Beslut Minnesanteckningar från kommunchefsmöte läggs till handlingarna.

Transkript

1 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs Minnesanteckningar kommunchefsmöte Dag onsdagen den 23 januari 2013 Tid Plats Umeå stadshus, Kommunstyrelsens sammanträdesrum ande Övriga Dan Vähä, Nordmaling Eric Thorstensson, Vindeln, ordförande Karl-Johan Bergmark, Robertsfors Kurt-Allan Egelby, Bjurholm Mikael Öhlund, Umeå Åsa Ågren Wikström, Vännäs Erik Sedig, Umeåregionens kansli Maria Lundström, Umeåregionens kansli Ulf Persson, IT-chef Umeå kommun Jan Olofsson Pejena AB 1. Mötet öppnas 2. Föregående kommunchefsmöte Bilaga: KC_minnes_ Minnesanteckningar från kommunchefsmöte läggs till handlingarna. 3. Föregående regionrådsmöte Bilaga: RR_minnes_ Minnesanteckningar från möte med regionådet läggs till handlingarna. 4. Ekonomi På grund av att det är tidigt på året finns ingen ekonomirapport framtagen, inte heller är årsrapporten för 2012 klar. Ekonomisk rapportering sker vid nästa kommunchefsmöte. 5. Slutrapport Projekt Normstorm Slutrapport från projekt Normstorm sker vid Regionrådets möte Samordning inom IT-miljö Umeåregionen Föredragande: Jan Olofsson och Ulf Persson Bilagor: Samordning IT-miljö i Umeåregionen (skrivelse) Samordning inom IT (presentation KC ) Jan Långström och Jan Olofsson har i uppdrag från kommuncheferna i Umeåregionen att driva två pilotprojekt. Ett innefattar en försöksverksamhet med en gemensam kundtjänst för Vindeln och Umeå. Det andra är att ta fram ett förslag till samordning av teknisk drift för Nordmaling och Sida 1 av 5

2 Umeå. I samband med presentationen av förslaget till samordning av teknisk drift beställde kommunchefen i Nordmaling ett underlag som beskriver en total samordning innefattande all IT. Underlaget är framtaget av Jan Långström, Jan Olofsson, Petter Lindgren och Stefan Granberg. Vid kommunchefsmötet presenterar Jan Olofsson och Ulf Persson ett upplägg omfattande en samordning av verksamhetssystem för Umeåregionens kommuner. En modell för detta finns i Värmlands läns gemensamma drifts- och servicenämnd. Kommuncheferna ser positivt på en samordning av kommunernas IT-baserade verksamhetssystem och får i uppdrag att förankra frågan om detta i sina respektive kommuner. Kansliet får i uppdrag att ta fram förslag på en gemensam nämnd för IT-samordning. IT-enheten i Umeå får i uppdrag att arbetat vidare med ärendet utifrån sin redovisning. 7. Information: Möte mellan länets destinationer och Västerbottens Turism Föredragande: Eric Thorstensson Vid regionrådets möte lyfts behovet av att samla de fem destinationerna i Västerbotten och framföra till Region Västerbotten hur man ser på turismen i Västerbotten och vad destinationerna kan göra och vad Västerbottens Turism bör göra för att turismen ska kunna utvecklas. Regionrådet beslutar : Umeåregionen tar initiativ till att samla de fem destinationerna i Västerbotten enligt ovan. Eric Thorstensson uppdrar åt Tord Carnelöv, Svensk Destinationsutveckling, som redan jobbar åt Umeåregionen i vårt turistprojekt att sköta detta. Ur budget för 2013 avsätts kr för ändamålet. Vid kommunchefsgruppens möte informerar Eric Thorstensson om ärendet. Det noteras att kommuncheferna har mottagit informationen. 8. Information: Studieresa maj 2013 till Island Vid sammanträdet ges information om möjliga restider till Island och ett första utkast till program för studieresan. Kansliet fortsätter att förbereda resan utifrån kommunchefernas synpunkter på restider och program. 9. Information: Inköp/hyra av videokonferenssystem för flerpartsmöten Bilaga: Tjänsteskrivelse från flyktingsamordnare Inga-Lill Nordström Pga. av det stora antal möten som sker inom Umeåregionen finns ett behov av att ordna med videokonferensutrustning för flerpartsmöten. Videokonferensmöjligheter finns idag i vissa kommuner men inte i alla. Flyktingsamordningen har ett stort behov av detta för undervisning i samhällsorientering och har därför börjat arbeta för att finna en lösning i enlighet med vad som beskrivs tjänsteskrivelsen Kommuncheferna ser positivt på att ett gemensamt videokonferenssystem tas fram, men betonar att det måste vara ett gemensamt system för alla kommuner och kunna användas av alla verksamheter. Kansliet får i uppdrag att kontakta Jan Långström, IT-strateg, Umeå. Sida 2 av 5

