitala agendan för Västra Götalands län. Samma mål gäller för Falköpings kommuns digitaliseringsarbete. De tre övergripande målen är följande. En enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Bärande princip Den bärande principen i allt arbete med att nå målen ska vara digitalt först. Digitalt först innebär att digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med dem som bor i Sverige, med organisationer och med företag. 6 Samma princip ska även gälla mellan och inom de olika delarna av Falköpings kommuns verksamheter. Digitaliseringens olika områden Samhällets digitalisering berör och påverkar alla delar av samhället och på det sättet också alla delar av den kommunala verksamheten. För att kunna hantera Falköpings kommuns arbete med digitaliseringen har tio områden identifierats varav tre områden på olika sätt genomsyrar de övriga. Uppdelningen ska inte ses som en komplett beskrivning av alla aspekter av Falköpings kommuns digitalisering, men den ger en bra förutsättning att strukturera arbetet med den fortsatta digitaliseringen. Utifrån respektive område och dess målsättning kan uppdrag, ansvar och handlingsplaner tas fram. Digitaliseringen är en pågående process. Därför kommer denna policy framgent att behöva kompletteras med nya områden och mål. 6 SKL och regeringen, Digitalt först för ett smartare Sverige 5 (9)

6 Bredband Tillgång till bredband utgör en nödvändig infrastruktur för att alla ska kunna ta del av digitaliseringens möjligheter. I den statliga bredbandsstrategin är målet att alla ska ha tillgång till snabbt bredband år Utbyggnaden i Sverige ska, så långt det är möjligt, ske på marknadsmässiga grunder. Till de områden utanför tätort där en marknadsmässig utbyggnad inte bedöms som lönsam finns statligt stöd att söka. Falköpings kommun kan därför inte sägas ha det yttersta ansvaret för att bredbandsmålen ska uppnås. Däremot kan Falköpings kommuns agerande som ansvarig för stadsbyggnadsfrågor och som stor markägare spela en viktig roll för att målet ska nås. Falköpings kommun kan också på olika sätt stödja och samordna utbyggnaden både i tätort och på landsbygden. Alla invånare i Falköpings kommun ska ha tillgång till snabbt bredband år E-tjänster Invånarna är allt mer vana att handla och utföra olika ärenden via internet. De förutsätter också i allt högre grad att de ska kunna utföra sina ärenden hos Falköpings kommun på samma sätt. En optimal e-tjänst leder både till en förenklad vardag för invånarna och en intern nytta i form av en besparing eller höjd kvalitét. Falköpings kommun har redan ett antal e-tjänster, men fortsatt återstår mycket att göra. 7 Den statliga bredbandsstrategin definierar snabbt bredband som att 98 procent bör ha tillgång till bredband om minst 1 Gbit/s i hemmet och på arbetet, resterande 1,9 procent bör ha tillgång till minst 100 Mbit/s, och 0,1 procent bör ha tillgång till minst 30 Mbit/s. 6 (9)

7 Där det är möjligt och relevant ska Falköpings kommun i första hand erbjuda en e-tjänst vid enskildas eller företags kontakter med kommunen. E-förvaltning och digitala arbetssätt Ett antal av Falköpings kommuns interna processer är digitaliserade, men mycket återstår även här att göra. Då en arbetsprocess kartläggs, upptäcks ofta nya och bättre sätt att arbeta. Om samtidigt hela eller delar av den nya processen digitaliseras kan resultatet bli en ökad effektivitet och bättre kvalitet i verksamheten. För att dra full nytta av de digitala arbetssätten krävs att alla berörda verkligen tar till sig och utnyttjar dess möjligheter. Där det är möjligt och relevant ska Falköpings kommuns arbetsprocesser kartläggas och digitaliseras. De digitala arbetssätten ska där det är möjligt och relevant användas på alla nivåer i hela organisationen. Digitala välfärdstjänster En välfärdstjänst är en tjänst som helt eller delvis betalas med skattepengar och som utförs för att ge stöd eller hjälp till enskilda människor eller grupper. Några exempel är hemtjänst, förskola, sjukvård och arbetsträning. Särskilt inom vård och omsorg kommer nu allt fler digitala tjänster. Det kan handla om trygghetskameror för nattillsyn, sensorer som mäter olika tillstånd eller kommunikationsutrustning för att träffa till exempel läkare eller sköterska på distans. Där det är möjligt och relevant ska Falköpings kommun erbjuda digitala välfärdstjänster. Det pedagogiska lärandet Tillgången till datorer är god i de flesta skolor och i högre åldrar har eleverna ett personligt digitalt verktyg i form av en dator eller en surfplatta. Trots det är det bara en liten del av läromedlen som ännu är digitala. De digitala hjälpmedlen ger möjlighet till fler pedagogiska arbetssätt. Exempelvis har man i Falköpings kommun drivit ett framgångsrikt projekt kallat Att skriva sig till läsning (ASL) där eleverna med hjälp av surfplattor tränat upp sin läs- ock skrivförmåga. Där det är möjligt och relevant ska digitala verktyg användas i det pedagogiska lärandet i syfte att ge eleverna en adekvat digital kompetens och ta till vara digitaliseringens möjligheter till ökade resultat och effektivisering. 7 (9)

