STYRDOKUMENT Plan för IT-utveckling

Transkript

1 Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 145, STYRDOKUMENT Plan för IT-utveckling Plan för IT- utveckling

2 Innehåll BAKGRUND...2 IT-PLATTFORM...2 SYFTE...2 DRIFTSMILJÖ...2 INTEGRATION OCH SAMVERKAN...2 KOMMUNIKATIONSKANALER OCH ÄRENDEFLÖDEN - MEDBORGARPERSPEKTIVET...3 KOMMUNIKATIONSKANALER OCH ÄRENDEFLÖDEN - VERKSAMHETSPERSPEKTIVET...4 PRIORITERADE UTVECKLINGSINSATSER...4 GROVPLAN MED KOSTNADSFÖRDELNING...4 DOIT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING...4 STANDARDARBETSPLATS...5 Behörighets- och åtkomstkontroll...5 INTRANÄT...5 E-ARKIV...6 DATA OCH INTEGRATION...6 KRITERIER PÅ FRAMGÅNG...6 GENOMFÖRANDEORGANISATION...7 ANSVARSFÖRDELNING...7

3 Bakgrund Kommunens IT-utveckling har skett på ett fragmenterat sätt som idag gör det komplicerat med nyinstallationer, uppgraderingar och drift. Detta har lett till att e-tjänster inte i tillräcklig utsträckning har kunnat utvecklas för att underlätta vardagen för privatpersoner och företag som behöver fullfölja sina kommunala åtaganden. Denna plan är framtagen för att möta målsättningen i kommunens IT-strategi. IT-plattform En IT-plattform utvecklas för att kommunen ska nå målen i strategin. Syfte Kommunens IT-plattform utvecklas för att underlätta för verksamheter att välja, installera och underhålla informationssystemresurser, göra det enkelt för medborgare och företag att fullfölja sina åtaganden gentemot kommunen, skapa förutsättning för en effektiv drift och support samt minska licenskostnader och minska redundant information. Driftsmiljö IT-plattformen ska bygga på en robust och kostnadseffektiv driftsmiljö. Genom att använda en standardiserad och virtualiserad servermiljö uppnås fördelar som minskade kostnader, minskad energianvändning, ökad tillgänglighet och ökad skalbarhet. IT-plattformen ska utformas så att den möjliggör en central systemövervakning för att uppnå hög driftsäkerhet. För varje tjänst som tredje part tillhandahåller ska det finnas ett upprättat och aktuellt avtal på tjänstenivå (s.k. SLA - Service Level Agreement) mellan kommunen och tjänsteleverantören. Data- och teleservice ansvarar för upprättande och underhåll av avtal mellan tjänsteleverantörer och kommunen. Integration och samverkan IT-plattformen ska göra det enkelt att skapa integrationer mellan IT-system. IT-plattformen ska utvecklas så att den skapar förutsättningar för samverkan och gemensam drift inom kommunen och med andra parter

4 Kommunikationskanaler och ärendeflöden - medborgarperspektivet Översiktlig arkitekturskiss för kommunikationskanaler och ärendeflöden för privatpersoner, företag och andra som behöver fullfölja sina åtaganden gentemot kommunen. Medborgare, företag, etc. SMS, e-post,... Öppna webben Telefon/Post/Besök Säker inloggning e-tjänster Servicecenter Mina sidor Mina meddelanden* Ärendeknutpunkt Politik och verksamhetsprocesser Figur 1. Översiktlig arktitekturskiss kommunikationskanaler *Mina meddelanden är en tjänst som förmedlar elektroniska meddelanden mellan myndigheter och enskilda, alltså privatpersoner och företag. Meddelanden lämnas till den säkra brevlåda som de enskilda väljer och tipsar dem sedan via e-post och SMS att de kan logga in i brevlådan och läsa meddelandet. Skatteverket erbjuder en brevlåda som alla med e-legitimation kan skaffa och ansvarar för kontot och personuppgifterna där