3 10. Avstämning av kommunchefsgruppens verksamhetsplan 2013 Bilaga: Verksamhetsplan KC 2013 Regionrådet fastställer efter tillägg kommunchefsgruppens verksamhetsplan Vid kommunchefsmötet gås den reviderade verksamhetsplanen igenom. Det noteras att kommuncheferna har mottagit informationen. 11. Avstämning angående RUS-processen Bilaga: RUS-processen - tidsplan Arbetet pågår i länet med att ta fram en ny regional utvecklingsstrategi (RUS). Umeåregionen har en gemensam representant i vardera av de åtta arbetsgrupperna. Frågan har rests om Umeåregionen har för avsikt att lämna kommunvisa yttranden eller ett gemensamt. Dels i den delning av arbetsmaterialet som sker under perioden och dels i remissomgången from juni till oktober Kommuncheferna beslutar att Umeåregionen lämnar ett gemensamt yttrande. 12. Juridiska möjligheter för Umeåregionens kommuner att ytterligare utveckla samarbetet Föredragande: Eric Thorstensson och Erik Sedig Bilagor: Förslag till reglemente för gemensam nämnd i Umeåregionen Förslag till avtal om samverkan i gemensam nämnd i Umeåregionen. Utifrån tidigare diskussioner och efter kontroll med Sveriges Kommuner & Landsting är det klarlagt att uppgifterna som läggs på nämnden måste vara väl preciserade. Det måste också finnas ett samverkansavtal mellan kommunerna som ingår i samverkan. Det innebär i korthet att de kommuner som inleder en samverkan tecknar ett avtal och beslutar om ett gemensamt reglemente. När det tillkommer kommuner får man revidera avtalet och reglementet. När samverkan inleds inom ett nytt område tecknas ett nytt samverkansavtal och reglemente för de då ingående kommunerna. Regionrådet uppdrar till kommunchefsgruppen att ta fram samverkansavtal och reglemente för i första hand gemensam lönehantering. Beroende på att kommunerna kan vara bundna av avtal som löper ut vid olika tillfällen diskuterar kommuncheferna möjligheten att träda in i en gemensam nämnd vid olika, i förväg överenskomna, tillfällen, utan att behöva fatta beslut om avtal och reglemente vid varje tillfälle. Kansliet får i uppdrag att fortsätta bereda ärendet om en gemensam nämnd och stämma av med jurist om möjligheten för kommuner att komma med i den gemensamma nämnden vid olika tillfällen. 13. Utställning på Nolia, Umeå Stora Nolia arrangeras i år i Umeå (3-11 augusti). En förfrågan har kommit om Umeåregionens medverkan. Umeåregionen deltog 2009, men ställde in ett planerat deltagande 2011 pga. avsaknad av resurser att organisera arrangemanget. I år finns möjligheten att samordna deltagandet med projektet om en utökad arbetsmarknadsregion. Minsta kostnad för monter Sida 3 av 5

