Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner

Transkript

1 Mina meddelanden säker digital post från myndigheter och kommuner

2 Digital myndighetspost till din säkra e-brevlåda. Traditionell myndighetspost till din folkbokföringsadress.

3 Anslutna myndigheter och kommuner Mina meddelanden är en myndighetsgemensam infrastruktur och tjänst som gör det möjligt för myndigheter, kommuner och landsting att skicka post digitalt till privatpersoner och företag. Mottagaren får posten säkert och samlat i en egen e-brevlåda och kan öppna och läsa den oberoende av tid och plats. Kort bakgrund Mina meddelanden har sitt ursprung i samarbetet mellan Bolagsverket, Skatte verket och Tillväxtverket inom verksamt.se. År 2012 fick Skatteverket regeringens uppdrag att ansvara för en myndighetsgemensam infrastruktur för säkra elektroniska meddelanden från myndigheterna till enskilda i Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Sedan 2014 är även Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Transportstyrelsen med i utvecklingen. Infrastrukturen är i drift, några myndigheter är anslutna och det är nu dags för alla myndigheter och kommuner att ansluta sig. Övergången från papper till säker digital post leder till bättre service i dialogen med privatpersoner och företag, effektivare användning av gemensamma resurser och minskad belastning på miljön. Visionen är att Mina meddelanden om några år är det primära och mest efterfrågade sättet bland privatpersoner och företag att ta emot sin post från myndigheter, kommuner och landsting.

4 minameddelanden.se En myndighetsgemensam tjänst Mina meddelanden Staten tillhandahåller den gemensamma tjänsten Mina meddelanden, för säker förmedling av digial myndighetspost till alla privatpersoner med e-legitimation och till de flesta företag. Skatteverket ansvarar för villkoren för hur tjänsten får användas. Så här går det till När ett meddelande skickas gör avsändaren själv eller via sin förmedlare en kontrollsökning i det gemensamma förmedlingsadressregistret för att se 1) om mottagaren finns registrerad, 2) om mottagaren tackat ja till att ta emot post digitalt från den aktuella myndigheten, 3) vilken registrerad e-brevlåda mottagaren valt för sin digitala myndighetspost. Meddelandet skickas till den valda brevlådeoperatören som tillgängliggör det i mottagarens e-brevlåda. När meddelandet ligger i e-brevlådan anses det ha kommit mottagaren tillhanda, på samma sätt som när ett pappersbrev delas ut till den fysiska brevlådan. Meddelande skickas Kontrollsökning görs i det gemensamma registret: 1. Finns mottagaren registrerad? 2. Vill han/hon ta emot digital myndighetspost? 3. Vilken är den registrerade e-brevlådan?

5 Anslutna leverantörer av säker e-brevlåda Förmedlare olika tjänster i den digitala distributionen Förmedlare är samlingsnamnet på en eller flera tekniska tjänster för att förmedla meddelanden via Mina meddelanden. Dessa tjänster kan utvecklas internt hos en myndighet eller kommun. De kan också köpas helt eller delvis av en extern IT-leverantör, för eget bruk eller tillsammans med andra myndigheter. Min Myndighetspost statens e-brevlåda för tjänsten Mina meddelanden För att kunna ta emot myndighetspost digitalt behöver mottagaren en säker e-brevlåda. Den e-brevlåda staten tillhandahåller för tjänsten heter Min myndighetspost. Den förvaltas av Skatteverket, är gratis och tillgänglig för alla med personnummer och e-legitimation och de flesta företag med organisations nummer. Min myndighetspost tar bara emot digital post från myndigheter och kommuner knutna till Mina meddelanden. Andra e-brevlådor för Mina meddelanden Även den privata sektorn ska kunna ansluta till Mina meddelanden i rollen som brevlådeoperatör. Privata brevlådeoperatörer kan erbjuda ett större utbud av tjänster från exempelvis privata organisationer och företag i en och samma e-brevlåda. Och mottagaren kan då välja den e-brevlåda som passar bäst. Allt för att öka valfriheten att ta emot meddelanden från myndigheter var jag vill och när jag vill. E-brevlådorna som finns kopplade till tjänsten presenteras på minameddelanden.se.

6 FÖRDELAR 1 Mina meddelanden är gratis och för alla Mina meddelanden är gratis. Alla som har svenskt personnummer och e-legitimation kan skaffa sig en e-brevlåda och registrera en profil i tjänsten Mina meddelanden. De flesta företag med organisationsnummer har samma möjlighet. 2 Tjänsten är säker, endast behöriga kan ta del av innehållet Till skillnad från vanlig papperspost eller e-post skapar användaren sin profil i Mina meddelanden utifrån person- och organisationsnummer. För att kunna läsa meddelanden i e-brevlådan krävs e-legitimation. Ingen utom den som fått särskild rätt att läsa eller hantera posten kan läsa posten i en specifik e-brevlåda. Det gör att meddelanden som kräver sekretess kan skickas den här vägen. 3 Infrastrukturen är gemensam för alla myndigheter och kommuner Infrastruktur, IT-säkerhet, register och funktionalitet i Mina meddelanden är utvecklad som en gemensam lösning för alla inom offentlig sektor. 4 Administration och intern resursanvändning kan effektiviseras Mottagaren ansvarar för sin profil i Mina meddelanden och för att hålla sina kontaktuppgifter aktuella i e-brevlådan. Det gör att den avsändande myndigheten kan frigöra och använda sina administrativa resurser till annat än till att exempelvis upprätthålla och uppdatera egna register. 5 Ärendehandläggning och ledtider kan kortas Elektronisk post kan läsas nästan i samma stund som den skickas. Distributionen sker till en bråkdel av porto- och distributionskostnaden för vanlig papperspost. Den låga kostnaden och det snabba distributionssättet förenklar och ger möjlighet till en närmare dialog mellan avsändare och mottagare. På så sätt kan onödig efterfrågan minska, ärendeledtider kortas, och kundtjänst och annan personal avlastas. 6 Servicegraden och förtroendet för myndigheten ökar Många myndigheter har byggt Mina sidor på den egna webbplatsen som service till privatpersoner och företag. Mina meddelanden kan här bli ett bra komplement och kanal för att hänvisa till Mina sidor för ytterligare information. 7 En tjänst under ständig utveckling Mina meddelanden drivs dels av ökade behov att ge flexibel och säker service till privatpersoner och företag dels av krav på effektivare resursanvändning av gemensamma medel. Tjänsten är i ständig utveckling i nära dialog med både avsändande myndigheter, privata aktörer som stöd i förmedlingen och med användare av tjänsten. Läs mer på minameddelanden.se Utgiven i mars Produktion: Ordförrådet. SKV 754 utgåva 1. minameddelanden.se Mina meddelanden förvaltas och utvecklas av Skatteverket i samverkan med Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Tillväxtverket och Transportstyrelsen.