5 Kommunikationskanaler och ärendeflöden - verksamhetsperspektivet Översiktlig arkitekturskiss för ärendeflöden för medarbetare och förtroendevalda. Medarbetare och förtroendevalda Öppna webben Telefon/Post/Besök e-tjänster Support Intranät Mina sidor Dina sidor Servicecenter Ärendeknutpunkt Politik och verksamhetsprocesser Verksamhetssystem Dokumentoch ärendehantering Sammanträdesstöd Diarieföring och arkivering Myndigheter Figur 2. Översiktlig arktitekturskiss service och myndighetsutövning Prioriterade utvecklingsinsatser Grovplan med kostnadsfördelning DoIT dokument- och ärendehantering En nödvändig förutsättning för en effektiv förvaltning är en fungerande informationsförsörjning. Det kan handla om tillgång till äldre analog eller digital information i arkiv men lika mycket om ordning och reda i de dagliga informationshanteringsprocesserna. Målsättningen med DoIT är att bygga en struktur som innebär att information och ärenden kan flöda i verksamheterna, till politiken och bli tillgänglig för medborgarna på ett annat - 4 -

6 sätt än idag. Inom ramen för projektet utvecklas flöden för och hantering av allmänna handlingar, dokument och ärenden. Projektet ska verka för att en effektivare administration med kortare ledtider, förenklade handläggningsprocesser, högre tillgänglighet till information och en ökad rättssäkerhet kan uppnås. En ny struktur för information formas därmed i projektet. Den nya strukturen blir verksamhetsövergripande. I senare etapper efter behov och utredning ansluts de verksamhetsspecifika stödsystemen till strukturen (se Data och integration). Syftet med den typen av integration är att få information tillgänglig genom hela flödet, oavsett var i organisationen en handling finns eller var ett ärende handläggs. Standardarbetsplats IT-plattformen anger en standard som erbjuder en tillräcklig och användbar grund för medarbetares informationsbehov. Den standardiserade arbetsplatsen kan anpassas efter verksamhet och individuella behov. Med standardarbetsplatsen förses anställda med tillgång till telefoni, e-post, intranät, Internettillgång samt operativsystem och en grunduppsättning av programvara för att kunna fullfölja normala krav på informationshantering. Behörighets- och åtkomstkontroll IT-plattformen förser medarbetare, förtroendevalda, privatpersoner och företag med säker åtkomst- och behörighetskontroll till kommunens e-tjänster och informationssystemresurser. Åtkomst- och behörighet för medarbetare anslutna till kommunens nätverk hanteras via kommunens AD, applikationer kommunicerar behörighetsinformation antingen via SAML 2.0 eller genom aktiv AD/LDAP-koppling. Övrig behörighets- och åtkomst sker genom autentiseringsportalen (idag Mobilityguard) med huvudgränssnitt via kommunens webbplats ( Detta gäller såväl medborgare och företagare som medarbetare. Single-sign-on ska eftersträvas i så stor utsträckning som möjligt och ska vara ett krav vid upphandling av nya system. Intranät Kommunens intranät utvecklas i samma plattform som kommunens externa webbplats (EpiServer). Intranätet ska utgöra basen för arbetets informationsbehov. Intranätet ska också förse medarbetare med de stöd och tjänster som behövs för att enkelt kunna utföra sina arbetsuppgifter. Intranätet ska vara tillgängligt oberoende av var en medarbetare befinner sig och när behovet föreligger (Internettillgång blir dock alltid en begränsande faktor utanför kommunens nätverk). Medarbetare som är anslutna och autentiserade mot kommunens nätverk kommer när de startar en webbläsare direkt in på kommunens intranät. Medarbetare som ansluter till kommunens intranät via Internet måste först autentisera sig på kommunens webbplats ( Autentiseringen görs genom användarnamn/lösenord eller engångslösen via SMS. Engångslösen via SMS skickas endast till mobiltelefoner som kommunen tillhandahåller medarbetaren (alternativt enligt godkännande av medarbetarens chef och informationssäkerhetssamordnaren)