4 (6 m 2 ) är kr exkl. moms. För annons i mässkatalog tillkommer kostnad. Kommunchefsgruppen är positiv till ett deltagande på Stora Nolia 2013 och kansliet får i uppdrag att arbeta vidare med frågan. 14. Ansökan från Örnsköldsviks kommun om medlemskap i Umeåregionen Representanter från Örnsköldsviks kommun deltog på regionrådet i december Sedan dess har kommunen återkommit med frågan om att få komma in med en formell begäran om att få bli en del av Umeåregionen. Ett inträde kan ske i samband med ett sammanträde med regionrådet om respektive kommun dessförinnan fattat beslut om saken. Regionrådet sammanträder nästa gång Örnsköldsviks kommunstyrelse behandlar ärendet En tillkommande fråga är hur stor Örnsköldsviks kommuns avgift ska vara? Befolkningsantalet för regionen i sin helhet ökar med 37 % vid en utökning med Örnsköldsvik. Om den förändringen överförs till budgeten så hamnar den, något avrundat nedåt, på 2 mkr. Kommuncheferna beslutar att för innevarande år (2013) betalar Örnsköldsviks kommun vid ett inträde i Umeåregionen endast för de tillkommande kostnader (t.ex. studieresa och ksseminarium) som deras medlemskap medför. Kostnaderna uppskattas till totalt kr. Kommuncheferna föreslår att för nästa år (2014) utökas Umeåregionens budget med kr till kr som fördelas efter regionens fördelningsnyckel inklusive Örnsköldsvik. Kansliet får i uppdrag att skicka ut ett underlag till Umeåregionens kommuner, med begäran om besked senast om hur respektive kommun ställer sig till ett medlemskap av Örnsköldsviks kommun i Umeåregionen. 15. Familjepeppen Behov av samordnat föräldrastöd fr.o.m. 2014, uppföljning från KC-möte 10 okt Vid KC-mötet presenterar Kerstin Grundberg, projektsamordnare Familjepeppen, behov av samordnat föräldrastöd fr.o.m Arbetsgruppen förordar ett kommunalt drivet föräldrastöd. Arbetsgruppen önskar veta hur UR:s kommunchefsgrupp ställer sig till: Behov av samordningsansvar arbetsgruppen anser att det krävs en person som har ett samordningsansvar och som kan hålla ihop koordineringen av föräldrastödet, uppdatera hemsidan och vara ansvarig för marknadsföring av Familjepeppen. Detta handlar om en tjänstgöringsgrad om ca 20 %. Behov av ansvarig grupp eller person som driver frågan arbetsgruppen anser att kommunchefsgruppen bör utse en ansvarig grupp eller person med beslutsmandat, som driver frågan om eventuell fortsättning av verksamheten. Socialcheferna har i en skrivelse till kommunchefsgruppen kommit med förslaget att ansvarsfrågorna för projektet tydliggörs, att generella insatser är viktiga men att det är ett ansvar för skola och fritid, inte en socialtjänstfråga Kommunchefsgruppen ser positivt på Familjepeppen och arbetet med ett samordnat föräldrastöd i Umeåregionen, men konstarterar att efter projektets slut finns det inte några möjligheter att skjuta till centrala samordningsresurser. Berörda personer i kommunerna uppmanas att bilda en arbetsgrupp, likt andra arbetsgrupper inom Umeåregionen, för arbetet med föräldrautbildning. Sida 4 av 5

5 16. Samordning av arkivlokaler Bilaga: Skrivelse 2013 om gemensamma arkivresurser Skrivelse har kommit från Niklas Ljungholm, stadsarkivarie, Umeå, om behov för Umeå kommun att inom några år utöka sitt arkiv samt om möjligheterna att i samband med det finna samverkansmöjligheter för alla kommuner i Umeåregionen. Stadsarkivarie Niklas Ljungholm föreslås i enlighet med sin skrivelse att utreda samverkansmöjligheter inom arkivområdet i Umeåregionen. 17. Överförmyndarkontoret framtida politisk organisation Av överförmyndarkontoret har frågan rests om hur den politiska organisationen bäst ser ut efter nästa val. Idag finns överförmyndarnämnder i tre kommuner och enbart överförmyndare i tre. Kontoret har börjat med en översyn av olika alternativ och dess för- och nackdelar. Överförmyndarkontoret ombeds att vid kommunchefsgruppens möte redovisa sin utredning av den framtida politiska organisationen för överförmyndarorganisationen. 18. Umeåregionen 20 år jubileumsskrift Umeåregionen fyller 20 år Flera av de som varit med från början och under lång period av regionens framväxt har slutat sina tjänster. Det gäller både politiker, kommunchefer och samordnare/kanslichefer. Kommunchefsgruppen diskuterade ett förslag om att ta fram en jubileumsskrift. Lennart Olofsson tidigare kommunchef i Vännäs hade då tillfrågats om att skriva boken och svarat med en offert. En bok om 30 sidor, A4, skulle kosta ca: kr i författararvode, tryckning och eventuell distribution och layout. Kommuncheferan beslöt att avvakta med en jubileumsskrift med hänvisning till att tillgängliga medel ska användas för att finna former för det framtida samarbetet. Kommuncheferna dikuterar ärendet igen och bl.a. en mindre omfattning på boken och möjligheten till en publicering på webben. Kansliet får i uppdrag att ta ny kontakt med Lennart Olofsson och diskutera en mindre omfattande minnesskrift. 19. Inför regionrådet Ärenden till kommande Regionråd, planeras. Information från jämställdhetsarbetsgruppen om uppdrag från SKL om att implementera/mäta CEMR-deklarationen i kommunerna. Ansökan från Örnsköldsvik Slutrapport från Normstorm 20. Nästa möte Regionråd , kl i Vännäs Kommunchefsmöte , kl i Umeå 21. Mötet avslutas Sida 5 av 5