SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(23) Samrehabnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(23) Tid Fredag 30 januari 2015, kl :10 Plats Konferensrum plan 4 SÄS Skene lasarett Beslutande Claes Redberg, ersätts av Hanne Jensen, Västra Götalandsregionen Göran Larsson, Västra Götalandsregionen Kerstin Göss Lindh, Svenljunga kommun Kjell Persson, Svenljunga kommun Mona Stenström, Marks kommun Ulf Dahlberg, Marks kommun Övriga deltagande Ej tjänstgörande ersättare Henry Sandahl, Marks kommun Anita Lomander, Marks kommun Tjänstemän Bahman Alami, socialchef Maria Olsson, verksamhetschef Samrehab Hans Borg, administrativ chef Linda Augustsson, MAR (medicinskt ansvarig för rehabilitering) Lotta Gradén, ekonom Kerstin Svensson, nämndsekreterare

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(23) Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Larsson, Västra Götalandsregionen Samrehab Underskrifter Sekreterare 1-16 Kerstin Svensson Ordförande Mona Stenström, Marks kommun Justerande Göran Larsson, Västra Götalandsregionen ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Samrehab Underskrift /Kerstin Svensson

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(23) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 1 Information från verksamheten 2 Årsrapport Budget Nämndplan Delegationsordning för samrehabnämnden 6 Reviderad ansvarsfördelning för hälso- och sjukvård 7 Fördelning av arbetsmiljöansvar 8 Behörighet att ta emot delgivning 9 Arkivansvarig och arkivredogörare 10 Arbetsformer för ägarsamråd för Samrehab och dess beredningsgrupp 11 Tidsplan Neuroteam förslag på avtal om tjänsteköp av logoped 13 Anmälan av delegationsbeslut 14 Meddelanden 15 Övriga frågor 16

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(23) 1 Fastställande av dagordning s beslut Föreliggande dagordning godkänns. Dagens sammanträde Föreliggande dagordning godkänns

5 2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(23) Information från verksamheten s beslut tar del av informationen Verksamhetschef Maria Olsson informerar ledamöterna om Samrehabs verksamheter, hur det varit och hur det ser ut från Maria ger en kort presentation av det nya avtalet, Avtal om Samrehab 2.0 Mark-Svenljunga, som bl a innebär att parterna bedriver gemensam kommun-, primärvårdsoch länssjukvårdsrehabilitering i ett geografiskt område omfattande Mark och Svenljunga kommuner. ska genom Västra Götalandsregionen ansöka om att bli leverantör i regionens vårdvalssystem för primärvårdsrehabilitering. Verksamheten leds av en gemensam nämnd, i Mark - Svenljunga. Marks kommun är värdorganisation och nämnden inordnas i Marks kommuns nämndsorganisation Med rehabilitering avses här arbetsterapi, sjukgymnastik och förskrivning av hjälpmedel enligt hälso- och sjukvårdslagen. Rehabilitering inom vårdvalsverksamheten regleras av Västra Götalandsregionens Krav- och kvalitetsbok. Kontrakt om vårdval kommer att upprättas med hälso- och sjukvårdsnämnden Sjuhärad så snart Samrehab fått tillgång till regionens patientjournalsystem Asynja Visph och därmed kan leverera de uppgifter om utförda prestationer som krav- och kvalitetsboken kräver. Det som framför allt är viktigt i nuläget för Samrehab är alla nya medarbetare och ny ledningsgrupp. Asynja Journalsystem är viktigt att kunna få på plats så snart som möjligt. Logoped till Neuroteam är på gång i form av tjänsteköp. Sjukgymnast har från bytt titel till Fysioterapeut. Det innebär att vi tillsvidare i Samrehab har båda titlarna. Kommer att vara mycket fokus på ekonomi gällande primärvårdsrehab eftersom den verksamheten bygger på prestationsbaserad ersättning. Maria har tillsammans med pressansvarig på Marks kommun tagit fram ett pressmeddelande gällande förändring och fortsättning av verksamheterna i Samrehab Mark-Svenljunga som skickats för publicering. Under 2015 kommer man även arbeta fram Krav- och kvalitet för kommun rehab.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(23) 3 Dnr Årsrapport 2014 s beslut godkänner årsarapporten 2014 och överlämnas till samtliga huvudmän. Nämnden begär att få disponera 300 tkr från tidigare års överskott för utbildningsbehov som har identifierats. Socialförvaltningen har sammanställt årsrapport för samrehabnämndens verksamhet Utifrån anvisningarna från Marks kommun innehåller rapporten redovisning och analys inom delarna verksamhet, ekonomi och personal. I samband med årsredovisningen 2014 ska kommunstyrelsen i Marks kommun fördjupa sin uppföljning av nämnders och styrelsers arbete med att förbättra den interna kontrollen och vill därför också ha in uppföljning och planer för intern kontroll under perioden Enligt anvisningarna finns det möjlighet för nämnderna att i årsrapporten lämna önskemål om att disponera från tidigare års överskott. redovisar ett ekonomiskt överskott om 608 tkr och sammanfattningsvis görs bedömningen att nämnden helt har uppfyllt sitt grunduppdrag för verksamheten. Nämnden begär att få disponera 300 tkr från tidigare års överskott. Verksamhetschef Maria Olsson presenterar årsrapporten för ledamöterna. Huvuduppdraget rehabilitering är helt uppfyllt. Hållbar personalförsörjning har fullföljts förutom sjukfrånvaron på 4,9%, målet för Marks kommun är 4,0%. Man ser inte att frånvaron är arbetsrelaterad. Alla medarbetare har en kompetensutvecklingplan. Internkontroll, god kontrollmiljö, struktur och kultur. Faktrutan presenteras där man kan se att besökskontakterna under 2014 ökat. Ledningen är mycket nöjda med resultatet utifrån den turbulens som varit under året. Fortsatt viktigt att hålla koll på vad/vilka hjälpmedel som förskrivs även om kostnaden fortsättningsvis inte ligger på samrehabnämnden. Ekonom, Lotta Gradén, presenterar ekonomin 2014 för ledamöterna. Personalkostnaderna blev 2 mkr lägre en beräknat. Beroende på att det varit ett år med extra rörlighet års budget slutar med ett överskott på 600 tkr efter att man betalt 500 tkr till Marks kommun för kostnad av utredning.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(23) Av dessa 600 tkr äskar man om att få ta i anspråk 300 tkr till kompetensutveklingsinsatser. diskuteras. Förslag till beslut Årsrapporten för samrehabnämnden 2014 godkänns enligt förslag och överlämnas till samtliga huvudmän. Nämnden begär att få disponera 300 tkr från tidigare års överskott för utvecklingsbehov som har identifierats. Förslaget antas.