8 Medborgardialog Det finns en uttalad vilja till en ökad och ännu bättre medborgardialog. För att nå medborgarna måste man möta dem där de är och på det sätt de är vana att kommunicera. Till exempel kan Falköpings kommun erbjuda medborgarna möjligheten att lägga e-petitioner eller delta i utformningen av till exempel en park eller ett torg via digitala omröstningar. Där det är möjligt och relevant ska digitala medel användas för att stärka medborgardialogen. Automatisering och robotisering I en nyligen publicerad rapport 8 sägs att nästan hälften av de arbeten som finns i Sverige redan idag kan ersättas med automatisering, robotar och artificiell intelligens (AI). Allt fler saker blir också uppkopplade mot internet och kan kommunicera med omvärden (Sakernas Internet). Redan nu finns uppenbara vinster att göra och i takt med att tekniken blir både billigare och mer lättillgänglig kommer dessa bara att öka. Rätt använt kan Falköpings kommun på detta sätt både effektivisera och höja kvaliteten inom flera områden på samma gång som det frisätter mer resurser till de uppgifter som inte är möjliga eller lämpliga att automatiseras. Där det är möjligt och relevant ska Falköpings kommun effektivisera och utveckla sina verksamheter med hjälp av automatisering och robotisering. Innovationer Digitaliseringen skapar i sig möjlighet att utveckla nya tillämpningar och arbetssätt. Det finns många exempel på att de bästa utvecklingsidéerna föds bland de egna medarbetarna. För att inspirera till och ta hand om nya idéer bör Falköpings kommuns chefer utbildas i förändringsledarskap. Att arbeta med utveckling av den egna verksamheten ska vara en naturlig del i alla arbeten. Falköpings kommun ska ha ett pågående och aktivt innovationsarbete. Informationssäkerhet Informationssäkerhet är ett område som på olika sätt genomsyrar alla de övriga. I takt med den ökade digitaliseringen då allt större datamängder ska behandlas är det av största vikt att kunna skydda känsliga uppgifter och värna om människors integritet. EU:s dataskyddsförordning, som träder i kraft år 2018, stärker i ännu högre grad skyddet av den enskildes personuppgifter. Samtidigt ser vi i vår omvärld en utveckling med allt fler 8 McKinsey Global Institute, 8 (9)

9 hot mot informationssäkerheten. En god informationssäkerhet bygger både på teknisk säkerhet och informerade och medvetna användare. Tillräckligt med resurser måste därför avsättas för både den tekniska informationssäkerheten och för kontinuerlig utbildning av Falköpings kommuns medarbetare. Falköpings kommun ska ha en god informationssäkerhet. Digitalt utanförskap I Sverige finns fortfarande stora grupper som lever i ett digitalt utanförskap. Undersökningar visar på att det råder ett samband mellan digitalt utanförskap och låg grad av egenmakt. Utanförskap märks särskilt bland människor som saknar egen försörjning och de som av åldersskäl inte har samma förmåga att använda digitala verktyg och tjänster men även andra grupper drabbas. Bland människor som anger att de har en funktionsnedsättning uppger exempelvis 15 procent att de upplever hinder att använda digitala tjänster. 9 Att alla kan känna sig digitalt delaktiga ligger i linje med ett socialt hållbart Falköping. Falköpings kommun bör därför verka aktivt för att minska det digitala utanförskapet. Alla invånare i Falköpings kommun ska uppleva att de är digitalt delaktiga. 9 SSNf, Studie om digitalt utanförskap, (9)