7 e-arkiv Riksarkivet bedriver i perioden ett projekt, eard, med målsättningen att ta fram FGS:er (förvaltningsgemensamma specifikationer) för e-arkiv och e-diarium. Det ingår även att ge förslag till en förvaltningsorganisation som långsiktigt kan säkerställa tillgång, användning och vidareutveckling av specifikationerna. Specifikationerna förväntas vara färdiga under andra halvan av 2013, varför det för Karlshamns kommuns räkning är lämpligt att planera införande av e-arkivering från Under perioden fram till och med 2014 uppfyller dokument- och ärendehanteringen, så som den upphandlas i DoIT, kraven på arkivering av digitala allmänna handlingar enligt gällande arkivlag. Data och integration Utmaningar som e-arkivering, e-tjänster (självservice för medborgare och verksamhet) och e-signering ligger i fokus för kommunens IT-utveckling. Denna utveckling ställer höga krav på kvalitet och möjlighet till återanvändning av data. Integration och interoperabilitet mellan olika system blir också avgörande faktorer för hur väl den övergripande visionen kan förverkligas. Inledningsvis kommer verksamhetsspecifika stödsystem som är centrala för att uppnå den gemensamma strukturen och de gemensamma informations- och ärendeflödena som utvecklas via DoIT att integreras. Efter analys och översyn av nytta, kan sedan verksamhetsområdena inom ekonomi, personal och socialtjänst komma att integreras mot strukturen. Vissa integrationer kräver dock särskild utredning och en organisation som i samarbete med aktuella systemleverantörer kan analysera om och hur en integration kan öka effektivitet, nytt eller tillgänglighet. Kriterier på framgång e-tjänster finns för alla kommunens ansöknings- och tillståndblanketter Minst 50 % av alla ansökningar inkommer digitalt via e-tjänster Kommunen är ansluten till Mina meddelanden Antalet programvarulicenser har minskat med 20 % Det stora flertalet avtal med tjänsteleverantörer (molntjänster, hosting, etc.) har ett fullvärdigt tjänstenivåavtal (SLA, Service level agreement) Minst 80 % av kommunens stationära datoranvändning sker via terminaler Alla kallelser och protokoll till nämnder och styrelser kan hanteras digitalt (papper hanteras för lagstadgad arkivering) Antalet skrivare har minskat med 30 % Pappersförbrukningen och portokostnader har minskat med 30 % - 6 -

8 Genomförandeorganisation Kommunstyrelse Kommundirektör IT-beslutsråd IT-enhet IT-beredningsgrupp IT-beslutsrådet Beslutar med årlig budget om prioriterade projekt och utveckling av användningsområden för kommunövergripande informationsteknologi IT-beredningsgruppen Utredningar åt IT-beslutsrådet och informations- och referensgrupp för förvaltningsövergripande IT-frågor Ansvarsfördelning Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för kommunens användning av informationsteknik. Som stöd för kommunstyrelsen finns IT-beslutsrådet för utvecklingsfrågor samt Data- och teleservice för drift och support. IT-beslutsrådet fattar beslut i kommunövergripande IT-frågor. IT-beslutsrådet beslutar också om en årlig handlingsplan för kommunens IT-utveckling. IT-beslutsrådet förfogar över kommunens IT-budget som beslutas årligen anpassad efter pågående och planerade utvecklingsinsatser och projekt. IT-bestlutsrådet består av kommundirektör och förvaltningschefer. Till rådet adjungeras administrativ chef, ekonomichef, IT-chef, ITstrateg, informationssäkerhetssamordnare och kommunikationschef. IT-beredningsgruppen utreder och bereder ärenden på uppdrag av IT-beslutsrådet. ITberedningsgruppen består av IT-chef, IT-strateg, informationssäkerhetssamordnare, lokalt IT-stöd samt annan personal från berörda verksamheter efter behov och aktuella ärenden. IT-enheten har ansvaret för drift och support. I de fall driften sker av tredje part (hosting, molntjänster, etc.) har IT-enheten ansvar för upprättande och uppföljning av avtal med leverantören. Verksamhetsknuten IT-personal ska arbeta nära sina verksamheter men under en central ledning och samordning, dessa benämns som lokalt IT-stöd. Varje förvaltning utser lokalt IT-stöd. Detta kan gälla såväl pedagogiska frågor, som utvecklingsfrågor samt drift- och supportfrågor