8 4 Dnr Budget 2015 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(23) s beslut antar förvaltningens reviderade förslag till budget Budget 2015 för Samrehab Mark-Svenljunga behandlades av samrehabnämnden vid sammanträde Nämnden beslutade godkänna förvaltningens föreliggande förslag och gav förvaltningen i uppdrag att vid behov justera förslaget utifrån ny mätning av besökskontakter inom primärvårdsrehabiliteringen. Beredning Den mätning av besökskontakter som genomfördes per november 2014 medförde inget behov av justering av det budgetförslag som samrehabnämnden tog ställning till vid sammanträdet i november. Det nu föreliggande förslaget till budget har däremot kompletterats med den beräknade ersättningen för geografi som enligt Västra Götalandsregionens krav- och kvalitetsbok utgår utifrån förutsättningar i den kommun där rehabenheten är belägen. Den särskilda ersättningen beräknas för varje kommun utifrån antal invånare, befolkningstillväxt, befolkningstäthet och yta. I kostnaden för personal och övriga kostnader har gjorts smärre justeringar utifrån en anpassning till aktuella uppgifter. Beräknade intäkter och kostnader för projekt har också tillförts det ekonomiska sammandraget. Dagens sammanträde Ekonom, Lotta Gradén, presenterar budget 2015 för ledamöterna. När det gäller ekonomin för primärvårdsdelen är det ett antagande som följs upp och redovisas månadsvis. Redovisning kommer att göras till nämnden vid varje nämndsmöte. En stor förändring är att hjälpmedelskostnaden numera inte ligger på samrehabnämnden. diskuteras Förslag till beslut antar förvaltningens reviderade förslag till budget för Förslaget antas

9 5 Dnr Nämndplan 2015 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(23) s beslut antar förvaltningens förslag till nämndplan 2015 med uppföljning hösten Avsnittet om serviceåtaganden tas bort i Nämndplanen ska, enligt avtal om Samrehab 2.0, planera och följa upp sin ekonomi och verksamhet enligt värdorganisationens styrmodell. Enligt beslut av Marks kommuns fullmäktige ansvarar varje nämnd och styrelse för att utarbeta och besluta om en nämnd-/affärsplan för varje verksamhetsår. Beredning Vid sin utvecklingsdag 14 oktober 2014 arbetade samrehabnämnden med frågor som rör nämndplanen för 2015 och vad som därmed ska styra nämndens och förvaltningens arbete Efter det har förvaltningen, enligt nämndens uppdrag, sammanställt ett förslag till nämndplan för ställde sig bakom förslaget till nämndplan för 2015 vid sitt sammanträde 6 november Förslaget överlämnas för fortsatt behandling och beslut till den nya nämnden som tillträtt 1 januari Dagens sammanträde Förvaltningschef Bahman Alami presenterar Nämndplanen Förutom denna plan görs förvaltningsplan och verksamhetsplan. Prioriterat område är vårdval rehabilitering. Revidering av Krav- och kvalitetsboken kommer i juni 2015 vilket är viktigt att följa. Serviceåtaganden ingår i våra processer och arbetas efter oavsett om det finns i nämndplanen eller ej. Redovisas dessutom i Patientberättelsen, därför inte nödvändigt att ha med i nämndplanen. Dessutom använder man sig inte längre av serviceåtagande i Marks kommun. diskuteras Förslag till beslut antar förvaltningens förslag till nämndplan 2015 och uppföljning görs hösten Avsnittet om serviceåtaganden tas bort i Nämndplan Förslaget antas.

10 6 Dnr Delegationsordning för samrehabnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(23) s beslut beslutar att ny delegationsordning för samrehabnämnden fastställs enligt förslag. Från och med 1 januari 2015 förändras samrehabnämndens förvaltningsorganisation. Med anledning av detta har samrehabnämndens delegationsordning setts över. Beredning Dåvarande nämnden för Samrehab fastställde , 23 en första delegationsordning för Samrehab. Denna reviderades senast , 20. Förvaltningens bedömning är att en revidering av den nuvarande delegationsordningen skulle bli omfattande och svåröverskådlig och har därför tagit fram förslag till ny delegationsordning. Dagens sammanträde Förvaltningschef Bahman Alami ger en redogörelse över delegationsordningen för samrehabnämnden. Större beslut lyfts vid presidiemöten innan beslut. diskuteras. Förslag till beslut Ny delegationsordning för samrehabnämnden fastställs enligt förslag. Förslaget antas.

11 7 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(23) Reviderad ansvarsfördelning för hälso- och sjukvård i Samrehab s beslut antar och fastställer förvaltningens förslag till reviderad ansvarsfördelning för hälso- och sjukvård i Samrehab. beslutade i mars 2011 om en ansvarsfördelning av uppgifter inom hälso- och sjukvårdsområdet att gälla tillsvidare. Ansvarsfördelningen utgår ifrån de lagar och föreskrifter som styr hälso- och sjukvården. Enligt nämndens beslut 2011 ska uppföljning och eventuell revidering av ansvarsfördelningen ske i samband med årsredovisning för nämnden samt vid författningsändringar. Beredning Den av samrehabnämnden 2011 beslutade ansvarsfördelningen för hälso- och sjukvård i Samrehab har setts över och kompletterats i avsnitt 2 med hänvisning till den nya patientlagen som träder i kraft Verksamhetschefens ansvar i avsnitt 10, som handlar om patientdokumentation, har kompletterats med punkterna 3 och 4 för att förtydliga ansvaret för information om hantering av patientuppgifter samt för regelbunden uppföljning av informationssystemets användning. Dagens sammanträde Verksamhetschef Maria Olsson och MAR (medicinskt ansvarig för rehabilitering) Linda Augustsson presenterar Ansvarsfördelning för hälso- och sjukvård i Samrehab. Linda Augustsson ställer frågan till ledamöterna om nämnden fortsättningsvis vill ha Uppföljning av nämndens ansvars gällanden hälso- och sjukvård Samrehab på samma sätt som den tidigare nämnden. Göran Larsson, Västra Götalandsregoionen, föreslår att nämnden ser över detta till hösten vid det tillfälle då nämndplanen revideras. diskuteras.

12 Förslag till beslut SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(23) antar och fastställer förvaltningens förslag till reviderad ansvarsfördelning för hälso- och sjukvård i Samrehab. Förslaget antas.

13 8 Dnr Fördelning av arbetsmiljöansvar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(23) beslut beslutar att ge förvaltningschefen i fortsatt uppdrag att fördela arbetsmiljöuppgifter enligt förslag. Kommunstyrelsen har huvudansvaret för arbetsmiljön inom hela Marks kommuns organisation. För att kunna uppfylla ansvaret är det delegerat till varje nämnd som anställningsmyndighet att ansvara för tillämpningen av arbetsmiljöarbetet inom sitt verksamhetsområde. Nämnderna ger varje förvaltningschef i uppdrag att fördela arbetsuppgifter med arbetsmiljöansvar till chefer med personalansvar. Förvaltningschefen ansvarar för att en aktuell skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns. Varje chef mottar sitt ansvar för olika arbetsmiljöuppgifter från överordnad chef. En speciell blankett finns framtagen som ska undertecknas. Denna påskrivna blankett förvaras hos förvaltningschefen. Varje chef ansvarar på sin beslutsnivå för att arbeta med sytematiskt arbetsmiljöarbete. Det innebär att varje chef ska undersöka, genomföra och följa upp sin verksamhet på ett sådant sätt att en tillfredställande arbetsmiljö uppnås och att ohälsa och olycksfall förebyggs. Arbetsmiljöproblem som chef inte kan lösa på grund av resursbrist, kunskapsbrist eller avsaknad av befogenhet ska returneras till närmaste ovanstående nivå. Vid längre frånvaro är det av stor vikt att tydliggöra vem som övertar ansvaret för arbetsmiljöarbetet och att utbildning ges så att behörighet säkerställs. Beredning Då nämndens beslut om föredelning av ansvar för arbetsmiljöuppgifter inte kunde inväntas, har samrehabnämndens ordförande fattat delegationsbeslut om att fördela ansvar för arbetsmiljöuppgifter i Samrehab till socialchefen, att gälla fram till nämndens behandling av ärendet. Dagens sammanträde Förvaltningschef Bahman Alami ger ledmöterna information gällande förvaltningschefens uppdrag att fördela arbetsmiljöuppgifter. diskuteras.

14 Förslag till beslut SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(23) beslutar att ge förvaltningschefen i fortsatt uppdrag att fördela arbetsmiljöuppgifter enligt ovan. Förslaget antas.

15 9 Dnr Behörighet att ta emot delgivning SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(23) s beslut beslutar att Samrehabs verksamhetschef samt registrator får behörighet att ta emot delgivning med samrehabnämnden. Enligt 6 kap 31 i kommunallagen sker delgivning med en nämnd med ordföranden eller med den som enligt reglementet eller ett särskilt beslut är behörig att ta emot delgivningar. Enligt det kommungemensamma reglementet för Marks kommuns nämnder sker delgivning med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. Delgivning bör kunna ske snabbt och på ett enkelt sätt. Det är därför av värde om den person som är behörig att ta emot delgivning finns lätt tillgänglig i verksamheten. Dagens sammanträde Förvaltningschef Bahman Alami redogör kort för ärendet. diskuteras. Förslag till beslut Samrehabs verksamhetschef och Samrehabs registrator får behörighet att ta emot delgivning med samrehabnämnden. Förslaget antas.

16 10 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(23) Arkivansvarig och arkivredogörare för samrehabnämnden s beslut beslutar att Samrehabs verksamhetschef är arkivansvarig och Samrehabs registrator är arkivredogörare för samrehabnämnden. Enligt kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks kommun 7 ansvarar nämnden för det egna arkivet. Dagens sammanträde Förvaltningschef Bahman Alami redogör kort för ärendet. diskuteras Förslag till beslut Samrehabs verksamhetschef är arkivansvarig och Samrehabs registrator är arkivredogörare för samrehabnämnden. Förslaget antas

17 11 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(23) Arbetsformer för ägarsamråd för Samrehab och dess beredningsgrupp s beslut antar förvaltningens förslag till arbetsformer för ägarsamråd och dess beredningsgrupp. I det samverkansavtal som är tecknat mellan Marks kommun, Svenljunga kommun och Västra Götalandsregionen om Samrehab 2.0 fastställs det i punkt 6 att ägarsamråd ska genomföras varje år och i punkt 7 att det ska finnas en beredningsgrupp som bereder frågor som ska behandlas av ägarsamrådet. Beredning Förvaltningen har sammanställt ett förslag till arbetsformer för ägarsamrådet och dess beredningsgrupp som beskriver representation, arbetsformer och vilka frågor som ska behandlas vid ägarsamråd respektive beredningsgrupp. Dagens sammanträde Förvaltningschefen redogör ärendet för ledamöterna. diskuteras Förslag till beslut antar förvaltningens förslag till arbetsformer för ägarsamråd och dess beredningsgrupp. Förslaget antas

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(23) 12 Tidsplan 2015 samrehabnämnden s beslut antar tidsplan 2015 s möten: Fredag 30 januari kl 13:00-17:00 Onsdag 25 mars kl 09:30-12:30 Onsdag 13 maj kl 09:30-12:30 Onsdag 9september kl 09:30-12:30 Onsdag 11 november kl 09:30-12:30 Ägarsamråd: Onsdag 25 februari kl 16:00-19:00 Beredningsgrupp: Torsdag 19 februari kl 13:30-15:30 Dagens sammanträde Samrehabnändens första möte ändrades vid presidiemötet 20/1 till den 30 januari. Övriga mötestider ändrades tiden till start kl 09:30. Ägarsamråd onsdag 25 februari kl 16:00-19:00 utgår. Förslag till datum från Marks kommun för ägarsamråd är fredag 20 februari kl 10:00-12:00 alternativt fredag 6 mars kl 10:00-12:00. diskuteras Förslag till beslut Förslaget antas.

19 13 Dnr Neuroteam förslag på avtal om tjänsteköp logoped SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(23) s beslut ställer sig bakom att Samrehab ansöker om tilläggsuppdrag Neuroteam. ställer sig bakom förslag till avtal avseende logopedtjänst mellan Samrehab och Närhälsan i Borås. Den 1 september 2014 infördes Vårdval Rehab i Västra Götalandsregionen. Rehabenheter som är godkända för uppdraget kan även ansöka om godkännande för tilläggsuppdrag Neuroteam. Målgruppen är avgränsad till patienter som är ny- och återinsjuknade i stroke samt patienter med annan förvärvad hjärnskada eller neurologisk sjukdom som bedöms vara i behov av rehabilitering med Neuroteamets specifika kompetens. Prioriterad målgrupp är patienter med neurologisk sjukdom i direkt anslutning till utskrivning från slutenvården. Målet för verksamheten med Neuroteam är att främja patientens möjligheter, i så stor utsträckning som möjligt, utifrån sin förmåga och sitt behov, kunna återta sin tidigare livsroll i familj, arbete, fritid och samhällsliv. Kompetens Legitimerad sjukgymnast och legitimerad arbetsterapeut med vidareutbildning inom neurologi på högskolenivå om 15 hp samt minst ett års klinisk erfarenhet inom neurologisk rehabilitering. Legitimerad logoped med minst två års klinisk erfarenhet av patienter med neurologiska och eller kognitiva funktionshinder. Verksamhet Neuroteamet ska undersöka, bedöma, behandla, följa upp och utvärdera insatser. Bedömningen ska utföras gemensamt av ett team bestående av sjukgymnast, arbetsterapeut och logoped. Teamet ska tillsammans med patienten upprätta en rehabiliteringsplan med tydliga behandlingsmål. Beredning För att kunna utföra tilläggsuppdraget Neurotem krävs logopedkompetens. För att tillgodose denna kompetens har Samrehab samarbetat med Närhälsan i Borås för tjänsteköp av logoped. Se bifogat förslag på avtal. Dagens sammanträde Verksamhetschef Maria Olsson redogör ärendet för ledamöterna. diskuteras

20 Förslag till beslut SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(23) ställer sig bakom att Samrehab ansöker om tilläggsuppdrag Neuroteam. ställer sig bakom förslag till avtal avseende logopedtjänst mellan Samrehab och Närhälsan i Borås. Förslaget antas.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21(23) 14 Redovisning av delegationsbeslut s beslut godkänner redovisning av delegationsbeslut. a) Beslutsattestanter, Samrehab b) Dnr Delegationsbeslut, Fördelning av arbetsmiljöansvar i Samrehab Mark- Svenljunga c) Dnr Delegationsbeslut, delegering av rätt att utse beslutsattestanter för ekonomiska transaktioner i Samrehab. d) Dnr Delegationsbeslut, delegering av rätt att anställa personal i Samrehab. e) Dnr Hyresavtal avseende Marieberg, Mariebergsparken, Kinna. f) Personalärenden, ansökan om ledigt. g) Personalärenden, förlängning av vikariat. h) Personalärenden, nya vikarier 6 arbetsterapeuter och 3 fysioterapeuter.

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 22(23) 15 Redovisning av inkomna meddelanden s beslut godkänner redovisning av inkomna meddelanden. a) Utbildning, Juridik för dig som arbetar i vården b) Kf 161/2014 Nytt reglemente för Mark-Svenljunga c) SKL cirkulär 14:33, Information om patientlagen (2014:821)

23 16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 23(23) Övriga frågor 1. Göran Larsson, Västra Götalandsregionen, informerar kort från Primärvårsstyrelsens möte den 18 december 2014 samt att frågeställningen om Närhälsans rehabenheter återkopplas till nya primärvårdsstyrelsen s presidie har haft ett första möte den 20 januari 2015.